Sähköinen allekirjoitus asetukset

Sähköisen allekirjoituksen käyttämiseen käyttäjäyrityksellä tulee olla avattuna tili Visma Sign -palvelussa, ennenkuin yhdistämistä voidaan tehdä Jiiriin. Tilin voi avata osoitteessa https://sign.visma.net/fi/register. Visma laskuttaa palvelun käytöstä oman hinnastonsa mukaisesti. Jydacomin käyttömaksu sisältää Jydacom-toiminnallisuuden, mutta ei Visman palveluita. 

Jiirin Asetuksissa Ulkoiset järjestelmät -sivulla on Sähköinen allekirjoitus -välilehti, jossa tehdään yhdistäminen Visma Sign tiliin ja määritellään allekirjoituksiin liittyvät oletusasetukset.

Yhdistäminen palveluun 

Sähköisen allekirjoituksen käyttämistä varten käyttäjäyritys tulee yhdistää asetuksissa Visma Sign -tiliin. Yhdistäminen tehdään valitsemalla Visma Sign -välilehdellä Yhdistä-painike.

Tämän jälkeen Visma Sign -palvelusta löydetyt yritykset näytetään Valitse yritys -ikkunassa. Samalla y-tunnuksella voi Visma Sign -palvelussa olla useita yrityksiä, jolloin on kiinnitettävä huomiota siihen, että valitaan oikea yritys. Mikäli käyttäjäyrityksen y-tunnuksella ei ole olemassa tiliä Visma Sign -palvelussa, on Valitse yritys -ikkunan taulukko tyhjä. 

Listalta valitaan haluttu yritys ja klikkataan Ok -painiketta. Ohjelma lähettää Visma Signiin pyynnön saada käyttöoikeus valittuun yritykseen. Visma Sign -palvelun pääkäyttäjän tulee kirjautua Visma Signiin ja hyväksyä siellä käyttöoikeus Jydacomille.

Käyttöoikeuspyynnön jälkeen Jiirin asetuksissa Visma Sign -välilehdellä näytetään ettei käyttöoikeutta ole myönnetty, kunnes käyttöoikeus on hyväksytty Visma Signissa. 

Kirjauduttuaan Visma Signiin pääkäyttäjä valitsee Visma Signissa Asetukset – Ohjelmistoyhteydet ja hyväksy käyttöoikeus. 

Kun käyttöoikeus on hyväksytty Visma Signissa näytetään Jiirin asetuksissa tiedot yhdistämisestä. Yhdistä uudelleen -painikkeella avataan ikkuna, jossa näytetään, mikä yritys Visma Signissa on yhdistetty Jydacom käyttäjäyritykseen. Yrityksen voi tarvittaessa vaihtaa.  

Oletusasetukset

Visma Signissa on erilaisia sähköiseen allekirjoitukseen liittyviä valintoja. Valinnat tulee tehdä ennen sähköisen allekirjoituksen kutsujen lähettämistä allekirjoittajille, joten valinnat tulee tehdä Jiirissä ennen kutsujen lähetystä. Valinnat tallentuvat myös Visma Sign palveluun, mutta niitä ei pääse muokkaamaan. 

Asetuksissa määritellään oletusarvot valinnoille, valintoja voi muokata allekirjoituskohtaisesti allekirjoitusta lisätessä. 

Valinnat

Kansio – Visma Signiin on mahdollista luoda kansioita, joihin allekirjoitusten asiakirjat tallennetaan. Jiirin asetuksissa voi valita oletukseksi yhden kansion, johon asiakirjat tallennetaan. Kansion voi vaihtaa allekirjoitusta luotaessa. 

Lähetä allekirjoitetut asiakirjat sähköpostilla – valinnalla ohjataan sitä, lähetetäänkö allekirjoitettu asiakirja allekirjoittajille sähköpostilla. 

Vaadi asiakirjaan tutustuminen – valinnalla ohjataan sitä, edellyttääkö allekirjoitus asiakirjaan tutustumista ennen kuin allekirjoittaminen on mahdollista. 

Allekirjoitukset organisaationa – valinnalla ohjataan sitä, tekeekö kaikki henkilöt allekirjoituksen jonkin yrityksen edustajana. Kun kyseinen valinta on päällä, allekirjoittajalta pyydetään kutsun allekirjoitusvaiheessa myös tieto yrityksestä, jota hän edustaa allekirjoituksellaan. Näin ollen allekirjoittajan lisäämän yrityksen nimi tulee osaksi allekirjoitusmerkintää.  

Lähetä allekirjoittajalle tieto, kun kaikki kutsutut ovat allekirjoittaneet – valinnalla ohjataan sitä, lähetetäänkö allekirjoittajille tieto siitä, kun asiakirja on kaikkien osalta allekirjoitettu. Jos tietoa ei lähetetä, ei allekirjoittaja saa sähköpostia, eikä sen liitteenä kopiota allekirjoitetusta asiakirjasta vaan se täytyy toimittaa muulla tavalla. 

Allekirjoitukset ilman vahvaa tunnistautumista – valinnalla ohjataan sitä, vaaditaanko allekirjoittajilta vahva tunnistautuminen eli tunnistautuminen pankkitunnuksilla. MIkäli tunnistautumista ei vaadita, allekirjoitukseksi riittää esim. allekirjoituksen kuva tai koneella kirjoitettu nimi. 

Kutsun kieli – kutsun kieleksi voi valita jonkin Visma Sign tukemista kielistä. 

Kutsutapa – valitaan kuinka kutsu lähetetään vastaanottajalle: sähköpostilla, tekstiviestillä tai molemmilla.  

Turvakutsu – jos asiakirja sisältää arkaluontoista tietoa, voidaan käyttää erillistä turvakutsua. Valitse silloin sähköposti + tekstiviesti ja aseta turvakutsu päälle. Turvakutsussa linkki lähtee sähköpostilla, salasana tekstiviestillä.