Sähköpostilähetys

Eriohjelmissa voi olla määriteltynä käyttöön sähköpostilähetys toimintoja. Automaattisia muistutusviesteja ja/tai manuaalisesti käyttäjän toimesta lähetettäviä muistutusviestejä, tai muuta viestintää aiheeseen liittyen.

Jos sähköpostilähetykseen liittyvä toiminto on käytössä sovelluksessa, on sovelluksen asetuksissa myös välilehti asetuksille. Välilehteä ei välttämättä ole, jos sovelluksessa on vain manuaaliset muistutukset käytössä (jolloin vakiotekstejä voi ylläpitää muistutustoiminnon kautta), tai välilehti on, mutta vain tekstien ylläpitämiseksi (ei automaattisia muistutuksia).

Sähköpostiasetukset

Sähköpostiasetuksissa on automaattisiin sähköpostiasetuksiin liittyviä valintoja ja listausta automaattisen muistutuksen vastaanottajista, sekä sovelluksen manuaalisissa muistutusviesteissä käytettävän sähköpostitekstirekisterin listaa.

Sähköpostimuistutuksen vastausosoite – Automaattisesti lähettyihin muistutusviesteihin vastaaminen lähettää viestit tähän osoitteeseen. Osoite on oltava voimassa. Voit jättää osoitteen myös tyhjäksi. Tämä ei siis liity muistutuksen lähetysosoitteeseen, vaan tähän tulee asettaa oletussähköposti mihin osoitteeseen mahdollisia vastauksia voidaan lähettää. Jos osoitetta ei täydennä, tulee siihen oletuksena vastausosoite, joka on myös on viestin lähettäjä: jd-saas@viesti.jydacom.fi.  

• Huom. Tähän olisi hyvä asettaa joku yrityksen oma sähköposti, minne käyttäjät voivat halutessaan vastata ja  joku on myös lukemassa viestit. Sovelluksen oletussähköpostiin lähetettyihin viesteihin ei tule kukaan reagoimaan. Jydacom oletusosoitteeseen lähettettyjä viestejä ei käsitellä

Sähköpostimuistutuksen vastaanottajat – listassa näytetään tämänhetkinen lista henkilöistä, joille tulee seuraava automaattinen muistutus lähtemään ohjelmaan määritettyjen tarkistuksien mukaisesti (esim. Laskuntarkastuksessa tarkastamattomista laskuista).

• Listassa näkyvät käyttäjät, joilla on voimassaoleva työsuhde ja käyttäjätunnus linkitetty henkilöön tai jos ovat ei omia palkansaajia, käyttäjätunnus on linkitetty henkilöön.
• Lisätietona näkyy tarkastukseen liittyviää infoa, montako kpl käsiteltäviä asioita muistutusviestin mukaan käsittelijällä on
  • esim. Laskuntarkastuksessa: Laskujen määrä – tarkastamattomien laskujen määrä, eli käyttäjän laskuntarkastuksen tila on muuta kuin OK

Sähköpostitekstirekisteri – sähköpostiasetuksiin asetuksiin voi myös määrittää sovelluskohtaisia tekstipohjia, mitä voi käyttää manuaalisissa muistutusviesteissä. Tekstipohjia voi myös ylläpitää viestiä lähettäessä. Käytettävät tekstipohjat riippuvat siitä, minkä sovelluksen kautta muistutuksia on lähettämässä.

• taulukon yltä + ikonilla voi lisätä uusia tekstejä, tallenna -kuvakkeesta voi tallentaa tehdyt muutokset ja rivien roskakorista voi poistaa rivejä

Automaattiset muistutukset

Automaattiset sähköpostit luodaan ja lähetetään joka aamu klo 09:00.  

Automaattiviestit muodostetaan ohjelmaan määriteltyjen sääntöjen mukaisesti, kuitenkin samalla perustoiminnolla kun kaikki automaattimuistutukset. Sovelluksen käyttöohjeessa on kuvattuna tarkemmin, jos automaattimuistutuksia lähetetään ja millä perustein/aiheella, sekä mikä on viestin sisältö.

Viesti lähtee henkilöille, joilla käyttäjäkohtaisten asetusten valintapainikkeen arvo on Kyllä ja joilla on sovellukseen määriteltyjen tarkistuksen mukaisia huomautettavia tietoja. Tieto voi myös lähteä sijaiselle, jos sijaisuudet käytössä kyseisessä sovelluksessa ja huomioidaan muistutuksissa. Muistitettavat henkilöt näkee asetuksista kohdassa Sähköpostimuistutuksen vastaanottajat.

esim. Laskuntarkastuksen tarkistuksista muodostettava automaattinen muistutusviesti (sähköposti):

huom. sähköpostiohjelman tai organisaation asettamien rajoituksien vuoksi, voi olla että linkki ei ole viestissä linkkinä, vaikka se on linkkinä alunperin lähetetty.

Muistutusviestin lähettäminen 

Muistutusviesti on manuaalinen viestitoiminto mahdollisen automaattisen muistutusviestin lisäksi. Muistutusviesti lähtee eteenpäin vastaanottajille heti. Toiminto voi olla sovelluksessa käytettävissä, vaikka muuten mitään automaattisiamuistutuksia ei ole määritetty käyttöön (esim. Myynnit, Maksuerät, Osatuloutus).

• huom. jos ohjelmissa on käytössä sähköinen allekirjoitus, voi esim. Lähetä hyväksyttäväksi -toiminnosta myös valita sähköpostilähetyksen, jolloin käyttäjälle aukeaa tämä sama sähköpostilähetyksen ikkuna

Jos Muistutusviesti -toiminto on käytettävissä sovelluksesta avatulla tapahtumalla (Toiminnot -painikkeen toiminnoissa), käyttäjä voi lähettää muistutusviestin haluamaansa asiaa koskien toiselle käyttäjälle, tai käyttäjille.

Asetuksien vastausosoitteesta (automaattiset muistutukset) poiketen, manuaalisen muistutuksen vastausosoitteena toimii muistutuksen laittajan sähköposti. Jos muistutusta laittavalta käyttäjältä puuttuu järjestelmästä sähköposti, saa käyttäjä siitä huomautuksen Muistutusviesti -toimintoa klikatessaan.

• ”Sähköpostiosoitteesi puuttuu henkilökohtaisista tiedoista. Voit lisätä osoitteen kirjoittamalla sen ao. kenttään, jotta vistin lähetys on mahdollista.”

Toiminnosta avautuu popup-ikkuna, jossa on mahdollista määrittää lähtevän sähköpostiviestin tietoja.

Otsikko – tietoon kerätään ohjelmaan määritettyjä oletustietoja, käyttäjä voi muuttaa tekstiä halutessaan.

Vastaanottajat – listalle voi lisätä käyttäjiä Lisää -painikkeesta. Sovelluksittain voi olla myös määritelty jos muistutukselle kerätään oletuksena automaattisesti oletushenkilön tai henkilöitä keille viestiä ollaan lähettämässä

Liitteet -toiminto toimii kuten liitekomponentti yleisesti, oletuksena voi tulla jotain oletusliitteitä, tai käyttäjä voi lisätä halutessaan omia liitteitä muistutukseen. (kts. lisätiedot: Liitetiedostot)

Sisältö -osioon kirjoitetaan käyttäjän viesti. Viestin voi lisätä vakioteksteihin (Lisää vakiotekstiksi -täpällä) tai käyttäjä voi Lisää vakiotekstit -painikkeesta hakea sovellukseen jo määritettyjä vakiotekstejä ja poimia sieltä valmiit tekstit viestille

Alla voi merkitä haluaako sähköpostista lukukuittauksen (Lukukuittaus ), sekä onko itse myös vastaanottajissa, tai ainoastaan vastaanottajana. (Lähetä vastaanottajille, Lähetä myös itselle, Lähetä vain itselle)

Lähetä -painikkeesta lähetetään viesti.