Hankintasuunnitelmat

Hankintasuunnitelmassa näytetään työmaan hankinnat, niiden aikataulu ja missä vaiheessa ne ovat menossa. Suunnitelmassa myös lisätään ja ylläpidetään hankintatehtäviä ja viedään hankintaprosessia eteenpäin.

Näkymän tiedot

Hankintasuunnitelmien selauksessa näytetään Laskenta- ja Työmaavaiheen hankintasuunnitelmat hankkeista ja työmaista, joihin käyttäjällä on hanke- tai työmaaoikeus.

Näkymässä esillä olevat tiedot ja sarakevalitsimesta lisättävissä olevat sarakkeet vastaavat hankintasuunnitelman tietosisältöä, katso tarkemmat kuvaukset sarakkeiden sisällöistä tämän ohjeen Yleistiedot -osiossa.

• Taulukkojen toimintojen yleiskuvauksen löydät Yleisistä ohjeista (Yleistoiminnot / Taulukon toiminteet)

Näkymän lisätiedot

Näkymän lisäsarakkeet

Näkymän taulukkoon on määritetty myös hankintasuunnitelman tietosisällön lisäksi sarakkeita, joissa tulkitaan tietoja hankintasuunnitelmaan liittyvistä tiedoista tai useammista tiedoista.

Vaihe

Sarakkeessa näytetään Laskenta, jos hankintasuunnitelmalle on valittu vain laskennan hanke ja Työmaa, jos hankintasuunnitelmalle on määritelty työmaa.

Hankinnan tavoite €

Sarakkeessa näytetään hankintasuunnitelmaan kuuluvien hankintojen tavoitteet yhteensä.

Sidottu tavoitteesta €

Tilattu-tilassa olevien tilausten rivien summa, joiden hankinnalla (hankintatehtävä, ennakkotarjouspyyntö, tarjouspyyntö tai tilaus) on tavoite. Jos hankintaan ei liity tilausta, huomioidaan summassa hankinnan sen tarjouksen summa, jossa toimittaja on määritelty näytettäväksi sidottuna ja tavoite on annettu. Laskenta-vaiheessa olevalla hankintasuunnitelmalla tässä sarakkeessa ei näytetä mitään, koska sillä ei voi olla tilauksia eikä tarjouksia voi valita näytettäväksi sidottuna.

Tavoitetta jäljellä €

Hankinnan tavoite € vähennettynä Sidottu tavoitteesta €

Sidottu yhteensä €

Kaikkien tilattu tilassa olevien tilausten rivien summa ja niiden tarjouspyyntöjen syötettyjen tarjousten summa, joissa jokin toimittaja on määritelty näytettäväksi sidottuna. Samalta hankinnalta näytetään kuitenkin vain tilauksen summa, jos tilaus on tilattu tilassa. Laskenta-vaiheessa olevalla hankintasuunnitelmalla tässä sarakkeessa ei näytetä mitään, koska sille ei voi olla tilauksia eikä tarjouksia voi valita näytettäväksi sidottuna.

Hankintoja

Sarakkeessa näytetään hankintasuunnitelman rivien määrä. Hylättyjä hankintoja ei huomioida.

Paikkakunta

Jos hankintasuunnitelman vaihe on Laskenta, näytetään hankkeen osoitteen postitoimipaikka ja jos hankintasuunnitelman vaihe on Työmaa, näytetään työmaan käyntiosoitteen postitoimipaikka.

Toteuma lukittu

Sarakkeessa näytetään työmaan toteuman lukitsemisen tila (Avoin/Lukittu).

Näkymän toiminnot

Toiminnot -painikkeen toiminnot

Sovelluksen Toiminnot -monitoimipainikkeessa löytyy toiminteet:

Vie Exceliin

Vie Exceliin -toiminteella käyttäjä voi viedä näkymän taulukon tiedot Excel-tiedostoon.

Lisätiedot toiminteesta: Yleistoiminnot

Muut toiminnot

Näkymässä on myös omina erillisinä toimintopainikkeinaan:

• + Lisää -painike millä voit lisätä sovelluksessa näkymässä rivitietoina listattavia uusia tapahtumia. (kts. lisätiedot lisäämisestä: Tietojen lisäys kappaleessa)

Selauksen voi rajata taulukon rajaustoimintojen lisäksi seuraavasti.

• laskennan Hankkeen ja Työmaan tilan perusteella. Hankkeen ja Työmaan tilarajauksessa näytetään ne tilat, jotka Tarjouslaskenta ja Tuotannonhallinta Plus -sovelluksissa on määritelty käytettäviksi. Laskennassa tarkoittaa hankkeella olevia tiloja ja Työmaa tarkoittaa Työmaan tiloja. Suluissa oleva (Aktiivinen) ja (Passiivinen) liittyy tilalle annettuun aktiivisuustietoon.

• Hankintasuunnitelman tilan perusteella

Tietojen lisäys

Uusi hankintasuunnitelma lisätään hankintasuunnitelmien selauksessa +Lisää-painikkeella.

Toiminnosta aukeaa Hankintasuunnitelma-sivu, johon valitaan hanke, jos tehdään laskentavaiheen suunnitelmaa tai työmaa, jos tehdään työmaavaiheen hankintasuunnitelmaa. Laskentavaiheen hankintasuunnitelmasta tulee työmaavaiheen suunnitelma, kun sille valitaan työmaa. Voit valita uudelle Hankintasuunnitelmalle vain Työmaan, jolloin se on heti Työmaa-vaiheen suunnitelma.

Yleistiedot

Kenttä	Kentän kuvaus	Lisätiedot
Numero	Hankintasuunnitelman dokumenttinumero	Kullekin hankintasuunnitelmalle on yksilöllinen dokumenttinumero. Se on oletuksena valittu selauksen sarakkeeksi. Hankintasuunnitelmasivulla numero näytetään leivänmurupolussa.
Hanke	Tarjouslaskennan hanke, johon hankintasuunnitelma liittyy.	Valitse hanke niistä hankkeista, joihin sinulla on hankeoikeus. Hankintasuunnitelmalle joko hanke tai työmaa on pakollinen, hanketta ei siis tarvitse valita, jos hankintasuunnitelma tehdään suoraan työmaalle. Jos hankintasuunnitelmalle on valittu vain laskennan hanke eli sen vaihe on Laskenta, näytetään selauksen Hanke/Työmaa-sarakkeessa laskennan hankkeen koodi ja nimi.
Hankkeen tila	Kentässä näytetään valitun hankkeen tila.	Tieto muokataan Tarjouslaskenta-sovelluksessa hankkeen perustiedoissa, eikä sitä voi muuttaa hankintasuunnitelmalla. Jos hankintasuunnitelmalle on valittu vain laskennan hanke eli sen vaihe on Laskenta, näytetään selauksen Tila-sarakkeessa laskennan tila.
Vastaava laskija	Kentässä näytetään valitulle hankkeelle määritelty vastaava laskija.	Tieto muokataan Tarjouslaskenta-sovelluksessa hankkeen laskijatiedoissa, eikä sitä voi muuttaa hankintasuunnitelmalla. Jos hankintasuunnitelmalle on valittu vain laskennan hanke eli sen vaihe on Laskenta, näytetään selauksen Vastaava-sarakkeessa laskennan hankkeen vastaava laskija.
Työmaa	Työmaa, johon hankintasuunnitelma liittyy.	Valitse työmaa niistä työmaista, joihin sinulla on työmaaoikeus. Hankintasuunnitelmalle joko hanke tai työmaa on pakollinen. Voit luoda hankintasuunnitelman suoraan työmaalle valitsematta hanketta. Jos hankintasuunnitelmalle on valittu määritelty työmaa eli sen vaihe on Työmaa, näytetään selauksen Hanke/Työmaa-sarakkeessa työmaan koodi ja nimi.
Työmaan tila	Kentässä näytetään valitun työmaan tila.	Tieto muokataan Tuotannonhallinta Plus -sovelluksessa työmaan tiedoissa, eikä sitä voi muuttaa hankintasuunnitelmalla. Jos hankintasuunnitelmalle on määritelty työmaa eli sen vaihe on Työmaa, näytetään selauksen Tila-sarakkeessa työmaan tila.
Vastaava työnjohtaja	Kentässä näytetään valitulle työmaalle määritelty vastaava työnjohtaja.	Työmaan vastaava työnjohtaja määritellään valitsemalla Kulunhallinnassa henkilölle rooli, joka on Perustiedoissa Roolien ylläpidossa määritelty vastaavan työnjohtajan rooliksi. Jos hankintasuunnitelmalle on määritelty työmaa eli sen vaihe on Työmaa, näytetään selauksen Vastaava-sarakkeessa työmaan vastaava työnjohtaja.
Tilaaja	Yritys, joka on hankkeen tai työmaan tilannut	Jos hankintasuunnitelmalle on valittu vain hanke, näytetään hankkeen perustiedoissa oleva tilaaja ja jos hankintasuunnitelmalla on työmaa, näytetään työmaan tilaaja. Tieto muokataan Tarjouslaskenta tai Tuotannonhallinta Plus -sovelluksessa, eikä sitä voi muuttaa hankintasuunnitelmalla.
Aloituspäivämäärä	Hankkeelle tai työmaalle määritelty aloituspäivämäärä.	Jos hankintasuunnitelmalle on valittu vain hanke, näytetään hankkeen perustiedoissa oleva työmaan aloituspäivämäärä ja jos hankintasuunnitelmalla on työmaa, näytetään työmaan aloituspäivämäärä. Tieto muokataan Tarjouslaskenta tai Tuotannonhallinta Plus -sovelluksessa, eikä sitä voi muuttaa hankintasuunnitelmalla.
Päättymispäivämäärä	Hankkeelle tai työmaalle määritelty päättymispäivämäärä.	Jos hankintasuunnitelmalle on valittu vain hanke, näytetään hankkeen perustiedoissa oleva työmaan lopetuspäivämäärä ja jos hankintasuunnitelmalla on työmaa, näytetään työmaan lopetuspäivämäärä. Tieto muokataan Tarjouslaskenta tai Tuotannonhallinta Plus -sovelluksessa, eikä sitä voi muuttaa hankintasuunnitelmalla.
Muistio	Hankintasuunnitelman muistio	Voit kirjoittaa hankintasuunnitelmalle muistion. Klikkaamalla kentän yläpuolella olevaa Muokkaus-ikonia, voit avata ikkunan suurempana.
Suunnitelman tila	Hankintasuunnitelman tila	Hankintasuunnitelmalla voi olla tilat Aktiivinen, Arkistoitu ja Hylätty. Tilat asetetaan Hankintasuunnitelmalle käsin Toiminnot-painikkeen valinnoilla. Tila näytetään Hankintasuunnitelma-sivulla tilapainikkeena sivun yläosassa.

Tietojen käsittely

Hankintasuunnitelma avataan kaksoisklikkaamalla riviä hankintasuunnitelmien selauksessa. Ohjelma avaa hankkeen tai työmaan hankintasuunnitelman, jossa näytetään suunnitelmaan sisältyvät hankinnat.

Hankintojen lisääminen suunnitelmaan

Hankintasuunnitelmaan voi lisätä rivejä eli hankintoja usealla eri tavalla.

Lisää yksittäinen hankintatehtävä

Yksittäinen hankintatehtävä lisätään valitsemalla hankintasuunnitelmalla Lisää-painikkeen valikosta Lisää hankintatehtävä.

Lisää yksittäinen tarjouspyyntö

Voit lisätä tarjouspyynnön valitsemalla hankintasuunnitelmalla Lisää-painikkeen valikosta Lisää tarjouspyyntö. Jos Hankintasuunnitelma on Laskenta-vaiheessa, lisätään Ennakkotarjouspyyntö ja jos se on Työmaa-vaiheessa, lisätään Tarjouspyyntö.

Lisää yksittäinen tilaus

Voit lisätä tilauksen Työmaa-vaiheen hankintasuunnitelmalle valitsemalla Lisää-painikkeen valikosta Lisää tilaus.

Lisää hankintatehtäviä tiedostosta

Hankintatehtävät voi tuoda Excel-tiedostosta valitsemalla Lisää-painikkeen valikosta Tuo tiedostosta. Tiedostossa pitää olla ensimmäisellä välilehdellä yksinkertainen taulukko, jossa ensimmäisellä rivillä on otsikot ja sen jälkeen rivitiedot.

Katso tiedoston tuonnin ohjeet Yleistoiminnot-ohjeesta.

Lisää hankintatehtäviä hankintaryhmärekisteristä

Voit lisätä kerralla useita hankintatehtäviä hankintaryhmärekisteristä valitsemalla Lisää-painikkeen valikosta Lisää hankintaryhmärekisteristä. Ohjelma avaa ikkunan, jossa listataan asetuksissa ylläpidettävät hankintaryhmät. Valitse haluamasi hankintaryhmät ja klikkaa Ok -painiketta. Ohjelma lisää hankintatehtävät suunnitelmalle.

Lisää laskennasta

Laskenta-vaiheen hankintasuunnitelmalle voi tuoda hankintatehtäviä laskennasta.

Jydacom Tarjouslaskennassa laskentariveille määritellään hankintaryhmä ja kun hankintaryhmä on valmis ennakkotarjouspyyntöä varten, laskija merkitsee hankintaryhmän valmiiksi.

Hankintahenkilö menee hankkeen Laskenta-vaiheen hankintasuunnitelmalle ja valitsee Hankinta-taulukon Lisää-painikkeesta Lisää laskennasta.

Valinta avaa Valitse laskennan hankintaryhmät -ikkunan. Ikkunassa näytetään kaikki Tarjouslaskennassa valmiiksi asetetut hankintaryhmät ja niihin liittyvien laskentarivien määrät. Rivien muodostus -valinnalla voi määritellä miten hankintatehtävälle muodostetaan rivejä.

• Ei rivejä -valinnalla hankinnalle ei muodosteta rivejä ollenkaan, vaan ne luodaan erikseen käsin
• Rivit-valinnalla hankinnalle muodostetaan rivi kustakin laskentarivistä, selitteeksi tulee panoksen tai suoritteen selite. Huomaa, että suoritteella pitää olla kustannuslajitieto eli lisää suoritteen kustannuslajille esimerkiksi menekki. Lisäksi hankintaryhmä voi olla vain panoksella tai kustannuslajilla, joka on sallittu ostolaskulla.
• Panokset-valinnalla hankinnalle muodostetaan rivit kullekin valituilla riveillä olevalle panokselle, selitteeksi tulee panoksen nimi ja määräksi panoksen yhteenlaskettu määrä

Valitse haluamasi hankintaryhmät ja klikkaa OK-painiketta, mikä luo hankintaryhmistä hankintatehtävät hankintasuunnitelmalle.

Luotu hankintatehtävä ja Tarjouslaskennan hankintaryhmä linkitetään ja kun luot ennakkotarjouspyynnön hankintatehtävästä, ennakkotarjouspyyntö linkitetään samaan laskennan hankintaryhmään.

Kun olet luonut hankinnan laskentariveistä, voit tarkastella hankinnalla laskentarivejä, jotka siihen liittyvät, klikkaamalla Hankinnan tavoite -kentän yhteydessä olevaa +-painiketta.

Klikkaaminen avaa Tarkastele hankintaryhmän laskentarivejä -ikkunan, jossa listataan kyseiseen hankintaryhmään liittyvät laskentarivit.

Lisää tavoitearviosta

Työmaa-vaiheen hankintasuunnitelmalle voi tuoda hankintatehtäviä tavoitearviolta.

Jydacom Tarjouslaskennassa laskentariveille määritellään hankintaryhmä ja kun laskelmasta muodostetaan tavoitearvio, siirtyy hankintaryhmät myös tavoitearviolle.

Työmaa-vaiheen hankintasuunnitelmalla valitaan Hankinta-taulukon Lisää-painikkeesta Lisää tavoitearviosta.

Valinta avaa Valitse tavoitearvion hankintaryhmät -ikkunan. Ikkunassa näytetään kaikki tavoitearvion hankintaryhmät, niihin liittyvien laskentarivien määrät ja tavoitesumman. Rivien muodostus -valinnalla voi määritellä miten hankintatehtävälle muodostetaan rivejä.

• Ei rivejä -valinnalla hankinnalle ei muodosteta rivejä ollenkaan, vaan ne luodaan erikseen käsin
• Rivit-valinnalla hankinnalle muodostetaan rivi kustakin laskentarivistä, selitteeksi tulee panoksen tai suoritteen selite. Huomaa, että suoritteella pitää olla kustannuslajitieto eli lisää suoritteen kustannuslajille esimerkiksi menekki. Lisäksi hankintaryhmä voi olla vain panoksella tai kustannuslajilla, joka on sallittu ostolaskulla.
• Panokset-valinnalla hankinnalle muodostetaan rivit kullekin valituilla riveillä olevalle panokselle, selitteeksi tulee panoksen nimi ja määräksi panoksen yhteenlaskettu määrä kuitenkin siten, että kullekin tavoitearvion litteralle tehdään hankinalle oma rivi

Valitse haluamasi hankintaryhmät ja klikkaa OK-painiketta, mikä luo hankintaryhmistä hankintatehtävät hankintasuunnitelmalle.

Luotu hankintatehtävä ja tavoitearviorivi linkitetään ja kun luot tarjouspyynnön tai tilauksen hankintatehtävästä, ne linkitetään samaan tavoitearvioriviin.

Kun olet luonut hankinnan tavoitearviosta, voit tarkastella hankinnalla tavoitearviorivejä, jotka siihen liittyvät, klikkaamalla Hankinnan tavoite -kentän yhteydessä olevaa +-painiketta.

Klikkaaminen avaa Tarkastele tavoitearviorivejä -ikkunan, jossa listataan kyseiseen hankintaan liittyvät tavoitearviorivit. Tarkemmat ohjeet ikkunan toiminnoista on Hankintatehtävä-sivulla.

Hankintasuunnitelman toiminnot

Hankintasuunnitelman tila

Sivun yläosassa näytetään hankintasuunnitelman tila, joka asetetaan Toiminnot-painikkeen valinnoilla. Hankintasuunnitelmat tilat ovat:

Hankintasuunnitelman tallentaminen

Hankintasuunnitelman tietoihin tehdyt muutokset tallennetaan Tallenna-painikkeella, joka aktivoituu, kun on jotain tallennettavaa.

Hankinnat-taulukko on selaustaulukko ja siinä näytettävät tiedot muokataan hankintatehtävällä, ennakkotarjouspyynnöllä, tarjouspyynnöllä tai tilauksella ja tallennetaan sivuilla, joissa muutokset tehdään.

Toiminnot -painikkeen toiminnot

Hankintatehtävän Toiminnot -monitoimipainikkeesta löytyy toiminnot:

Tulosta hankintasuunnitelma

Hankintasuunnitelman tulostusta ei ole vielä toteutettu. Toistaiseksi voit viedä tiedot Exceliin Vie Exceliin -toiminnolla.

Tulosta yhteystietoluettelo

Toiminnolla tulostetaan hankintasuunnitelmassa olevien hankintojen yhteyshenkilö. Valinta avaa Tulostuksen ohjaus -ikkunan, jossa voit tehdä seuraavat valinnat:

• Tulosta yhteystiedot myös tarjouspyyntöjen toimittajilta, joiden tarjous näytetään sidottuna hankinnassa, jolloin luetteloon tulostetaan tiedot myös tarjouspyynnön siltä toimittajalta, jolle on valittu Näytä sidottuna hankinnassa
• Tulosta yhteystiedot myös Uusi-tilassa olevilta tilauksilta, jolloin tulostetaan tiedot myös tilauksilta, joiden tila on Uusi. Ilman valintaa viedään tiedot vain tilauksilta, joiden tila on vähintään Tilattu

Yhteystietoluetteloon tulostetaan yritykset hankinnan Koodin mukaisessa nousevassa järjestyksessä ja kunkin alle kaikki tilauksella olevat toimittajan yhteyshenkilöt aakkosjärjestyksessä sekä tarjouspyynnön yhteyshenkilö, jos tarjouspyyntöjen valitut toimittajat on määritelty tulostettaviksi.

Vie Exceliin

Vie Exceliin -toiminteella käyttäjä voi viedä näkymän taulukon tiedot Excel-tiedostoon.

Lisätiedot toiminteesta Excel viennit.

Kopioi hankintasuunnitelma

Voit kopioida hankintatehtävät toiselta hankintasuunnitelmalta. Siirry sen hankkeen tai työmaan hankintasuunnitelmalle, jolle haluat tiedot kopioida. Valitse Toiminnot-painikkeen valikosta Kopioi hankintasuunnitelma. Ohjelma avaa ikkunan, josta valitset sen hankintasuunnitelman, jonka hankintatehtävät haluat kopioida.

Ohjelma kopioi kaikki hankintasuunnitelman hankintatehtävät. Jos uudella hankintasuunnitelmalla on jo hankinta samalla koodilla, kyseistä hankintatehtävää ei kuitenkaan kopioida. Voit valita, mitä kokonaisuuksia kopioidaan.

Näytä hylätyt

Voit valita Toiminnot-painikkeen valikossa Näytä hylätyt / Piilota hylätyt. Kun hylätyt on piilotettuna, hankintasuunnitelmassa ei näytetä niitä hankintoja, jotka on hylätty.

Arkistoi suunnitelma

Valinnalla voit asettaa suunnitelman tilaan Arkistoitu, jolloin voit rajata sen pois hankintasuunnitelmien selauksesta tilan perusteella.

Hylkää suunnitelma

Valinnalla voit asettaa suunnitelman tilaan Hylätty, jolloin voit rajata sen pois hankintasuunnitelmien selauksesta tilan perusteella.

Aktivoi suunnitelma

Valinnalla voit asettaa Arkistoitu tai Hylätty -tilassa olevan suunnitelman tilaan Aktiivinen, jolloin voit tarvittaessa jatkaa työskentelyä suunnitelman kanssa.

Hankintasuunnitelman käsittely

Kun olet lisännyt hankinnan, näytetään hankintasuunnitelmassa rivi eli hankinta, jolla on kuvakkeet alla olevan taulukon mukaisesti kussakin hankinnan vaiheen mukaisessa sarakkeessa. Kun klikkaat esimerkiksi Tarjouspyyntö-sarakkeen harmaata Muokkaa-ikonia, ohjelma aloittaa uuden Tarjouspyynnön lisäämisen ja tuo sille kaikki tiedot Hankintatehtävältä tai jos hankintaan on tehty Ennakkotarjouspyyntö, tuodaan tiedot siltä. Vastaavasti Tilaukselle tuodaan tiedot joko Tarjouspyynnöltä, Ennakkotarjouspyynnöltä tai Hankintatehtävältä sen perusteella, mikä on edellinen tehty vaihe.

Voit valita saraketyökalun  avulla näkyviin haluamasi sarakkeet. Valittavissa on alla olevat sarakkeet.

• Taulukkojen toimintojen yleiskuvauksen löydät Yleisistä ohjeista (Yleistoiminnot / Taulukon toiminteet)

Kenttä	Kentän kuvaus	Lisätiedot
Numero	Hankinnan vaiheen dokumenttinumero	Hankintatehtävällä, (ennakko)tarjouspyynnöllä ja tilauksella on oma juokseva käyttäjäyrityskohtainen numerointi, jota ohjelma ylläpitää. Sarakkeessa näytetään hankinnan vaiheen numero eli jos vaihe on Tarjouspyyntö, on kentässä kyseisen tarjouspyynnön numero.
Vaihe	Hankinnan vaihe	Suunnittelu, ennakkotarjouspyyntö, tarjouspyyntö tai tilaus sen perusteella, mikä on viimeisin vaihe, mitä hankintatehtävälle on tehty.
Tila	Hankinnan vaiheen tila	Vaiheen tila, kullekin vaiheelle on omat tilat.
Koodi	Hankinnan koodi	Hankinnan koodi, joka on sama kaikille hankkeen vaiheille. Hankkeen/Työmaan sisällä koodi ja otsikko yhdistelmän tulee olla yksilöllinen.
Otsikko	Hankinnan otsikko	Hankinnan otsikko, joka on sama kaikille hankkeen vaiheille. Hankkeen/Työmaan sisällä koodi ja otsikko yhdistelmän tulee olla yksilöllinen.
Luokka	Hankinnan luokka	Näytetään hankinnalle valittu asetuksissa määritelty hankinnan luokka.
Suunnittelu	Suunnitteluvaiheen ajoitus ja tila	Kentässä on hankinnan suunnittelun ajoitus, ikonin väri kertoo suunnittelun tilan. 12/2024 on hankinnan suunnittelun ajoitusviikko ja (4) on suunnitteluennakko viikkoina. Punainen ajoitustieto tarkoittaa, että hankinnan suunnitteluvaihe on myöhässä. Lihavoitu ajoitustieto kertoo, milloin hankintatehtävä on merkitty suunnitelluksi. Punainen ikoni tarkoittaa, että tila on Uusi. Vihreä ikoni tarkoittaa, että tila on Valmis. Valkoinen ikoni tarkoittaa, että tila on Hylätty. Jos ikoni puuttuu, hankinnalla ei ole hankintatehtävää.
Ennakkotarjouspyyntö	Ennakkotarjouspyyntövaiheen ajoitus ja tila	Kentässä on hankinnan ennakkotarjouspyynnön ajoitus, ikonin väri kertoo ennakkotarjouspyynnön tilan. Ennakkotarjouspyynnöllä ei ole suunniteltuja ajoitustietoja. Lihavoitu ajoitustieto kertoo, milloin ennakkotarjouspyynnölle on valittu toimittaja tai siitä on tehty tilaus. Harmaa ikoni kertoo, että hankinnalle ei ole vielä tehty ennakkotarjouspyyntöä. Punainen ikoni tarkoittaa, että tila on Uusi. Keltainen ikoni tarkoittaa, että tila on Tarjoukset pyydetty. Sininen ikoni tarkoittaa, että tila on Tarjouksia saatu. Vihreä ikoni tarkoittaa, että tila on Toimittaja on valittu tai Siirretty tilaukseksi.. Valkoinen ikoni tarkoittaa, että tila on Hylätty. Jos ikoni puuttuu, hankinnalla ei ole ennakkotarjouspyyntöä.
Tarjouspyyntö	Tarjouspyyntövaiheen ajoitus ja tila	Kentässä on hankinnan tarjouspyynnön ajoitus, ikonin väri kertoo tarjouspyynnön tilan. 12/2024 on hankinnan tarjouspyynnön ajoitusviikko ja (4) on tarjouspyyntöennakko viikkoina. Punainen ajoitustieto tarkoittaa, että hankinnan tarjouspyyntövaihe on myöhässä. Lihavoitu ajoitustieto kertoo, milloin tarjouspyynnölle on valittu toimittaja tai siitä on tehty tilaus. Harmaa ikoni kertoo, että hankinnalle ei ole vielä tehty tarjouspyyntöä. Punainen ikoni tarkoittaa, että tila on Uusi. Keltainen ikoni tarkoittaa, että tila on Tarjoukset pyydetty. Sininen ikoni tarkoittaa, että tila on Tarjouksia saatu. Vihreä ikoni tarkoittaa, että tila on Toimittaja on valittu tai Siirretty tilaukseksi. Valkoinen ikoni tarkoittaa, että tila on Hylätty. Jos ikoni puuttuu, hankinnalla ei ole tarjouspyyntöä.
Tilaus	Tilausvaiheen ajoitus ja tila	Kentässä on hankinnan tilauksen ajoitus, ikonin väri kertoo tilauksen tilan 12/2024 on hankinnan tilauksen ajoitusviikko ja (4) on tilausennakko viikkoina. Punainen ajoitustieto tarkoittaa, että hankinnan tilausvaihe on myöhässä. Lihavoitu ajoitustieto kertoo, milloin tilaus on muutettu Tilattu-tilaan. Harmaa ikoni kertoo, että hankinnalle ei ole vielä tehty tarjouspyyntöä. Punainen ikoni tarkoittaa, että tila on Uusi. Vihreä ikoni tarkoittaa, että tila on Tilattu, Osittain vastaanotettu tai Vastaanotettu. Valkoinen ikoni tarkoittaa, että tila on Hylätty.
Tavoite €	Hankinnan kustannustavoite	Tavoitetta voi ylläpitää hankintatehtävällä, ennakkotarjouspyynnöllä, tarjouspyynnöllä ja tilauksella. Sarakkeessa näytetään hankinnan vaiheen mukainen tavoite eli jos vaihe on Tarjouspyyntö, on kentässä tarjouspyynnöllä oleva tavoite.
Sidottu	Hankinnan sidottu summa	Kun hankinnan vaihe on Tilaus ja tila on vähintään Tilattu, näytetään sarakkeessa tilauksen rivien summat yhteensä. Kun hankinnan vaihe on Tarjouspyyntö ja tila on vähintään Tarjouksia saatu, voi tarjousten syötössä merkitä yhden tarjouksen sidotuksi, jolloin tarjouksen kokonaissumma näytetään sarakkeessa.
Ero	Tavoitteen ja sidotun summan erotus	Sarakkeessa näytetään hankinnan tavoitteen ja sidotun summan erotus.
Toimittaja	Hankinnalle valittu toimittaja	Kun hankintatehtävän vaihe on Tilaus ja tila on vähintään Tilattu, näytetään sarakkeessa tilauksen toimittaja. Toimittajana näytetään myös tarjouspyynnön toimittaja, jonka tarjous on valittu näytettäväksi sidottuna hankinnassa.
Aloituspäivä	Hankinnan aloituspäivä	Kentässä näytetään hankinnan vaiheen aloituspäivämäärä.
Lopetuspäivä	Hankinnan lopetuspäivä	Kentässä näytetään hankinnan vaiheen päättymispäivämäärä.
Litterat	Hankinnan litterat	Sarakkeessa näytettään hankinnan vaiheen mukaiset rivien litterat
Vastuuhenkilö	Hankinnan vastuuhenkilö	Sarakkeessa näytetään hankinnan vaiheen mukainen vastuuhenkilö
Muistio	Hankinnan muistio	Sarakkeessa näytetään hankinnan vaiheen muistio, esim. tarjouspyynnön muistio. Vihreä ikoni kertoo, että muistiossa on tekstiä ja sininen ikoni kertoo, että tekstiä ei ole. Muistiota ylläpidetään vaiheen mukaisella asialla esim. tarjouspyynnöllä.

Voit avata hankintatehtävän klikkaamalla Suunnittelu-sarakkeessa olevaa Muokkaa-ikonia. Ennakkotarjouspyyntö, tarjouspyyntö ja tilaus avataan vastaavasti klikkaamalla sarakkeessa olevaa Muokkaa-ikonia. Harmaan ikonin klikkaaminen käynnistää kyseisen vaiheen luonnin edellisen vaiheen tietojen perusteella.

Hankinnan poistaminen

Kun hankintaan liittyy vain hankintatehtävä, eli sen vaihe on Suunnittelu, voit poistaa tehtävän kokonaan klikkaamalla hankintasuunnitelman rivillä olevaa poisto-ikonia.

Kun hankintaan on tehty ennakkotarjouspyyntö tai tarjouspyyntö, eli sen vaihe on Ennakkotarjouspyyntö tai Tarjouspyyntö, voit hylätä hankinnan klikkaamalla hankintasuunnitelman rivillä olevaa Poisto-ikonia. Tarjouspyyntö asetetaan Hylätty-tilaan.

Kun hankintaan on tehty tilaus, mutta sitä ei ole vielä tilattu, eli sen vaihe on Tilaus ja tila on Uusi, voit hylätä tehtävän klikkaamalla hankintasuunnitelman rivillä olevaa Poisto-ikonia. Tilaus ja mahdolliset tarjouspyynnöt asetetaan Hylätty-tilaan.

Kun hankintaan on tehty tilaus ja sen on tilattu, ei hankintaa voi enää hylätä hankintasuunnitelmassa Poisto-ikonilla, mutta voit siirtyä tilaukselle ja valita Toiminnot-painikkeen valikosta Hylkää tilaus, mikä hylkää missä tahansa tilassa olevan tilauksen.

Hankintasuunnitelmassa voit valita Toiminnot-painikkeen valikossa Piilota hylätyt / Näytä hylätyt. Kun hylätyt on piilotettuna, hankintasuunnitelmassa ei näytetä niitä hankintoja, jotka on hylätty.