Maksuerät käyttöohje

Maksuerät -sovellus käynnistetään JIIRI Portaalin Maksuerät -painikkeesta, jolloin käyttäjälle aukeaa maksuerätaulukkojen selausnäkymä.  

Näkymän tiedot

Maksuerät -sovelluksen selausnäkymässä listataan maksuerätaulukkojen tietoja taulukkomuodossa. Käyttäjä näkee näkymässä maksuerätaulukot työmaaoikeudet huomioiden.

Oletuksena näkymän maksuerätaulukot listataan dokumenttinumeron mukaan laskevasti.

Näkymässä esillä olevat tiedot ja sarakevalitsimesta lisättävissä olevat sarakkeet vastaavat sovelluksessa käsiteltävien tapahtumien tietosisältöjä, katso tarkemmat kuvaukset sarakkeiden sisällöistä tämän ohjeen Yleistiedot -osiossa.

• Taulukkojen toimintojen yleiskuvauksen löydät Yleisistä ohjeista (Yleistoiminnot / Taulukon toiminnot)

Näkymän lisätiedot

Näkymän huomautukset

Taulukkoon on joillekin saraketiedoille määritetty erilaisia huomautuksia, tai muita tietojen esitykseen vaikuttavia sääntöjä.

Muistio -kentässä esitetään selauksessa puhekuplaikoni indikoimaan onko tositteella muistiotekstiä annettuna ja kuinka lähiaikana.

Näkymän lisäsarakkeet

Näkymän taulukkoon on määritetty myös selausnäkymässä esitettävien tapahtumien tiedoista poikkeavia erikoissarakkeita, joissa tulkitaan tietoja tapahtumaan liittyvistä tiedoista tai useammista tiedoista.

Laskuttamatta %-osuus

Laskuttamatta %-osuus -sarakkeella näkee selaus näkymässä paljonko maksuerätaulukosta on vielä erien osuuksista laskuttamatta. Maksuerätaulukon Laskutustiedot -osion tietoja voi myös esittää selauksessa (mm. Laskutettu netto, Laskuttamaton netto).

Luontipäivä

Luontipäivä -sarake kertoo milloin maksuerätaulukko on luotu järjestelmään. (PP.KK.VVVV)

Lähde

Selausnäkymässä on taulukon ja sen rivitietojen lisäksi myös esillä tieto siitä, että taulukko on muodostettu eri ohjelman tietojen pohjalta. Tällöin Lähde -sarakkeessa on tietona lyhenteenä, mistä tiedot ovat peräisin.

• LiMu – asiakkaan työmaalle tilaamista Lisä – ja Muutostöistä muodostettu maksuerätaulukko

Seuraava ennustettu toteumapäivä

Päivämäärä kenttä (Seur. enn. tot.pvm), missä on tulkittuna maksuerätaulukon laskuttamattomista eristä aikaisin ennustettu toteumapäivä.

esim.

Selauksessa:

Maksuerätaulukon erillä tiedot:

Kenttä on selauksessa tyhjänä, jos tulkittavilla erillä ei ole ennustetietoa, tai jos erät on jo laskutettu ja/tai mitätöity (eikä näin ollen laskuttamattomia eriä ole).

Sähköinen allekirjoitus

Jos Sähköinen allekirjoitus -toiminto on käytössä maksuerätaulukolla, Sähköinen allekirjoitus -sarakkeessa näkyy Kyllä -valinta (täppä) jos maksuerätaulukon yhdelläkään erällä on käytetty sähköistä allekirjoitusta hyväksytyksessä. Tarkemmat allekirjoituksien tilatiedot on erillä (per erä).

Lisätiedot toiminnosta: Sähköinen allekirjoitus

Viimeisin laskutuspäivä

Päivämäärä kenttä (Viimeisin laskutuspvä), missä näytetään maksuerätaulukon eriltä tulkittujen myyntilaskujen uusin laskupäivämäärä.

• ohjelma huomioi vain laskut mitä ei ole hyvitetty tai mitätöity (eikä ole hyvityslasku)

Näkymän toiminnot

Toiminnot -painikkeen toiminnot

Sovelluksen Toiminnot -monitoimipainikkeessa löytyy toiminnot:

Vie exceliin

Vie exceliin -toiminteella käyttäjä voi viedä näkymän taulukon tiedot excel tiedostoon.

Lisätiedot toiminnosta: Yleistoiminnot

Luo koontilasku

Käyttäjällä tulee olla Maksuerät -sovelluksen muokkausoikeus sekä Maksuerätaulukon ja erien muokkaus Kyllä -oikeus toimintoa käyttääkseen, luku-oikeuksin toimintoa ei näy. 

Maksuerätaulukon selausnäkymän toiminnosta Luo koontilasku, käyttäjä voi luoda toimittajakohtaisesti kerralla useamman eri maksuerätaulukon eristä yhden laskun. 

Kun toimintoa klikkaa, aukeaa sovellukseen pop up -ikkuna, missä tehdään koontilaskutukseen liittyviä valintoja haluttujen erien laskuttamiseksi yhdellä myntilaskulla.

Ensimmäiseksi tulee valita laskutettavan maksuerätaulukon tyyppi (ulkoinen/sisäinen), minkä jälkeen rajataan mitä toimitusasiakasta/tuottotyömaata ollaan koontilaskuttamassa.

Tyyppivalinnan jälkeen:

• Ulkoinen laskutus: Toimitusasiakas – keneltä mahdollisten maksuerätaulukoiden eriä ollaan laskuttamassa (myyntilaskutus). Kun asiakas on valittu, listautuvat sen jälkeen alla olevaan taulukkoon kaikki toimittajaan liittyvien laskutuskelpoisten maksuerätaulukoiden (Valmis -tilassa) vielä laskutettavissa olevat maksuerät (Laskutuskelpoinen -tilassa).  
• Sisäinen laskutus: Tuottotyömaa – miltä mahdollisten maksuerätaulukoiden eriä ollaan laskuttamassa (sisäinen myynti). Kun työmaa on valittu, listautuvat sen jälkeen alla olevaan taulukkoon kaikki tuottotyömaahan liittyvien laskutuskelpoisten maksuerätaulukoiden (Valmis -tilassa) vielä laskutettavissa olevat maksuerät (Laskutuskelpoinen -tilassa).  
  • huom. Kun koontilaskutuksessa laskutetaan sisäisiä maksuerätaulukkoja tietylle tuottotyömaalle, niin ohjelma myös rajoittaa tositteen luonnissa, että valittujen erien taulukkojen ALV-statuksen tulee olla sama, jolloin myös sisäisen myynnin tositteelle saadaan käyttöön sama status kaikille riveille (tieto ei le tositteilla käyttöliittymässä esillä, eikä ole rivitasolla sielläkään). Käytännössä status on aina sama, ellei sisäisen myynnin asetuksien oletusta ole muutettu taulukkojen muodostamisen välillä.

Myyntilaskuaihiota varten täytyy koontilaskutuksessa antaa myös laskutuksen perustietoja.  

Riippuen tyypistä:

• Ulkoinen laskutus: Laskutusasiakas – Koontilaskulle annettava laskutusasiakas, ei rajaa laskutettavia eriä, vaan määrittää laskutusasiakkaan muodostettavalle myyntilaskulle. Valinnainen kenttä, tieto siirtyy myyntilaskuaihiolle. 
  • huom. Alkuperäisten maksuerätaulukkojen mahdollinen asetettu laskutusasiakastieto ei vaikuta koontilaskutuksessa erien keräilyyn, eikä myöskään rajaa laskutettavia maksueriä, jos laskutusasiakkaan merkitsee koontilaskulle. Käyttäjän tulee tarvittaessa huolehtia mitä saman toimittajan eri maksuerätaulukoiden eriä haluaa laskuttaa eri tai samoilta laskutusasiakkailta
• Sisäinen laskutus: Kustannustyömaa – Koontilaskutuksessa rajattava kustannustyömaa, rajoittaa listalle valitun työmaan eriä. Jos ei täydennä, ei rajoiteta koontilaskutuksessa kustannustyömaata, vaan tuottotyömaalta voi laskuttaa samalle tositteelle eri kustannustyömaiden rivejä.

Maksuehto ja viivästyskorko – Pakollisena tietona täytyy antaa maksuehto ja viivästyskorko (ulkoisessa laskutuksessa viivästyskorko ei pakollinen, mutta oletusarvo tulee automaattisesti ja sen voi vaihtaa. Ei voi olla tyhjä). Oletuksena valitun asiakkaan takaa, jos oletuksia on asetettu, tai sitten Myynnit sovelluksen oletusasetuksista. Tiedot siirtyy myyntilaskuaihiolle. Viivästyskorko ei ole käytössä sisäisessä laskutuksessa.

Viitteemme ja Viitteenne – Valinnaisia kenttiä, tieto siirtyy laskuaihiolle. 

Syöttötapa – Myyntilaskuaihiolle asetettava laskutettavan summan syöttötapa Brutto tai Netto. Oletusarvo tulee Maksuerien Asetuksista, mutta tiedon voi halutessaan muuttaa toisin koontilaskulle. Tieto siirtyy myyntilaskuaihiolle. 

• huom. Syöttötapa vaikuttaa siihen, kumpi asetus myyntilaskuaihiolle annetaan, maksuerille esitetään asetuksen mukaisesti saraketiedoissa Netto- tai Brutto-summa. 

Myyntilaskuaihion eräpäivä – Myyntilaskun eräpäivän muodostukseen vaikuttava valinta

• Jos laskuaihion eräpäivä valintana on Tot.pvm., tällöin kaikkien laskutettavien erien ennustettu toteumapäivä tulee olla sama päiväys, muuten koontilaskua ei voi muodostaa. Asetusten oletusarvot tulevat Maksuerien Asetuksista, mutta ne voi halutessaan muuttaa toisin koontilaskulle. Myyntilaskuaihiolle tulkitaan tositteen eräpäivän muodostus valinnan mukaan, sekä sisäisessä myynnissä tositteen päiväys.

Myyntilaskuaihion eräpäivä ja maksuehto -asetus tulee huomioida yhdessä sen mukaan, koska laskun haluaa erääntyvän. Myyntilaskuaihion eräpäivä, tai sisäisen myynnin tositteen päivämäärä, muodostuu maksuehtopäivämäärän ja maksuehdon mukaan.  

• Myyntilaskun maksuehtopäivämäärä tulee olemaan Myyntilaskuaihion eräpäivä -asetuksen valinnan mukaan joko Hyväksyntäpäivä (koontilaskutuksessa oletuksena kuluvapäivä) tai maksuerän Ennustettu toteumapäivä.  
• ja vastaavasti päiväyksen laskentaan vaikuttaa valittu maksuehto ja sille perustiedoissa annettu Maksuehdon päivät -asetuksen arvo. 

Taulukossa esitetyt saraketiedot pohjautuvat maksuerätaulukoiden ja niiden maksuerien tietoihin, koostettuna näkymään yhteen rivitiedoksi per maksuerä. (kts. lisätiedot #yleistiedot). Maksuerätaulukoista riville kerättyjä tietoja ovat Maksuerätaulukko, Työmaa, Kirjanpidontili, ALV-status ja ALV-%. 

• huom. Taulukon sarakevalitsimesta voi lisätä näkymään myös tiedon mahdollisesta erän sähköisestä allekirjoituksesta (Sähköinen allekirjoitus). Useamman eri allekirjoituksen eriä voi laskuttaa samalla koontilaskulla, tai jättää osan eristä laskuttamatta, mutta kannattaa huomioida että jokaisen sähköisen allekirjoituksen allekirjoitettu liite kopioidaan myyntilaskulle ja tuloste sisältää kaikkien samassa allekirjoituksessa käsiteltyjen erien tiedot (jos esim. useampi erä käsitelty samalla allekirjoituksella)

Kun laskutustiedot on täydennetty ja halutut erät on taulukosta valittu täppäämällä ensimmäisestä sarakkeesta haluttujen maksuerätaulukkojen erät yksitellen tai kaikki kerralla, Luo koontilasku -monitoimipainikkeella voi muodostaa eristä myyntilaskuaihion (ulkoinen), tai sisäisen myynnin tositteen (sisäinen).

 

Luo koontilasku -painiketta klikkaamalla luodaan laskuaihio valituista maksueristä, minkä jälkeen palataan selausnäkymään. Monitoimipainikkeen nuolta klikkaamalla, voi myös valita vaihtoehdon Luo ja tee uusi, jolloin painiketta klikatessa nyt laskutukseen valitut maksuerät poistuvat listalta (ollen nyt laskutettuja) ja käyttäjä voi jatkaa toimittajan muiden maksuerätaulukoiden erien laskutusta jo syötetyin tiedoin, tai tarvittavilta osin laskutustietoja muuttaen. Oikeata hiiren näppäintä painikkeen päällä klikkaamalla, saa painikkeen takaisin Luo koontilasku -tilaan. 

Luodulle myyntilaskuaihiolle kerääntyvät maksuerätaulukoilta myös niiden kuvaustiedot, joista muodostetaan Selite rivit laskutetun taulukon siihen liittyvien erien ylle (tämä ei koske sisäisen myynnin tositteen muodostusta). Koontilaskuna laskutetuille maksuerille päivitetään kuluva päivä hyväksyntäpäivämääräksi ja erät päivittyvät laskutetuiksi laskulinkin kera. 

Muut toiminnot

Näkymässä on myös omina erillisinä toimintopainikkeinaan:

• Lisää -painike millä voit lisätä sovelluksessa näkymässä rivitietoina listattavia uusia tapahtumia. (kts. lisätiedot lisäämisestä: Tietojen lisäys kappaleessa)

Sekä näkymässä on myös käytettävissä muita taulukosta erillisiä tietojen suodatustoiminteita:

• Maksuerätaulukon tilaan liittyvä lisäsuodatus
• Maksuerätaulukon ja/tai sen erien tarkistuksiin liittyvät pikasuodatukset:
  • Hyväksyttäviä <x> kpl
  • Allekirjoitettuja laskutettavissa <x> kpl
  • Laskutettavissa <x> kpl
  • Tarkistettavissa <x> kpl

Tila suodatus

Tila -suodatuksella voi suodattaa näkymään vain tietyssä tilassa olevia tapahtumia, valitsemalla haluamansa tilan, tai tilat, suodattimen valikosta (klikkaa kenttää).

Maksuerätaulukkojen tilat

Maksuerätaulukkojen tilat:

• Kesken – Taulukko, joka on tallennettu, mutta jota ei ole vielä asetettu valmiiksi, käsittely on kesken 
• Tarkistettava – Taulukko, joka on vielä kesken mutta on laitettu hyväksyttäväksi ennenkö se kuitataan valmiiksi (ei välttämätön välivaihe)
• Valmis – Maksuerätaulukko, joka on asetettu valmiiksi, mutta jonka eriä on vielä laskuttamatta 
• Laskutettu – Taulukko, joka on ollut valmis ja jonka kaikki erät on merkitty laskutetuiksi ja käsittely on päättynyt
• Hylätty – Maksuerätaulukko, joka on hylätty ja käsittely on päättynyt

Hyväksyttävät erät

Selausnäkymässä voi rajata näkymään vain Hyväksyttäviä <x> kpl -suodatuksella sellaiset maksuerätaulukot jonka jokin erä on tilassa Hyväksyttävänä,

Laskutettavat erät

Selausnäkymässä voi myös rajata näkymään sellaiset maksuerätaulukot, joilla on laskutuskelpoisia eriä, jotka voi laskuttaa käsin joko maksuerätaulukolta laskuttamalla, tai koontilaskutuksessa. (jos niitä ei laskutettu jo heti hyväksytyksessä)

Lisäksi jos käytössä on Sähköinen allekirjoitus -toiminne, voi Allekirjoitettuja laskutettavissa <x> kpl -suodatuksella rajata näkymään sellaiset laskutettavissa olevat erät, joiden sähköinen allekirjoitus on käsitelty (Allekirjoitettu -tilassa). Suodatin ei ole esillä, jos ei ole yhtään maksuerätaulukkoja joilla olisi yhtään allekirjoitettuja maksueriä. (kts. lisätiedot toiminnosta: Sähköinen allekirjoitus)

Tarkistettavat maksuerätaulukot

Selausnäkymässä voi rajata näkymään vain Tarkistettavissa <x> kpl -suodatuksella sellaiset maksuerätaulukot joita on asetettuina tarkistettaviksi ennen niiden asettamista valmiiksi.

Myös tavallista tilasuodatusta voi käyttää tarkistettavien taulukkojen tarkasteluun (Tarkistettava -tila).

Tietojen lisäys

Maksuerätaulukkojen selausnäkymän Lisää -toiminnolla voidaan lisätä manuaalisesti uusi maksuerätaulukko erineen. Käyttäjällä tulee olla Maksuerät -sovelluksen muokkausoikeus sekä Maksuerätaulukon ja erien muokkaus Kyllä -oikeus toimintoa käyttääkseen. 

Toiminnosta aukeaa maksuerätaulukon käsittelynäkymä, jossa pakolliset tiedot korostetaan punaisella värillä. Pakolliset tiedot tulee täydentää, jotta taulukon voi tallentaa. Näkyvillä olevissa kentissä on pieniä eroja Talous PRO – ja Talous 365 -asiakkaiden käyttöliittymien välillä.

Uuden maksuerätaulukon voi muodostaa myös JIIRI:n Lisä- ja muutostyöt -sovelluksesta, Tuotannonhallinta Plus -sovelluksessa muodostetuista Lisä- ja muutostöistä, missä maksutavaksi on valittuna maksuerätaulukko. (kts. lisätiedot toiminnosta: Lisä- ja muutostyöt) 

Yleistiedot

Järjestelmään jo tallennetun taulukon tiedot saa käsiteltäväksi, kun selausnäkymässä kaksoisklikataan haluttua taulukkoa. 

Maksuerätaulukon käsittelynäkymässä on eri osiossa (otsikkotasosta avattava/suljettava) taulukon ja sen erien käsittelyyn liittyviä tietoja (järjestyksessä): Maksuerätaulukon tiedot, Laskutustiedot sekä Erät. Näkymän oikeassa reunassa on laskun liitteet ja niiden esikatselu (Näytä kuvat, tai Piilota kuvat). 

Maksuerätaulukon tiedot

Maksuerätaulukon tiedot -osiossa määritetään koko maksuerätaulukkoa koskevat perustiedot.

Kenttä	Kentän kuvaus	Lisätiedot
Tyyppi	Maksuerätaulukolla tehtävä valinta, ollaanko taulukolla laskuttamassa ulkoisia tahoja (myyntilaskutus) vai tekemässä sisäistä laskutusta (sisäinen myynti). Valinnalla on vaikutusta osaan taulukolla käsiteltävissä oleviin kenttiin. Ulkoisessa laskutuksessa maksuerätaulukolla käsitellään sidottuja tuottoja, jotka tullaan laskuttamaan erittäin asiakkaalta myyntilaskutuksen kautta. Sisäisessä laskutuksessa maksuerätaulukolla käsitellään sekä sidottuja tuottoja, että kustannuksia, mitkä tullaan laskuttamaan erittäin työmaiden kesken sisäisen myynnin tositekäsittelyn kautta.	Pakollinen valinta. Oletuksena Ulkoinen laskutus. Lisä- ja muutostyöstä muodostettu maksuerätaulukko voi olla vain Ulkoisen laskutuksen tyypillä (ei voi vaihtaa).
Tunnus	Maksuerätaulukolle annettava vapaamuotoinen Tunnus. Tunnuksen on oltava uniikki, mutta samaa tunnusta voi uudelleen käyttää maksuerätaulukolta, joka on Hylätty -tilainen.	Pakollinen kenttä. Tieto ei ole enää muokattavissa, kun maksuerätaulukko on hyväksytty (Valmis).
Nimi	Maksuerätaulukon nimi, näkyy myyntilaskuaihiolla rivitiedoissa.	Pakollinen kenttä. Tieto ei ole enää muokattavissa, kun maksuerätaulukko on hyväksytty (Valmis).
Tilausnumero	Maksuerätaulukkoa koskeva tilausnumero.
Työmaa Tuottotyömaa	Maksuerätaulukon työmaa. Tuottotyömaa mille erät laskutetaan tuottoina. Kun sisäisen myynninlaskutus, otsikkona on Tuottotyömaa tietojen selkeyttämiseksi. (kustannustyömaan tiedot löytyvät erillä)	Pakollinen kenttä. Tieto ei ole enää muokattavissa, kun maksuerätaulukko on hyväksytty (Valmis).
Laatija	Maksuerätaulukon laatija – oletuksena henkilö, joka maksuerätaulukon on tehnyt.	Tieto ei ole enää muokattavissa, kun maksuerätaulukko on hyväksytty (Valmis).
Yhteyshenkilö	Maksuerätaulukon käyttäjäyrityksen yhteyshenkilö.
Toimitusasiakas	Maksuerätaulukon toimitusasiakas. Oletuksena poimitaan työmaan perustietoihin asetettu tilaaja, jos annettu. Muutoin Maksuerät -sovelluksen asetuksien Oletusasiakas, jos asetettu. Tiedon voi vaihtaa. Huom. Jos sovelluksen asetuksien Oletusasiakas on asetettuna maksuerätaulukolle (haettu oletuksena tai käyttäjä vaihtanut), taulukkoa ei voi asettaa vielä valmiiksi, vaan tilalle tulee ensin vaihtaa varsinainen toimitusasiakas.	Käytössä vain kun tyyppinä Ulkoinen laskutus. Pakollinen kenttä. Tieto ei ole enää muokattavissa, kun maksuerätaulukko on hyväksytty (Valmis).
Toimipiste	Jos taulukon Toimittajalle on määritelty osoitteisiin Toimipiste -tyyppinen osoite (Toimiston osoite), voi sen halutessaan merkitä taulukolle toimittajan toimipisteeksi. Tieto siirtyy myös myyntilaskulle.	Käytössä vain kun tyyppinä Ulkoinen laskutus. Tieto ei ole enää muokattavissa, kun maksuerätaulukko on hyväksytty (Valmis).  Tiedolla ei toistaiseksi ole muuta toimintoa, merkitystä JIIRI:ssä. (tietoa ei käytetä muihin ohjelmiin, tai tulosteisiin).
Laskutusasiakas	Maksuerätaulukon laskutusasiakas. Huom. Jos sovelluksen asetuksien Oletusasiakas on asetettuna maksuerätaulukolle (käyttäjän toimesta), taulukkoa ei voi asettaa vielä valmiiksi, vaan tilalle tulee ensin vaihtaa varsinainen laskutusasiakas.	Käytössä vain kun tyyppinä Ulkoinen laskutus. Tieto ei ole enää muokattavissa, kun maksuerätaulukko on hyväksytty (Valmis).
Hyväksyjä	Maksuerätaulukon tilaajan hyväksyjä. Valinnainen kenttä.	Jos käytössä on sähköinen allekirjoitus, tulee tämä henkilö oletuksena allekirjoittajiin, jos erä hyväksytetään sähköisellä allekirjoituksella (kts. lisätiedot #erien-sahkoinen-allekirjoitus). Tiedon voi muuttaa allekirjoituksella (poistaa, lisätä muita).
Viitteemme	Viitteemme-tieto.
Viitteenne	Viitteenne-tieto.
Maksuehto	Maksuerätaulukon maksuehto. Oletusasetus Yritykset-sovelluksen Asiakastiedot välilehdeltä maksuerätaulukolle valitun toimittaja-asiakkaan mukaan, jos asiakastietoja on asetettu. huom. maksuehtoa asettaessa on hyvä huomioida myös maksuerätaulukolle asetettu Myyntilaskuaihion eräpäivä -valinta (määräytyykö myyntilaskuaihion maksuehtopäivämäärä hyväksyntä- vai toteumapäivän mukaan). Maksuehdon mukainen päivä lisätään valinnan mukaiseen päivään eräpäivää laskuaihiolle laskiessa.	Pakollinen kenttä.
Viivästyskorko	Maksuerätaulukolta syntyville myyntilaskuaihioille määräytyvä viivästyskorkoprosentti. Jos oletusviivästyskorko on määritelty toimitusasiakkaalle, tieto poimitaan sen takaa. Muuten näytetään Asetuksissa määritelty oletusviivästyskorko. Tiedon voi vaihtaa.	Käytössä vain kun tyyppinä Ulkoinen laskutus.
Rak. palvelua	Ei / On – Asetus määrittää käytetäänkö maksueriltä muodostuvilla laskuilla rakentamispalvelun käänteistä alv-menettelyä. Oletusasetus Yritykset-sovelluksen Asiakastiedot välilehdeltä maksuerätaulukolle valitun toimittaja-asiakkaan mukaan, jos asiakastietoja on asetettu.	Tieto ei ole enää muokattavissa, kun maksuerätaulukko on hyväksytty (Valmis).  Talous Pro: Valinta vaikuttaa ALV-status listauksiin (kts. lisätiedot alla). Jos arvoa vaihtaa, tyhjätään ALV-status tieto ja käyttäjän tulee valita haluttu status käyttöön. Talous 365: Käyttäjän tulee varmistaa, että maksuerätaulukolle valittu kirjanpidontili myös koskee rakentamispalvelujen myyntejä, sekä huomioida että asetettu alv-% on 0%. (JIIRI:ssä rakentamispalvelu ei ole tilistä riippuvainen, huomio BC:n määritykset)
ALV-status	Maksuerätaulukon ALV-status. Oletusasetus Yritykset-sovelluksen Asiakastiedot välilehdeltä maksuerätaulukolle valitun toimittaja-asiakkaan mukaan, jos asiakastietoja on asetettu. Klikkaamalla kentässä aukeaa valikko, josta alv-status valitaan ja voidaan tarvittaessa vaihtaa.	Pakollinen kenttä. Tieto ei ole enää muokattavissa, kun maksuerätaulukko on hyväksytty (Valmis). Talous Pro: Käytössä. Rak.palvelua -valinta rajaa listattavia ALV-statuksia sen mukaan miten statukset on perustietoihin määritetty. (onko rakennuspalvelua vai ei). ALV-status vaikuttaa ALV-% vaihtoehtoihin (ALV-statuksien määrityksien mukaisesti).   Talous 365: Ei käytössä.  ALV-statuksia hallinnoidaan: Perustiedot – ALV-statukset (vain Talous Pro).
ALV-%	Taulukon erillä käytettävä ALV prosentti. Klikkaamalla kentässä aukeaa valikko, josta alv-% valitaan ja voidaan tarvittaessa vaihtaa.	Pakollinen kenttä. Talous Pro: Tieto ei ole enää muokattavissa, kun maksuerätaulukko on hyväksytty (Valmis). Valittavissa valitun ALV-status tiedon mukaisista prosenteista. Huom. Jos rivi on merkitty rakentamispalveluksi (R),  alv tulee oletuksena kyseisen ALV-statuksen mukaan (rak.palvelulle 0%) ja tietoa ei voi vaihtaa (tarvittaessa vaihda alv-status ja/tai muuta Rak. palvelua tieto). Talous 365:  Asetus on vielä muokattavissa, kun maksuerätaulukko on hyväksytty (Valmis). Valittavissa perustietoihin määritellyt ALV-prosentit. Jos rivi on merkitty rakentamispalveluksi, sovellus huomauttaa jos alv % on muuta kuin 0%, jolloin käyttäjän tulee korjata alv-% (tai poistaa rak.palv. merkintä).
Kirjanpidontili	Myynnin kirjanpidontili. Oletustiedon tulkinta: Oletusasetus Yritykset-sovelluksen Asiakastiedot välilehdeltä maksuerätaulukolle valitun toimittaja-asiakkaan mukaan, jos asiakastietoja on asetettu.	Käytössä vain kun tyyppinä Ulkoinen laskutus. Talous Pro: Ei pakollinen tieto JIIRI:ssä, mutta rajapinnassa on pakko antaa jokin arvo, jolloin riveille lähtee asetuksien oletus, tai perustietojen alv-prosentit annettu oletus Ostotili. Talous 365: Pakollinen tieto. Huom. Jos rivi on rakentamispalvelua (R), tulisi kirjanpidon tilin ja rakentamispalvelutiedon vastata toisiaan. Käyttäjän tulee merkitä tiedot halutun mukaisesti. (JIIRI:ssä rakentamispalvelu ei ole tilistä riippuvainen, huomioi BC:n määritykset) Kirjanpidontilejä hallinnoidaan: Perustiedot – Kirjanpidontilit.
Summa	Maksuerätaulukon (erien) kokonaissumma. Summa voi alussa olla arviokin keskeneräiselle maksuerätaulukolle, mutta valmiilla maksuerätaulukolla summa päivittyy aina vastaamaan maksuerien summaa. (Jos jo valmiiksi merkitylle maksuerätaulukolle lisää rivejä, päivittyy Summa-kenttä automaattisesti maksuerien summan mukaiseksi)	huom. Summan käsittely ja Syöttötapa, vaikuttavat Summan käsittelyyn ja toimintaan.  huom. Jos Maksuerätaulukko on muodostettu Lisä- ja muutostöistä on tämä kenttä deaktivoituna myös jo keskeneräisellä taulukolla, jotta taulukolla laskutetaan LiMU:ssa sovittu summa.
Kuvaus	Kuvaus maksuerätaulukon sisällöstä / tarkoituksesta. Teksti siirtyy myyntilaskuaihiolle omaksi Selite-rivikseen. huom. Ei siirry sisäisen myynnin tositteelle, ei käsitellä Selite -rivejä tositteilla.	Myyntilaskuaihion selite -rivi tyyppisen kentän selitteeseen voi kirjata max 250 merkkiä. Jos kuvauksessa on tekstejä rivitetty, tulee niistä omat peräkkäiset selite -rivit myyntilaskuaihiolle.
Muistio	Maksuerätaulukon muistio -kenttä, joka ei siirry myyntilaskuaihiolle.	Maksimimerkkimäärä 10 000 merkkiä.
Rajoitettu sopimus	Rajoitettu -sopimus tiedolla voi keskeneräiselle maksuerätaulukolle päättää, onko taulukon tietojen käsittely taulukon valmiiksi asettamisen jälkeen rajatumpaa. Toiminto estää seuraavat käsittelyt: – uusien erärivien lisäämisen tai mitätöinnin eri toimintojen kautta – erien: selitteen, lisäselitteen ja summan (Netto/Brutto) muutokset	Tieto ei ole enää muokattavissa, kun maksuerätaulukko on hyväksytty (Valmis).  huom. tarvittaessa, käyttäjäyrityksen sopimuskäsittely huomioiden, sovelluksen käyttöoikeuksista voi antaa poikkeuksen muuttaa tietoa tarvittaessa myös valmistilaiselle sopimukselle (käyttöoikeus: Rajoitetun sopimustiedon muutos).
Summan käsittely	Jaetaan / Eriltä – Jos käyttäjä valitsee Jaetaan, hän syöttää Summa kenttään kokonaissumman, joka jaetaan erien kesken. Tällöin keskeneräisen maksuerätaulukon pohjalla näytetään, kuinka paljon tästä summasta on vielä jakamatta. Jos summan käsittelyksi on valittu Eriltä, laskee järjestelmä erien yhteissumman Summa-kenttään. Oletuksena vaihtoehto on asetuksissa Jaetaan, mutta tietoa voi vaihtaa toisin koska vain asetuksiin tai maksuerätaulukko kohtaisesti.	Tieto ei ole enää muokattavissa, kun maksuerätaulukko on hyväksytty (Valmis).  huom. Jos Maksuerätaulukko on muodostettu Lisä- ja muutostöistä on tämä kenttä oletuksena Jaetaan -valinnalla. (LiMu:ssa määritelty laskutettava summa tulee jakaa erille)
Syöttötapa	Netto / Brutto – Käyttäjä voi valita, syötetäänkö maksuerät netto- vai brutto -muodossa. Maksuerätaulukon Summa -kentän käsittely on valitun asetuksen mukainen ja maksuerille esitetään valinnan mukainen summa sarake oletuksena (Netto tai Brutto).	Tieto ei ole enää muokattavissa, kun maksuerätaulukko on hyväksytty (Valmis).
Myyntilaskuaihion eräpäivä	Hyv.pvm / Tot.pvm – Asetus vaikuttaa siihen, kumpaa maksuerän tietoa käytetään myyntilaskuaihiolla maksuehtopäivämääränä, Hyväksyntäpäivää vaiko Ennustettua toteumapäivää. Valinnan mukaan tulee myös huolehtia, että maksuerätaulukon Maksuehto on sopiva. Myyntilaskuaihion eräpäivä määräytyy maksuehtopäivämäärä + maksuehto. esim. jos haluaa laskuttaa heti kaikki maksuerät ennustetun toteumapäivän ollessa sellaisenaan laskun eräpäivä, tulee maksuehdoksi asettaa sellainen vaihtoehto, jossa ei tule lisäpäiviä maksuehtopäivästä lukien. (ns. sopimuksen mukaan) huom. Sisäisen myynnin tositteelle, tämä määrittää tositteelle annettavan päiväyksen (ei ole eräpäivää), jolloin tositteen voi ajoittaa tällä ja maksuehtovalinnalla halutessaan tulevaisuuteen.
Myyntilaskuaihion muodostus	Yhdessä / Erillisinä – Asetuksella voi valita laskutetaanko nyt käsiteltävät maksuerät yhdelle laskulle (Yhdessä) vai jokainen erä omalle laskulleen (Erillisinä). Oletuksena vaihtoehto on asetuksissa yhdessä, mutta tietoa voi vaihtaa toisin koska vain asetuksiin tai maksuerätaulukko kohtaisesti.
Laskutus hyväksynnästä	Kyllä / Ei -valinnalla voi päättää halutaanko että kun erälle tulee hyväksyntä laskutettavaksi, että laskutetaanko erä samantien hyväksynnällä (Kyllä), vai kuitataanko hyväksytyksellä vain erän laskutuskelpoisuus ja se jää odottamaan erikseen laskutusta käyttäjän toimesta (Ei). Oletuksena vaihtoehto on asetuksissa Ei, mutta tietoa voi vaihtaa toisin koska vain asetuksiin tai maksuerätaulukko kohtaisesti.	huom. Jos erän hyväksytys käsitellään sähköisellä allekirjoituksella ja kun allekirjoitus saadaan JIIRI:in, tehdään myös tarvittaessa automaattisesti samantien laskutus, jos se on kuitatun erän taulukolla sallittua hyväksynnästä (Kyllä). huom. sisäisen maksuerätaulukon erän automaattinen laskutus hyväksynnästä voi estyä, jos laskutettavan erän laskutuksen hyväksyjäksi merkitty henkilö (joka asetti erän hyväksyttäväksi) olisi myös hyväksymässä muodostettavan tositteen kustannuksia kierrätyksessä. Tällöin erä jää odottamaan laskutusta manuaalisesti.
Myyntilaskulle liitteet	Taulukolta / Eriltä / Kaikki / Ei mitään -valinnalla voi halutessaan myös ottaa eriä laskuttaessa muodostettavalle myyntilaskulle mukaan liitteitä valitulta kohteelta (Taulukolta, Eriltä), tai kaikki liitteet(taulukolta ja Eriltä) tai ei mitään. Oletuksena vaihtoehto on asetuksissa Ei mitään, mutta tietoa voi vaihtaa toisin koska vain asetuksiin tai maksuerätaulukko kohtaisesti.	huom. jos erään liittyy sähköinen allekirjoitus, allekirjoitettu dokumentti poimitaan aina myyntilaskulle taulukon valinnoista huolimatta (ei taulukon/erien liite)

Lähde -tieto

Maksuerätaulukolla voi olla otsikkotiedoissa myös lähde tieto. Maksuerätaulukon voi muodostaa myös Lisä- ja muutostöistä, jos sille on merkittynä laskutustavaksi Maksuerätaulukko. Tällöin lähdetietona maksuerätaulukolle näytetään LiMu -lähde. Tieto esitetään tositteella Maksuerätaulukon tiedot – osiossa dokumenttinumeron jälkeen.

Saman tiedon saa esille myös sovelluksen selausnäkymään valitsemalla sarakevalitsimesta taulukkoon Lähde -sarake.

Vastaavasti maksuerältä muodostuvalle myyntilaskuaihiolle tulee sekä LiMU, että MeRa lähde -tiedot, tai vain MeRa tiedot jos taulukko ei ole Lisä- ja muutostöistä muodostettu.

Laskutustiedot

Laskutustiedot -osiossa näytetään yhteenvetona tietoa maksuerätaulukon eristä; prosentti ja summa (EUR) tiedoin erien laskuttamatonta ja laskutettua tietoa. Näkymä on esillä tallennetulla maksuerätaulukolla (ei vielä uutta aihiota luotaessa).

Tiedot: Laskutettu eriä, Laskuttamatta eriä, Laskutettu netto, Laskuttamaton netto, sekä Laskuttamatta %

Laskutettu eriä – laskutettujen erien lukumäärä, kpl (myyntilaskulle asti käsitellyt erät, joiden tila on Laskutettu) 

Laskuttamatta eriä – vielä laskuttamattomien erien lukumäärä, kpl. Lukumäärään ei lasketa hylättyjä eriä. 

Laskutettu netto – Laskutettujen erien yhteenlaskettu nettosumma, EUR (myyntilaskulle asti käsitellyt erät, joiden tila on Laskutettu) 

Laskuttamaton netto – vielä laskuttamattomien erien yhteenlaskettu nettosumma, EUR. Summaan ei lasketa hylättyjä eriä. 

Laskuttamatta % – vielä laskuttamattomien erien osuus laskutettavista eristä, EUR. Laskennassa ei huomioida hylättyjä eriä. 

Kiertolistalla palautuneet tositteet

Laskutustiedot -osiossa esitetään myös tiedoksi sisäisenlaskutuksen tyyppisille maksuerätaulukoille (joista muodostuu sisäisen myynnin tositteita joita kierrätetään), jos johonkin taulukon erään liittyvän tositteen kierrätys on palautettu.

Jos palautuksia on, otsikossa on huomiokolmio, sekä palautuneesta kierrätyksestä esitetään tietoja taulukossa:

Toimenpiteet tositteille tehdään Sisäinen myynti -sovelluksessa.

Erät

Erät -osiossa listataan maksuerätaulukolle luotujen erien tiedot ja niihin liittyvät toiminnot. Käyttäjällä tulee olla Maksuerät -sovelluksen muokkausoikeus sekä Maksuerätaulukon ja erien muokkaus käyttöoikeus tietoja ylläpitääkseen. Jos eriä tulee voida hyväksyä, täytyy käyttäjällä olla myös erikseen annettava oikeus Erien hyväksyntä (kyllä). 

Uusia eriä voi lisätä Lisää erä -painikkeesta yksitellen, tai Tuo tiedostosta -painikkeella massana aineiston kautta (esim. excel) (kts. lisätiedot: #eran-lisays)

Kenttä	Kentän kuvaus	Lisätiedot
Maksuerä	Maksuerän järjestysnumero. Numerot syntyvät siinä järjestyksessä, kuin erät luodaan. Käyttäjä voi muuttaa tietoa, tai numeroida erät muulla haluamallaan tavalla. Erien ei tarvitse olla numeroitu peräkkäisiä kokonaislukuja. Jos käyttäjä asettaa saman arvon useammalle maksuerälle, tulee erille antaa myös Tarkenne tieto.	Maksimimerkkimäärä 15. (numeroita). Valmis -tilaan asetetun maksuerätaulukon erien numerointeja ei voi muuttaa. Tarkenteen voi täydentää halutessaan.
Tarkenne	Maksuerän tarkenne. Voi käyttää halutessaan, mutta maksuerälle, jolla on sama eränumero, on pakollinen antaa lisäksi tarkenne.	Maksimimerkkimäärä 3. (voi sisältää numeroita/kirjaimia)
Littera	Erän tuottolittera. Klikkaamalla kenttään, näkyviin tulee suurennuslasin kuvake, josta klikkaamalla aukeaa valikko litteran valintaa varten. Littera voidaan myös kirjoittaa suoraan kenttään ja valita se aukeavalta valintalistalta. Valittavissa on tuottolitterat, joita ei ole lukittu (toteumat). Valittavissa on maksuerätaulukolle valitun (tuotto)työmaan tuottolitterat.	Mikäli littera on lukittu, ei se ole valittavissa. Jos maksuerä on tallennettu ennen litteran lukitsemista, eikä tietoa enää pääse muuttamaan, on lukittu littera avattava Tuotannonhallinta Plussassa, tehtävä muutokset ja laitettava littera tarvittaessa uudelleen lukkoon erän käsittelyn jälkeen.
Tapahtumalaji	Erän tuottotapahtumalaji. Klikkaamalla kentässä, näkyviin tulee suurennuslasin kuvake. Siitä klikkaamalla aukeaa valikko, josta valitaan tapahtumalaji. Tapahtumalaji voidaan kirjoittaa suoraan kenttään ja valita se aukeavalta valintalistalta. Valittavissa on maksuerätaulukolle valitun (tuotto)työmaan tapahtumalajit.
Kustannustyömaa	Ulkoisen laskutuksen erille määriteltävä kustannustyömaa. Klikkaamalla kenttään, näkyviin tulee suurennuslasin kuvake, josta klikkaamalla aukeaa valikko työmaan valintaa varten. Työmaa voidaan myös kirjoittaa suoraan kenttään ja valita se aukeavalta valintalistalta. Valittavissa on aktiiviset työmaat, joita ei ole lukittu (toteumat) tai arkistoitu.	Käytössä vain kun tyyppinä Ulkoinen laskutus. Pakollinen kenttä. Tieto ei ole enää muokattavissa, kun maksuerätaulukko on hyväksytty (Valmis).
Kustannuslittera	Ulkoisen laskutuksen erille määriteltävä kustannustyömaan kustannuslittera. Klikkaamalla kenttään, näkyviin tulee suurennuslasin kuvake, josta klikkaamalla aukeaa valikko litteran valintaa varten. Littera voidaan myös kirjoittaa suoraan kenttään ja valita se aukeavalta valintalistalta. Valittavissa on kustannuslitterat, joita ei ole lukittu (toteumat). Valittavissa on maksuerätaulukolle valitun kustannustyömaan kustannuslitterat.	Käytössä vain kun tyyppinä Ulkoinen laskutus. Pakollinen kenttä.
Kustannustapahtumalaji	Ulkoisen laskutuksen erille määriteltävä kustannustyömaan tapahtumalaji. Klikkaamalla kentässä, näkyviin tulee suurennuslasin kuvake. Siitä klikkaamalla aukeaa valikko, josta valitaan tapahtumalaji. Tapahtumalaji voidaan kirjoittaa suoraan kenttään ja valita se aukeavalta valintalistalta. Valittavissa on maksuerätaulukolle valitun kustannustyömaan tapahtumalajit.	Käytössä vain kun tyyppinä Ulkoinen laskutus. Pakollinen kenttä.
Selite	Maksuerän seliteteksti.	Tieto viedään myyntilaskuaihion rivin Selite -kenttään. Selite tekstiin viedään kokonaisuudessaan maksuerätaulukolta (järjestyksessä): erän numero, tarkenne, sekä selite tieto. Tämän vuoksi erillä maksimimerkkimäärä on alempi, kuin myyntilaskuaihion selite. Talous Pro: Maksimimerkkimäärä 73. Talous 365: Maksimimerkkimäärä 93. huom. jos Rajoitettu sopimus, tietoa ei voi muokata valmis -tilassa olevalle taulukolle.
Lisäselite	Maksuerän lisäselite, minne voi kirjata pidemmän selostuksen laskutettavasta erästä.	Maksimimerkkimäärä 220. huom. jos Rajoitettu sopimus, tietoa ei voi muokata valmis -tilassa olevalle taulukolle.
Netto / Brutto	Maksuerän summa. Rivillä näkyy oletuksena maksuerätaulukolle valitun syöttötavan mukainen summa sarake (Netto/Brutto).	huom. jos Rajoitettu sopimus, tietoa ei voi muokata valmis -tilassa olevalle taulukolle.
Muistio	Maksueräkohtainen muistiokenttä.
Ennustettu Tot. Pvm.	Maksuerän ennustettu toteumapäivä.
Hyväksyntäpäivämäärä	Maksuerän hyväksyntäpäivämäärä. Ei muokattavissa ennenkö erä asetetaan laskutuskelpoiseksi. Kun erä asetetaan laskutuskelpoiseksi kenttään tarjotaan automaattisesti oletuksena kuluva päivä, mutta arvoa voi tarvittaessa muuttaa. Jos tiedon jättää erälle tyhjäksi, tulee myyntilaskuaihiolle maksuehtopäiväksi kuluvapäivä.	Tieto siirtyy tallennettaessa myyntilaskuaihiolle laskun päivämääräksi, sekä myös maksuehtopäivämääräksi jos myyntilaskuaihion eräpäivä määräytyy Hyv. pvm mukaisesti.   huom. Jos Myyntilaskuaihion eräpäivä tulee Tot.pvm valinnan mukaan, tällöin Ennustettu Tot. Pvm. annettu arvo ei voi olla pienempi kuin Hyväksyntäpäivämäärä (i.e. myyntilaskuaihion eräpäivämäärä ei voi olla pienempi kuin laskunpäivämäärä)
Tila	Maksuerätaulukon erän tila. Tilaa ylläpidetään erän toiminnoista tehtävin toimenpitein.	Katso lisätiedot tiloista: #erien-tilat
Lasku	Laskutettuun erään liittyvän myyntilaskun dokumenttinumero. Jos kyseessä on hyvityslasku on dokumentin kuvakkeena miinus (-) merkkinen dokumentti-ikoni. Jos myyntilasku on mitätöity, on ikonissa ruksi (x). Hyvitetty myyntilasku, sekä hyvityslasku näytetään harmaalla linkillä. Tiedossa on linkki myyntilaskulle tai sisäisen myynnin tositteelle.	Katso lisätiedot myyntilaskuista: Myynnit käyttöohje Katso lisätiedot sisäisestä myynnistä: Sisäinen myynti käyttöohje
Laskun tila	Sarakkeessa näytetään viimeisimmän erälle laskutetun validin myyntilaskun/tositteen tila-tieto (laskua ei hyvitetty, mitätöity, eikä ole hyvityslasku).	kts. linkit yllä tositteista
(erän toiminnot)	Viimeisessä sarakkeessa gridillä on toimintoja yksittäiselle erälle. Kentän silmä -ikonista voi avata erän liitteet. Erän liitteitä käsitellään ikonista aukeavassa popup ikkunassa. Muutokset erän liitteisiin tulee tallentaa popup näkymässä.	Popup näkymässä on Tallenna -painiketta lukuunottamatta samat perustoiminnot kuin yleisessä liitekomponentissa. Katso lisätiedot toiminnosta: Liitetiedostot
Sähköinen allekirjoitus	Jos sähköinen allekirjoitus -toiminto on käytössä käyttäjäyrityksellä ja erä on lähetetty hyväksyttäväksi sähköisellä allekirjoituksella, näytetään Sähköinen allekirjoitus -sarakkeessa erään liittyvän allekirjoituksen jiirin dokumenttinumero sekä allekirjoituksen tila. Numerossa on linkki erälle muodostetun sähköisen allekirjoituksen tietoihin. Sama allekirjoitus voi liittyä useampaan erään. Linkki on deaktiivisena jos maksuerätaulukon näkymässä on tallentamattomia muutoksia. Tallenna taulukko ennen allekirjoitukseen siirtymistä. (näkymää avatessa ohjelma tarkistaa allekirjoituksen tilan ja päivittää taulukon/erien tietoja tarvittaessa, jolloin popup ikkunan suljettua taulukon tiedot ladataan näkymään uudelleen)	Katso lisätiedot toiminnosta: Sähköinen allekirjoitus
Laskutuksen hyväksyjä	Erille merkitty laskutuksen hyväksyjä, eli käsittelijä joka on hyväksynyt erän laskutuksen. Käsittelijä merkitään alustavasti erälle kun se ollaan lähettämässä hyväksyttäväksi (esim. sähk. allek. kohdalla) ja tieto tarvittaessa päivitetään, jos joku muu henkilö lopulta tekee laskutuksen (ei laskutu automaattisesti erän hyväksytyksestä). Tietoa käytetään erien sisäisen laskutuksen tarkistuksissa, jolloin laskutuksen hyväksyjä ei saa olla myöskin luotavan sisäisen myynnin tositteen kiertolistalla tarkastajana, eikä voi muissakaan sovelluksissa kuitata kierrätyksiä. Maksuerätaulukolla erää laskuttaessa ohjelma antaa käyttäjälle huomautuksen jos laskutus estyy tarkistuksen vuoksi. Jos automaattinen laskutus (esim. sähk. allek hyväksynnän jäljiltä) estyy, jää erä odottamaan laskutusta käsin. Työmaan kiertolistaa tulee joko muuttaa, tai jonkun muun henkilön tulee hyväksyä laskutus.	Erän laskutuksen hyväksyjää tarkistetaan myös Sisäinen myynti -sovelluksessa tositteella kiertolista käsittelyssä, sekä Laskuntarkastus -sovelluksessa. Tarkistus ei vaikuta ulkoisiin maksueriin (myyntilaskutus).

Erän tila suodatus

Erän tila -suodatuksella voi suodattaa Erät näkymään vain tietyssä tilassa olevia eriä, valitsemalla haluamansa tilan, tai tilat, erien suodattimen valikosta (klikkaa osion kenttää).

Erien tilat

Erillä ei ole vielä mitään tila tietoa, kun erän tilan muuttamiseksi ei ole vielä tehty mitään. Erälle asettuu tila kun sille tehdään toimenpiteitä (Erän toiminnot):

• Hyväksyttävänä – Kun erä on asetettu hyväksyttäväksi (Aseta hyväksyttäväksi, tai Lähetä hyväksyttäväksi toimintojen kautta). Hyväksyttävänä olevan erän tietoja ei voi muuttaa
• Laskutuskelpoinen – Kun erän laskutus on hyväksytty, mutta laskutusta ei tehdä heti hyväksynnästä, tälöin erä siirtyy odottamaan erillistä laskutusta Laskutuskelpoinen -tilassa
• Laskutetaan – Kun erä on hyväksytty laskutettavaksi ja laskutus tehdään heti hyväksynnästä, mutta erän tilan muutosta ei ole vielä tallennettu (hetkellinen tila käsiteltäessä erää laskutukseen ja tallennettaessa erä siirtyy tilaan Laskutettu). Tässä tilassa vain Hyväksyntäpäivämäärä -kentän tietoa voi vielä halutessaan muuttaa, ennenkö tallentaa erän Laskutettu -tilaan
• Laskutettu – Kun laskutukseen hyväksytyn erän muutokset on tallennettu ja myyntilaskuaihio muodostettu. Erä on käsitelty loppuun ja sen tietoja ei voi enää muuttaa. Laskutettua erää ei voi enää hylätä, mutta erään liittyvän myyntilaskun voi mitätöidä tai hyvittää, jolloin laskutettu erä palautuu takaisin käsiteltäväksi maksuerätaulukon eriin
• Hylätty – Kun laskutuskelpoisuutta ei voidakaan myöntää ja erä on Hylkää -toiminnolla merkitty hylätyksi. Hylätyn erän tietoja ei voi muuttaa. Hylätyn erän voi tarvittaessa palauttaa käsittelyyn Palauta erän tila -toiminnosta

Tietojen käsittely

Maksuerätaulukon tietojen käsittely

Maksuerätaulukon toiminnot

Yksittäisen maksuerätaulukon käsittelyyn liittyviä toimintoja on maksuerätaulukon näkymän yläosassa sekä Toiminnot -painikkeen valikossa. Käytettävissä olevat toiminteet riippuvat käsiteltävänä olevan maksuerätaulukon tilasta, sekä onko kaikki tiedot kunnossa (esim. valmiiksi asettamiseksi).

Maksuerätaulukon asettaminen valmiiksi 

Toimintoa käyttääkseen käyttäjällä tulee olla käyttöoikeus: Maksuerät – Maksuerätaulukon valmiiksi asettaminen.

Kun maksuerätaulukkoa aluksi luodaan, se tallentuu ensin keskeneräisenä. Tarkoituksena on luoda maksuerätaulukon perusta kuntoon sekä lisätä tarvittavat rivit (erät) ennen maksuerätaulukon merkitsemistä valmiiksi, jonka jälkeen erien laskutukseen liittyvät Erän toiminnot aktivoituvat. 

huom. maksuerätaulukon voi asettaa myös ensin tarkistettavaksi, jos joku muu tarkistaa tiedot ja asettaa tämän jälkeen taulukon valmiiksi.

Taulukon voi asettaa valmiiksi (vaihtaa taulukon tilan) maksuerätaulukon Toiminnot -monitoimipainikkeen Aseta valmiiksi -toiminnosta.

Jotta maksuerätaulukon voi asettaa valmiiksi (toiminto käytettävissä), täytyy seuraavat tiedot olla kunnossa:  

• Pakolliset maksuerätaulukon perustietojen kentät on täydennetty 
  • Tunnus, Nimi, Työmaa, Toimitusasiakas, Maksuehto ja ALV-%), sekä lisäksi:
    • Talous Pro: ALV-status (kenttä ei käytössä Talous 365)
    • Talous 365: kirjanpidontili
• Maksuerätaulukolle tulee täydentää vähintään yhdelle maksuerälle sen pakolliset tiedot  
• Tarvittaessa tulee vaihtaa maksuerätaulukolle tilapäisesti asetettu oletusasiakas oikeaan asiakkaaseen 
• Sekä täytyy päivittää maksuerätaulukon perustietojen Summa -kentän tiedot erien summatietojen mukaisesti (summa ei voi olla 0,00€)

Toiminto muuttaa keskeneräisen maksuerätaulukon Valmis -tilaan. Tämän jälkeen kaikkia maksuerätaulukon tietoja ei enää voi muuttaa jälkikäteen (estetyt tiedot ovat harmaana/deaktivoitu).

Maksuerätaulukkoa valmiiksi asettaessa, järjestelmä huomauttaa jos eränumerot eivät ole juoksevat (numeroiden välissä on aukkoja). Käyttäjä voi kuitenkin edetä haluaminsa numeroinnein, tai palata muuttamaan tietoja jos puuttuvat numerot eivät olleet tarkoituksellisia. Järjestelmä listaa huomautuksessa max 100 ensimmäistä puuttuvaa eränumeroa, jos eränumeroinneista on aukkoja tulkittavissa. 

Lisäksi jos maksuerätaulukko on muodostettu Lisä- ja muutostöistä, huomauttaa ohjelma hyväksyessä jos laskutettava taulukon summa ei ole täsmälleen jaettuna taulukon erille. Hyväksyntä estyy ja erotus tulee päivittää jonkin erän summaan tai lisätä uusi erä.

Maksuerätaulukon hylkääminen 

Keskeneräisen tai valmiin maksuerätaulukon voi merkitä hylätyksi maksuerätaulukon Toiminnot -monitoimipainikkeen Hylkää -toimintoa käyttämällä.

Maksuerätaulukkoa, jonka yksikin erä on laskutettu, ei voi enää hylätä. (tarvittaessa hylkää yksittäiset erät, jos niitä ei aiota laskuttaa)

Palauta maksuerätaulukon tila

Valmiiksi asetetun maksuerätaulukon voi vielä tarvittaessa palauttaa keskeneräiseksi, jotta voi vielä korjata joitain tietoja, mitä ei enää muuten Valmis -tilaiselle taulukolle saisi enää käsitellä.

Palautusta ei kuitenkaan voi tehdä, jos yhtäkään erää on jo alettu käsittelemään.

Maksuerätaulukon kopioiminen 

Maksuerätaulukon Toiminnot -monitoimipainikkeen Kopioi -toiminteella voi aiempaa maksuerätaulukkoa kaikkine tietoineen (tunnus-kenttää lukuun ottamatta) käyttää pohjana uutta maksuerätaulukkoa varten. Käyttäjältä varmistetaan, haluaako hän kopioida myös erät. 

Kopiointi luo uuden maksuerätaulukon Kesken -tilaan. Taulukko tallentuu vasta Tallenna -painikkeella. 

Jos kopioitavalla maksuerätaulukolla on lukittuja tietoja, ei lukittuja tietoja kopioida uudelle maksuerätaulukolle (esim. toteumat lukittu, arkistoitu) 

• jos työmaa on lukittu, jätetään työmaatieto tyhjäksi, kuten myös työmaan litterat, jos erät kopioidaan 
• kopioitavien erien litteroiden ollessa lukittuja, ei litteraa aseteta kopioiduille erille, jos erät kopioitiin 

Maksuerätaulukon asettaminen tarkistettavaksi

Keskeneräisen maksuerätaulukon voi asettaa tarkistettavaksi, jos käyttäjällä ei ole oikeutta asettaa sitä valmiiksi, tai muuten halutaan asettaa taulukko tarkistettavaksi ennen valmiiksi asettamista.

Aseta -tarkistettavaksi toiminto asettaa maksuerätaulukon tilaan Tarkistettava. Maksuerätaulukko on tällöin käytännössä yhä kuten keskeneräinenkin taulukko, jolloin sen tietoja voi yhä muokata. Käyttäjä, jolla on riittävät oikeudet, voi asettaa tarkistettavan taulukon valmiiksi, tai palauttaa takaisin keskeneräiseksi, tai hylätä.

huom. Taulukkoa ei ole pakko käyttää tarkistettavana, sen voi asettaa suoraankin valmiiksi, jos käyttäjällä on toimintoon käyttöoikeus.

Maksuerätaulukon tulosteet 

Maksuerätaulukon Toiminnot -monitoimipainikkeen Tulosta -toiminto on aktiivinen, kun yksi tai useampi maksuerätaulukon erä on Erät osiosta valittuina (erän ensimmäisestä valinta sarakkeesta on sarake klikattuna). 

Valitse tuloste kentässä voi valita minkä eri tulosteen haluaa muodostaa pdf tiedostoksi: 

• Maksuerien lähete 
• Erien summat, laskutus-, ja suoritustiedot 

Ja valitun tulosteen mukaisin liukukytkin asetuksin voi valita miten tai mitä tietoja tulostetaan: 

• Kun tulosteeksi valittuna on Maksuerien lähete, valinnat: 
  • Erien tulostus
    • Yhdessä = Kaikki tiedot tulostetaan yhdessä samaan aineistoon 
    • Eri sivuille = Tiedot tulostetaan maksuerittäin eri sivuille samaan aineistoon 
    • Eri tiedostoihin = Tiedot tulostetaan maksuerittäin eri sivuille ja omina aineistoinaan per maksuerä 
• Kun tulosteeksi on valittuna Erien summat, laskutus- ja suoritustiedot, valinnat: 
  • Tarkasteltavat erät – Laskutetut / Kaikki 
  • Maksuerätaulukon muistio – Kyllä / Ei 
  • Erien muistiot – Kyllä / Ei 

Maksuerätaulukon palautus muokattavaksi 

Jos maksuerätaulukko on Laskutettu -tilassa, on maksuerätaulukon Toiminnot -monitoimipainikkeessa valittavissa toiminto Palauta muokattavaksi. Valitsemalla toiminnon maksuerätaulukko palautuu Valmis -tilaan ja näin ollen sallii uusien erien lisäämisen maksuerätaulukolle. 

Kuitenkaan jo laskutettuja tai hylättyjä eriä ei enää voi muokata ja palautetun maksuerätaulukon tiedoissa ja erillä on muokattavissa vain ne kentät, jotka ovat normaalistikin Valmis -tilassa olevalla maksuerätaulukolla muokattavissa. 

Jos maksuerätaulukkoon ei lisää uusia laskuttamattomia eriä tilan vaihdon jälkeen ja tiedot tallentaa ilman lisäyksiä, palautuu maksuerätaulukko jälleen laskutetuksi. Maksuerätaulukon voi palauttaa uudestaan, jos haluaa lisätä eriä ennen tallennusta. 

Maksuerätaulukon siirtäminen 

Ulkoisen laskutuksen maksuerätaulukon laskuttamattomia eriä voi siirtää uuteen maksuerätaulukkoon maksuerätaulukon siirto toiminnolla. Laskuttamattomat erät voi siirtää antaen uudelle taulukolle uuden asiakkaan ja jatkaen laskutusta nykyisen maksuerätaulukon tiedoin (esim. sopimussiirtokauppa), tai taulukon eriä voi siirtää myös samalle asiakkaalle ja tarvittavilta osin päivittää uuden maksuerätaulukon tietoja uutta laskutusta varten.

Siirron voi tehdä maksuerätaulukon Toiminnot – monitoimipainikkeesta Siirrä maksuerätaulukko -toiminnosta.

Toiminnon kautta aukeaa uusi pop-up ikkuna, missä tehdään tarvittavat valinnat erien siirtoa varten.

Valitse siirrettävät erät -osiossa tulee valita laskutuskelpoiset erät, jotka haluaa siirtää uudelle maksuerätaulukolle laskutettavaksi. Vanhalle taulukolle voi halutessaan siirtohetkellä jättää vielä eriä laskutettaviksi vanhan taulukon tiedoin.

• huom. Jos siirrettävällä maksuerätaulukolla on eriä hyväksyttävinä, sellaisia eriä ei voi valita siirrettäviksi eivätkä ne siirry uuteen taulukkoon. Tarvittaessa keskeneräisten erien tila tulee palauttaa erän toiminnoista (Palauta erän tila), ennen maksuerätaulukon siirtoa 

Uusi asiakas -kenttään valitaan sama, tai uusi asiakas kenelle näkymässä valitut laskuttamattomat erät siirretään uuteen taulukkoon laskutettaviksi.

Alkuperäisen maksuerätaulukon tunnus -valinnan (Siirretään / Ei siirretä) mukaisesti siirrettävän taulukon tunnus joko siirretään uudelle taulukolle, tai jätetään vanhalle taulukolle.

Maksuerätaulukon uusi tunnus -kenttään kirjattu tunnus annetaan joko uudelle tai vanhalle taulukolle edeltävän valinnan mukaisesti. Oletuksena ohjelma tarjoaa nykyisen taulukon tunnusta tiedoksi, mutta tähän tulee antaa uusi uniikki tunnus toiselle taulukolle.

Muistio -kenttään voi halutessaan kirjata muistiotekstin uudelle ja vanhalle taulukolle tiedoksi siirrosta. Kun maksuerätaulukon eriä siirretään uudelle asiakkaalle, oletuksena ohjelma tarjoaa muistioon tiedoa siirtosopimuskaupasta. Tietoa voi muuttaa muistiokenttään halutessaan.

OK -valinnasta tehdään tarvittavat siirtotoimenpiteet valituille erille, sekä muut taulukon perustiedot kopioidaan uudelle taulukolle

• uusi maksuerätaulukko kopioituu keskeneräiseen tilaan, joten sen tietoja voi vielä ylläpitää ennenkö siirtää taulukon valmiiksi (esim. voi vaihtaa alv-%) sekä voi käsitellä eriä
  • huom. Jos maksuerätaulukolla on syöttötapana Brutto, ja alv-% vaihtuu, huomioi että tällöin ohjelma oikaisee nettoa, joten korjaa tarvittaessa bruttosummaa erille tai kasvata taulukon Summaa (summan käsittely jaetaan erille). Tai vaihda ensin syöttötapa Netoksi, jolloin % vaihtuessa ohjelma laskee bruttosummaan mukaan uuden alv osuuden
• jos siirron jälkeen vanhalle taulukolle ei jää laskutettavia tai hyväksyttävinä olleita eriä laskutettaviksi, vaihtuu sen tila siirtäessä laskutetuksi (vanhan taulukon voi myös itse mitätöidä jos mitään ei ole laskutettu, eikä tulla laskuttamaankaan)

Yrityksen muokkaus tai luonti maksuerätaulukolla 

Pääsääntöisesti toimittajat (ja laskuttajat) perustetaan Yritykset -sovelluksessa ja poimitaan näistä tiedoista taulukolle, mutta Maksuerät -sovelluksessa voi myös muokata valitun toimittajan tai laskuttajan tietoja, sekä luoda uusia yrityksiä. Käyttäjällä tulee olla Yleisten asetuksien Yritysten hallinta -käyttöoikeus (Kyllä), jotta toiminnot ovat näkyvillä.

Maksuerätaulukkojen kohdalla, niin uutta yritystä lisätessä, kun tietoja muokatessa, yritysnäkymä aukeaa heti Asiakas -välilehdelle.

Lisätiedot toiminteesta: Yrityksen tietojen käsittely toisen sovelluksen kautta

Erien käsittely

Yksittäisen maksuerätaulukon erien käsittelyyn liittyviä toimintoja on maksuerätaulukon Erät näkymän taulukon yllä yksittäisinä toiminteina sekä Toiminnot -painikkeen valikossa. Käytettävissä olevat toiminteet riippuvat käsiteltävänä olevan maksuerätaulukon tai erän tilasta. 

Erän lisäys

Lisää erä / Jaa erä

Lisää erä -toiminnolla voi lisätä tositteelle uusia rivejä yksitellen.

Jaa erä -toiminto löytyy Lisää erä -painikkeen lisävalintana. Toiminto on käytettävissä kun eristä on valittuna jokin (yksi) erä. Toiminto kopioi valitun erän tiedot uudeksi riviksi valinnan alle. Tällöin vanhalle ja uudelle riville tulee antaa Tarkenne, koska molemmat ovat samaa Maksuerä numeroa mikä on jaettu osiin. Päivitä myös erien selite/summa tiedot tarvittavilta osin.

huom. jos Rajoitettu sopimus, toimintoa ei voi käyttää valmis -tilassa olevalle taulukolle.

Tuo tiedostosta

Tuo tiedostosta -toiminnolla voi lisätä maksuerätaulukolle eriä massana, mäpäten aineistossa tuotuja tietoja sovelluksen sarakkeisiin. 

• Aineistossa ei voi tuoda erille tietoa kenttiin: Hyväksyntäpäivämäärä, Tila, Lasku ja Sähköinen allekirjoitus

Sisäänluvussa lisätään uusia eriä, ei koskaan automaattisesti korvata/poisteta aiempia eriä. Jos maksuerätaulukolle tuodaan aineistossa uudelleen jo käytettyjä eränumeroita ja maksuerätaulukko on

• keskeneräinen: järjestelmä uudelleen numeroi aiempia eriä ja aineiston erät merkitään annetuin numeroinnein
  • esim. uudessa aineistossa tuodaan osittain tai kokonaan samoin numeroin uusia eriä, tällöin vanhat aiemmin tuodut erät samalla tai seuraavalla numerolla siirtyvät sovelluksessa numeroinnissa automaattisesti eteenpäin, uusien erien tullessa ’väliin’ halutulle numerolle
• valmis: erät muodostetaan aineistossa annettujen erä/tarkenne tietojen mukaisesti. Tarvittaessa eriä tulee numeroida uudelleen, tai antaa tarkenteet jos tuo jo käytetyin numeroin uusia eriä. Alkuperäisiä eriä ei uudelleen numeroida. (eriä on voitu jo laskuttaa ja erät hyväksyttää asiakkaalla)

Jos aineistossa ei tule lainkaan Maksuerä sarakkeessa riveille arvoja, järjestelmä numeroi rivit juoksevasti vimeisimmästä arvosta jatkaen, mutta jos osalle eristä tulee aineistossa arvo, tulee kaikkien puutteellisten erien arvoksi sovelluksessa 0 ja käyttäjän tulee korjata tiedot erille sovelluksessa. 

Lisätiedot toiminteesta: Excel viennit

huom. jos Rajoitettu sopimus, toimintoa ei voi käyttää valmis -tilassa olevalle taulukolle.

Erän toiminnot

Maksuerätaulukon erien käsittelyyn on erilaisia toimintoja Erän toiminnot -monitoimipainikkeessa. Se, mitkä toiminnot ovat missäkin tilanteessa valittavissa, riippuu valituista riveistä ja niiden tai maksuerätaulukon tiloista. Painike aktivoituu, kun vähintään yksi maksuerä on valittuna (erän ensimmäisestä sarakkeesta rivin merkitsemällä). 

Aseta hyväksyttäväksi

Aseta hyväksyttäväksi -toimintoa voi käyttää, kun maksuerätaulukko on Valmis -tilassa ja valitun erän tiedot ovat täydennetty. Samalla kertaa voi valita yhden tai useamman erän hyväksyttäväksi. Erän tilaksi muuttuu maksuerätaulukon tallennuksen jälkeen Hyväksyttävänä. Käyttäjällä tulee olla Erien hyväksyntä -oikeus (kyllä).

Lähetä hyväksyttäväksi

Lähetä hyväksyttäväksi -toiminto on valikossa käytettävissä kun Maksuerät -sovelluksessa Valmis -tilassa olevalta maksuerätaulukolta on erä tai eriä on valittuna. Käyttäjällä tulee olla myös vähintään alioikeus Erien hyväksyntä (kyllä), jotta voi käyttää toimintoa.

Toiminnosta aukeaa pop-up ikkuna, missä voi antaa sähköiseen allekirjoitukseen liittyviä valintoja. Tätä kautta hyväksynnän voi tehdä halutessaan myös sähköpostitse, sähköisen allekirjoituksen sijaan. Jos käyttäjäyrityksellä on käytössä Sähköinen allekirjoitus -toiminto JIIRIssä, tällöin valinta on käytettävissä ja eriä voi lähettää hyväksyttäväksi sähköisen allekirjoituksen palvelun kautta.

Toiminnossa muodostetaan aina Maksuerien lähete -tuloste. Käyttäjä voi Erien tulostus -valinnassa valikoida tulostetaanko valituista eristä yksi tuloste keräten erät yhteen (Yhdessä) tai yksi tuloste missä jokainen erä on omilla sivuillaan (Eri sivuille), tai luodaanko jokaisesta erästä oma tuloste (Eri tiedostoihin)

• huom. jos käsiteltävinä on useampia eriä, ja erät tulostetaan omille tulosteille, tällöin käyttäjä voi valita myös seuraavassa liitevalinnassa, että ne liitetään kukin myös omalle erälleen kopiona

Tulosteet liitetään maksuerätaulukon liitteiksi -valinnalla voi päättää haluaako tulosteesta kopion myös maksuerätaulukolle (Kyllä/Ei). Lisäksi, jos erät tulotettiin omille tiedostoilleen, voi alla valita myös liitetäänkö ne Maksuerätaulukolle tai Valituille erille. Muutoin tiedostot lisätään aina maksuerätaulukolle.

Hyväksyntään poimittavat liitteet -valinnalla voi myös kerätä taulukolla jo olevia liitteitä mukaan sähköiselle allekirjoitukselle. Oletuksena mitään ei poimita, mutta käyttäjä voi valita keräilyn myös Maksuerätaulukolta, Valituilta eriltä, tai molemmista (Kaikki).

• huom. jos liitteitä poimitaan sähköiseen allekirjoituksen, huomioi toiminnon rajoitteet. Tällöin liitteinä kohteilta poimitaan vain pdf tiedostot joita ei ole merkitty sisäisiksi ja tarvottaessa käyttäjän tulee allekirjoitustoiminnossa myöhemmmin poistaa ylimääräisiä liitteitä tai yhdistellä liitteitä. Katso lisätiedot sähköisen allekirjoituksen rajoitteista: Sähköinen allekirjoitus

Hyväksyntätapa -valinnalla voi valita käsitteleekö hyväksytyksen sähköpostitse vai sähköisellä allekirjoituksella. (kts. alemmissa kappaleissa lisää valinnoista).

Sähköinen allekirjoitus -valinnalla voi vielä valita tehdäänkö jokaisesta valitusta erästä oma sähköinen allekirjoitus vai käsitelläänkö ne samalla hyväksytyksellä.

Sähköinen allekirjoitus

Jotta eriä voi hyväksyttää sähköisen allekirjoituksen kautta, tulee käyttäjäyrityksellä olla aktivoituna Sähköinen allekirjoitus -toiminne ja käyttäjällä tulee olla käyttöoikeus toimintoon.

Katso lisätiedot toiminnosta: Sähköinen allekirjoitus

Jos Lähetä hyväksyttäväksi -näkymässä Hyväksyntätapa kohtaan valitaan Sähköinen allekirjoitus, aukeaa näkymään seuraavaksi sähköisen allekirjoituksen viestipohja sinne täydennettävine tietoineen. Maksuerätaulukon kohdalla kerättävät oletustiedot sähköiselle allekirjoitukselle (näistä Allekirjoittajat on käyttäjän muokattavissa, muut eivät): 

• Nimi – Oletuksena: Maksuerätaulukko <jiirin doknro> <tunnus> <nimi> 
• Tyyppi – Oletuksena: Maksuerä. Tunnistetieto, että minkä tyypin, kohteen, sähköisestä allekirjoituksesta on kyse 
• Aihe – Oletuksena: <erä nro> <erän tarkenne> <erän selite> 
• Allekirjoittajat – Oletuksena maksuerätaulukon Hyväksyjä, jos tieto on asetettu maksuerätaulukolle. Allekirjoittajien tietoja voi kuitenkin myös täydentää tai vaihtaa ennen lähetystä

Kirjoita saateviesti allekirjoitukselle ja tee muutoksia muihin valintoihin tarpeen mukaan.

Huom. Jos useamman erän hyväksyttää samalla allekirjoituksella, kannattaa myös eriä laskuttaessa huomioida, että ne tarvittaessa myös laskuttaa samalla myyntilaskuaihiolla. Erien myyntilaskuaihiolle kopioidaan oletuksena aina sähköiseltä allekirjoitukselta allekirjoitettu liite, jossa voi olla tehdyn allekirjoituksen mukaisesti useampien erien tietoja. (kaikki mitkä kyseiseen hyväksyntään ja tulosteelle kerättiin) Lisäksi aiemmassa valikossa on voitu valittavaksi lisäksi liitteitä kerättäväksi maksuerätaulukolta/eriltä tai molemmista, tai ei mitään, jolloin nekin ovat valinnan mukaisesti mukana liitteissä.

Kun sähköinen allekirjoitus on kuitattu allekirjoitetuksi järjestelmään, esitetään siitä myös tieto maksuerillä

• erien sarakevalitsimesta voi nostaa esille sarakkeen: Sähköinen allekirjoitus. Sarakkeen linkistä voi myös mennä tarkastelemaan siihen liittyvän sähköisen allekirjoituksen tietoja  

Jos eriin liittyvä allekirjoitus peruuntuu, palautuu myös siihen liittyvät erät takaisin käsittelemättömiksi.

Kun erä on allekirjoitettu, erän tila kuitataan joko Laskutuskelpoinen -tilaan odottamaan laskutusta jos maksuerätaulukolla ei ole sallittua Laskutus hyväksynnästä (Ei), tai erä laskutetaan heti hyväksytyksen tultua jos Laskutus hyväksynnästä on sallittua (Kyllä). Laskutuskelpoiset erät voi laskuttaa maksuerätaulukolla Laskuta -rivitoiminnosta, tai koontilaskutuksen kautta. Kun allekirjoitettu erä laskutetaan myyntilaskuaihiolle, kopioidaan myyntilaskun liitteisiin mukaan valittuihin eriin liittyvien sähköisten allekirjoituksien allekirjoitetut dokumentit. 

• Huom. Käyttäjä voi laskuttaa samalla tai eri myyntilaskuilla saman tai useamman eri sähköisen allekirjoituksen kautta käsiteltyjä eriä. Tällöin myyntilaskulle voi tulla useampi allekirjoitettu dokumentti eri maksuerätaulukoilta (liittyen yhteen tai useampaan erään, mitä on käsitelty samalla allekirjoituksella)
• Saman sähköisen allekirjoituksen kautta käsiteltyjä useampia eriä laskuttaessa tulee huomioida, että jos ne laskuttaa eri myyntilaskuaihoilla, jokaiselle myyntilaskuaihiolle kopioituu sama allekirjoitettu liite, jossa on kuitattuna kaikki erät, mutta joita ei nyt laskutettukaan samalla myyntilaskulla 

huom. Niin kauan kun sähköinen allekirjoitus odottaa hyväksyntää (ei Allekirjoitettu), on erän käsittely rajoitettua (ei voi hyväksyä käsin, tai palauttaa, mitätöidä, laskuttaa). Tarvittaessa peruuta sähköinen allekirjoitus jos erä käsitelläänkin ilman allekirjoitusta, tai se on hoidettu muulla tavalla.

Sähköposti

Jos Lähetä hyväksyttäväksi -näkymässä hyväksyntätapaan valitaan Sähköposti, aukeaa näkymään puolestaan JIIRI:n tavallinen sähköpostiviestien lähetys ikkuna (kuten sähköposti muistutuksissa), mutta oletuksena on täydennetty maksuerätaulukon tietoja otsikkoon (samat kuin sähköisen allekirjoituksen Nimi -tiedot). Sähköpostilähetyksen osalta ei ole muuta automatiikkaa, vaan käyttäjä huolehtii lopulta erien laskutuksen sähköpostitietojen perusteella (kuten jos erät olisi asettanut hyväksyttäväksi). 

Katso lisätiedot toiminnosta: Sähköpostilähetys

Hyväksy laskutettavaksi

Hyväksy laskutettavaksi -toimintoa käytetään, kun Valmis -tilassa olevan maksuerätaulukon jonkin erän tai erien laskutuskelpoisuus on saatu, erä on hyväksytetty ja voidaan laskuttaa.

• Erän tulee olla Hyväksyttävänä -tilassa, jotta sitä voi hyväksyä laskutettavaksi
• Jos erään liittyy sähköinen allekirjoitus, ei hyväksyntää tehdä erällä, vaan erän käsittely on rajoitettua ja ohjelma odottaa että allekirjoitus joko hyväksytään tai perutaan

Toiminnon valinnan jälkeen erä joko jää odottamaan laskutusta tai laskutetaan heti hyväksynnästä. Erän tilaksi muuttuu hetkellisesti käsittelyn aikana Laskutetaan ja Samalla Hyväksyntäpäivämäärä -kenttä vapautuu käsiteltäväksi. Hyväksyntäpäivämäärä -kenttään tulee tarvittaessa muuttaa päivämäärä, jolloin hyväksyntä on saatu.

Kun erä laskutetaan erän tila muuttuu laskutuskelpoisesta Laskutettu -tilaan. Samalla syntyy myyntilaskuaihio, jonka laskunumero sekä linkki Myynnit -sovellukseen ko. laskuun tulevat näkyviin maksuerän Lasku -sarakkeeseen.  

• huom. Jos maksuerä on laskutettu, syntynyt lasku on hyvitetty tai mitätöity ja sen jälkeen uudestaan laskutettu, maksuerällä näkyy tällöin useampi laskulinkki. Linkistä voi avata laskun tarkastellakseen sen tietoja Myynnit -sovelluksessa

Laskuta

Laskuta -toiminnolla voidaan laskuttaa Laskutuskelpoinen -tilassa olevia eriä.

• Erän tulee olla Laskutuskelponen -tilassa, jotta sitä voi laskuttaa
• Jos erään liittyy sähköinen allekirjoitus, ei erää voi laskuttaa ennenkö sähköinen allekirjoitus on kuitattu (allekirjoitettu), i.e. tehty hyväksytys ja erä on laskutuskelpoisena

Erät saa odottamaan erillistä laskutusta, jos maksuerätaulukon asetus Laskutus hyväksynnästä on Ei, jolloin maksuerää ei laskuteta heti sen hyväksynnän jälkeen. Tällöin hyväksyjä voi omalta osaltaan kuitata vain hyväksynnän ja laskutus hoidetaan erikseen haluttuna ajankohtana. Laskutuksen voi tehdä maksuerätaulukkokohtaisesti eriä laskuttamalla kyseisellä erän toiminnolla, tai koontilaskutuksessa.

Hylkää

Hylkää -toiminnolla voi Valmis -tilassa olevan maksuerätaulukonmaksu erän hylätä, mikäli hyväksyntää ei voida antaa esimerkiksi jonkin virheen takia.

• Erän käsittelyn tulee olla kesken (ei jo mitätöity, laskutettu tai käsittelemättömänä), jotta sitä voi mitätöidä
• Jos erään liittyy sähköinen allekirjoitus, ei erää voi mitätöidä, vaan erän käsittely on rajoitettua ja ohjelma odottaa että allekirjoitus joko hyväksytään tai perutaan

Jo laskutettua erää ei enää voi hylätä. (erään liittyvän myyntilaskuaihion voi kuitenkin mitätöidä tai hyvittää, jolloin maksuerä palaa uudelleen käsiteltäväksi ja sitten voi tehdä tarvittavat toimenpiteet erälle)

huom. jos Rajoitettu sopimus, toimintoa ei voi käyttää valmis -tilassa olevalle taulukolle.

Palauta erän tila

Palauta erän tila -toiminnolla voi tarvittaessa palauttaa hyväksyttävän tai hylätyn erän takaisin alkutilaan. Tämän jälkeen mahdollinen hyväksymisprosessi täytyy käydä uudelleen läpi.

• Jo laskutetun erän tilaa ei enää voi palauttaa (erään liittyvän myyntilaskuaihion voi kuitenkin mitätöidä tai hyvittää, jolloin maksuerä palaa uudelleen käsiteltäväksi ja sitten voi tehdä tarvittavat toimenpiteet erälle)
• Jos erään liittyy sähköinen allekirjoitus, ei erää voi palauttaa, vaan erän käsittely on rajoitettua ja ohjelma odottaa että allekirjoitus joko hyväksytään tai perutaan

huom. Aiempi erän hyväksyntäpäivämäärä ei poistu erän tiedoista tilaa palauttaessa, mutta tietoa voi muokata erää uudelleen laskutettavaksi hyväksyttäessä

Kopioi

Kopioi -toiminnolla erän kopiointi kopioi valitusta erästä uuden erän nykyisten erien loppuun. Toiminto on käytettävissä kun eristä on valittuna yksi tai useampi erä. Toiminto kopioi valittujen rivien tiedot uusiksi riveiksi, mutta rivin muistio, hyväksyntäpäivämäärä, sekä erän tila ja siihen liittyvät myyntilaskulinkitykset eivät kopioidu uusiin tietoihin. 

Uusi erä numeroidaan juoksevasti viimeisimmästä erästä jatkuen.

huom. jos Rajoitettu sopimus, toimintoa ei voi käyttää valmis -tilassa olevalle taulukolle.

Poista

Poista -toiminnolla voi poistaa valitun erä, tai erät keskeneräisen maksuerätaulukon eristä. Toiminto on käytettävissä kun eristä on valittuna yksi tai useampi erä.

• Valmis -tilaan asetetun maksuerätaulukon eriä ei voi enää poistaa, vaan ne tulee tarvittaessa hylätä. Poistamistoiminto vahvistetaan vielä erillisellä ilmoituksella

Jos maksuerätaulukon eriä ollaan käsittelemässä samanaikaisesti, saman tai eri käyttäjien toimesta, muutoksia Tallentaessa varmistetaan ettei käsitelty erä ole jo toisaalla laskutettu. Järjestelmä huomauttaa jos erä on jo laskutettu, eikä käyttäjän muutoksia (poisto) laskutetuille erille tallenneta. 

Erien poisto ei aiheuta uudelleen numerointia muille erille, eränumerot tulee halutessaan päivittää käsin.

Lisää rivejä ajoituksella

Lisää rivejä ajoituksella -toiminnolla voi valitun rivin tiedoin luoda massana uusia riviejä näkymässä määritellyin ajoitustiedoin. Uudet rivit luodaan olemassa olevien rivien jälkeen (loppuun).

Valitse rivi mitä haluat käyttää pohjana uusille luotaville riveille, käytä toimintoa.

Katso lisätiedot toiminnosta: Tositteiden rivitoiminnot – Lisää rivejä ajoituksella

huom. jos Rajoitettu sopimus, toimintoa ei voi käyttää valmis -tilassa olevalle taulukolle.

Muokkaa rivien ajoitusta

Muokkaa rivien ajoitusta -toiminnolla voi valittujen rivien ajoitustiedon (pvm) muokata massana näkymässä määriteltävin ajoitustiedoin. Ajoitustiedot päivitetään valituille riveille nro järjestyksessä (korvaa mahd. vanhan tiedon).

Valitse kaikki rivit joiden ajoituksia haluat muuttaa massana, käytä toimintoa.

Katso lisätiedot toiminnosta: Tositteiden rivitoiminnot – Muokkaa rivien ajoitusta

Joukkomuokkaus

Taulukon Joukkomuokkaus-toiminnolla voi muokata useamman taulukosta valitun erän tietoja kerralla. Joukkomuokkaus ei aktivoidu, tai deaktivoituu, jos rivikäsittelyssä valitsee mukaan Laskutettu statuksella olevia maksueriä. Niiden tietoja ei voi enää käsitellä.

• Joukkomuokkaus ei kuitenkaan koske saraketta: Tarkenne

Katso lisätiedot toiminnosta: Taulukon toiminnot – Joukkomuokkaus

Vie exceliin

Vie exceliin -painikkeella käyttäjä voi viedä näkymän taulukon tiedot excel tiedostoon. Huomiot erien sarakkeiden tiedoista:

• Sähköinen allekirjoitus -sarakkeessa on tekstinä allekirjoituksen tila
• Lasku -sarakkeessa on pilkulla eroteltuina laskunumerot millä erää on käsitelty (myyntilasku(t), hyvityslasku(t))
  • Talous Pro: Jos myyntilasku on lähetetty kirjanpitoon, jiirin dokumenttinumeron perässä on suluissa kyseisen dokumentin kirjanpidon laskunumero

Katso lisätiedot toiminnosta: Excel viennit