Sähköinen allekirjoitus

Sähköinen allekirjoitus on toiminto, jolla voi lähettää asiakirjoja sähköisesti allekirjoitettavaksi Visma Signiin.

Sähköinen allekirjoitus on toteutettu osaksi JIIRI-sovellusten toiminnallisuutta silloin, kun dokumenttien allekirjoittaminen on oleellinen osa prosessia. Käyttäjä voi myös lähettää asiakirjoja allekirjoitettavaksi sähköisen allekirjoituksen selauksessa liittämättä niitä mihinkään JIIRI-sovellukseen.

Sähköinen allekirjoitus avataan kunkin sovelluksen sisältä tai kaikkien allekirjoitusten selaukseen jiirin yläpalkista. 

Näkymän tiedot

Sähköisen allekirjoituksen selaus avataa Jiirin yläpalkissa olevasta erillisestä painikkeesta. Sovelluksen selausnäkymässä listataan kaikki Jiirissä tehdyt sähköiset allekirjoitukset, näkymä avataan erilliseen ikkunaan.

Kun Sähköinen allekirjoitus on osa jotain JIIRI-sovellusta, käynnistetään se sovelluksen sisältä kunkin sovelluksen käyttöohjeen mukaisesti.

 

• Taulukkojen toimintojen yleiskuvauksen löydät Yleisistä ohjeista (Yleistoiminnot / Taulukon toiminnot)

Näkymän toiminnot

Sähköisen allekirjoituksen lisääminen selauksessa

Sähköisen allekirjoituksen voi lisätä selausikkunan Lisää-painikkeella tai tietyissä Jiirin sovelluksissa. Sähköisen allekirjoituksen selausnäkymässä lisätessä allekirjoituksen tyyppi on aina vapaa eli allekirjoitus ei liity mihinkään JIIRI-sovelluksen aiheeseen, vaan allekirjoittajat ja tiedostot valitaan erikseen. 

Nimi

Lisätessä allekirjoitus Sähköisen allekirjoituksen selauksessa, kirjoitetaa Nimi -kenttään, mitä allekirjoitus koskee. Kun allekirjoitus on lisätty erikseen JIIRI-sovelluksesta, kentässä näytetään teksti, joka on kuvattu kunkin sovelluksen käyttöohjeessa, eikä nimeä voi tällöin muuttaa. 

Tyyppi

Tyyppi-kentässä näytetään tieto siitä, mihin Jiirin sovellukseen sähköinen allekirjoitus liittyy, kuten esimerkiksi Maksuerä. Tyyppi on Vapaa, kun allekirjoitus on lisätty selauksessa, eikä erillisessä sovelluksessa. Tyyppi tietoa ei voi muuttaa. 

Aihe

Aihe -kentässä näytetään tieto siitä, mihin yksittäiseen asiaan Jiiri -sovelluksissa sähköinen allekirjoitus liittyy, esimerkiksi maksuerän numero ja selite. Aihe on tyhjä, kun allekirjoitus on lisätty sähköisen allekirjoituksen selauksessa. Tietoa ei voi muuttaa.

Laatija

Laatija kentässä näytetään allekirjoituksen ensimmäisenä tallentaneen käyttäjän nimi ja aika, jolloin allekirjoitus on tallennettu. Aika näytetään vasta tallennuksen jälkeen.

Palveluntarjoaja

Kentässä näytetään mihin sähköisen allekirjoituksen palveluun tiedot lähetetään. Tällä hetkellä palveluntarjoajana on valittavana vain Visma Sign.

Voimassa saakka

Kentässä valitaan, mihin saakka allekirjoituskutsu on voimassa. Oletuksena kenttään tuodaan asetuksissa määritelty pituus.

Allekirjoittajat

Allekirjoittajat taulukossa listataan henkilöt, jotka allekirjoittavat asiakirjan. Kun sähköinen allekirjoitus on luotu JIIRI-sovelluksesta, tuodaan allekirjoittajiksi henkilöt kyseisen sovelluksen käyttöohjeen mukaisesti. 

Selauksessa allekirjoitusta luodessa voi allekirjoittajia lisätä Lisää -painikkeella. Lisätessä allekirjoittajaa valutaan ensin yritys ja sen jälkeen yrityksen henkilö. Tarvittaessa allekirjoitus voidaan lähettää myös ulkopuoliselle henkilölle, joka ei ole Henkilöt -sovelluksessa, tällöin allekirjoittaja lisätään syöttämällä nimi ja sähköpostiosoite. 

Sähköisen allekirjoituksen kutsutapa valitaan erikseen Visma Sign asetuksista. Kutsutavan ollessa sähköposti, on sähköpostiosoitteen antaminen pakollista allekirjoittajalle. Mikäli kutsutavaksi valitaan tekstiviesti on puhelinnumeron antaminen allekirjoittajan tiedoissa pakollista. Mikäli kutsutavaksi valitaan molemmat, sekä sähköposti että tekstiviesti, ovat molemmat tiedot pakollisia. Mikäli allekirjoittajaksi valitulla henkilölla ei ole henkilön tiedoissa sähköpostiosoitetta tai puhelinnumeroa, voi tiedot täyttää lisättävälle allekirjoitukselle, tiedot tallennetaan tällöin myös henkilön tietoihin. 

Allekirjoitan itse -valinnalla lisätään allekirjoituksen lisääjä automaattisesti Allekirjoittajat listaan.

Allekirjoitukset järjestyksessä -valinnalla määritellän, että kutsu lähtee listassa seuraavana olevalle allekirjoittajalle vasta, kun edellinen allekirjoittaja on allekirjoittanut asiakirjan. Allekirjoittajat saa listauksessa haluttuun järjestykseen raahaamalla rivin ottamalla kiinni rivin alussa olevasta ikonista. 

Tiedostojen määrä

Liitteet -taulukossa on asiakirjaan liittyvä tiedostot. Kun sähköinen allekirjoitus on luotu erikseen jostain Jiirin sovelluksesta, tuodaan liitteet kyseisen sovelluksen käyttöohjeen mukaisesti. 

Selauksessa lisättävälle allekirjoitukselle liitteitä voi lisätä Toiminnot -painikkeen Lisää liite -valinnalla. 

Liitteeksi voi valita korkeintaan 10 PDF-tiedostoa, joiden yhteiskoko voi olla enintään 15 megatavua. Tiedostojen sivumäärä voi olla yhteensä maksimissaan 350 sivua. 

Saateviestit 

Sähköisen allekirjoituksen kutsutapa valitaan erikseen Visma Sign asetuksista. Kun sähköisen allekirjoituksen kutsutavaksi valitaan sähköposti, syötetään saateviesti sähköpostiin. Kun sähköisen allekirjoituksen kutsutavaksi valitaan tekstiviesti, syötetään saateviesti tekstiviestiin. Mikäli kutsutavaksi valitaan molemmat, syötetään viesti molempiin kenttin.

Kutsun lähettäjä

Allekirjoitusta luodessa voi valita näytetäänkö kutsun lähettäjänä allekirjoittajille pelkästään yritys vai yritys ja allekirjoituksen lähettävän henkilön nimi. 

Toiminnot -painike

Lähetä muistutus

Lähetä muistutus -painikkeella voi lähettää muistutuksen allekirjoittajille, joiden allekirjoitus puuttuu.

Peruuta

Peruuta -painikkeella koko allekirjoituksen voi peruuttaa, jolloin allekirjoitus muuttuu hylätty tilaan.

Visma Sign asetukset

Visma Sign asetukset painikkeesta avataan erilliseen ikkunaan sähköiselle allekirjoitukselle määritetyt asetukset. Avautuvassa ikkunassa pääsee muokkaamaan asetuksista oletuksena tulevia valintoja käsiteltävälle sähköiselle allekirjoitukselle. Valinnat kuvattu tarkemmin Sähköisen allekirjoituksen asetukset -ohjeella.

Allekirjoitus kutsujen lähettäminen 

Sähköisen allekirjoitus -ikkunan Tallenna -painikkeella sähköisen allekirjoituksen voi tallentaa, lähettämättä sitä vielä eteen päin. Tallennetun allekirjoituksen voi avata tuplaklikkaamalla riviä allekirjoitusten selauksessa. 

Lähetä -painikkeella sähköinen allekirjoitus lähetetään valitulle palveluntarjoajalle ja edelleen allekirjoittajille.

Lisääminen Jiiri sovelluksista

Sähköisen allekirjoituksen voi lisätä myös suoraan tietyistä Jiirin sovelluksista. Lisääminen tapahtuu kunkin sovelluksen käyttöohjeen mukaisesti.

Maksuerän laskutuskelpoisuuden hyväksyminen 

Maksuerän lähetteen voi lähettää sähköisesti allekirjoitettavaksi laskutuskelpoisuuden hyväksymistä varten. Tarkemmin Maksuerät -sovelluksen käyttöohjeella. 

Myyntilaskuaihion hyväksyminen 

Myyntilaskulähetteen voi lähettää sähköisesti allekirjoitettavaksi laskutuksen hyväksymistä varten. Tarkemmin Myyntilaskut -sovelluksen käyttöohjeella. 

Ostosopimuksen tilauksen hyväksyminen 

Ostosopimuksen tilauksen voi lähettää sähköisesti allekirjoitettavaksi tilauksen hyväksymistä varten. Tarkemmin Ostosopimukset -sovelluksen käyttöohjeella.  

Tietojen käsittely selauksessa

Sähköisen allekirjoituksen selauksessa tietoja voi hakea myös allekirjoituksen Tilan perusteella. Kunkin allekirjoittajan allekirjoituksen tila näytetään, kun Sähköinen allekirjoitus -ikkuna avataan.

Sähköisen allekirjoituksen ollessa käsitelty, kun kaikki ovat dokumentin allekirjoittaneet, kopioituu allekirjoitettu tiedosto myös sähköiselle allekirjoitukselle. 

Varsinainen allekirjoitettu tiedosto erotellaan omalla ikonillaan muista allekirjoituksen dokumenteista. Allekirjoitettuja tiedostoja ei voi tulostaa tai yhdistää muiden tiedostojen kanssa. Tiedoston voi kuitenkin ladata omalle koneelle käsiteltäväksi. Kannattaa kuitenkin huomioida, että tiedosto ei muokkauksen jälkeen vastaa välttämättä vastaa enää sähköisen allekirjoituksen tietoja. Alkuperäinen tiedosto löytyy Jiirin sähköiseltä allekirjoitukselta ja VismaSign arkistosta.