Tositteiden kiertolista ja muistio

Kiertolista ja muistio

Kierrätettäviltä tositteilta löytyy Kiertolista ja muistio -osio tositteen tiedoissa. Perusperiaatteet tämän osion tiedoille ja toiminteille on samat, tositelajista huolimatta.

Kierrätys on käytössä tositteille: Ostolaskut -sovelluksessa: Ostolaskut, Käteisostot ja Kustannusoikaisut, sekä Sisäinen myynti -sovelluksen veloituksille. Tositteen kiertolistan tietoja ylläpidetään kyseisten sovelluksien puolelta, minkä kautta tosite myös voi lähteä kiertoon Laskuntarkastus -sovellukseen tarkastajien käsittelyyn.

Laskuntarkastuksessa tositteella näkyvät myös saman osion tiedot, mutta kiertolistatietoja ei ylläpidetä laskuntarkastuksessa. Tarkastajille on omat toiminteet Laskuntarkastus -sovelluksessa lähinnä oman tarkastuksensa tilan hallintaan.

Tositteen Kiertolista ja muistio -osion otsikon perässä oleva ikoni kertoo, että joko laskun muistiossa tai kiertolistan kommenteissa on tekstiä. Puhekuplan väri kertoo, kuinka tuore kommentti on kyseessä. Punainen puhekupla tarkoittaa alle 7 vuorokautta vanhaa kommenttia tai muistion päivitystä. Oranssi on tätä vanhempi. 

Tositteen kiertolista 

Kun ohjelmaan luodan käyttäjän toimesta uusi tosite ja tiedot tallennetaan, asetetaan samalla tositteelle kiertolista asetuksien oletuskiertolistojen mukaisesti, jos tositteella ei vielä ole kiertolistarivejä lainkaan ja Laskuntarkastus -sovelluksen asetuksissa on laitettuna Kierrätyspakko käyttöön kyseiselle tositelajille.

• huom. Verkkolaskujen sisäänluvun yhteydessä ostolaskuille asetetaan kiertolistatiedot aina, jos tieto on lisättävissä tositteelle aineistoista tulkittujen tietojen mukaan (on kierrätyspakkoa käytössä tai ei)

Jos tositteella on jo kiertolistan rivejä ja tositteen tiedot tallennetaan, ei kiertolistaan tehdä enää tallennettaessa automaattisesti muutoksia.  Tällöin tositteen kiertolistalle voi tehdä päivityksiä oletuskiertolistatietoihin joko käsin Päivitä kiertolista -painikkeesta tai muutoin käsin lisäämällä/poistamalla rivejä.

Tositteen kiertolistan tiedot

Tarkastaja -tiedossa näkyy henkilön nimi, kenen odotetaan määritetyllä tarkastustasolla kiertolistan mukaisesti tositteen käsittelevän.

Tarkastustila -sarakkeessa näkyy tieto siitä, mikä ko. tarkastajan tarkastustila sillä hetkellä on. Kun ko. henkilö tai joku henkilö hänen puolestaan on tarkastanut laskun, täydennetään tietoihin Tarkastusaika (PP.KK.VVVV HH:MM:SS) sekä Tilan asettaja -kenttään tulee käyttäjän nimi, joka ko. tarkastuksen on tehnyt.

Laskun kiertolistalla näytetään Oletuskiertolista -sarakkeessa, minkä toimittajan tai työmaan oletuskiertolistan perusteella tarkastaja on laskun kiertolistalle tullut. Jos tieto on tyhjä, tällöin tarkastaja on lisätty käsin.

Tason kuittaus -tiedossa näytetään tiedoksi onko oletuskiertolistalta tulleilla käsittelijöillä sen hetkisen asetuksen mukaisesti annettuna myös oikeus kuitata koko tason käsittely kerralla.

Mikäli laskuntarkastaja on palauttanut laskun reskontranhoitajalle tai alemmalle tasolle tarkastettavaksi, on hänen tullut antaa kommentti tarkastusriville. Tämä tieto näkyy kiertolistalla ko. tarkastajan rivin kohdalla Kommentti -sarakkeessa.

Tositteen kiertolistan päivitys

Laskulle asetettua Kiertolistaa voi muokata, kun lasku on vielä keskeneräinen (ei hyväksytty/lähetetty kirjanpitoon, tai mitätöity). Käyttäjä voi päivittää kiertolistan laskulle Päivitä kiertolista -toiminnolla, joka tekee tarkistukset määräävän oletuskiertolistan perusteella ja hakee laskulle sen mukaisesti kiertolistan. Vanhat kiertolistarivit samalla poistetaan, jos tarkastusta ei ole vielä riveille tehty.

Kiertolistan tarkastajien lisäys ja poisto

Laskun kiertolistalle voi lisätä tarkastajia valitsemalla ensin haluttu kiertolistan tarkastustaso Taso -kenttään, ja sitten lisäämällä haluttu Käyttäjä. Lopuksi painetaan Lisää -painiketta.

Laskuntarkastajan poistaminen kiertolistatasolta tapahtuu roskakori -kuvakkeesta. Rivin voi poistaa niin kauan kun riville ei ole vielä kuitattu tarkastusta. 

Tarkastustilan muutos

Reskontranhoitaja voi muuttaa suoraan tositteen kiertolistalla kiertolistatason tarkastustilaa. Esimerkiksi jos tarvitsee korjata palautettuja takaisin käsittelemättömiksi. (näin saattaen laskun takaisin kierrätyksessä tarkistettavaksi käsittelijälle, tai esim. kiertolistarivin voi poistaa ja lisätä uuden tarkastajan tilalle)

Jos kiertolistalla on yhtään hyväksymätöntä kierrätystä ja tositetta ollaan hyväksymässä kirjanpitoon, ohjelma varmistaa käyttäjältä kuitataanko kierrätykset reskontranhoitajan toimesta. Käyttäjä voi myös suoraan kiertolistalle kuitata jonkin tarkastustason OK -tilaan tarvittaessa.

• huom. Kiertolistatason OK -kuittaus on sallittua reskontrassa, vain jos käyttäjällä on annettuna siihen ohjelmassa käyttöoikeus. Tämä koskee niin käsin kiertolistan tarkastustilaan tilan vaihtoa, kuin hyväksyessä tehtävää päivitystä käsittelemättömille, jolloin laskua ei voi hyväksyä ennenkö kierrätys on tehty tarvittavien henkilöiden toimesta. (käyttöoikeus: Kiertolistan tarkastajan tarkastustilan hyväksyntä)

Määräävä oletuskiertolista

Oletuskiertolistat on mahdollista antaa sovelluksen asetuksiin toimittaja- sekä työmaakohtaisesti. Asetukset – Laskuntarkastus – Perusasetukset -välilehdellä määritellään Määräävä oletuskiertolista (Työmaa / Toimittaja) sekä halutuille työmaille ja/tai toimittajille voi käydä lisäämässä kiertolistat (Toimittajan kiertolistat, Työmaan kiertolistat). 

Määritellyn oletuskiertolistan asettuminen tositteelle:

• Mikäli asetuksissa on annettu määrääväksi oletuskiertolistaksi ”Työmaa”, hakee ohjelma oletuskiertolistan ensisijaisesti ostolaskuriville annetulta työmaalta.
  • Jos työmaiden takaa ei löydy oletuskiertolistaa, ohjelma tarkistaa, löytyykö laskun toimittajalle oletuskiertolistaa. Jos toimittajalta löytyy oletuskiertolista, ohjelma lisää sen laskulle. 
• Mikäli asetuksissa on määrääväksi oletuskiertolistaksi valittu ”Toimittaja”, ohjelma tarkistaa, onko laskun toimittajalla oletuskiertolista.
  • Jos toimittajan takaa ei löydy oletuskiertolistaa, ohjelma tarkistaa, löytyykö laskurivien työmaille oletuskiertolistoja. Jos työmaalta löytyy oletuskiertolista, ohjelma lisää sen/ne laskulle.

Tositteen kiertolistalle voi rivien tietojen mukaisesti asettua useammaltakin työmaalta oletuskiertolistojen rivitietoja (eri tarkastajia, hyväksyjiä yms.).

Tositteen kiertoon asettaminen

Tosite voi lähteä kiertoon joko automaattisesti tai sitten käyttäjän toimesta.

Laskuntarkastuksen asetuksissa määritellään tositelajeittain sallitaanko tositteiden automaattinen vapauttaminen kiertoon, kun tositteen tiedoissa ei ole virheitä ja sille on asetettu jokin kiertolista. Kun automaattinen kierrätys on sallittuna, tosite lähtee kiertoon heti verkkolaskujen sisäänluvussa, tai tositteiden tietoja tallentaessa kun tiedot on kunnossa ja tositteelle on joku kiertolista asetettuna.

Mikäli automaattista kierrätystä ei tositelajille sallita, vapautetaan tosite kiertoon käyttäjän toimesta tositteen tiedoissa näkyvästä Laita kiertoon -painikkeesta.

Muistio 

Tositteelle voidaan tallentaa laskukohtainen Muistio, jonka tiedot näkyvät tositteella Laskuntarkastus -sovelluksessa, Ostolaskut -sovelluksessa tai Sisäisen myynnin -sovelluksessa (tosoitteesta riippuen) sekä Tuotannonhallinta Plus -ohjelmassa.

• Talous Pro: Procountoriin ostolaskun muistio siirtyy ostolaskun kenttään Muistiinpanot laskulta (ei tulostu laskulle)

Muistiota voi ylläpitää kaikille tositteille (myös jo käsitellyille tositteille), kunhan käyttäjällä on muokkausoikeus sovellukseen.