Poissaoloilmoitukset – Ilmoitusten selailu, toiminnot ja painikkeet

Ohje kuvaa, miten Poissaoloilmoitusten hallintaa käytetään: kuinka ilmoituksia selataan, suodatetaan ja avataan, miten niiden tilaa ja virheitä tarkastellaan sekä miten ilmoituksille tehdään keskeiset toiminnot kuten mitätöinti, käsittelyn estäminen ja palauttaminen.

Poissaoloilmoitusten hallinta

Poissaoloilmoitusten hallintaan pääset siirtymään Työkalut → Poissaoloilmoitusten hallinta. Poissaoloilmoitusten hallinnassa voidaan tarkastella ilmoituksia ja niiden tiloja eli statuksia eri palkkakausilla.

Toiminnon ja painikkeet

Näytä: ”Työsuhteet ja ilmoitukset” tai ”Vain ilmoitukset”

Oletusarvoisesti valinta on Työsuhteet ja ilmoitukset, jolloin näytetään valitun kauden aikana voimassaolevat työsuhteet ja niiden poissaoloilmoituksien viimeisin versio. Työsuhteen tiedot näytetään vaikka ilmoitusta ei olisikaan kaudella. Vain ilmoitukset -valinnalla näytetään valitulle kaudelle kohdistuvien ilmoituksien viimeisin versio ja niiden työsuhdetiedot. Työsuhteen tietoja ei näytetä, jos ilmoitusta ei ole kyseisellä kaudella.

Kausi: Valitaan haluttu palkkakausi, jonka ilmoituksia halutaan tarkastella/käsitellä. Olet

Ilmoitusten statistiikka: Valitaan tila, jonka mukaisia ilmoituksia halutaan tarkastella.

• Työsuhteet: Kaudella aktiiviset työsuhteet, riippumatta siitä onko heille ajettu poissaoloilmoituksia. Oletusvalinta.
• Valitut: Kaikki ne ilmoitukset, joiden rivi on klikattu valituksi.
• Muodostetut: Ilmoitukset, joiden tila on Muodostus valmis (CR-CO).
• Virheelliset: Ilmoitukset, joiden tila on Muodostusvirhe (CR-FA), Lähetysvirhe (SE-FA) tai Mitätöintivirhe (CA-FA).
• Keskeneräiset: Ilmoitukset, joiden tila on Lähetys käynnissä (SE-IP), Lähetys odottaa palautetta (SE-PE), Mitätöinti käynnissä (CA-IP) tai Mitätöinti odottaa palautetta (CA-PE).
• Lähetetyt: Ilmoitukset, joiden tila on Lähetys valmis (SE-CO).
• Mitätöitävät: Ilmoitukset, joiden tila on Mitätöitävä (CA-TB).
• Estetyt: Ilmoitukset, joiden tila on Ilmoitusta ei voi käsitellä enää Mepcossa (MI-MA) tai Käsittely estetty (MA-CH).
• Muodostamatta: Työsuhteet, joille ei ole muodostettu kaudelle ilmoitusta.

Asetukset-painike: Painikkeella voidaan muuttaa työsuhteiden ja ilmoitusten selailussa näytettäviä sarakkeita ja niiden järjestystä tälle selailukerralle.

Päivitä näkymä -painike: Painikkeella voidaan päivittää näkymä ajantasaiseksi, jos ilmoituksille on taustalla tapahtunut muutoksia.

Tyhjennä hakuehdot -painike: Painikkeella voidaan poistaa käyttäjän tekemät suodatukset eri sarakkeissa.

Merkitse mitätöitäväksi -painike: Painikkeella merkitään valitut ilmoitukset mitätöitäväksi. Painike on käytettävissä, jos kaikkien valittujen ilmoitusten status on jokin seuraavista: Muodostusvirhe (CR-FA), Muodostus valmis (CR-CO), Lähetysvirhe (SE-FA), Lähetys valmis (SE-CO), Ilmoitusta ei voi käsitellä enää Mepcossa (MI-MA). Mitätöinnistä on kerrottu tarkemmin ohjeen kohdassa “Mitätöinti”.

Estä käsittely -painike: Käyttäjä voi asettaa statuksen Käsittely estetty (MA-CH) ilmoitusten hallinnassa, kun halutaan estää ilmoituksen käsitteleminen Mepcossa. Painike on käytettävissä, kun käyttäjä on valinnut ilmoituksen/ilmoitukset. Mepcon toiminnot eivät huomioi tai voi tehdä muutoksia tämän statuksen ilmoituksiin.

Estämisen yhteydessä voidaan antaa kommentti, joka tallentuu estetylle ilmoitukselle.

Palauta käsittelyyn -painike: Ilmoitukselle tehty “Estä käsittely” -toiminto voidaan peruuttaa tällä toiminnolla. Mepcon toiminnot huomioivat ilmoituksen jälleen normaalisti palautuksen jälkeen. Estämisen yhteydessä mahdollisesti annettu kommentti poistetaan ilmoitukselta.

Sarakekohtainen haku -painike: Painikkeella voidaan asettaa näkyviin tai pois näkyvistä selailun sarakkeisiin Haku-toiminto, jolla näytettäviä tietoja voidaan suodattaa. Oletusarvoisesti sarakekohtainen haku -toiminto on päällä.

Poissaoloilmoitusten selailu

Selailunäkymässä näytetään seuraavat tiedot, ellei näytettäviä sarakkeita ole rajattu Asetukset-painikkeella. Näytettävien rivien järjestystä voidaan muuttaa klikkaamalla sarakkeen otsikkoa tai kolmea pistettä sarakeotsikon vieressä. Sarake on myös mahdollista piilottaa “Piilota sarake” -toiminnolla. Sarake saadaan tarvittaessa takaisin näkyviin “Asetukset” -painikkeesta.

Nimi-sarakeotsikon vasemmalla puolella näkyvästä valintaruksista voidaan valita kaikki sivulla näkyvät ilmoitukset kerralla. Jokaisen työsuhteen nimen vasemmalla puolella on lisäksi ruksivalinta, josta voidaan valita yksittäisiä ilmoituksia.

• Nimi
• Työsuhde-ID
• Henkilönumero
• Ilmoituksen tila
• Virheet
  • Ilmoituksen muodostuksessa, lähetyksessä tai mitätöinnissä esiintyneiden virheiden lukumäärä
• Hakemus
  • Sarakkeessa näkyy “Kyllä”, jos ilmoituksen jollain poissaolojaksolla on Kela-hakemus (Kela, päivärahahakemus tai Kela, perhevapaakorvaus).
• Hakemustiedot muokattu
  • Sarakkeessa näkyy “Kyllä”, jos ilmoituksen jollekin poissaolojaksolle on tehty muutoksia Maksutiedon tyyppi -tietoihin tai Korvaushakemuksen lisätiedot -tekstilaatikossa on tekstiä.
• Ilmoitustyyppi
  • Ilmoitus voi olla “Uusi” tai “Korvaava”.
• Mepcon ilmoitusviite
  • Mepcon muodostama ilmoitusviite, joka yksilöi työsuhteen ilmoituksen palkkakaudelle. Muodostetaan Muodosta poissaoloilmoitus -ajossa silloin, kun työsuhteelle ja kaudelle ei ole löydy aiempaa ilmoitusversiota.
• Tulorekisterin ilmoitusviite
  • Tulorekisterin palauttama ilmoitusviite
• Versionumero
  • Tulorekisterin ilmoitusversio
• Rajapinta
  • Rajapinta, jolla Ilmoituksen viimeisin toimenpide on suoritettu (Viivästetty WS, SFTP, tai Latauspalvelu). Asetetaan, kun Lähetä ilmoitukset- tai Mitätöinti-ajo lisää ilmoituksen aineistoon.
• Lisääjä
• Lisätty
• Muuttaja
• Muutettu

Selailun alalaidassa voidaan määrittää yhdellä sivulla näytettävien rivien määrä, oletuksena 50 riviä. Sivu-painikkeella voidaan siirtyä eri sivujen välillä.

Ilmoituksen tiedot

Ilmoitus voidaan avata selailunäkymästä klikkaamalla, jos ilmoitus on kyseiseltä kaudelta muodostettu Muodosta poissaoloilmoitus -ajolla.

Poissaolojaksot -välilehti

Poissaolojaksot -välilehdellä voidaan merkitä yksittäinen ilmoitus mitätöitäväksi, estää käsittely, tai palauttaa käsittelyyn. Painikkeet toimivat samalla tavalla kuin selailunäkymässä, mutta huomioivat vain yksittäisen ilmoituksen. Välilehdellä näytetään myös ilmoituksella mahdollisesti esiintyneet virheilmoitukset sekä poissaolojaksojen tiedot.

Osassa virheilmoituksista näytetään rivin lopussa suluissa ErrorDetails-tieto, joka kertoo missä tiedossa virhe on.

Poissaolojaksot voidaan myös avata ja tarkastella niiden tietoja tarkemmin, sekä merkitä tarvittaessa Kela-korvaushakemukseen liittyviä lisätietoja.

Jos hakemukselle on muodostunut Kelan korvaushakemustiedot, maksutiedon tyyppi ja korvaushakemuksen lisätiedot ovat näkyvissä poissaolojakson tiedoissa.

Korvaushakemustiedot-osio on näkyvissä ilmoituksella, jos poissaolon syy on jokin seuraavista:

• 1 Sairaus
• 2 Osa-aikainen sairauspoissaolo
• 3 Vanhempainvapaa
• 4 Eritysraskausvapaa
• 5 Kuntoutus

Korvaushakemustietojen muokkaus

Korvaushakemustiedot ovat muokattavissa, jos ilmoituksen status on Muodostus valmis (CR-CO) tai Lähetys valmis (SE-CO). Valitsemalla Maksutiedon tyyppi -kenttään “Ei ilmoiteta”, ilmoitetaan poissaolojakso tulorekisteriin, mutta Kelan korvaushakemustiedot jätetään pois ilmoitukselta, eli korvausta ei haeta. Korvaushakemukselle voi asettaa myös lisätietoja, mutta tämä tulee tehdä harkiten, koska lisätietojen lisääminen siirtää hakemuksen Kelalla manuaaliseen käsittelyyn. Jos maksutiedon tyypiksi valitaan “Ei ilmoiteta”, ei myöskään lisätietoja ole mahdollista antaa.

Maksutiedon tyypin valinnan tai Korvaushakemuksen lisätiedot -kentän täyttämisen jälkeen tulee painaa yläkulman “Valmis” -painiketta ja sen jälkeen ilmoituksen Tallenna-painiketta. Jos ilmoituksen status oli muokkausvaiheessa Lähetys valmis (SE-CO), muutetaan se automaattisesti tilaan Muodostus valmis (CR-CO), jotta tallennetut muutokset toimitetaan seuraavalla Lähetä ilmoitukset -ajolla tulorekisteriin.

Ilmoituksille voidaan myös lisätä Kelan korvaushakemustiedot, jos ohjelma ei ole niitä oletusarvoisesti muodostanut ja poissaolosta kuitenkin tulisi jostain syystä tehdä hakemus Kelaan. Jos esimerkiksi työsuhteella on poissaolo, jonka syykoodi on “1 Sairaus”, mutta jakson kesto alittaa Kelan omavastuuajan, näytetään ilmoituksella “Korvaushakemustiedot” -osio ja Maksutiedon tyyppi -kentässä “Ei ilmoiteta”. Maksutiedon tyypiksi voidaan vaihtaa “Kela, päivärahahakemus” ja tallentaa ilmoitus. Syykoodilla “3 Vanhempainvapaa” ilmoituksella näytetään aina kaksi “Maksutiedon tyyppi” -kenttää, jotta ilmoitukselle voi tarvittaessa tallentaa sekä Kelan päivärahahakemuksen että perhevapaakorvauksen.

Kun ilmoitusta on edellä mainituilla tavoilla muokattu, pysyvät sen poissaolotiedot tulevaisuudessakin ennallaan, vaikka Mepcon poissaolotietoihin olisi tullut muutoksia ja ajettaisiin Tarkista poissaoloilmoitukset -ajo tai Muodosta poissaoloilmoitus -ajo uudelleen (muodostuu korvaava ilmoitus). Ainoastaan muut ilmoituksen muuttuneet tiedot, esimerkiksi maksajaan ja työsuhteeseen liittyvät, muodostetaan korvaavalle ilmoitukselle. Jos Mepcon muuttuneet poissaolotiedot halutaan ilmoitukselle, tulee aiempi muokattu ilmoitus ensin mitätöidä.

Ilmoituksen tiedot -välilehti

Ilmoituksen tiedot -välilehdellä voidaan tarkastella ilmoitukselle muodostuneita maksaja-, henkilö- ja työsuhdetietoja. Tiedot muodostuvat samoin kuin ohjelman aiemmilla palkkatietoilmoitusten ajoilla. Tietojen muodostuminen on kuvattu tarkemmin tämän ohjeen kohdassa “Ajon muodostamat elementit – mistä tieto haetaan ohjelmasta”.

Vuosilomakustannuskorvaus -välilehti

Vuosilomakustannuskorvaus -välilehdellä on mahdollista tehdä uusia hakemuksia sekä tarkastella vuositasolla jo muodostettuja ja lähetettyjä hakemuksia. Lisää vuosilomakustannuskorvauksesta voit lukea omalta ohjeelta Tulorekisteri – Vuosilomakustannuskorvaus.