Verkkolaskujen käsittely

Verkkolaskujen käsittely

Verkkolaskuoperaattorilta haettavat laskuaineistot (xml) pyritään lukemaan ja kohdistamaan järjestelmässä oleviin tietoihin mahdollisimman hyvin. Jos laskua ei kuitenkaan voida lukea kaikilta osin, tai tietoa ei ole saatavilla verkkolaskusta, tai yritystä ei tunnisteta, käytetään tällöin ohjelmaan luotavalla laskulla järjestelmään tallennettuja oletustietoja tai oletusarvoja (kuten 0, tyhjä tai kuluva päivä) ja lasku asetetaan Tarkistettava tilaan. Jos laskuaineistosta ei onnistuta lukemaan laskurivejä, tehdään laskulle yksi ’oletus rivi’ koko laskun summalle.

Monissa laskuaineistoissa on lähinnä laskun kuvalla (tulosteella/pdf) käytettäviä seliterivejä joita tuodaan myös laskuaineistolla (xml) summattomina riveinä, tällaisia aineiston rivejä ei tallenneta järjestelmään kustannustapahtumille. (rivi tulkitaan seliteriveiksi ja jätetään lukematta, jos siltä puuttuvat netto brutto ja ALV summa)

Laskut tallentuvat verkkolaskuja noudettaessa järjestelmään, vaikka niiden tiedot olisivatkin vääriä tai puutteellisia tai lasku olisi Finvoice-standardin vastainenkin. Lasku pyritään käsittelemään onnistuneesti ohjelmaan riippumatta siitä, mitä Finvoice-versiota lasku on. Teappsxml formaattia ei sisäänluvussa tueta.

Seuraavissa kappaleissa selvennetään laajemmin tiettyjen tietojen tarkistuksia, tulkintaa ja kohdistusta aineistosta.

Laskun kenttien tietojen kuvaukset löytyvät Ostolaskut -käyttöohjeen Laskutiedot ja Rivitiedot kuvauksissa, minne on myös merkitty tieto mistä arvo on xlm-aineistosta poimittu.

Toimittajan ja laskuttajan tietojen asettaminen laskulle

Toimittaja tulkitaan laskuaineistosta SellerPartyDetails osion tiedoista ensisijaisesti y-tunnuksen avulla kentästä SellerPartyIdentifier ja tarvittaessa y-tunnusta etsitään vielä verokoodi kentästä (SellerOrganizationtaxCode).

Laskuttajaa haetaan laskun EpiDetails -tiedoista y-tunnuksella ensisijaisesti EpiBei -kentästä ja toissijaisesti tarkistetaan y-tunnusta vielä maksuohjeesta (EpiPaymentInstructionId).

Jos tunnistetut osapuolet ovat molemmissa ylläkuvatuissa aineistojen tiedoissa samat, asetetaan laskulle vain toimittaja SellerParty tietojen mukaisesti. Jos SellerPartyDetails (SellerOrganizationName) ja EpiDetails (EpiNameAddressDetails) tietojen osapuolien nimet vastaavat toisiaan, tulkitaan että toimittaja ja laskuttaja ovat sama osapuoli (esim. EpiDetails -tiedoissa ei ole tuotu y-tunnusta tulkittavissa tiedoissa eikä yritystä voi y-tunnuksella tunnistaa). Jos EpiDetails -tiedoista ei saada tulkattua osapuolta nimien vastaavuudella tai y-tunnuksella, lasku menee tarkistettavaksi (lasku Tarkistettava -tilaan) oletustoimittajan tiedoin. Sisäänluvussa ei oleteta, että laskutusosapuoli on ehkä sama, kun riittävän luotettavaa tunnistusta ei puutteellisin tiedoin voida tehdä, vaan tällöin lasku tulee tarkistaa ja sille asettuu verkkolaskuoletukset.

Laskun toinen osapuoli voidaan tarkistaa myös aineistosta DeliveryDetails -tietojen perusteella y-tunnuksella (DelivererIdentifier), jos laskun Seller ja Epi tiedoista yritykseksi on muuten todennettu sama yhtiö, ja asetuksista on otettu käyttöön DeliveryDetails (toimittajan) tulkinta (kts. lisätiedot Verkkolasku asetukset). Tällöin tunnistettu Delivery osapuoli asetetaan laskun Toimittajaksi, ja aiemmin samaksi yritykseksi tunnistettu Seller/Epi osapuoli päätyy laskun osapuolena Laskuttajaksi.

• Tällöin laskun saa kohdennettua tavaran toimittajan (laskulla: Toimittaja) mukaiselle ostosopimukselle

Y-tunnus pyritään kaikissa tapauksissa tulkitsemaan mainituista kentistä niin, että sisältö voi olla y-tunnus ilman viivaa, tai ALV-koodin muodossa annettuna (FI alkuinen y-tunnus ilman viivaa).

Jos tunnistettu yritys on deaktiivinen, tai toimittajatiedot puuttuvat, ei kohdistusta voida tehdä vaan laskulle asetetaan oletustiedot. Jos asetuksista on käytössä (sallittuna) uusien yritysten luominen, tällöin Yritysrekisteristä löytyvä passiivinen yritys voidaan aktivoida, lisätä/aktivoida toimittajatiedot tai voidaan luoda uusi yritys ja kohdentaa lasku heti aineistosta laskua muodostaessa uudelle, tai uusille osapuolille.

Aineistoesimerkit (eri osapuolien tiedot aineistolla, esim.): 

Pankkitilien käsittely

Jos laskuaineistolla tulee uusia pankkitilejä tunnistetulle yritykselle, lisätään ne aina automaattisesti aineistolta kyseisen yrityksen toimittajatietoihin (vain IBAN muotoiset tilit), jos tilien lisäys on sallittu verkkolasku asetuksissa (Uuden pankkitilin lisäys).

Toimittajan olemassaolevien pankkitilien oletustietoa tai aktiivisuutta ei aineistoja sisäänlukiessa muutella. Uusi pankkitili aktivoidaan ja jos lisätty pankkitili on ainoa yrityksellä, voi se merkkaantua myös oletukseksi. Laskun sisäänluvun lokille tulee tieto toimitajalle lisätystä pankkitilistä.

Pankkitili asetetaan laskulle asetetun Toimittajan tietojen mukaan, tai Laskuttajan tietojen mukaan, jos laskulle asetetaan eri laskutusosapuoli.

• jos yrityksen Toimittaja -tiedoista löytyy oletustilinä pankkitili, mikä löytyy myös juuri luetusta verkkolaskuaineistosta, asetetaan tällöin oletustili laskulle
• mutta muutoin Toimittaja -tiedon oletusta ei aseteta laskulle tiliksi, jos sitä ei laskuaineistolla tuotu. Tällöin tiliksi asettuu muu ensimmäinen pankkitili mikä löytyy sekä yritykset sovelluksesta, että laskuaineistosta

huom. Jos aineistosta ei sallita uusien pankkitilien luontia toimittajalle ja aineistolla tulee vain uusia pankkitilejä, tällöin lasku päätyy tarkistettavaksi, koska pankkitiliä ei voida asettaa laskulle. Laskun sisäänluvun lokille tulee tieto, ettei luontia sallittu ja tietoa ei voitu asettaa. Käyttäjän tulee tarkistaa toimittajan lasku ja tuleeko uusi pankkitili lisätä käsin, vai maksetaanko lasku kuitenkin eri pankkitilille käyttäjän valinnan mukaan.

Huom. deaktiiviseksi asetettu pankkitili voidaan käsittelyssä merkitä laskulle, tällöin lasku päätyy tarkistettavaksi ja pankkitili on joko uudelleen aktivoitava tai vaihdettava muuhun yrityksen pankkitiliin.

Työmaan tunnistaminen aineistosta laskulle

Työmaa ratkaistaan laskuriville eri aineiston tiedoista, laskutason tai rivitason tiedoista, verraten Tuotannonhallinta Plus -järjestelmässä työmaan perustietoihin asetettuihin verkkolaskutunniste tietoihin tai työmaakoodiin.

Jos työmaatunnistuksessa käytettyjä tietoja ei tuoda aineistosta tarkistettavissa tiedoissa lainkaan ja toimittaja on saatu ratkaistua, käytetään tällöin aina järjestelmän oletuksia (ensisijaisesti toimittajan oletukset, sitten verkkolaskuoletukset).

Jos työmaatunnistuksessa käytettyjä tietoja tuodaan yhdessäkään tarkistettavassa tiedossa ja tuotujen arvojen tunnistus epäonnistuu virheellisessä muodossa tuodun tiedon, tuntemattoman tiedon, tai lukitun työmaan vuoksi, siirtyy lasku verkkolaskun oletuksin tarkistettavaksi ja käyttäjän tulee tarkistaa haluttu kohdennus laskuaineistolta ja korjata tiedot käsin. 

• Huom. ohjelmallisesti ei aseteta tilalle jotain muita oletuksia, vaan käyttäjän tulee tarkistaa oliko aineistossa tuodut tiedot aiheellisia ja korjata tiedot käsin laskulle ja huomioida tarvittavat muutokset työmaalle (tunnisteet) tai ilmoittaa virheistä laskuttajalle

Työmaan tarkistus tehdään verkkolaskuaineistosta seuraavista tiedoista (tässä järjestyksessä):

1. InvoiceRow-elementissä olevaa RowAccountDimensionText-tietoa verrataan työmaalla olevaan Verkkolaskutunniste -tietoon
2. InvoiceRow-elementissä olevaa RowDefinitionValue -tietoa verrataan työmaalla olevaan Verkkolaskutunniste 2 -tietoon
3. InvoiceDetails-elementissä olevaa OrderIdentifier-tietoa verrataan työmaan koodiin

Verkkolaskuaineisto esimerkit työmaatiedoilla:

Uuden yrityksen luominen verkkolaskujen sisäänluvussa

Jos Asetuksista (kts. lisätiedot: Verkkolasku asetukset) on otettu käyttöön Uuden yrityksen luominen (asetus on muu kuin Ei) ja tunnistettua yritystä ei laskua sisäänlukiessa löydy Yritykset -sovelluksesta, yritetään yritys luoda asetuksien valinnan mukaisesti joko YTJ:stä tiedot hakien, tai ensin YTJ:stä ja sitten tarvittaessa vielä laskulta tietoja tulkiten. Osa Yritykselle Yritystiedot ja Toimittaja -tietoihin asetetuista tiedoista, joita ei aineistosta tai YTJ:stä saada, tulee Yritykset -sovelluksen asetuksien oletuksien mukaisesti. Sisäänluvun lokille tulee merkintä jos uusi yritys perustetaan ja kun toimittajatiedot aktivoidaan.

• Huom. Toiminto hidastaa jonkin verran sisäänluvun käsittelyä lisätulkinnan vuoksi, joten voi olla hyvä lisäksi laittaa verkkolaskuasetuksista käyttöön Automaattinen verkkolaskujen nouto -toiminto, jotta yön aikana olisi haettu aamuksi isompi massa valmiiksi

Jos yrityksen luominen ei laskuaineistoja sisäänlukiessa onnistu, päätyy lasku tarkistettavaksi verkkolaskuoletuksin. Ulkomaalaisten yritysten luontia ei tueta toistaiseksi (jos tietoja ei saada YTJ:stä, ei laskuaineistolta välttämättä saada tai voida tulkita kaikkia pakollisia tietoja Yritykset -sovellukseen).

Sisäänluvun yhteydessä tarkistus uuden yrityksen luomiseksi tehdään y-tunnuksen perusteella. Jos yritys löytyy jo Yritykset -sovelluksesta (yritysrekisteristä) y-tunnuksella, ei sitä luoda toistamiseen järjestelmään, mutta tarvittaessa olemassaolevan yrityksen tiedot aktivoidaan laskun kohdistamiseksi. Jos yhtäkään yritystä ei löydy haetulla y-tunnuksella, luodaan uusi yritys ja aktivoidaan toimittajatiedot.

• Uusi yritys, tai yrityksiä, voi muodostua laskuaineistosta tunnistetun Toimittaja osapuolen, tai Laskuttaja osapuolen tietojen mukaisesti, tarkistaen laskuaineiston SellerParty ja EpiDetails tiedoista y-tunnusta
• Lisäksi jos verkkolaskuasetuksista on otettu käyttöön DeliveryDetails käsittely ja lasku kohdentuisi tälle osapuolelle, myös näistä tiedosta voi muodostua uusia yrityksiä Yritykset -sovellukseen

Jos verkkolaskujen sisäänluvun yhteydessä on luotu uusi yritys, tai aktivoitu yritys- ja/tai toimittajatiedot, päätyy ensimmäisellä kerralla kyseisen sisäänluvun lasku Tarkistettava tilaan. Laskulla ei välttämättä muutoin ole virheitä, mutta uuden toimittajan/laskuttajan tiedot olisi hyvä tarkistaa ja täydentää tietoja tarvittavilta osin. Laskun lokissa löytyy tiedot miksi lasku mahdollisesti on päätynyt tarkistettava tilaan.

• huom. Seuraavassa sisäänluvussa järjestelmä ei tiedä onko tietoja tarkistettu vaiko ei, vaan jos yritys löytyy, tehdään normaalit kohdennukset olemassaolevan yrityksen ja laskun sen hetkisten tietojen mukaisesti