PowerBI valmisraporttien yleistoiminnot

PowerBI raporttiupotuksia käytetään JIIRI Raportit ja Kassavirtaennuste sovelluksissa. Raporttiupotuksisa on käytettävissä Microsoftin määrittelemiä toimintoja, joita voi käyttää kummankin sovelluksen raporttiupotuksien yhteydessä, riippuen käsiteltävästi tiedosta ja sen esitystavasta.

Sovelluksissa voi olla myös toimintoja mitä ei molemmissa sovelluksissa ole käytössä. Näistä on kuvaukset sovelluksien käyttöohjeissa.

• Raportit käyttöohje

Yleistoiminnot

Nettisivulle upotettujen PowerBI raporttien toiminnot saa esille kun hiiri on raportille upotetun sisällön yllä. Käytettävissä olevat toiminteet voivat vaihdella riippuen raportin sisällössä esitetystä tiedosta.

Erilaiset nuolivalinnat joko avaavat tai sulkevat yksittäisiä klikattavia rivejä, tai avaavat kaikki tasot. 

Filtteri -kuvake () ilmaisee mitkä raportilla tehdyt valinnat, rajaukset, vaikuttavat juuri nyt esitettyihin tietoihin. 

Pisteiden kautta () löytyy mahdollisia muita lisävalintoja, mm.  

• yleinen valmisraporttien toiminne mistä tiedot voi viedä esimerkiksi exceliin (Export data). 

Graafien ja taulukkojen lisätiedot

Kun hiiri viedään graafeissa tietojen ylle, esitetään summatiedot graafin ylle ilmestyvässä lisätieto ikkunassa (esitettävä tieto vaihtelee riippuen graafista ja siinä esitetystä tiedosta). 

Vastaavasti myös taulukossa saattaa olla lisätietoja esitettävänä kyseiselle riville tai kentälle, minkä ylle hiiren vie.

Lisäksi jos taulukossa klikkaa jotain riviä tai saraketta, himmentyvät muut tiedot ja taulukossa ja summatiedoissa esitettävät tiedot huomioivat vain valinnan tiedot. Valinnan saa poistettua klikkaamalla riviä/saraketta uudestaan. Taulukossa rivin klikkaus voi myös vaikuttaa muiden saman näkymän taulukkojen/graafien esitykseen. (rajaten, tai korostaen valitun työmaan tietoja esille)

Tietoihin porautuminen

Joillekin raporteille voi olla määriteltynä tietoihin porautuminen, jolloin rivitietoon, tai kentän summiin liittyen pääsee tarkastelemaan lisätietoja, mitä raportille tulkittuun summaan sisältyy. Toiminto ei ole käytettävissä jos portautumisnäkymää ei ole määriteltynä.

Halutun rivin kentässä oikealla näppäimellä on valikosta valittavissa Porautuminen (Drill through, tai Porautuminen) ja sieltä toimintoon määritelty näkymä (esim. Tapahtumat).

Rajausvalinnat – alasvetovalikot

Raporteilla voi tehdä erilaisille tiedoille rajausvalintoja (alasvetovalikko). Oletuksena aina kaikki tiedot esitetään, mutta lisävalinnoilla voi rajata keräilyn vaan johonkin valinnoista. Kaiken voi esittää joko tekemättä rajauksia, tai valitsemalla kaiken (Select all).  

Alasvetovalikkojen sisällön rajauksia tietyille yksittäisille valinnoille voi tehdä klikkaamalla ctrl -painike pohjassa halutut valinnat aktiivisiksi yksitellen. (ilman ctrl käyttöä klikattu valinta vaihtuu aiemmasta uuteen valintaan).

• Esim. Select all (valitse kaikki) -valinnalla voi valita ensin kaikki arvot ja tarvittaessa yksitellen poistaa joitain valintoja ctrl -painike pohjassa

Tietojen tarkastelu – Focus mode / Show as a table

Focus modella taulukon tai graafin tiedot voi avata erikseen omaan näkymään, jolloin muut näkymän valinnat ja rajaustoiminteet on karsittu pois näkymästä ja näkymässä esitetään vai tarkastellun osion sisältöä. Tiedot saa focus modella kerralla ruudulle näkyviin, kun vie hiiren kursorin taulukon oikeaan yläkulmaan ja valintanauhasta valitsee Focus mode -vaihtoehdon.

Vaihtoehtoisesti samaan näkymään pääsee myös Show as a table -valinnalla, joko … -valinnoista tai raportin yllä oikealla painikkeella klikkaamalla valintaa Show as a table. Tällöin päätyy muutoin samaan näkymään kuin Focus mode -valinnalla, mutta taulukkotieto on myös heti avattuna.

Taulukosta pääsee takaisin raportin pääsivulle, kun valitsee näkymän vasemmasta yläkulmasta valinnan Back to report.

Jos näkymään saapui Focus mode -valinnalla, näkymässä voi raportin yllä oikealla painikkeella klikata Show as a table -vaihtoehtoa, jolloin esitetyn tiedon alle listataan tiedot myös taulukkomuodossa.

Sorttaus – Sort ascending, Sort descending, Sort By

Kun hiiren kursorin vie valintanauhan kolmeen pisteen (More options) kohdalle ja lisävalintavalikosta valitsee Sort descending– vaihtoehdon, lajitellaan taulukon rivit halutun lajittelutekijän mukaiseen suuruusjärjestykseen suurimmasta pienimpään (laskeva järjestys). Vaihtoehtoisesti valitsemalla Sort ascending- vaihtoehdon, taulukon rivit lajitellaan halutun lajittelutekijän mukaiseen suuruusjärjestykseen pienimmästä suurimpaan (nouseva järjestys).

Lajittelutekijän voi määritellä valitsemalla Sort by– vaihtoehdon lisävalintavalikosta ja valitsemalla listan lajittelutekijöistä halutun vaihtoehdon. Lajittelutekijä voi olla mikä tahansa taulukon sarakkeista.  

Excel vienti – Export data

Raportin taulukon tiedot voi myös ladata .xlsx/.csv -tiedostoon, viemällä hiiren kursorin taulukon yläkulman valintanauhaan ja hakien kolmeen pisteen (More options) kautta vaihtoehdon Export data. Toiminnosta avautuu Export data- ikkuna, josta voi valita halutun tiedostomuodon (.csv tai .xlsx). Tällä hetkellä voi ladata ainoastaan summatason (Summarized data) tiedot tiedostomuotoon. Valitse lopuksi Export  ja tiedosto ladataan tietokoneelle.