Tapahtumat käyttöohje

Oman käytön ALV -sovellus käynnistetään JIIRI Portaalin Oman käytön ALV -painikkeesta, jolloin käyttäjälle aukeaa Laskutus -välilehdessä oman käytön alv tositteiden selausnäkymä. Oletuksena käyttäjä saapuu Laskutus -näkymään. Tapahtumat -näkymään voi vaihtaa osion yläreunasta samannimisestä linkistä.

Näkymän tiedot

Oman käytön ALV -sovelluksen Tapahtumat -selausnäkymässä listataan taulukkomuodossa oman käytön alv:n piiriin kuuluvien kustannustapahtumien tietoja, erityisesti huomioiden niiden oman käytön alv tila ja tapahtuman käsittely oman käytön alv laskennassa. Näkymässä voi massana tarkistella ja käsitellä kaikkia käsittelyn pariin kuuluvia tapahtumia oman käytön alv tietojen osalta.

• Huom. Kassa-alennuksia ei listata Tapahtumat -näkymässä, ne ovat laskennallisia eriä jotka huomioidaan oka-laskennassa laskujen maksusuorituksista, eivät ole kustannustapahtumina, kustannusriveinä järjestelmässä

Oletuksena listassa on rajattuna Odottaa -tilassa olevat hyväksyttyjen kustannuksien tapahtumarivit. Rajauksia voi halutessaan muuttaa.

Näkymässä esillä olevat tiedot ja sarakevalitsimesta lisättävissä olevat sarakkeet vastaavat kussakin eri sovelluksessa käsiteltävien tapahtumien tietosisältöjä, sekä edelleenlaskutuksessa tulkittuja hinnoittelutietoja.

Katso lisätiedot:

• Ostolaskut käyttöohje – Yleistiedot (Ostolaskut, Käteisostot, Kustannusoikaisut, Sisäinen myynti, Sosiaalikulut)
• Palkat käyttöohje (Palkat)
  • Edelleenlaskutuksen Palkat -näkymässä näytetään vain oman käytön alv käsittelyyn olennaista palkkojen tietoa, jotta käyttäjä voi tarvittaessa muuttaa tapahtumalle tulkittua oman käytön alv -tilaa. Tarkoitus ei ole tarjota näkymää henkilöiden palkkoihin. Käyttäjällä tulee olla erillinen Muokkaus -käyttöoikeus Oman käytön ALV -sovelluksen Palkat -välilehteen

Taulukkojen toiminteiden yleiskuvauksen löydät Yleisistä ohjeista (Yleistoiminnot / Taulukon toiminteet).

Näkymän lisätiedot

Näkymän lisäsarakkeet

Näkymän taulukkoon on määritetty myös selausnäkymässä esitettävien tapahtumien perustiedoista poikkeavia erikoissarakkeita, joissa tulkitaan tietoja tapahtumaan liittyvistä tiedoista tai useammista tiedoista.

Oman käytön ALV tietoja

Näkymän tiedot vastaavat pääosin käsiteltävien tapahtumien perustietoja, mutta näkymässä on lisäksi tapahtumille tiedoksi oman käytön ALV liittyviä lisätietoja:

• OkALV jakso – kertoo oman käytön alv käsittelyn jakson
  • jos kustannusriviä ei ole vielä käsitelty oman käytön alv laskennassa (Odottaa -tila), näkyy sarakkeessa kustannuksen arvopäivän mukainen jakso, millä tapahtuma tulee mukaan laskentaan jos laskenta tehtäisiin. Jos jakso on menneisyydessä, käsitellään tapahtuma lopulta kuitenkin seuraavassa laskennassa. Jos jakso on pitkällä tulevaisuudessa, työmaalle on asetettu oman käytön alv tilitys alkamaan myöhemmin, ja menneet tapahtumat on otettu mukaan laskentaan (tapahtumat tulevat aikaisintaan merkityllä jaksolla laskelmalle)
  • jos kustannusrivi on käsitelty oman käytön alv laskennassa (Tositteella -tila), tällöin sarakkeessa on tiedoksi sen tositteen jakso milloin tapahtuma on todellisuudessa käsitelty laskennassa
• OkALV tosite – jos kustannusrivi on ollut oman käytön alv laskennassa (Tositteella -tila) ja sillä on linkitys oman käytön alv tositteelle (14.9.2023 jälkeen muodostetut oka-tositteet), tällöin sarakkeesa näkyy kyseisen oka tositteen dokumenttinumero linkin kera
  • Huom. Ennen tilakäsittelyuudistusta lasketuille tapahtumille, tätä tietoa ei ole voitu tulkita, joten linkitys on tiedossa vain 14.9.2023 jälkeen muodostettujen oman käytön alv tositteella käsitellyillä tapahtumilla 

Näkymän toiminnot

Toiminnot -painikkeen toiminnot

Sovelluksen Toiminnot -monitoimipainikkeessa löytyy toiminteet:

Vie exceliin

Vie exceliin -toiminteella käyttäjä voi viedä näkymän taulukon tiedot excel tiedostoon.

Lisätiedot toiminteesta: Yleistoiminnot

Vaihda tila

Tapahtumien oman käytön ALV -tilaa voi vaihtaa Toiminnot -painikkeen Vaihda tila -toiminnolla, ellei ne ole jo Tositteella -tilassa (jollain oman käytön ALV tositteella). 

Valitse taulukosta (valinta -sarake) rivit joille haluat muuttaa tilaa, ja valitse sen jälkeen Toiminnot -painikkeesta Vaihda tila -toiminto. Toiminto ei ole aktiivisena jos mitään rivejä ei ole valittuna.

Valitse avatusta popup ikkunasta haluttu uusi tila ja klikkaa Hyväksy -painiketta. Ikkunan ruksista (x) tai Peruuta -painikkeesta voit peruuttaa muutoksen ja palata aiempaan näkymään.

Oman käytön alv -tilaa voi muuttaa myös kustannustositteiden laskurivien kautta (O -sarake) Ostolaskut -sovelluksessa. (pois lukien Palkat) 

Muut toiminnot

Taulukosta erillisiä tietojen suodatustoiminteita:

• Riveihin liittyviä rajauksia:
  • Oman käytön ALV-tila – Tapahtuman oman käytön ALV -tilaan liittyvä lisäsuodatus
  • Näytettävät rivit – Tositteiden tilaan liittyvä suodatin, voit rajata näkymään vain hyväksymättömien (ei vielä laskennassa) tai hyväksyttyjen (laskettavissa) olevien tositteiden rivitietoja. Oletuksena näkymässä on Hyväksytyt
    • Hyväksytyt -valinnalla listataan sellaiset tapahtumat, jotka ovat hyväksytyllä tositteella ja niiden kustannusrivit ovat joko olleet oka laskennassa (Tositteella -tila), tai ovat tulossa oman käytön alv laskentaan (Odottaa -tila)
    • Muut -valinnalla listataan keskeneräisten vielä käsittelyssä olevien tositteiden tapahtumarivit, jotka eivät vielä nouse oman käytön alv laskentaan ennenkö niiden tosite on hyväksytty. (rivitiedot voivat vielä muuttua)
    • huom. Molemmissa listauksissa voi olla myös Ohita ja Ei oman käytön alvn piirissä -tilassa olevia tapahtumia. Tässä kannattaa huomioida, että muuttaa tarvittaessa myös näkymän tilarajausta, jotta kaikki tarkasteltavat tapahtumat ovat listalla
• Oman käytön ALV tarkistuksia:
  • Työmaalla oman käytön alv käytössä – Rajaa näkymään vain sellaisten työmaiden kustannusrivit, jotka on merkitty oman käytön alv piiriin
    • esim. tällöin Ei oman käytön alvn piirissä -tilarajauksella saa listalle sellaiset kustannukset, jotka on asetuksien rajauksien vuoksi karsittu pois, mutta muutoin työmaan kustannuksena kuuluisi laskentaan
  • Näytä rivit, jotka puuttuu laskelmalta – Rajaa näkymään sellaiset hyväksytyn tositteen kustannusrivit joiden oman käytön alv -tila on Odottaa-tilassa ja se ajoittuisi jaksolle, jolle on jo oman käytön alv laskelma tehty. Muutoin toiminto on deaktiivinen. Tällaiset tapahtumat esitetään taulukossa sinisellä taustalla.
    • esim. onko ohjelmaan tullut laskelman muodostuksen jälkeen käsitellylle jaksolle vielä hyväksyttyjä tapahtumia, jos jaksoa ei ole lukittu, tai onko Tuotannon hallinta Plus -ohjelmassa tehty litterointimuutoksia vanhoille työmaan kustannusriveille, tai uusi Työmaa vanhoine kustannuksineen on ilmestynyt laskentaan
    • huom. Tämä informaatio on vain tiedoksi, eikä vaikuta ohjelman toiminteisiin. Tällaiset tapahtumat voi jättää odottamaan seuraavan jakson laskentaa, tai tarvittaessa jakson voi käsitellä uudelleen

Oman käytön ALV-tila suodatus

Oman käytön ALV-tila -suodatuksella voi suodattaa näkymään vain tietyssä oman käytön alv käsittelyn tilassa olevia tapahtumia, valitsemalla haluamansa tilan, tai tilat, suodattimen valikosta (klikkaa kenttää).

Oman käytön ALV tilat

Kustannusrivin oman käytön ALV tila kertoo rivin oman käytön alv käsittelyn tilanteesta, tai kuuluko rivi edes oman käytön alv piiriin (onko työmaa oman käytön piirissä, tai kustannusrivitietojen mukaan karsittu asetuksissa pois käsittelystä). Oman käytön ALV tilat ja niiden tulkinnat on samat kaikille eri laskennan piiriin tuleville kustannustapahtumille. Tiloja voi tarkastella ja käsitellä rivitiedoille Ostolaskut ja Laskuntarkastus -sovelluksessa (pois lukien Palkat) sekä Oman käytön ALV -sovelluksessa Tapahtumat -näkymässä. (O -sarake ikonitiedolla)

Kustannustapahtumille määräytyvät Oman käytön ALV tilat: 

Tila	Kuvaus	Käsittely
Odottaa	Tapahtuma on vielä käsittelemättä ja käsiteltävissä oman käytön alv laskemassa.  Työmaan OKA asetuksien ja sovelluksen rajauksien mukaisesti työmaan tapahtuma kuuluu oka laskennan piiriin.  Tapahtuma tullaan käsittelemään seuraavassa OKA-laskelmassa, jos työmaan oman käytön alvn tilitys on alkanut jaksolla ja tosite on hyväksytty.	Kenttä aktiivinen. Käyttäjä voi vaihtaa tilaa tapahtumalla ( → Ohita).  Massakäsittelyissä tarkistetaan tila.
Tositteella	Tapahtuma on ollut jonkin jakson oman käytön ALV laskennassa ja tila on päivitetty Tositteella -tilaan, sekä kustannustapahtumalla on linkitys* omankäytön alv tositteelle. (*kun tapahtuma on käsitelty laskelmalla tilauudistuksen 14.9.2023 jälkeen)	Kenttä deaktiivinen. Käsittely vain osana oman käytön alv laskentaa/prosessia*. Käyttäjä ei voi vaihtaa tilaa tapahtumalla.  Massakäsittelyissä ei tarkisteta tilaa, ei voi vaihtua.  *Käsittelyn voi purkaa vain mitätöimällä/hyvittämällä jakson oman käytön alv -tositteen. (HUOM: Tilaa ei voi purkaa ohjelman prosessien osana 14.9.2023 edeltäville Tositteella -tilassa oleville tapahtumille, joilla ei ole linkitystä)
Ohita	Tapahtuma kuuluisi oman käytön alv -laskennan piiriin, mutta on käyttäjän toimesta siirretty tähän tilaan pois laskennasta.	Kenttä aktiivinen. Käyttäjä voi vaihtaa tilaa tapahtumalla ( → Odottaa).  Massakäsittelyissä tarkistetaan tila rajatusti – voi päätyä ohjelman toimesta vain pois OKA-piiristä (Ei oman käytön alv piirissä -tilaan), mutta ei kuitenkaan takaisin laskentaan (Odottaa) vaan jää Ohita -tilaan.
Ei oman käytön alvn piirissä	Työmaan OKA asetuksien tai sovelluksen asetuksien rajauksien perusteella ei kuulu oka laskennan piiriin. Ei mukana oman käytön alv:ssa.	Kenttä deaktiivinen. Käyttäjä ei voi vaihtaa tilaa tapahtumalla.  Massakäsittelyissä tarkistetaan tila ja tapahtuma voi päätyä oman käytön alv piiriin (Odottaa).

Tietojen lisäys

Oman käytön ALV -sovelluksen Tapahtumat -selausnäkymässä ei lisätä kustannustapahtumia, eikä avata tapahtumia tarkasteluun/käsittelyyn. Tapahtumien selausnäkymässä listataan oman käytön alv laskennassa käsiteltäviä kustannustapahtumia, joita muutoin lisätään ja käsitellään kussakin sovelluksessa erikseen.

Tietojen käsittely

Yksittäisen kustannusrivin tietojen käsittelyyn ei ole mitään erillisiä toimintoja Oman käytön ALV -sovelluksessa. Kustannuksia hallinnoidaan sovelluksissa, mistä niitä luodaan.

Oman käytön ALV -sovelluksessa voi ylläpitää vain kustannustapahtuman oman käytlön ALV käsittelyyn liittyvää Tila -tietoa.

• Tilan käsittely tapahtuu Tapahtumat -selausnäkymän toiminnot painikkeesta (kts. lisätiedot: #toiminnot-painikkeen-toiminnot)

Katso lisätiedot oman käytön alv laskennasta: Oman käytön ALV käyttöohje

Laskennassa käsiteltävät tapahtumat

Kustannustapahtumilla oman käytön alv tulkinnassa käsitellään rivitietoja: työmaa, littera ja kptili.

Kustannustapahtumalle oikean oman käytön alv -tilan tulkintaan vaikuttaa

1. Työmaan Oman käytön alv -asetukset (työmaa on oman käytön alv piirissä, tilityksen alkaminen ja huomioidaanko aiempia tapahtumia)
2. Oman käytön ALV-sovelluksen asetuksiin annetut rajaukset (littera, kptili)

Huom. Jos kustannusriville ei anneta kirjanpidontiliä, tulkitaan oman käytön alv tila ilmankin sitä, mutta tällöin rivin OKA-tilan tulkinnassa ei voida huomioida mahdollista kirjanpidontilirajausta tällaiselle tapahtumalle. Tämä on mahdollistettu, koska kaikissa tapauksissa ohjelmassa ei ole pakotettu käyttämään kirjanpidontiliä tapahtumien riveillä. Määritä aina kustannusriveille kirjanpidontili, jos haluat että asetuksien kptili -rajoitus huomioidaan tulkinnassa. 

Oman käytön alv -tilatieto tarkistetaan yllä mainitut asiat huomioiden kustannustapahtumille:  

• kustannustapahtumia luodessa – kun kustannustapahtuman rivit luodaan, tarkistetaan sen hetkisten rivitietojen mukaisesti riville määräytyvä oikea oman käytön alv -tila (mm. rajapintoja pitkin JIIRI:in luotavat tapahtumat, verkkolaskut) 
• kustannusrivin tietoja käsin vaihtaessa – kun kustannusrivin työmaa, littera, kirjanpidontili -tieto vaihtuu kustannusrivillä
  • myös kun kohdistaessa valitaan, että rivien litteratieto päivitetään 
• tai OKA liittyvien asetuksien muututtua – työmaan oman käytön alv tietojen muuttuessa, tai oman käytön alv -sovelluksen asetuksien rajauksien muuttuessa) tehdään massapäivitykset kaikille tapahtumille, tarkistaen uusi OKA-tila muutoshetken tilanteen mukaisesti 

Tila -tieto kustannustapahtumilla 

Kustannustapahtumilla yleisesti esitetään Oman käytön ALV-tilatietoa rivitiedoissa. Kustannustapahtumien tositteiden riveillä on O-sarake, jossa kerrotaan, huomioidaanko rivi oman käytön ALV-laskennassa vai ei, mihin tilaan tila on tulkittu.

Sarakkeen tieto on muokattavissa, jos käyttäjällä on Muokkaus -oikeus Oman käytön ALV-sovellukseen ja jos tapahtumalle on työmaan omankäytön alv asetuksien, sekä sovelluksen asetuksien perusteella määräytynyt tila, joka on vaihdettavissa. 

Ostolaskut -sovelluksessa, sekä Oman käytön alv sovelluksessa käyttäjä voi muuttaa O- sarakkeen tietoa. Kaikissa tapauksissa käyttäjät eivät suoraan käsittele oman käytön ALV tietoa (rajattu), vaan järjestelmä huolehtii tilapäivityksen annettujen rivitietojen mukaisesti

• JIIRI Laskuntarkastus – sovelluksessa sekä Tuotannonhallinta Plus ohjelmassa rivitietojen (litteroiden toteumien) käsittelyssä ei käyttäjän toimesta oteta kantaa O-sarakkeen tietoon

Uudelle luotavalle riville oman käytön alv tilan (O-sarake) valinta ei ole käytettävissä (mm. Ostolaskut -sovelluksessa laskuriviä käsitellessä), ennen kuin työmaa ja littera on valittuna riville, jolloin oman käytön alv tulkinta on voitu riville näiden annettujen tietojen pohjalta tehdä. Lisäksi kun riville merkitään kirjanpidontili, tarkistetaan OKA-tila vielä myös tilirajoitukset huomioiden. Vastaavasti tila tieto tarkistetaan uudelleen, jos jokin näistä rivin tiedoista muuttuu.  

Lisäksi jotta O-sarakkeen valinta tulee käytettäväksi, tulee työmaana olla työmaa, jolle on työmaan perustietoihin merkitty Oman käytön ALV käyttöön, rivin litterana on sellainen littera ja kirjanpitotilinä sellainen tili, jotka eivät ole asetuksissa annetuissa rajauksissa (rajattu pois). Kun nämä ehdot toteutuvat, ohjelma asettaa riville oman käytön ALV-valinnaksi Odottaa -tilan. Käyttäjä voi tietoa vielä muuttaa tapahtuman Ohita -tilaan, jolloin tapahtumaa ei huomioida seuraavalla ajettavalla oman käytön alv laskelmalla.  

Kun rivin työmaaksi on valittu Oman käytön ALV piiriin merkitty työmaa, mutta joko litteraksi tai kirjanpitotiliksi on valittu asetuksissa annetuissa rajauksissa oleva littera tai tili, niin ohjelma jättää oman käytön ALV- tiedon valitsematta (tila: Ei oman käytön alv piirissä) ja kenttä on deaktiivisena. Kun työmaaksi on valittu työmaa, joka ei ole Oman käytön ALV piirissä, ei tällöin oman käytön ALV-tietoa ole mahdollista valita lainkaan ja kenttä on deaktiivisena. 

Oman käytön alv tila ei ole myöskään muokattavissa, jos kyseinen kustannusrivi on ollut jonkin jakson oman käytön alv laskelmassa mukana. Tällöin sen tilana on Tositteella ja kenttä on deaktiivisena.  

Palkat

Kun palkkatapahtumat siirretään Jydacom Palkat -ohjelmasta Tuotannonhallinta Plus -ohjelmaan palkkakustannuksina, myös tällaisien tositteiden riveillä huomioidaan OKA-tilan käsittely kuten muutoinkin tapahtumia käsitellessä. 

Palkkatapahtumien tietoja voi käsitellä JIIRI:ssä vain Oman käytön ALV -sovelluksessa Tapahtumat -välilehdessä omankäytön alv tiedon osalta, muutoin palkkatietoja tarkastellaan ja käsitellään pääsääntöisesti vain Jydacom Palkoissa.

Jydacom Palkat -ohjelmassa muodostetaan myös työmaille (laskennalliset) Sosiaalikulut -tosite. Tälle tositteelle määritellään käytettävä tapahtumalaji ja littera, jotka ovat linjassa Tuotannonhallinta Plus -ohjelman määrittelyjen kanssa. Palkoissa Hinnastolle asetetaan käytettävä prosentti. Nämä tiedot katsotaan kuntoon ohjelmistoa käyttöönottaessa. Tosite tuodaan Tuotannonhallinta Plus -ohjelmaan ja se näkyy myös Jiirissä Ostolaskut -sovelluksen Sosiaalikulut -näkymässä, sekä Oman käytön alv -sovelluksen Tapahtumat -näkymässä. Tätä tositetta ei muutoin JIIRI:ssä voi käsitellä, mutta rivien oman käytön ALV tilaa voi ylläpitää. 

Huom. JIIRIin voidaan tuoda myös muista järjestelmistä palkkatietoja tai muita kustannustapahtumia (esim. liittymien kautta luodut kustannukset), tällöin tapahtumia ei luoda järjestelmään palkkoina vaan muina kustannustapahtumina. 

Liittymien kautta luodut kustannukset 

Kustannustapahtumia voi luoda JIIRIin ja näin ollen työmaille kustannuksiksi myös ulkoisista järjestelmistä, JIIRI liittymiä pitkin. Tällöin tapahtumia ei ole luotu JIIRI-sovelluksissa vaan esimerkiksi palkkatapahtumat, tai muita kustannuksia, tuodaan muusta järjestelmästä liittymiä pitkin JIIRIin Kustannusoikaisu -tositteina, tai mahdollisesti sosiaalikuluja vielä erikseen Sosiaalikulu -tositteeksi.  

Myös näille kustannustapahtumille tarkistetaan luontihetken mukainen oman käytön alv -tila tapahtumarivejä tallentaessa. (rivitietojen, kuten työmaan, litteran ja  kp-tili, sekä työmaan oman käytön alv tietojen ja sovelluksen asetuksien rajauksien luontihetken tilanteen mukaan)  

Liittymiä pitkin luotujen kustannustapahtumien oman käytön alv tilaa voi käsitellä myös jälkikäteen JIIRIssä, kuten normaalisti suoraan Jydacom sovelluksien kautta luoduillakin tapahtumilla, sovelluksien rajoituksien ja käyttöoikeuksien puitteissa.