Tarjouspyynnöt

Tarjouspyyntö voi liittyä laskennan hankkeeseen, jolloin se on Ennakkotarjouspyyntö tai työmaahan, jolloin se on Tarjouspyyntö. Kun Hankinnan pääsivulla klikkaa Tarjouspyyntö-linkkiä, ohjelma avaa Tarjouspyyntöjen selaus -sivun, joka näyttää kaikki järjestelmässä olevat tarjouspyynnöt. Ennakkotarjouspyynnön ja Tarjouspyynnön voi avata myös Hankintasuunnitelmalla klikkaamalla hankinnan vaiheiden sarakkeissa olevia ikoneita.

Näkymän tiedot

Tarjouspyyntöjen selauksessa näytetään kaikki järjestelmässä olevat tarjouspyynnöt, olivat ne joko ennakkotarjouspyyntöjä tai varsinaisia tarjouspyyntöjä. Huomaa, että yksittäisen hankkeen tai työmaan tarjouspyynnöt näet myös kyseisen kohteen hankintasuunnitelmassa.

Näkymässä esillä olevat tiedot ja sarakevalitsimesta lisättävissä olevat sarakkeet vastaavat tarjouspyynnön tietosisältöä, katso tarkemmat kuvaukset sarakkeiden sisällöistä tämän ohjeen Yleistiedot -osiossa.

• Taulukkojen toimintojen yleiskuvauksen löydät Yleisistä ohjeista (Yleistoiminnot / Taulukon toiminteet)

Näkymän toiminnot

Toiminnot -painikkeen toiminnot

Tarjouspyyntöjen selauksen Toiminnot -monitoimipainikkeesta löytyy toiminnot:

Vie Exceliin

Vie Exceliin -toiminteella käyttäjä voi viedä näkymän taulukon tiedot Excel-tiedostoon.

Lisätiedot toiminteesta Excel viennit.

Muut toiminnot

Näkymässä on myös omina erillisinä toimintopainikkeinaan:

• + Lisää -painike millä voit lisätä uuden tarjouspyynnön

Selauksen voi rajata taulukon rajaustoimintojen lisäksi seuraavasti.

• Tarjouspyynnön tilan perusteella

• laskennan Hankkeen ja Työmaan tilan perusteella. Valintapainikkeella voidaan valita näytetäänkö kaikissa tiloissa olevien hankkeiden ja työmaiden tarjouspyynnöt vai vain niissä tiloissa olevien, joiden aktiivisuustieto on Aktiivinen.

• Tarjouspyynnön tyypin perusteella. Valintanapilla voi valita näytetäänkö kaikki, vain varsinaiset Tarjouspyynnöt tai vain Ennakkotarjouspyynnöt

Tietojen lisäys

Uusi tarjouspyyntö lisätään Tarjouspyyntöjen selauksessa +Lisää-painikkeella. Huomaa, että voit lisätä tarjouspyynnön myös hankkeen tai työmaan hankintasuunnitelmalla joko lisäämällä tarjouspyynnön Lisää-painikkeella tai luomalla sen Hankintatehtävästä tai Ennakkotarjouspyynnöstä hankintasuunnitelman rivillä. Kun tallennat tarjouspyynnön, ohjelma tarkistaa onko Tarjouspyynnölle valitulla Hankkeella tai Työmaalla Hankintasuunnitelmaa ja jos on, kysyy, liitetäänkö tarjouspyyntö Hankintasuunnitelmalle. Lisäksi ohjelma tarkistaa, että Koodin ja Otsikon yhdistelmä on yksilöllinen Hankkeella tai Työmaalla.

Toiminnosta aukeaa Tarjouspyyntö-sivu, johon valitaan hanke, jos tehdään ennakkotarjouspyyntö tai työmaa, jos tehdään varsinainen tarjouspyyntö.

Tarjouspyynnön tiedot

Kenttä	Kentän kuvaus	Lisätiedot
Numero	Tarjouspyynnön dokumenttinumero	Kullekin tarjouspyynnölle on yksilöllinen dokumenttinumero. Se on oletuksena valittu selauksen sarakkeeksi. Tarjouspyyntösivulla numero näytetään leivänmurupolussa.
Hanke	Tarjouslaskennan hanke, johon ennakkotarjouspyyntö liittyy.	Hanke on valittavissa silloin, kun tarjouspyynnölle on valittu Ennakkotarjouspyyntö Valitse hanke niistä hankkeista, joihin sinulla on hankeoikeus. Ennakkotarjouspyynnölle hanke on pakollinen. Kun teet ennakkotarjouspyynnön hankintasuunnitelmalla, tulee hanke hankintasuunnitelmalta eikä sitä voi muuttaa.
Työmaa	Työmaa, johon tarjouspyyntö liittyy.	Työmaa on valittavissa silloin, kun tarjouspyynnölle on valittu Tarjouspyyntö Valitse työmaa niistä työmaista, joihin sinulla on työmaaoikeus. Tarjouspyynnölle työmaa on pakollinen. Kun teet tarjouspyynnön hankintasuunnitelmalla, tulee työmaa hankintasuunnitelmalta eikä sitä voi muuttaa.
Koodi	Hankinnan yksilöivä koodi	Tarjouspyynnölle syötetään korkeintaan kymmenen merkkiä pitkä koodi. Voit myös valita koodin Hankintaryhmärekisteristä klikkaamalla -painiketta. Kun teet tarjouspyynnön Hankintasuunnitelman Hankinnalle, tulee tieto Hankintatehtävältä tai Ennakkotarjouspyynnöltä. Voit muuttaa Koodin, jolloin se muuttuu koko Hankinnalle.
Otsikko	Hankinnan nimi	Kenttään syötetään hankinnan nimi. Jos olet valinnut koodin Hankintaryhmärekisteristä, ohjelma asettaa rekisterissä olevan nimen Otsikko-kenttään. Voit tarvittaessa muuttaa otsikkoa. Hankkeella ja työmaalla voi olla vain kerran sama koodi ja otsikko yhdistelmä. Koodi ja otsikko tulostetaan hankinnan tulosteille yksilöimään hankintaa dokumenttinumeron lisäksi.
Hankinnan tyyppi	Hankintaa luokitteleva järjestelmän tieto	Kenttään valitaan Hankintasopimus, Palvelusopimus tai Urakkasopimus. Tietoa käytetään hankintojen luokitteluun sekä sillä ohjataan tiettyjä järjestelmän toimintoja. Oletus uudelle tarjouspyynnölle on Urakkasopimus.
Hankinnan luokka	Hankintaa luokitteleva käyttäjän määriteltävä tieto	Kenttään voi valita asetuksissa määritellyn luokan.
Aikataulu litteroilta	Valintapainike	Voit valita, että aikataulu tuodaan litteroilta, jolloin Litteroiden aikaisin -kentässä näytetään Tarjouspyynnön riveillä olevien litteroiden aikaisin aloituspäivämäärä ja Litteroiden myöhäisin -kentässä näytetään Tarjouspyynnön riveillä olevien litteroiden myöhäisin lopetuspäivämäärä. Litteroiden aikataulutiedot ylläpidetään Tuotannonhallinta Plus -sovelluksessa Litteran muokkauksessa.
Litteroiden aikaisin	Päivämäärä	Kentässä näytetään Tarjouspyynnön riveillä olevien litteroiden aikaisin aloituspäivämäärä, kun Aikataulu litteroilta on Kyllä.
Litteroiden myöhäisin	Päivämäärä	Kentässä näytetään Tarjouspyynnön riveillä olevien litteroiden myöhäisin lopetuspäivämäärä, kun Aikataulu litteroilta on Kyllä.
Aloituspäivämäärä	Päivämäärä	Valitse kenttään päivämäärä, jolloin hankinnan mukainen työ alkaa. Päivämäärän perusteella lasketaan hankintatyön ajoitus. Päivitä päivämäärät -painikkeella voit asettaa aloituspäivämääräksi Litteroiden aikaisin -kentässä olevan päivämäärän.
Päättymispäivämäärä	Päivämäärä	Valitse kenttään päivämäärä, jolloin hankinnan mukainen työ päättyy. Päivitä päivämäärät -painikkeella voit asettaa päättymispäivämääräksi Litteroiden myöhäisin -kentässä olevan päivämäärän.
Tarjouksen jättöaika	Päivämäärä	Kenttään valitaan kalenterista päivämäärä ja kellonaika, mihin mennessä tarjous tulee toimittaa.
Tilauksen tekoaika	Päivämäärä	Kenttään valitaan kalenterista päivämäärä, jolloin suunnitelman mukaan tilaus tullaan tekemään. Huomaa, että voit valita vain päivän, joka on jättöajan jälkeen.
Tarjouksen voimassaoloaika	Valintalista	Kenttään valitaan arvo Asetuksissa ylläpidettävistä vaihtoehdoista. Jos Asetuksissa on määritelty, että vaihtoehtoon liittyy päivämäärä, valitse myös päivämäärä. Huomaa, että voit valita vain päivän, joka on jättöajan jälkeen. Oletuksena on Asetuksissa määritelty oletusvaihtoehto.
Hankinnan tavoite	Hankinnan euromääräinen tavoite	Ensimmäisessä kentässä näytetään tarjouspyynnölle linkitettyjen tavoitearviorivien summat yhteensä. Toisessa kentässä näytetään hankinnan tavoite, jonka voit syöttää käsin tai kopioida kenttään tavoitearviosumman klikkaamalla -ikonia. Klikkaamalla -ikonia, voit avata Tarkastele tavoitearviorivejä -ikkunan.
Sisältö	Tekstikenttä	Kirjoita hankinnan sisältöä kuvaava teksti. Tarvittaessa saat laajennuttua ikkuna klikkaamalla ikonia.
Laatija	Henkilön näyttönimi	Kentässä näytetään tarjouspyynnön ensimmäisen kerran tallentaneen henkilön nimi.
Vastuuhenkilö	Henkilön näyttönimi	Kenttään valitaan hankinnan vastuuhenkilö. Voit valita henkilön, joka on käyttäjäyrityksen henkilö tai ulkopuolinen henkilö, jolla on käyttöoikeus käyttäjäyrityksen Jydacomiin. Oletuksena kentässä on tarjouspyyntöä lisäävän henkilön nimi.
Muistio	Tarjouspyynnön muistio	Voit kirjoittaa tarjouspyynnölle muistion. Klikkaamalla kentän yläpuolella olevaa ikonia, voit avata ikkunan suurempana.

Tarjouspyynnön lisätiedot

Kenttä	Kentän kuvaus	Lisätiedot
Muoto	Valintalista	Kenttään valitaan joko Kokonaishintatarjous tai Yksikköhintatarjous. Tietoa käytetään hankintojen luokitteluun ja se tulostetaan tarjouspyynnölle.
Maksuehto	Valintaikkuna	Kenttään valitaan ehto, joita ylläpidetään Perustiedot-sovelluksessa.
Toimitusosoite	Tekstikenttä	Työmaan ensimmäiselle tarjouspyynnölle kenttään tuodaan työmaan osoite, jota voi muuttaa kentässä. Seuraaville tarjouspyynnöille tulee aina edellisen tarjouspyynnön toimitusosoite.
Toimitusehdot	Valintaikkuna	Kenttään valitaan ehto, joita ylläpidetään Perustiedot-sovelluksessa.
Sopimusehdot	Valintaikkuna	Kenttään valitaan ehto, joita ylläpidetään Perustiedot-sovelluksessa.
Takuu	Tekstikenttä	Kenttään kirjoitetaan takuuseen liittyvä tieto.
Aineisto	Tekstikenttä	Kenttään kirjoitetaan aineistoon liittyvä tieto.
Viivästyssakko	Tekstikenttä	Kenttään kirjoitetaan viivästyssakkoon liittyvä tieto.
Rakennusajan vakuus	Tekstikenttä	Kenttään kirjoitetaan rakennusajan vakuuden tiedot.
Takuuajan vakuus	Tekstikenttä	Kenttään kirjoitetaan takuuajan vakuuden tiedot.
Alkuteksti	Tekstikenttä	Kenttään kirjoitetaan tarjouspyynnön tulosteelle ennen rivitietoja tuleva teksti. Voit myös valita tekstin Alkutekstirekisteristä -painikkeella. Valittavissa ovat ne tekstit, jotka on merkitty käytettäviksi tarjouspyynnöillä. Valitsemalla Lisää vakiotekstiksi kenttään kirjoittamasi teksti tallennetaan Alkutekstirekisteriin. -painikkeella voit avata tekstin omassa isommassa ikkunassa.
Lopputeksti	Tekstikenttä	Kenttään kirjoitetaan tarjouspyynnön tulosteelle rivitietojen jälkeen tuleva teksti. Voit myös valita tekstin Lopputekstirekisteristä -painikkeella. Valittavissa ovat ne tekstit, jotka on merkitty käytettäviksi tarjouspyynnöillä. Valitsemalla Lisää vakiotekstiksi kenttään kirjoittamasi teksti tallennetaan Lopputekstirekisteriin. -painikkeella voit avata tekstin omassa isommassa ikkunassa.

Tarjouspyynnön toimittajat

Toimittajat-osiossa valitaan ne toimittajat, joilta tarjoukset pyydetään.

Lisää-painikkeessa on kaksi vaihtoehtoa lisätä toimittajia. Lisää toimittajia -valinnalla toimittajat lisätään Yritykset-sovelluksessa olevista toimittajista. Lisää tarjouspyynnöltä -valinnalla voit valita jonkin aikaisemman tarjouspyynnön toimittajat.

Toimittajat-taulukossa näytetään toimittajan nimi, tunnus ja osoitetiedot. Siinä on kenttä, johon valitaan yrityksen henkilöistä yhteyshenkilö tarjouspyynnölle. Jos sinulla on käyttöoikeus Yleiset oikeudet – Henkilön tiedot, voit myös lisätä yritykselle uuden henkilön Henkilöiden valinta -ikkunassa.  Voit määritellä Yritykset-sovelluksen Henkilöt-välilehdellä oletuksen toimittajan yhteyshenkilöksi tarjouspyynnöllä.

Toimittajan voi poistaa tarjouspyynnöltä rivin päässä olevalla Poisto-ikonilla.

Toimittajien lisääminen Yritykset-sovelluksesta

Valitse Lisää-painikkeen valikosta Lisää toimittajia. Ohjelma avaa Valitse toimittajat -ikkunan, jossa listataan kaikki Yritykset-sovelluksessa olevat aktiiviset toimittajat. Rivillä näytetään toimittajalle tehtyjen tilausten ja reklamaatioiden määrä sekä toimittaja-arvioiden keskiarvo. Voit klikata luvuissa olevaa linkkiä, mikä avaa toimittajan tilausten, reklamaatioiden tai toimittaja-arvioiden selauksen, jossa riviä kaksoisklikkaamalla voit avata kyseisen tilauksen, reklamaation tai toimittaja-arvion. Huomaa, että näet vain ne asiat, jotka liittyvät työmaihin, joihin sinulla on työmaaoikeus.

Valitse haluamasi toimittajat ja klikkaa Tuo valitut -painiketta.

Klikkaamalla Rajaukset-painiketta avataan valinta, jossa on kaikki yrityksille määritellyt luokittelut, joihin voit valita arvoja. Arvojen valinnan jälkeen klikkaa Rajaa-painiketta ja ohjelma rajaa toimittajalistauksen sisältämään ne toimittajat, joille kyseiset luokitteluarvot on annettu. Listauksen yläpuolella näytetään, millä ehdoilla rajaus on tehty. Rajaukset tyhjennetään Rajaukset-painikkeen valikosta Tyhjennä luokittelurajaus.

Toimittajien lisääminen tarjouspyynnöltä

Valitse Lisää-painikkeen valikosta Lisää tarjouspyynnöltä. Ohjelma avaa Valitse toimittajat -ikkunan, jossa listataan tarjouspyyntöjen toimittajat. Voit valita näytetäänkö vain ennakkotarjouspyyntöjen toimittajat vai vain varsinaisten tarjouspyyntöjen toimittajat vai kaikki tarjouspyyntöjen toimittajat. Taulukon työkaluilla voit rajata näkymään tietyt tarjouspyynnöt ja niiden toimittajat. Valitse haluamasi toimittajat ja klikkaa Lisää valitut.

Tarjouspyynnön yhteyshenkilöt

Yhteyshenkilöt-osiossa voit valita Tarjouspyynnölle tilaajan ja muun osapuolen esim. suunnittelijoiden henkilöitä.

Valitse Lisää-painikkeen valikosta minkä osapuolen henkilön haluat lisätä. Tilaajan on aina käyttäjäyritys ja jos valitset Muun osapuolen, voit valita Yritykset-sovelluksessa olevan yrityksen. Valitse rooli ja sen jälkeen henkilö. Jos sinulla on Yleiset oikeudet – Henkilön tiedot -oikeus, voit tarvittaessa lisätä yritykselle henkilön. Taulukossa näytetään henkilön Tehtävä, Työpuhelin ja Työsähköposti, joita voit tarvittaessa muokata, jolloin ne tallennetaan henkilölle. Huomaa, että käyttäjäyrityksen henkilön tietoja ei voi muuttaa, kun niitä ylläpidetään Palkat-sovelluksessa.

Allekirjoittaja sarakkeessa voit valita yhden tilaajan henkilön, joka allekirjoittaa tarjouspyynnön. Tulostetaan-sarakkeessa valitaan ne henkilöt, jotka halutaan tulostaa tarjouspyyntölomakkeen Yhteyshenkilöt-taulukkoon. Korostettu sarakkeessa voit valita yhden tilaajan henkilön, joka tulostetaan tarjouspyyntölomakkeen Yhteyshenkilöt-taulukkoon ensimmäiseksi ja korostetaan lihavoinnilla.

Tarjouspyynnön rivit

Tarjouspyynnölle määritellään rivejä, joita voi käyttää ohjaamaan tarjouksen erittelyä tai niillä voi esimerkiksi ehdottaa maksueriä. Tarjouksen syötössä summat syötetään tarjouspyynnön riveille. Rivi lisätään klikkaamalla + Lisää rivi -painiketta.

Kenttä	Kentän kuvaus	Lisätiedot
Rivinumero	Rivin yksilöivä tunniste	Ohjelma antaa riville numeron. Voit järjestää rivit haluamaasi järjestykseen Vedä ja pudota -toiminnolla rivinumerokentässä.
Selite	Rivin sisältö	Syötä kenttään teksti
Littera	Litteran koodi ja nimi	Valitse se työmaan littera, johon rivi kohdistuu. Ennakkotarjouspyynnön riville ei syötetä litteraa, kun sitä ei Hankkeella ole.
Tapahtumalaji	Tapahtumalajin tunniste ja nimi	Valitse se tapahtumalaji, jota rivi koskee. Tapahtumalajille voi asettaa Asetuksissa oletusarvon perustuen hankinnan tyyppiin.
Määrä	Desimaaliluku	Syötä rivin määrä kahden desimaalin tarkkuudella, sen pitää olla erisuuri kuin nolla
Yksikkö	Yksikön lyhenne	Valitse yksikkö, jossa määrä on ilmoitettu. Yksiköt ylläpidetään Perustiedoissa.
Päivämäärä	Päivämäärä	Valitse kenttään arvioitu hankintarivin toteutumispäivämäärä
Muistio	Tekstikenttä	Kirjoita sisäiseen käyttöön liittyvä muistio. Voit tarvittaessa laajentaa kentän klikkaamalla ikonia.

Voit muokata useita rivejä kerralla, katso Taulukon toiminnot. Huomaa, että voit lisätä kerralla useita tyhjiä rivejä, valita ne ja lisätä tiedot joukkomuokkauksella.

Rivin voi poistaa valitsemalla halutut rivit ja valitsemalla Rivitoiminnot-painikkeen valikosta Poista rivit.

Voit viedä Hankintatehtävän rivit Exceliin valitsemalla Rivitoiminnot-painikkeen valikosta Vie Exceliin.

Rivien lisääminen tarjouspyynnölle

Yksittäinen rivi lisätään klikkaamalla Lisää rivi -painiketta. Voit myös lisätä rivejä alla olevilla keinoilla.

Rivien kopiointi

Voit kopioida tarjouspyynnön rivejä. Jos valitset yhden rivin ja Rivitoiminnot-painikkeen valikosta Kopioi rivit, ohjelma avaa ikkunan, jossa voit syöttää kopioitavien rivien lukumäärän. Jos olet valinnut useita rivejä, ohjelma kopioi valitut rivit uusiksi riveiksi.

Rivien tuonti aikaisemmalta hankinnalta

Voit tuoda rivejä aikaisemmin luodulta hankinnalta. Valitse Rivitoiminnot-painikkeen valikosta Tuo rivit, mikä avaa Valitse rivit -ikkunan, jossa voit valita tuotavat rivit. Valitse lähteeksi joko Hankintatehtävä, Tarjouspyyntö tai Tilaus. Valinnan jälkeen listataan valitun lähteen rivit. Taulukkoon tuodaan korkeintaan 1000 riviä ja jos se ollaan ylittämässä ohjelma näyttää huomautuksen. Joka tapauksessa hakua on hyvä rajata. Valitse haluamasi rivit ja klikkaa Tuo valitut. Ohjelma lisää rivit tarjouspyynnölle. Jos työmaallasi ei ole samaa litterakoodia kuin rivillä, jota olet tuomassa, jää litteratieto tyhjäksi ja voit valita siihen työmaan litteran.

Rivien tuonti tiedostosta

Rivit voi tuoda Excel-tiedostosta valitsemalla Rivitoiminnot-painikkeen valikosta Tuo tiedostosta. Ohjelma pyytää valitsemaan ensin tiedoston. Tiedostossa pitää olla ensimmäisellä välilehdellä yksinkertainen taulukko, jossa ensimmäisellä rivillä on otsikot ja sen jälkeen rivitiedot. Katso lisäohjeet Excel viennit -ohjeesta.

Tietojen käsittely

Tarjouspyynnön tilat

Tarjouspyynnöllä on tila, joka muuttuu automaattisesti, kun käsittelet tarjouspyyntöä. Voit muuttaa tarjouspyynnön tilaa myös itse valitsemalla Toiminnot-painikkeen valikosta tilan vaihtoon liittyvän valinnan.

Sivun yläosassa näytetään tarjouspyynnön tila, jotka ovat:

Toiminnot -painikkeen toiminnot

Tulosta tarjouspyyntö

Tarjouspyyntö tulostetaan valitsemalla Toiminnot-painikkeen valikosta Tulosta tarjouspyyntö, mikä muodostaa tarjouspyynnöstä PDF-tulosteen ja tallentaa sen tarvittaessa tarjouspyynnön liitteeksi. Tulosteen tietoja voidaan ohjata asetuksissa.

Ohjelma avaa Tulostus-ikkunan. Ikkunassa tehdyt valinnat tallennetaan käyttäjän profiiliin ja ovat siten valmiiksi valittuina seuraavalla tulostuskerralla.

Tulosteen tyyppi on aina Tarjouspyyntö.

Voit valita rivien esitysmuodoksi:

Tarjouserittely

Toimituserät

Liitteen nimen tulostus – voit valita tulostetaanko liitteen nimeksi tiedoston nimi vai tiedostolle annettu otsikko.

Liitteen otsikko (nyt tulostettavalle tiedostolle) -kentässä määritellään, mikä tulee liitteeksi lisättävän tiedoston otsikoksi. Kentän oletuksen voi määritellä asetuksissa. Kun tarjouspyyntö tulostetaan, liitetään liitteeksi ja se halutaan mukaan tulosteen liitelistaukseen, tulostetaan tämä teksti silloin, kun on valittu tulostettavaksi liitteelle annettu otsikko.

Tulosteen otsikko – tulosteen otsikoksi tulostetaan Tulosteen otsikko -kentän teksti. Siihen tulee oletuksena asetuksissa annettu teksti, jota voi vielä tulostusvaiheessa tarvittaessa muuttaa.

Tulosteen numeron teksti – Tarjouspyynnön numeron tekstiksi tulostetaan Tulosteen numeron teksti -kentän teksti. Siihen tulee oletuksena asetuksissa annettu teksti, jota voi vielä tulostusvaiheessa tarvittaessa muuttaa.

Tulosteen liitteiden otsikko – Liitelistauksen otsikoksi tulostetaan Tulosteen liitteiden otsikko -kentän teksti. Siihen tulee oletuksena asetuksissa annettu teksti, jota voi vielä tulostusvaiheessa tarvittaessa muuttaa.

Toimitusajan teksti – Kentässä määritellään, mikä teksti tulostetaan toimitusajalle. Siihen tulee oletuksena asetuksissa annettu teksti, jota voi vielä tulostusvaiheessa tarvittaessa muuttaa.

Lisäksi on valittavissa seuraavat lisävalinnat:

• Tilaajan allekirjoitus – tulostetaan tilaajan allekirjoittajaksi valittu henkilö
• Toimittajakohtainen tuloste – tulostetaan kullekin tarjouspyynnön toimittajalle oma tuloste, jossa on toimittajan tiedot. Valinta ei ole käytettävissä, jos on valittu: Tarjouspyyntö tulostetaan tulosteen liiteluettelon ensimmäiseksi liitteeksi
• Rivit – tulostetaan tarjouspyynnön rivit
• Sisältö – tulostetaan tarjouspyynnön Sisältö-kentän teksti, lisäksi voit valita tulostetaanko sisältö Ehtojen jälkeen eli samaa osiin muiden ehtojen kanssa vai Alkutekstin jälkeen
• Toimitusaika tulostetaan – tulostetaan tarjouspyynnöllä oleva Aloituspäivämäärä ja Päättymispäivämäärä
• Toimitusaika näytetään viikkoina – jos valittu, toimitusaika näytetään viikkoina, muussa tapauksessa toimitusaika näytetään päivinä
• Liitteet tulostetaan – tulostetaan myös tarjouspyynnön liitteenä olevat dokumentit, joita ei ole merkitty sisäisiksi
• Liitetään liitteeksi – tuloste tallennetaan tarjouspyynnölle liitteeksi
• Tarjouspyyntö tulostetaan tulosteen liiteluettelon ensimmäiseksi liitteeksi – valinnalla ohjelma asettaa tulostettavan tarjouspyynnön aina liiteluettelon ensimmäiseksi liitteeksi tulostuksen yhteydessä

Lähetä tarjouspyyntö sähköpostilla

Tarjouspyynnöt voi lähettää sähköpostilla toimittajille. Tulosta ensin tuloste liitteeksi ja valitse Toiminnot-painikkeen valikosta Lähetä sähköposti, mikä avaa sähköpostin lähetysikkunan.

Sähköpostin otsikoksi tulee oletuksena teksti liittyen siihen mitä olet lähettämässä, esimerkiksi Tarjouspyyntö – 1234 AsOy Aurinkoranta 6 – Maalausurakka, missä Tarjouspyyntö on kiinteä teksti, 1234 on työmaan koodi, AsOy Aurinkoranta 6 on työmaan nimi ja Maalausurakka on hankinnan otsikko. Voit muuttaa otsikkoa sähköpostin lähetysikkunassa.

Vastaanottajat-taulukkoon tulee toimittajat, joille voit valita jonkun toimittajan henkilön. Voit myös lisätä taulukkoon uusia rivejä. Liitteet-taulukossa listataan kaikki lähetettävän asian liitteet. Voit poistaa ne, joita et halua lähettää. Ne eivät poistu tarjouspyynnöltä vaan ainoastaan sähköpostilähetyksestä.

Katso ohjeet tarkemmin sähköpostilähetyksen ohjeesta.

Lähetä tarjouspyynnön lisäkirje

Tarjouspyyntöön liittyen voidaan lähettää lisäkirje samoille toimittajille, joille Tarjouspyyntö on lähetetty.

Lisää ensin mahdolliset uudet lisäkirjeeseen liittyvät tiedostot Tarjouspyynnölle ja tallenna tarjouspyyntö. Valitse sitten Tarjouspyynnön Toiminnot-painikkeen valikosta Lisäkirjeet, mikä avaa Lisäkirjeet-ikkunan.

Klikkaa Lisää-painiketta, mikä lisää rivin taulukkoon. Ohjelma antaa numeron, joka on suurimmasta käytetystä numerosta seuraava numero. Voit tarvittaessa muuttaa numeron, kunhan se on yksilöllinen. Ohjelma ehdottaa Käsittelijäksi käyttäjää, mutta voit valita siihen toisen henkilön. Syötä Lisäkirjeelle otsikko ja mahdollinen sisältö. Klikkaa Tiedostot-kentän Haku-ikonia ja valitse lisäkirjeeseen liittyvät tiedostot Tarjouspyynnön liitteistä.

Tallenna lisäkirje ja valitse rivi klikkaamalla kentästä, joka ei ole muokattava, kuten esimerkiksi sisältö niin, että rivi muuttuu siniseksi. Valitse Rivitoiminnot-painikkeen valikosta Lähetä. Ohjelma avaa Sähköpostin lähetys -ikkunan, jossa sähköpostin otsikkona on Lisäkirjeen tunnistetiedot ja Sisältö-kenttään tuodaan Lisäkirjeen sisältö. Vastaanottajat ovat Tarjouspyynnön toimittajat ja liitteinä ovat Lisäkirjeelle valitut tiedostot.

Lähetyksen jälkeen Lisäkirjeen Lähetetty-sarakkeeseen tulee lähetyspäivämäärä.

Voit tarvittaessa poistaa lisäkirjeen valitsemalla ensin rivin ja sitten Rivitoiminnot-painikkeen valikosta Poista.

Syötä tarjoukset

Toimittajan tarjous syötetään tarjouspyynnöllä Toimittajat-osiossa klikkaamalla Syötä tarjous painiketta, jolloin ohjelma avaa Tarjousten syöttö -sivun.

Voit valita tarjouksen vastaanottoajan, tarjouksen voimassaoloajan ja kirjoittaa tarjoukseen liittyvän muistion. Tarjoukseen voi liittää liitteitä, esim. saadun tarjouksen. Klikkaa Näytä liitteet -painiketta, mikä avaa Liitetiedosto-toiminnon ja lisää haluamasi liitteet.

Riveinä näytetään tarjouspyynnön rivit. Voit syöttää niille tarjouksessa olevan selitteen, rivikohtaisen muistion ja A-hinnan. Tarvittaessa voit myös muuttaa määrää ja yksikköä ja syöttää rivin nettosumman, jolloin ohjelma laskee yksikköhinnan.

Voit myös valita, että toimittaja ei tarjoa ollenkaan. Lisäksi voit valita, että tarjous näytetään Hankintasuunnitelmalla sidottuna kustannuksena. Huomaa, että Työmaalla kustannus on sidottu vasta sitten, kun Tilaus on tilattu. Tallenna tiedot, jonka jälkeen Toimittajat-osiossa näytetään tarjouksen summa tai Ei tarjoa -tieto. Summassa olevasta linkistä pääset muokkaamaan toimittajan tarjousta.

Vertaile tarjouksia

Kun tarjoukset on syötetty, eli tarjouspyynnön tila on Tarjouksia saatu, voit vertailla saatuja tarjouksia Tarjousten vertailu -sivulla. Valitse tarjouspyynnön Toiminnot-painikkeen valikosta Vertaile tarjouksia, mikä avaa Tarjousvertailu-sivun. Voit vertailla tarjouksia yhteenvedossa tai erittelyssä.

Yhteenvedossa näytetään kaikki tarjouspyynnön toimittajat, tarjouksen vastaanottopäivä ja tarjoussumma sekä ero hankinnan tavoitteeseen ja mahdollinen tarjoukselle syötetty muistio. Voit valita mitkä toimittajat näytetään erittelyssä. Voit valita toimittajan ja valita sen näytettäväksi sidottuna Hankintasuunnitelmassa.

Erittelyssä näytetään kaikki tarjouspyynnön rivit ja tarjouspyynnön rivimuistio sekä yhteenvedossa valittaviksi näytettävät toimittajat. Halvimmat rivihinnat on korostettu. Jos tarjouksen syötössä on riville syötetty muuta kuin A-hinta, on kentässä huomiokolmio  ja sen vihjetekstissä näytetään tarjouksen rivitiedot. Klikkaamalla kentän summassa olevaa linkkiä pääset muokkaamaan tarjouksen rivitietoja.

Voit valita rivit kentässä olevalla valintaruudulla eri toimittajilta. Vaihtoehtoisesti voit valita rivit Valitse rivit -kentässä. Vaihtoehdot ovat:

• kaikki rivit erittelyssä olevalta toimittajalta
• halvimmat rivit, jolloin ohjelma valitsee sen toimittajan riville, jolla on rivin halvin hinta
• voit myös poistaa tehdyt valinnat Poista valinnat -vaihtoehdolla

Tarjouksen tiedot -osiossa näytetään valittujen rivien summa yhteensä ja verrataan sitä hankinnan tavoitteeseen.

Kun tarjouspyynnölle on valittu toimittajat, muuttuu sen tilaksi Toimittaja valittu.  

Kopioi tiedot toiselta tarjouspyynnöltä

Voit kopioida olemassa olevan tarjouspyynnön uudeksi tarjouspyynnöksi.

Aloita uuden tarjouspyynnön lisääminen ja valitse Toiminnot-painikkeen valikosta Kopioi tiedot toiselta tarjouspyynnöltä. Ohjelma avaa Tarjouspyynnön kopiointi -ikkunan, jossa voit valita haetko Ennakkotarjouspyyntöjä, Tarjouspyyntöjä vai kumpiakin.

Valitse haluamasi tarjouspyyntö ja klikkaa Kopioi valittu, jolloin ohjelma avaa ikkunan, jossa voit valita mitä tietoja valitaan. Klikkaa lopuksi Hyväksy ja ohjelma kopioi valitsemasi tiedot uudelle tarjouspyynnölle.

Tarjouspyynnön poistaminen

Tarjouspyyntöä ei voi kokonaan poistaa. Tarpeettomat tarjouspyynnöt asetetaan tilaan Hylätty tarjouspyynnön Toiminnot-painikkeen Hylkää tarjouspyyntö -valinnalla. Katso myös Hankinnan poistaminen Hankintasuunnitelman ohjeessa.

Tarjouspyynnön liitteet

Tarjouspyynnön liitteet lisätään ja näytetään Liitetiedostot-komponentissa, jonka saat auki klikkaamalla Näytä liitteet -painiketta. Katso tarkemmat ohjeet Liitteiden käsittely-ohjeesta.