Liitetiedostot

Liitetiedostot (kuvankatselu) on Jydacom JIIRI järjestelmään kuuluva komponentti, jolla hallitaan tiettyyn järjestelmässä olevaan asiaan, esimerkiksi ostolaskuihin, liittyviä liitetiedostoja. Komponentti on lähtökohtaisesti sama ja toimii samalla tavalla kaikissa JIIRI -sovelluksissa. 

Peruskäyttö 

Liitetiedostot -komponentti on useimmiten sijoitettu sivun oikeaan laitaan ns. Laatikosto-elementtiin.

• Jos liitetiedostot ovat sivussa näkyvissä, eli laatikosto on auki, on sen yläpuolella Piilota kuvat / Piilota liitteet -painike, jolla laatikoston saa kiinni eli liitetiedostot piiloon
• Vastaavasti, jos laatikosto on kiinni, on sen yläpuolella Näytä kuvat / Näytä liitteet -painike, jolla sen saa auki

Laatikosto-elementti toimii tapauskohtaisesti joko niin, että se tiivistää sivun muut tiedot jäljelle jäävään tilaan kuten esimerkiksi ostolaskulla tai laatikosto aukeaa sivulla olevan muun tiedon päälle. 

Kun avaat JIIRIn sivun, jolla on Liitetiedostot -komponentti, näytetään esikatselussa lähtökohtaisesti ensimmäinen esikatselussa esitettävissä oleva tiedosto liitenumerojärjestyksen mukaisesti.

• huom. tarkasteltavan liitteen voi vaihtaa avaamalla liitevalikon (Liitteet <x> kpl -painikkeen) kautta hautun liitteen riviä painamalla

Tapauskohtaisesti eri sovelluksien esikatselussa voidaan kuitenkin näyttää eri säännöin tietyn tyyppinen tiedosto ensisijaisena liitteenä. Poikkeukset:

• Ostolaskut:
  1. näytetään aina ensisijaisesti oletuksena laskun kuva (verkkolaskuaineiston yhteydessä lisätty laskupdf)
  2. jos ei ole, ensimmäinen pdf tiedosto liitejärjestyksien mukaisesti, missä lukee finvoice
  3. jos ei ole, ensimmäinen pdf tiedosto liitejärjestyksien mukaisesti
  4. jos ei ole, ensimmäinen xml tiedosto liitejärjestyksien mukaisesti, jossa lukee finvoice
  5. jos ei ole, muu ensimmäinen esikatseltavissa oleva tiedosto liitejärjestyksien mukaisesti
  6. huom. Sama pätee ostolaskuja muiden sovelluksien toiminteiden kautta tarkastellessa omassa ikkunassa (esim. edelleenlaskutuksesta ostolaskun liitteitä avattaessa, laskuntarkastuksessa, hankinnassa)
• Myynnit:
  1. näytetään ensisijaisesti oletuksena liitteisiin tulostettu myyntilaskun lähete
  2. jos ei ole, muu ensimmäinen esikatseltavissa oleva tiedosto
• Hankinta:
  • Noudattaa samaa toimintoa kuin Ostolaskut -sovelluksen liitteet, käytännössä kuitenkaan:
    • ostolaskun kuvia ei tule olemaan liitteissä (varsinaisena verkkolaskuaineiston mukana tulleena laskuna, kopio on muu liite) (1)
    • ja tuskin on finvoice niminlisättyjä tiedostoja (pdf/xml), mutta jos tällaisia tiedostoja on, voi vaikuttaa samallalailla esikatseluun (2, 4)

Esikatseltavissa on tiedostot:

• PDF
• Kuvatiedostot JPG, GIF, PNG, TIFF
• Finvoice.xml-tiedostomuoto (esikatselu Finanssialan keskusliiton tekemää Finvoice.xsl-tiedostoa hyödyntäen)
• Muiden kuin edellä listattujen osalta näytetään esikatselussa teksti ”Liitettä ei pystytä näyttämään. Voit tallentaa liitteen omalle koneellesi.”

Jos esikatseltavassa aineistoissa on kuitenkin jotain ongelmia, tällöin ei niitäkään voida esikatselussa näyttää.

• virheellinen tiedosto saattaa olla esim. 0kt kokoinen, mikä voi indikoida että siinä on jotain ongelmia
  • lataa tiedosto koneelle ja yritä avata. Jos tietokoneellakaan ei saa tiedostoa auki oletusohjelmaan, tällöin se on rikkinäinen tiedosto
• poista virheellinen liite ja lataa ehjä tiedosto liitteisiin tilalle

Käyttäjä voi lisätä liitekomponentin kautta max. 8 megatavun liitetiedoston. Yrittäessä lisätä suurempaa liitettä tulee virheilmoitus ”Tiedosto on liian suuri. Suurin sallittu tiedostokoko on 8 Mt.”

• huom. järjestelmään voi saada muuta kautta tallennettua em. kokorajoitusta suurempia liitteitä (mm. verkkolaskuaineiston sisäänluku, jos operaattori välittää suuria tiedostoja), mutta näiden välittäminen eteenpäin voi estyä (kirjanpidon rajoitteet)

Voit valita näytettävän tiedoston klikkaamalla Liitteet -painiketta. Painikkeessa näytetään sivun asiaan liitettyjen tiedostojen lukumäärä. Painikkeen klikkaus avaa taulukon, liitevalikon, jossa listataan kaikki kohteen liitteet ja niiden perustietoja.

• Liiteriviä tuplaklikkaamalla (Nro -sarakkeesta), vaihtuu esikatseluun valittu liitetiedosto tarkasteltavaksi, jos se on esikatseltavissa oleva tiedosto (kuva pdf, finvoice xml)

Taulukossa näytetään Tiedosto -sarakkeessa tiedoston nimi, Otsikko -sarakkeessa sille annettu otsikko, Lisäysaika– sarakkeessa on tiedoston luonnin aikaleima (lisäysaika kun lisätty JIIRIin) ja Sisäinen -valinnalla voi hallinnoida sitä, tulkitaanko liite sisäiseksi aineistoksi. Kun viet hiiren kursorin rivin päälle, näytetään lisäksi tiedoston koko ja pääte. 

Liitteen koko ja tiedostopääte näytetään tooltip infona kun hiiren vie jonkin rivin ylle.

Rivien uudelleen järjestäminen /numerointi

Voit muuttaa tiedostojen järjestystä raahaamalla rivejä omasta siirto sarakkeestaan. Klikkaa halutun rivin raahauskentässä vasen hiiren painike pohjaan ja siirrä (raahaa) rivi haluamaasi kohtaan, jolloin ohjelma numeroi tiedostot uudelleen.  

Toiminto on esillä ja käytettävissä, kunhan taulukon tietoihin ei ole tehty rajauksia/suodatuksia tiedoille (karsittu tietoja pois taulukosta), eikä taulukon tietoja ole järjestetty muun kuin Nro sarakkeen mukaisesti pienimmästä suurimpaan (koska riviä siirtämällä korjataan myös numerointia, siksi taulukossa tulee olla kaikki tiedot esillä ja numerojärjestyksessä pienimmästä suurimpaan). 

Liitetiedostoja voi myös uudelleen numeroida järjestämällä ensin näkymän rivit jonkin halutun sarakkeen mukaisesti (esim. Tiedosto) klikkaamalla sarakkeen otsikkoa. Tämän jälkeen Nro sarakkeessa oikealla painikkeella klikkaamalla löytyy toiminne Uudelleennumeroi nykyisen järjestyksen mukaan. 

Lisätiedot toiminnosta: Taulukon toiminnot – Rivien järjestäminen

Liitteiden tietojen muuttaminen

Liitenäkymässä voi myös muuttaa tiedoston nimeä ja sen otsikkoa klikkaamalla halutun rivin kenttää ja muokkaamalla tekstiä suoraan kenttään.  

Sisäinen-valinnalla tiedosto merkitään sisäiseksi, mikä tapauskohtaisesti ohjaa tiedoston käsittelyä muissa JIIRIn prosesseissa. Esimerkiksi myyntilaskun sisäinen liite ei lähde laskun mukana asiakkaalle eikä nouse mukaan sähköisen allekirjoituksen liitteisiin. Tarkemmat sovelluskohtaiset toimintojen kuvaukset löytyvät kunkin sovelluksen käyttöohjeista.  

Tehdyt muutokset tulee tallentaa näkymän Tallenna -painikkeella. 

• Kun valitset tiedoston kaksoisklikkaamalla numerosarakkeessa, liitevalikko suljetaan automaattisesti
• Saat sen uudelleen näkyviin klikkaamalla Liitteet -painiketta
• Vaihtoehtoisesti voit sulkea sen klikkaamalla Liitteet -painiketta

Liitteen poistaminen

Tiedoston voi poistaa klikkaamalla Poisto -ikonia. Toimintoa ei voi peruuttaa.

Liitteiden joukkomuokkaus

Liitteissä ei ole rivivalinnoille käsittelyä ja joukkomuokkausta, mutta liitteissä voi tehdä joukkomuokkauksia maalaamalla haluttujen sarakkeiden kenttien tietoja.

Rivien maalaus ja joukkomuokkaus on käytettävissä, kun taulukosta tehdään kenttävalintoja maalaamalla muokattavien rivien tiedot (jostain sarakkeesta), jolloin valintojen oikealle puolelle ilmestyy paikallisvalikko toimintoineen. Riippuen valitun sarakkeen tietojen tietotyypistä (mm. tekstiä, numeerinen arvo, valinta), paikallisvalikkoon tulee erilaiset vaihtoehdot miten, millä toiminnoilla, valittuja tietoja voi maalaamalla joukkomuokata.  

Lisätiedot toiminnosta: Taulukon toiminnot – Rivien maalaus ja joukkomuokkaus

Toimintorivi 

Liitteiden Toimintorivin alussa on Toiminnot -painike mistä löytyy erilaisia liitteiden käsittelyyn liittyviä toimintoja, sekä painike liitenäkymän avaamiseksi omaan selaimen ikkunaan (popup). Keskellä näytetään yksittäisen liittteen käsittelyyn liittyviä toimintoja (valitun tiedoston sivumäärä ja se sivu, jolla parhaillaan olet, sekä yksittäisen tiedoston käsittelyyn liittyviä toimintoja). Lopussa on painike missä on tiedoksi lukumäärä montako liitettä tapahtumalla on.  Painiketta klikkaamalla voi avata tai sulkea liitteiden listauksen.

Liitteen käsittely 

Yksittäisen avatun liitteen käsittelyyn liittyvät toiminnot (järjestyksessä):

+/- painikkeilla voit zoomata sisään (+), jolloin tekstiä näkyy vähemmän, mutta isompana ja ulos (-), jolloin tekstiä näkyy enemmän, mutta pienempänä. Oletuksena näytetään aina koko sivu. 

Sivu x / x -tiedoissa on tieto monennessa liitteen sivussa käyttäjä on ja montako sivua liitteessä on. Oletuksena aina saavutaan liitteen ensimmäiselle sivulle.

Ylös/alas suuntaavilla nuolipainikkeilla voit siirtyä seuraavalle tai edelliselle liitetiedoston sivulle.  

Ylös/alas suuntaavilla nuolipainikkeilla joissa on vaakaviivat, voit siirtyä liitetiedoston viimeiselle tai ensimmäiselle sivulle. 

Kiertävillä nuolipainikkeilla voit kääntää avatun liitetiedoston esillä olevaa sivuja myötä- tai vastapäivään. 

• huom. Sähköisten aineistojen toimituksissa (mm. laskut) suositaan pystysuuntaisia A4 kokoisia tiedostoja. Jos jotkut sivuista on lähettäessä vaakasuunnassa, voi sivut esim. verkkolaskujen liitteessä leikkaantua operaattorin toimesta laskun lähetyksessä  

Tiedostojen siirto omaan ikkunaan 

Siirrä liitteet omaan ikkunaan painikkeella voit siirtää liitetiedostot selaimessa tarkasteltavaksi omaan ikkunaan. 

Siirto omaan ikkunaan sulkee pääsivulla olevan Liitetiedostot- komponentin. Omassa ikkunassa olevassa komponentissa on samat toiminnot kuin pääsivulla olevassa, mutta voit tarkastella liitetiedostoja suurempina ja tarvittaessa siirtää ikkunan toiselle näytölle. 

Erillinen ikkuna pysyy auki, mm. ostolaskuilta kohdistukseen siirtyessä, eri laskujen välillä navigoidessa sekä laskuja hyväksyessä (kun hyväksynnässä siirrytään automaattisesti navigoinnissa laskulta seuraavalle hyväksynnän jälkeen, eikä selaukseen). 

Kun klikkaat pääsivulla olevaa Näytä kuvat / Näytä liitteet -painiketta erillinen ikkuna suljetaan ja Liitetiedostot -komponentti avataan pääsivulle. Jos suljet erillisen ikkunan sen omasta rastista, sulkeutuu ikkuna, mutta liitetiedostot jäävät piilotetuiksi pääsivulla. Saat ne taas näkyviin klikkaamalla Näytä kuvat / Näytä liitteet -painiketta. 

Toiminnot -painikkeen toiminteet 

Toiminnot -painikkeen valikkoon on koottu erilaisia tiedostoihin liittyviä toimintoja.

Lisää liite 

Lisää liite -valinnalla voit lisätä uuden liitteen, tai liitteitä. Valinta avaa tietokoneesi resurssienhallinnan, josta voit poimia haluamasi tiedoston tai useampia tiedostoja kerralla. Voit liittää mitä tahansa tiedostoja, mutta JIIRI näyttää esikatselussa vain PDF-tiedostot, yleisimmät kuvatiedostot ja muodostaa Finvoice-standardin mukaisesta XML-tiedosta laskun kuvan. Muun tyyppiset tiedostot ladataan omalle koneelle ja avataan niille tarkoitetulla sovelluksella. Niistä annetaan mukainen ilmoitus. 

Lataa tiedosto 

Lataa tiedosto -valinnalla voi ladata liitetiedoston omalle koneellesi. Selaimen asetuksissa voi määritellä, mitä ladattaville tiedostoille tehdään. Esimerkiksi Chromen asetuksissa voit valita, että ne ladataan aina tiettyyn hakemistoon tai vaihtoehtoisesti valita aina erikseen mihin tiedosto tallennetaan. 

Lataa useita 

Lataa useita -valinnalla voit kerralla ladata useita liitteitä koneellesi. Valinta avaa Liitteiden valinta -ikkunan, jossa näytetään liitetiedostojen tiedot.

Valitse haluamasi liitteet rivin alussa olevalla valinnalla.

Pakkaa tiedostot -valinnalla voit valita ladataanko jokainen tiedosto erikseen (Ei) vai muodostetaanko niistä pakattu zip-tiedosto (Kyllä).

Lopuksi klikkaa Lataa valitut -painiketta ja ohjelma lataa tiedostot selaimen asetusten mukaisesti.  

Tulosta 

Tulosta -valinnalla voit tulostaa valitun PDF-tiedoston. Ohjelma avaa tiedoston selaimen välilehdelle, josta sen voi tulostaa selaimen työkaluilla. 

Huom. Sähköisen allekirjoituksen kautta luotua allekirjoitettua dokumenttia, ei voi tulostaa. Tällöin allekirjoitustieto ei enää olisi validi uudelle dokumentille, ei ole oikeasti alkuperäinen allekirjoitettu dokumentti. Halutessa tiedoston voi tallentaa omalle koneelle ja käsitellä sen siellä kuten haluaa, huomioiden, että mahdollisesti toimenpiteiden jälkeen sähköisenallekirjoituksen linkitys ei ole enää validi. Alkuperäinen dokumentti löytyy myös sovelluksesta siihen liittyvältä sähköiseltä allekirjoitukselta. 

Yhdistä PDF-tiedostoja 

Toiminnolla voit yhdistää useita PDF-tiedostoja yhdeksi tiedostoksi. Valinta avaa Liitteiden valinta -ikkunan, jossa näytetään liitteenä olevien PDF-tiedostojen tiedot.

Voit valita kerralla kaikki tiedostot, jolloin niistä muodostetaan yksi PDF-tiedosto, jossa alkuperäiset tiedostot ovat numerojärjestyksessä. Voit myös valita tiedostot yksitellen, jolloin alkuperäiset tiedostot tulevat muodostettavaan tiedostoon siinä järjestyksessä kuin valitset ne. 

Taulukon alla kerrotaan valittujen tiedostojen määrä ja koko yhteensä, jolloin voit seurata, että muodostettavasta tiedostosta ei tule liian isoa esimerkiksi verkkolaskun liitteeksi. 

Liitä tiedosto -valinnalla voit valita liitetäänkö muodostettava tiedosto liitteeksi esim. myyntilaskulle, jota olet käsittelemässä (Kyllä) vai tallennetaanko se vain koneellesi (Ei). 

Poista alkuperäiset -valinnalla voit valita poistetaanko yhdistämisen jälkeen alkuperäiset tiedostot esim. myyntilaskulta, jota olet käsittelemässä (Kyllä) vai säilytetäänkö ne (Ei). 

Kun olet valinnut haluamasi tiedostot, klikkaa Yhdistä valitut -painiketta.   

Huom. Sähköisen allekirjoituksen kautta luotua allekirjoitettua dokumenttia, ei voi yhdistää. Tällöin allekirjoitustieto ei enää olisi validi uudelle dokumentille, ei ole enää alkuperäinen allekirjoitettu dokumentti vaan muu jälkikäteen muokattu aineisto.