Hankintatehtävä

Hankintatehtävä tehdään hankintojen suunnitteluvaiheessa ja sen tarkoituksen on tunnistaa hankinta, määritellä sille sisältö, ajoittaa hankintatyö, asettaa euromääräinen tavoite ja valita hankinnan vastuuhenkilö.

Näkymän tiedot

Hankintatehtäviä selataan hankintasuunnitelmassa. Tehtävä voidaan lisätä usealla tavalla ja olemassa oleva hankintatehtävä avataan klikkaamalla hankintasuunnitelman Suunnittelu-sarakkeessa olevaa Muokkaus-ikonia.

Näkymän toiminnot

Hankintatehtävän tila

Sivun yläosassa näytetään hankintatehtävän tila, joka asetetaan Toiminnot-painikkeen valinnoilla. Hankintatehtävän tilat ovat:

Toiminnot -painikkeen toiminnot

Sovelluksen Toiminnot -monitoimipainikkeessa löytyy toiminnot:

Hylkää hankintatehtävä

Voit hylätä hankintatehtävän, jolloin sen tilaksi tulee Hylätty. Hylätty-tilassa olevan hankintatehtävän voi palauttaa uudeksi valikon valinnalla Palauta uudeksi.

Aseta suunniteltu tilaan

Valinnalla hankintatehtävä asetetaan Suunniteltu-tilaan ja se muuttuu vihreäksi hankintasuunnitelmalla.

Hankintatehtävän tallentaminen

Hankintatehtävälle tehdyt muutokset tallennetaan Tallenna-painikkeella, joka aktivoituu, kun on jotain tallennettavaa.

Liitteet

Hankintatehtävälle voi liittää liitteitä liitekomponentissa, joka avataan Näytä liitteet -painikkeella. Katso tarkemmat ohjeet Liitetiedostot-ohjeesta.

Tietojen lisäys

Uusi hankintatehtävä lisätään hankintasuunnitelmalla +Lisää-painikkeella. Voit lisätä hankintatehtäviä usealla eri tavalla, katso Hankintasuunnitelma.

Toiminnosta aukeaa Hankintatehtävä-sivu, jossa on valittuna hankintasuunnitelman hanke tai työmaa.

Hankintatehtävän tiedot

Kenttä	Kentän kuvaus	Lisätiedot
Hanke / Työmaa	Laskennan hanke tai työmaa, johon hankintatehtävä liittyy	Laskentavaiheen suunnitelmalla olevalle hankintatehtävälle näytetään hanke ja työmaavaiheen suunnitelman hankintatehtävälle näytetään työmaa. Hankintatehtävälle ei valita erikseen hanketta tai työmaat, koska se tulee aina hankintasuunnitelmalta.
Koodi	Hankinnan yksilöivä koodi esim. hankintaryhmä tai littera	Hankintatehtävälle syötetään koodi, joka yksilöi hankinnan. Voit myös valita koodin Hankintaryhmärekisteristä klikkaamalla -painiketta.
Otsikko	Hankinnan nimi	Kenttään syötetään hankintatehtävän nimi. Jos olet valinnut koodin Hankintaryhmärekisteristä, ohjelma asettaa rekisterissä olevan nimen Otsikko-kenttään. Voit tarvittaessa muuttaa otsikkoa. Hankkeella ja työmaalla voi olla vain kerran sama koodi ja otsikko yhdistelmä. Koodi ja otsikko tulostetaan hankinnan tulosteille yksilöimään hankintaa dokumenttinumeron lisäksi.
Hankinnan tyyppi	Hankintaa luokitteleva järjestelmän tieto	Kenttään valitaan Hankintasopimus, Palvelusopimus tai Urakkasopimus. Tietoa käytetään hankintojen luokitteluun sekä sillä ohjataan tiettyjä järjestelmän toimintoja. Oletus uudelle hankintatehtävälle on Urakkasopimus.
Hankinnan luokka	Hankintaa luokitteleva käyttäjän määriteltävä tieto.	Kenttään voi valita asetuksissa määritellyn luokan.
Aikataulu litteroilta	Valintapainike	Voit valita, että aikataulu tuodaan litteroilta, jolloin Litteroiden aikaisin -kentässä näytetään Hankintatehtävän riveillä olevien litteroiden aikaisin aloituspäivämäärä ja Litteroiden myöhäisin -kentässä näytetään Hankintatehtävän riveillä olevien litteroiden myöhäisin lopetuspäivämäärä. Litteroiden aikataulutiedot ylläpidetään Tuotannonhallinta Plus -sovelluksessa Litteran muokkauksessa.
Litteroiden aikaisin	Päivämäärä	Kentässä näytetään Hankintatehtävän riveillä olevien litteroiden aikaisin aloituspäivämäärä, kun Aikataulu litteroilta on Kyllä.
Litteroiden myöhäisin	Päivämäärä	Kentässä näytetään Hankintatehtävän riveillä olevien litteroiden myöhäisin lopetuspäivämäärä, kun Aikataulu litteroilta on Kyllä.
Aloituspäivämäärä	Päivämäärä	Valitse kenttään päivämäärä, jolloin hankinnan mukainen työ alkaa. Päivämäärän perusteella lasketaan hankintatyön ajoitus. Päivitä päivämäärät -painikkeella voit asettaa aloituspäivämääräksi Litteroiden aikaisin -kentässä olevan päivämäärän.
Päättymispäivämäärä	Päivämäärä	Valitse kenttään päivämäärä, jolloin hankinnan mukainen työ päättyy. Päivitä päivämäärät -painikkeella voit asettaa päättymispäivämääräksi Litteroiden myöhäisin -kentässä olevan päivämäärän.
Suunnitteluennakko (vko)	Kokonaisluku, joka kertoo viikkojen määrän	Syötä kokonaisluku, joka kertoo kuinka monta viikkoa ennen Aloituspäivämäärää suunnittelu ajoittuu.
Tarjousp. ennakko (vko)	Kokonaisluku, joka kertoo viikkojen määrän	Syötä kokonaisluku, joka kertoo kuinka monta viikkoa ennen Aloituspäivämäärää tarjouspyynnöt ajoittuvat.
Tilausennakko (vko)	Kokonaisluku, joka kertoo viikkojen määrän	Syötä kokonaisluku, joka kertoo kuinka monta viikkoa ennen Aloituspäivämäärää tilaaminen ajoittuu.
Suunnitteluaikataulu	Päivämäärä	Ohjelma määrittää kenttään tulevan päivämäärän vähentämällä Aloituspäivämäärästä Suunnitteluennakko-kentässä olevat viikot. Voit myös valita päivämäärän ja jos se eroaa suunnitteluennakon mukaisesta ajoituksesta, näytetään kentän vieressä huomiokolmio.
Tarjouspyyntöaikataulu	Päivämäärä	Ohjelma määrittää kenttään tulevan päivämäärän vähentämällä Aloituspäivämäärästä Tarjousp. ennakko -kentässä olevat viikot. Voit myös valita päivämäärän ja jos se eroaa tarjouspyyntöennakon mukaisesta ajoituksesta, näytetään kentän vieressä huomiokolmio.
Tilausaikataulu	Päivämäärä	Ohjelma määrittää kenttään tulevan päivämäärän vähentämällä Aloituspäivämäärästä Tilausennakko-kentässä olevat viikot. Voit myös valita päivämäärän ja jos se eroaa tilausennakon mukaisesta ajoituksesta, näytetään kentän vieressä huomiokolmio.
Hankinnan tavoite	Hankinnan euromääräinen tavoite	Ensimmäisessä kentässä näytetään hankintatehtävälle linkitettyjen tavoitearviorivien summat yhteensä. Toisessa kentässä näytetään hankinnan tavoite, jonka voit syöttää käsin tai kopioida kenttään tavoitearviosumman klikkaamalla -ikonia. Klikkaamalla -ikonia, voit avata Tarkastele tavoitearviorivejä -ikkunan.
Sisältö	Tekstikenttä	Kirjoita hankinnan sisältöä kuvaava teksti. Tarvittaessa saat laajennuttua ikkuna klikkaamalla ikonia.
Laatija	Henkilön näyttönimi	Kentässä näytetään hankintatehtävän ensimmäisen kerran tallentaneen henkilön nimi.
Vastuuhenkilö	Henkilön näyttönimi	Kenttään valitaan hankinnan vastuuhenkilö. Voit valita henkilön, joka on käyttäjäyrityksen henkilö tai ulkopuolinen henkilö, jolla on käyttöoikeus käyttäjäyrityksen Jydacomiin. Oletuksena kentässä on hankintatehtävää lisäävän henkilön nimi.
Muistio	Hankintatehtävän muistio	Voit kirjoittaa hankintatehtävälle muistion. Klikkaamalla kentän yläpuolella olevaa ikonia, voit avata ikkunan suurempana.

Yhteyshenkilöt

Yhteyshenkilöt-osiossa voit valita Hankintatehtävälle tilaajan ja muun osapuolen esim. suunnittelijoiden henkilöitä.

Valitse Lisää-painikkeen valikosta minkä osapuolen henkilön haluat lisätä. Tilaaja on aina käyttäjäyritys ja jos valitset Muun osapuolen, voit valita Yritykset-sovelluksessa olevan yrityksen. Valitse rooli ja sen jälkeen henkilö. Jos sinulla on Henkilön tiedot -oikeus tai oikeus Henkilöt-sovellukseen, voit tarvittaessa lisätä yritykselle henkilön. Taulukossa näytetään henkilön Tehtävä, Työpuhelin ja Työsähköposti, joita voit tarvittaessa muokata, jolloin ne tallennetaan henkilölle.  Huomaa, että käyttäjäyrityksen henkilön tietoja ei voi muuttaa, kun niitä ylläpidetään Palkat-sovelluksessa.

Hankintatehtävän rivit

Hankintatehtävälle voidaan määritellä rivejä, joissa yksilöidään hankintaa esimerkiksi erittelemällä hankittavat kokonaisuudet. Hankintatehtävällä ei kuitenkaan tarvitse olla rivejä.

Kenttä	Kentän kuvaus	Lisätiedot
Rivinumero	Rivin yksilöivä tunniste	Ohjelma antaa riville numeron. Voit järjestää rivit haluamaasi järjestykseen Vedä ja pudota -toiminnolla rivinumerokentässä.
Selite	Rivin sisältö	Syötä kenttään teksti
Littera	Litteran koodi ja nimi	Valitse se työmaan littera, johon rivi kohdistuu
Tapahtumalaji	Tapahtumalajin tunniste ja nimi	Valitse se tapahtumalaji, jota rivi koskee
Määrä	Desimaaliluku	Syötä rivin määrä kahden desimaalin tarkkuudella, sen pitää olla erisuuri kuin nolla
Yksikkö	Yksikön lyhenne	Valitse yksikkö, jossa määrä on ilmoitettu. Yksiköt ylläpidetään Perustiedoissa.
Muistio	Tekstikenttä	Kirjoita sisäiseen käyttöön liittyvä muistio. Voit tarvittaessa laajentaa kentän klikkaamalla ikonia.

Voit muokata useita rivejä kerralla, katso Taulukon toiminnot. Huomaa, että voit lisätä kerralla useita tyhjiä rivejä, valita ne ja lisätä tiedot joukkomuokkauksella.

Rivin voi poistaa valitsemalla halutut rivit ja valitsemalla Rivitoiminnot-painikkeen valikosta Poista rivit.

Voit viedä Hankintatehtävän rivit Exceliin valitsemalla Rivitoiminnot-painikkeen valikosta Vie Exceliin.

Rivien lisääminen hankintatehtävälle

Yksittäinen rivi lisätään klikkaamalla Lisää rivi -painiketta. Voit myös lisätä rivejä alla olevilla keinoilla.

Rivien kopiointi

Voit kopioida hankintatehtävän rivejä. Jos valitset yhden rivin ja Rivitoiminnot-painikkeen valikosta Kopioi rivit, ohjelma avaa ikkunan, jossa voit syöttää kopioitavien rivien lukumäärän. Jos olet valinnut useita rivejä, ohjelma kopioi valitut rivit uusiksi riveiksi.

Rivien tuonti aikaisemmalta hankinnalta

Voit tuoda rivejä aikaisemmin luodulta hankinnalta. Valitse Rivitoiminnot-painikkeen valikosta Tuo rivit, mikä avaa Valitse rivit -ikkunan, jossa voit valita tuotavat rivit. Valitse lähteeksi joko Hankintatehtävä, Tarjouspyyntö tai Tilaus. Valinnan jälkeen listataan valitun lähteen rivit. Taulukkoon tuodaan korkeintaan 1000 riviä ja jos se ollaan ylittämässä ohjelma näyttää huomautuksen. Joka tapauksessa hakua on hyvä rajata. Valitse haluamasi rivit ja klikkaa Tuo valitut. Ohjelma lisää rivit hankintatehtävälle. Jos työmaallasi ei ole samaa litterakoodia kuin rivillä, jota olet tuomassa, jää litteratieto tyhjäksi ja voit valita siihen työmaan litteran.

Rivien tuonti tiedostosta

Rivit voi tuoda Excel-tiedostosta valitsemalla Rivitoiminnot-painikkeen valikosta Tuo tiedostosta. Ohjelma pyytää valitsemaan ensin tiedoston. Tiedostossa pitää olla ensimmäisellä välilehdellä yksinkertainen taulukko, jossa ensimmäisellä rivillä on otsikot ja sen jälkeen rivitiedot. Katso lisäohjeet Excel viennit -ohjeesta.