Kohdistaminen

Kustannustapahtuman (mm. Ostolaskun) kohdistaminen tilaukseen on toiminto, jolla kustannusrivejä kohdistetaan tilausten toimituksiin. Kohdistamisen voi tehdä kohdistettavan tositteen käsittelyssä sekä Ostolaskut, että Laskuntarkastus -sovelluksissa. Kohdistuksia voi myös tehdä ja tarkastella Hankinta– ja Ostosopimukset-sovelluksissa tilauksilla. 

Tilaukseen kohdistetut kustannusrivit näkyvät tilauksen laskutettuna summana ja pienentävät sopimuksen laskuttamatta olevaa summaa. 

Tilaukset

Hankinta– ja Ostosopimukset -sovelluksissa käsitellään tilauksia, joissa on määritelty mitä toimittajalta tai alihankkijalta ostetaan eli usein kyse on sopimuksesta, mutta Jydacomissa käytetään Tilaus -termiä. 

Tilaus muodostuu tilauksen otsikkotiedoista, rivitiedoista ja rivien toimituksista. Yhdellä tilauksella voi olla monta riviä ja kullakin rivillä voi olla monta toimitusriviä.

• Hankinta -sovellus on toteutettu siten, että sillä hallitaan sekä materiaaliostot, että erilaiset urakka- ja palvelusopimukset
• Ostosopimukset -sovellus sisältää Hankinta -sovelluksesta Tilaukset -osuuden. 

Perustilanne, jonka mukaan kohdistamisen tulee toimia, on sellainen, missä on tehty tilaus, jolla on tilausrivi tai -rivejä. Kun tilatut tuotteet tai palvelut on toimitettu, niistä tehdään tilaukselle vastaanotto toimitetulle määrälle, jolloin järjestelmään syntyy toimitusrivi. Kun toimittaja sitten laskuttaa toimituksen ja ostolaskua käsitellään joko reskontranhoitajan tai laskuntarkastajan toimesta, voidaan laskurivi kohdistaa toimitusriviin. 

• Kaikissa tilanteissa erillinen vastaanotto ei ole perusteltua ja siksi ostolaskurivin voi kohdistaa myös ilman etukäteen tehtyä vastaanottoa, jolloin järjestelmä muodostaa toimitusrivin ostolaskurivin määrällä 

Tilauksen määrien seurannalla tarkoitetaan sitä, että toimitettua määrää verrataan tilausrivillä olevaan tilattuun määrään ja kun tilattu määrä on saavutettu, ohjelma asettaa rivin vastaanotetuksi, jonka jälkeen siihen ei enää tehdä uusia vastaanottoja. Voit kuitenkin tilauskohtaisesti määritellä seurataanko määriä.

• jos niitä ei seurata, tilausrivi ei tule automaattisesti vastaanotetuksi ja sille voi tehdä loputtomasti vastaanottoja. Käytännössä se tarkoittaa sitä, että kun määriä ei seurata, tilausriviin voi kohdistaa ostolaskurivejä niin paljon kuin on tarve 

Tilausrivi on vastaanotettu, kun sen tilattu määrä on toimitettu (määriä seurataan) tai kun tilausrivi on asetettu käsin vastaanotetuksi (määriä ei seurata).

Koko Tilaus on vastaanotettu, kun sen kaikki rivit on vastaanotettu. 

Katso lisätiedot: Tilaukset

Asetukset

Ostolaskut -sovelluksen asetuksissa on kohdistamiseen vaikuttavia valintoja (saako kohdistaa jos ALV-%/rakentamispalvelu erottaa). Lisäksi kiertolistatasoille voi halutessaan määrittää kohdistamispakon, sekä verkkolaskujen sisäänluvussa voi määrittää huomioidaanko aineistosta tavarantoimittajan tulkita, mikä vaikuttaa siihen, kuka osapuolii määräytyy laskun toimittajaksi

Katso lisätiedot:

• Ostolaskut asetukset
• Laskuntarkastus asetukset
• Verkkolasku asetukset

Kohdistaminen

Kohdistamisen käyttö ei vaadi erillisiä käyttöoikeuksia, mutta käyttäjällä tulee olla Muokkaus -oikeus sovellukseen mistä itse käsin kohdistamista tekee.

Kohdistettavan tilauksen tulee olla Tilattu tai Osittain vastaanotettu -tilassa, sekä kustannustapahtuman ja tilauksen toimittaja ja työmaat ovat keskenään samat, jolloin rivitiedot voidaan kohdistaa keskenään.

• huom. jos asetuksissa on määritelty, että kohdistaminen on sallittu, vaikka Rakentamispalvelua-tieto tai ALV-% eroavat, voi kohdistamisen tehdä. Jos sitä ei ole sallittu, ohjelma ei anna kohdistaessa valita sellaisia rivejä, joilla on eri tiedot. Tällöin tarvittaessa Tilauksen tiedot pitää käydä muuttamassa tai pyytää toimittajalta laskun hyvitys ja uusi lasku oikeilla tiedoilla

Automaattikohdistaminen

Jos Ostolaskut -sovelluksen asetuksissa on sallittu automaattinen kohdistaminen (Automaattikohdistaminen = Kyllä), tällöin kun käyttäjä tallentaa ostolaskun, jonka riville löytyy vain yksi tilaus, jossa on yksi tilausrivi, ohjelma kohdistaa rivin automaattisesti. Ehdot:

• ostolaskun toimittajalla on ostolaskurivin työmaalle vain yksi tilaus Tilattu tai Osittain vastaanotettu tilassa
  • tilauksella on vain yksi tilausrivi
  • tilauksen rivi ei ole kokonaan vastaanotettu
• jos asetuksissa Kohdistaminen sallittu, kun Rak.Palv. eroaa on Ei, pitää ostolaskurivin valinta ja tilauksen valinta olla samat
• jos asetuksissa Kohdistaminen sallittu, kun ALV-% eroaa on Ei, pitää ostolaskurivin alv-% ja tilauksen alv-% olla samat

Jos ehdot täyttyvät, luo ohjelma tilausriville toimituksen ostolaskurivin perusteella ja kohdistaa laskurivin siihen.

Kohdistaminen kustannustapahtuman rivitiedoissa

Kohdistamisen voi tehdä suoraan kohdistettavissa olevan kustannustapahtuman rivillä Tilaus tai K -sarakkeelta, riveille mitkä on kohdistettavissa.

Kun Tilaus -sarakkeen halutun rivin kentässä klikkaa suurennuslasia, avautuu erillinen Valitse tilausrivi -näkymä.

Vaihtoehtoisesti kohdistamisen voi tehdä myös K -sarakkeesta, missä on kohdistamisen tilan tieto. Valinnaksi otetaan Kohdista ja tästä aukeaa Valitse tilausrivi -näkymä.

Valitse tilausrivi -näkymässä valitaan haluttu tilausrivi klikkaamalla sen riviä ja kuittaamalla kohdistaminen OK -painikkeesta. Näkymän voi myös sulkea tekemättä valintoja ikkunan oikean reunan ruksista.

Kun valinta ja kohdistaminen on tehty, näkyy rivin Tilaus -sarakkeessa tilauksen tieto, mihin kustannusrivi on kohdistettu.

Kohdistaminen -näkymässä kohdistaminen

Kohdistaminen -näkymässä tehtävän kohdistamisen voi aloittaa tositteen, tai tilauksen toiminteiden kautta.

Kohdistaminen aloitetaan tositteella klikkaamalla Rivit -taulukon yläpuolella olevaa Kohdistaminen -painiketta. Painike on käytettävissä, jos tosite on tallennettu ja sillä kohdistettavissa olevia rivejä, eli löytyy ostolaskun toimittajalta avoin tilaus ostolaskurivin työmaalle.

Tilauksen kautta kohdistamaan siirrtytään tilauksen Toiminnot -painikkeen Kohdista ostolaskuriviin -toiminnosta. Toiminto on käytettävissä jos tilaus on Tilattu -tai Osittain vastaanotettu -tilassa.

Näkymän tiedot ja kohdistaminen

Tositteelta Kohdistaminen -painikkeen klikkaaminen, tai tilauksien Kohdista ostolaskuriviin -toiminnosta aukeaa Kohdistaminen -sivu.

• huom. tämä näkymä on käytännössä sama saapuu tositteelta tai tilauksilta, mutta kohteen tiedot alussa riippuvat sille mistä kohdistamaan saavuttiin, sekä vastaavasti laskurivit / tilausrivit osiot ovat päikseen
• i.e. tilaukselta saapuessa kohdennetaan tilausriville kustannusrivejä, ja tositteelta saapuessa taas laskuriveille tilausrivi

Alussa näytetään tiedoksi muutamia tietoja kohteesta, josta saavuttiin kohdistamaan. Osiona on Laskun tiedot, tai Tilauksen tiedot, riippuen kummasta saavuttiin kohdistamaan. Esitettyjä perustietoja ei voi tässä muokata. 

Seuraavaksi esitetään kohteen rivitietoja mitä ollaan kohdistamassa, sekä seuraavassa taulukossa mihin kohdistetaan. Taulukoiden sisältö, järjestys, riippuu siitä, onko kohdistamaan saapunut tilauksen, vai tositteen kautta. Osiot:

• Laskurivit taulukossa näytetään kustannusrivejä
  • tositteen kautta saapuessa listataan kaikki käsiteltävän laskun rivit
  • tilauksen kautta saapuessa listataan kaikki tilausriville kohdistettavissa olevien tositteiden kustannusrivit
• Tilausrivit taulukossa näytetään tilausrivejä
  • tositteen kautta saapuessa listataan kaikki ne tilausrivit, joihin käsiteltävän laskun rivejä voi kohdistaa
  • tilauksen kautta saapuessa listataan kaikki käsiteltävän tilauksen tilausrivit

Näkymän taulukoissa esillä olevat tiedot vastaavat lähtösovelluksessa käytettäviä tietoja. Kenttien kuvaukset löydät kyseisten sovelluksien käyttöohjeista:

• Ostolaskut käyttöohje
• Tilaukset

Laskurivien valinta

Näytettävät rivit -valintapainikkeella voi rajata laskurivejä kohdistustilan perusteella. Kaikki -valinnalla näytetään kaikki laskun rivit. Kohdistettavat -valinnalla näytetään ne rivit, jotka voi kohdistaa eli, joissa on punainen kohdistusindikaattori ja Kohdistetut -valinnalla näytetään ne rivit, jotka on jo kohdistettu eli kohdistusindikaattori on vihreä. 

Kohdistaminen:

• Tositteelta kohdistaessa: Valitse Laskurivit -taulukossa ne kustannusrivit, joihin haluat kohdistaa tilausrivin. Voit valita kerralla rivejä, joilla on sama työmaa ja sama kohdistusindikaattori
  • huom. Jos laskulla on rivejä, joilla on eri työmaat, saat valittua saman työmaan rivit syöttämällä työmaan koodin tai osan nimestä rajausriville Työmaa -sarakkeeseen. Voit rajata laskurivejä myös muiden sarakkeiden tiedon perusteella taulukon rajausrivillä
• Tilaukselta kohdistaessa: Valitse Laskurivit -taulukon valinta -sarakkeessa ne rivit, jotka haluat kohdistaa aiemmin valittuun tilausriviin, klikkaamalla rivin alussa olevaa valintaruutua

Kun keskenään kohdistettavat lasku- ja tilausrivit on valittuna ja valituilla laskuriveillä on eri Rakentamispalvelua-tieto tai ALV-% kuin valitulla tilausrivin tilauksella, ohjelma näyttää Laskurivit -taulukossa laskurivin Rivinumero -kentässä hälytyskolmion ja vielä taulukon yläpuolella huomautuksen asiasta. (Valittuna on ostolaskurivejä, joilla Rakentamispalvelua-tieto tai ALV-% eroavat) 

• jos asetuksissa on määritelty, että kohdistaminen on sallittu, vaikka Rakentamispalvelua-tieto tai ALV-% eroavat, voi kohdistamisen kuitenkin tehdä
• Jos sitä ei ole sallittu, ohjelma poistaa valinnat niiltä laskuriveiltä, joilla on eri tiedot. Tarvittaessa Tilauksen tiedot pitää käydä muuttamassa tai pyytää toimittajalta laskun hyvitys ja uusi lasku oikeilla tiedoilla 

Tilausrivin valinta

Tilausrivit -taulukon yläpuolella on valintapainike, jolla voit valita näytetäänkö taulukossa tilausrivejä vai toimitusrivejä.

• Tilausrivit -valintaa käytetään silloin, kun ei ole tehty erikseen vastaanottoja
  • tällöin näytetään ne tilausrivit jotka ei ole vastaanotettu. Huomaa, että tilauksen Määrien seuranta -valinta vaikuttaa siihen, miten tilausrivi tulee vastaanotetuksi
• Toimitukset -valintaa käytetään silloin, kun Tilauksen vastaanotto -toiminnolla on tehty vastaanotto ja tilausriville on kohdistamaton toimitusrivi 
  • Kun Tilausrivit-taulukossa on Toimituksia, näytetään ne toimitusrivit, jotka liittyvät edellä oleviin tilausriveihin ja joita ei ole kohdistettu laskuriveihin
  • huom. Toimitukset -valinnalla kohdistusindikaattori voi olla vain punainen (kohdistamatta) tai vihreä (kohdistettu)

Kohdistaminen:

• Tositteelta kohdistaessa: Kun olet valinnut ensin kohdistettavia laskurivejä, näytetään Tilausrivit -taulukossa niiden Tilattu tai Osittain vastaanotettu -tilaisten tilausten tietoja, joilla on laskun toimittaja ja laskurivin työmaa
  • Valitse yksi tilausrivi, johon haluat kohdistaa aiemmin Laskurivit -taulukossa valitut laskurivit, klikkaamalla rivin alussa olevaa valintaruutua 
• Tilaukselta kohdistaessa: Valitse Tilausrivit -taulukossa se tilausrivi, johon haluat kohdistaa laskurivejä
  • Valitse yksi tilausrivi, johon haluat kohdistaa myöhemmin laskurivejä, klikkaamalla rivin alussa olevaa valintaruutua

Tallennus (kohdistaminen)

Kun käyttäjä on valinnut sekä laskurivit, että tilausrivin, aktivoituu Tallenna -painike, jolla kohdistukset tallennetaan. 

• painike on monitoimipainike, jossa oletustoiminto on Tallenna, jolloin ohjelma tallentaa kohdistukset ja jää kohdistaminen sivulle, jolloin voit valita uusia laskurivejä ja kohdistaa ne tilausriviin
  • Tallenna -toiminnon jälkeen pääset takaisin laskulle tai tilaukselle leivänmurupolun linkistä
• painikkeen valikosta voi valita myös Tallenna ja poistu, jolloin ohjelma palaa laskulle tai tilaukselle. Voit myös asettaa valinnan painikkeen oletukseksi, klikkaamalla valintaa hiiren kakkospainikkeella

 

Tallentaessa kohdistettavia rivejä ohjelma avaa ikkunan, jossa näytetään yhteenveto tilaukseen kohdistetuista summista ja tarvittaessa erilaisia kohdistamiseen liittyviä huomioita.

Ilmoituksessa näytetään aina tilauksen eurotiedot.

• Sopimussumma on tilauksen kaikkien rivien nettosumma yhteensä,
• Laskutettu on sopimukseen aikaisemmin kohdistettujen ostolaskurivien nettosumma yhteensä,
• Kohdistettavat ostolaskurivit on valittujen ostolaskurivien nettosumma yhteensä ja
• Kohdistus yhteensä on Laskutettu + Kohdistettavat ostolaskurivit.

jos ohjelma näyttää huomioita, joissa on valittavia vaihtoehtoja, tee valinnat (Kyllä/Ei):

• Sopimussumma – jos Kohdistus yhteensä on suurempi kuin sopimussumma, näytetään Kohdistus yhteensä rivillä pinkki hälytyskolmio ja teksti: Kohdistus ylittää sopimusumman! 
• Maksukielto – jos tilausriville on vastaanotossa laitettu maksukielto, näytetään pinkki hälytyskolmio ja teksti: Tilausriville on asetettu maksukielto, asetetaanko ostolaskulle maksukielto?
  • jos on valittu, että ostolasku asetetaan maksukieltoon, lisätään ostolaskun muistioon teksti: Lasku asetettu maksukieltoon, koska kohdistetulle tilaukselle 12345 oli asetettu maksukielto. 
• Littera / Tapahtumalaji – jos kustannusriveillä ja valitulla tilausrivillä on eri litterat tai tapahtumalajit, ohjelma antaa näistä erikseen ilmoituksen sekä kysyy: Asetetaanko ostolaskuriveille tilausrivin littera / Asetetaanko ostolaskuriveille tilausrivin tapahtumalaji
  • Kyllä -valinnalla kustannustapahtumalle päivitetään tilausriville merkitty littera
  • huom. Laskurivin litteraa ja tapahtumalajia ei kuitenkaan päivitetä seuraavissa tilanteissa ja käyttäjä saa ilmoituksen ettei tietoa voi muuttaa: 
    • ostolasku on Hyväksytty tai Siirretty kirjanpitoon 
    • tilausrivillä on verkkolaskun oletuslittera 
    • tilausrivillä olevan litteran toteuma on lukittu 
    • laskurivillä olevan litteran toteuma on lukittu 
    • laskurivin työmaan toteuma on lukittu 

Kun kohdistus tehdään Tilausrivit -taulukon tilausriville, tallennus tekee tilausriville toimituksen jokaiselle kohdistetulle ostolaskuriville ostolaskurivin määrällä ja kuluvalla päivämäärällä ja dialogissa näytetään teksti: Ostotilausriveille muodostetaan vastaanotot ostolaskurivien määrillä. 

Kuittaa ilmoitus OK -painikkeella tai vaihtoehtoisesti voit Peruuta –painikkeella perua tallennuksen ja palata Kohdistaminen -sivulle. 

Kohdistamisen poistaminen  

Mene kohdistetulle kustannustositteelle ja klikkaa Kohdistaminen -painiketta, tai mene tilaukselle ja käytä Toiminnot -painikkeesta Kohdista ostolaskuriviin -toimintoa .

Kohdistaminen -sivulla valitse Ostolaskurivit -taulukon Näytettävät rivit -valinnalla Kohdistetut.

• ostolaskurivit-taulukossa näytetään silloin käsiteltävän ostolaskun ne rivit, jotka on kohdistettu tilauksiin ja Tilausrivit -taulukossa näytetään ne tilausrivit tai toimitukset, joihin ostolaskurivit on kohdistettu

Valitse tarvittaessa Ostolaskurivit -taulukosta ne rivit, joiden kohdistuksen haluat poistaa ja valitse Rivitoiminnot -painikkeen valikosta

• Poista kohdistukset valituilta -valinnalla ohjelma poistaa kohdistukset valituilta ostolaskuriveiltä (vähintään yksi valinta tulee olla tehtynä, jotta toiminto on aktiivisena)
• Poista kohdistukset kaikilta -valinnalla kohdistukset poistetaan kaikilta valitulle tilausruville kohdistetuilta ostolaskuriveiltä

Jos vastaanotot on tehty erikseen, ohjelma kysyy: Poistetaanko tilausrivin vastaanotto. Jos toimitusrivi on syntynyt kohdistamisessa, ei kysymystä esitetä, vaan kohdistamisen yhteydessä tehty toimitusrivi poistetaan aina. 

Tallenna lopuksi kohdistusten poisto. 

Kohdistamistiedot tapahtumilla

Kohdistamisen tilannetieto tilauksien selausnäkymissä

Numero -sarakkeessa esitetään koko tilauksen osalta tulkittu kohdistamisen tila. Jos tilausta ei ole vielä tilattu, ei sarakkeessa ole mitään indikaatiota vielä sen tilausrivien kohdistamisen tilanteesta.

Kohdistamisen tilannetiedot tilauksen riveillä

Tilauksen Rivit -taulukossa Numero -kentässä on kohdistusindikaattori, joka on

• Punainen: Tilausriviin ei ole lainkaan tehty kohdistuksia
• Keltainen: Tilausriviin on tehty kohdistuksia, mutta ei ole kokonaan vastaanotettu (osittain kohdistettu)
• Vihreä: Tilausrivin on tehty kohdistuksia ja se on kokonaisuudessaan vastaanotettu (kaikkiin toimituksiin on kohdistettu ostolaskurivi)

Kohdistamisen tilannetieto tositteiden selausnäkymissä 

Talouden sovelluksen selausnäkymissä (Ostolasku, Kustannusoikaisu) informoidaan tilauksien kohdistamiseen liittyvien tositteiden kohdistamisen tilanteesta:

• Kohdistus -sarakkeessa teksti ja väritiedoin

Kohdistustieto on rivikohtainen tieto, joten selausnäkymään tulkitaan tositteen kaikkien rivien osalta koko tositteen kohdistamisen tilannetieto:

• Punainen: Kohdistettavissa, kun yhtään tositteen riviä ei ole kohdistettu, mutta tositteella on kuitenkin kohdistettavissa olevia rivejä
• Keltainen: Kohdistettavissa, kun joku tositteen rivi, tai rivejä on kohdistettu, mutta tositteella on myös kohdistettavissa olevia rivejä
• Vihreä: Kohdistettu, kun kaikki tositteen kohdistettavissa olevat rivit on kohdistettu ostosopimukselle
• Harmaa: Riveihin ei liity ostosopimusta, ja/tai kustannusrivien kohdistamisen tilaksi on asetettu Ei kohdisteta (yhtään tositteen riviä ei ole kohdistettavissa jommasta kummasta syystä)

Kohdistamisen tilannetiedot tositteen riveillä

Tositteella kohdistamiseen liittyviä tietoja esitetään Rivinro ja omassa kohdistamistilan K -sarakkeessa.

Rivinro -sarakkeessa esitetään väri-indikaatio rivin kohdistamisen tilasta. Väritulkinnat yksittäisen rivin osalta:

• Punainen: Rivi on kohdistettavissa (rivin K-sarakkeen tilana on Kohdistettavissa)
• Vihreä: Rivi on kohdistettu (rivin K -sarakkeen tilana on Kohdistettu)
• Sininen: Rivi olisi kohdistettavissa (löytyy ostosopimus), mutta ei kohdisteta (rivin K-sarakkeen tilaksi on asetettu Ei kohdisteta)
• Ei väriä: Riveihin ei liity ostosopimusta, ei ole kohdistettavissa

Kustannusrivien Ei kohdisteta -tila 

Kohdistettavissa olevat kustannusrivit voi halutessaan merkitä pois kohdistamisesta, käyttäen kohdistamistilaa: Ei kohdisteta.

Tilan asettaminen tositteen rivillä

Tositteiden riveillä on oma sarakkeensa (K), mistä kohdistettavissa olevan rivin tilaa (Kohdistetaan) voi ylläpitää, tästä voi tehdä myös kohdistuksen (Kohdista) tai vaihtaa tilan sellaiseksi, että riviä ei tulla ostosopimukselle kohdistamaan: Ei kohdisteta.

Jos kenttä ei ole aktiivinen, ei riviin liittyen löydy tilausta mihin sitä voisi kohdistaa.

Tilan asettaminen tilauksen kautta

Mene tilaukselle ja valitse Toiminnot -painikkeesta Kohdista ostolaskuriviin.

Kohdistaminen -sivulla

• valitse Tilausrivit -taulukosta jokin rivi ja Ostolaskurivit -taulukon Näytettävät rivit -valinnalla Uudet
• valitse Ostolaskurivit -taulukossa haluamasi rivit ja Rivitoiminnot -painikkeen valikosta Ei kohdisteta, mikä asettaa valitut rivit Ei kohdisteta -tilaan 

Voit palauttaa Ei kohdisteta -tilassa olevat ostolaskurivit valitsemalla Ostolaskurivit -taulukossa Näytettävät rivit -valinnalla Ei kohdisteta. Valitse haluamasi ostolaskurivit ja Rivitoiminnot -painikkeen valikosta Kohdistetaan, mikä asettaa valitut rivit takaisin kohdistettaviksi.