Sijaisuuksia voi lisätä Laskuntarkastus-, Ostolaskut ja Työaikakirjaus -sovelluksista. Sovelluksen selausnäkymän Toiminnot -painikkeen kautta voi hallita sijaisuuksia valitsemalla listalta toiminnon Sijaisuudet. Lisätäkseen ja muokatakseen sijaisuuksia tulee käyttäjällä olla Muokkaus -käyttöoikeus sovellukseen minkä kautta sijaisuuksia käsittelee.

Riippuen käyttäjän sijaisuuden käyttöoikeuden tasosta (sovelluksittain määritettävä), käyttäjä voi hallinnoida sovelluksen kautta joko kaikkia käyttäjäyrityksen sijaisuuksia (Kaikki sijaisuudet = Kyllä), tai vain omia sijaisuuksiaan (Kaikki sijaisuudet = Ei).

Sijaisen lisääminen 

Uusi sijaisuus lisätään Lisää painikkeella, avautuvalle riville määritellään kelle henkilölle sijainen lisätään (Henkilö) ja kuka henkilöä sijaistaa (Sijainen). Mahdollisiksi sijaisiksi listataan henkilöt joilla on käyttöoikeus Laskuntarkastus –sovellukseen tai Työaikakirjaukseen, riippuen sijaistettavasta henkilöstä.

Laskuntarkastuksen sijaisuus voidaan määritellä työmaakohtaiseksi valitsemalla Työmaa -kenttään työmaa. Mikäli sijaisuus tehdään usealle eri laskujen työmaalle, tehdään jokaiselle työmaalle oma rivi. Jos työmaata ei määritellä, sijaisuus koskee kaikkia laskujen työmaita. Mikäli työmaa -tietoa ei määritetä (kaikki työmaat), toimii sijaiseksi määritelty henkilö sijaisena laskuilla kaikkien työmaiden osalta. Jos samalle henkilölle on määritelty useita eri sijaisia, joista osalle on määritetty tietty työmaa ja yhdelle ei, sijaistaa henkilö, jolle ei ole työmaata määritetty, kaikki muut työmaat. 

• ! huom. Valittuna yksi työmaa: Ohjelma huomauttaa käyttäjälle, mikäli valitun työmaan valitulla sijaisella ei ole oikeutta siihen työmaahan, johon sijaistettavalla on oikeudet. Valittu sijainen voi sijaistaa (käsitellä tapahtumia) vain niihin työmaihin liittyen, joihin hänellä on työmaaoikeus annettu (Tuotannonhallinta Plussassa) 
• ! huom. Valittuna kaikki työmaat: Ohjelma ei erikseen huomauta puuttuvista työmaaoikeuksista. Valittu sijainen voi sijaistaa (käsitellä tapahtumia) vain niihin työmaihin liittyen, joihin hänellä on työmaaoikeus annettu (Tuotannonhallinta Plussassa).
• Tämä asetus koskee vain laskuntarkastusta, ei työaikakirjauksia

Sijaisuudelle määritellään alku- ja loppupäivät, sekä rivin viimeisessä tiedoissa valitaan onko sijaisuus voimassa Työaikakirjaus -sovelluksessa (TAK) ja/tai Laskuntarkastus -sovelluksessa (LT).

Muutokset tallennetaan   -painikkeella.

Sijaisuuksien tarkastelu 

Sijaisuudet-sivulla voi tarkastella käyttäjälle määriteltyjä sijaisuuksia sovelluksen asetuksissa annetun käyttöoikeuden mukaisesti.  

Käyttäjä näkee omissa sijaisuuksissaan vain sijaisuudet joissa on itse suoraan sijaisena tai on asettanut sijaisuuden, jos käyttäjällä ei ole oikeutta kaikkiin sijaisuuksiin. Tällöin käyttäjä voi muokata itse asettamiaan sijaisuuksia, mutta ei voi muuttaa muiden asettamien sijaisuuksien tietoja. Jos käyttäjällä on oikeus kaikkiin sijaisuuksiin, voi hän hallinnoida kaikkia käyttäjäyrityksen sijaisuuksia ja luoda niitä itselleen tai muille. 

Sijaisuusketjut

Jos sijaisella on sijainen, muodostuu sijaisuusketju useampien henkilöiden kesken, voi ketjun loppupään henkilö, sijaisuuksien voimassa-oloajat (ja käyttäjän työmaaoikeudet, sekä sovelluksen käyttöoikeudet) huomioiden, käsitellä myös kaikkien muiden ketjussa olevien henkilöiden sijaisuudet.

Esimerkiksi:

• Asetetut sijaisuudet:
  • Henkilö A laittaa itselleen sijaisen B ajalle 9. – 19.4.
  • Henkilö B on myös laittanut sijaisen C ajalle  1. – 21.4.
• Tällöin sijaisuusketju:
  • Sijaistettava A – Sijainen B, ajalla 9. – 19.4.
  • Sijaistettava A – Sijainen C, ajalla 9. – 19.4.
  • Sijaistettava B – Sijainen C, ajalla 1. – 21.4.

Sijainen C voi siis käyttöoikeuksiensa ja muiden tekemien sijaisuuksien mahdollistamana tarkastaa myös henkilön A sijaisuuden laskut ja/tai työaikatapahtumat, mutta vain A:n B:lle antaman sijaisuuden ajalla.