Ohjeelta löydät palkallisten poissaolojen ilmoittamiseen liittyviä erityispiirteitä.
Sairauspoissaolo
- Poissaoloilmoitus muodostetaan kokopäiväisistä sairauspoissaoloista.
- Yhdenjaksoisista palkallisista sairauspoissaoloista (samaa sairautta), jotka kestävät yhteensä yli Kelan määrittämän omavastuuajan (9+1 arkipäivää (ma-la, ei arkipyhiä)), haetaan Kelalta sairauspäivärahaa eli ilmoitetaan Maksutiedon tyyppi -tieto 1 Kela, päivärahahakemus.
- Sairauden poissaolokoodeille on valittu Poissaolon syykoodi 1 Sairaus.
- Osa-aikaisten työntekijöiden osalta osa-aikaprosentin tulee olla tallennettuna henkilön palkkaperusteille, muuten muodostus antaa virheen. Jos työsuhteen luonne on Kokoaikainen, ohjelma päättelee ilmoitukselle prosentiksi 100, jos palkkaperusteilta löydy tietoa.
Korvaushakemustiedot
Korvaushakemustiedot eli maksutiedon tyyppi: 1 Kela, päivärahahakemus muodostuu automaattisesti, kun
- Poissaolon syykoodi on 1, Sairaus ja
- Poissaolojakson kesto on yli 10 arkipäivää (ma-la, ei arkipyhiä/Kelan laskenta)
- Poissaolojakson keston laskennassa huomioidaan myös, jos peräkkäisten sairauspoissaolojen kesto on yhteensä yli 10 arkipäivää (ma-la, ei arkipyhiä/Kelan laskenta). Tämä laskenta ei vaadi, että poissaolot olisi yhdistetty Sama sairaus -valinnalla. Poissaolojaksojen välissä ei saa olla yhtään kalenteripäivää.
- Tai työsuhteella on 30 kalenteripäivän kuluessa edellisen sairauden päättymisestä sairauspoissaolo, jolla on Sama sairaus -valinta sekä edellisellä sairauspoissaololla on Maksutiedon tyyppi -tieto 1, Kela, päivärahahakemus. Ilmoitettavan poissaolon kestolla ei ole väliä tässä tapauksessa.
- Hakemustieto muodostetaan myös osapalkallisen poissaolojakson ilmoitukselle.
- Korvaushakemus on yksittäisen poissaolojakson osalta mahdollista poistaa tai sille on mahdollista lisätä tarkentavia tietoja Poissaoloilmoitusten hallinta -työkalussa avaamalla ilmoitus ja siinä näkyvä poissaolojakso.
Muuta huomioitavaa
Tilanteessa, jossa työsuhde katkeaa kesken sairauspoissaolon, ei toisen työsuhteen sairausaikaa huomioida tarkasteltaessa 10 arkipäivän ylittymistä. Esimerkiksi tilanteessa, jossa henkilöllä on poissaolo ajalla 9.8.2026 – 25.8.2026 ja poissaolon aikana työsuhde päättyy 17.8.2026 ja uusi alkaa 18.8.2026, kummallekaan työsuhteelle ei muodostu korvaushakemusta, koska sairauspoissaolo ei jatku kummankaan yksittäisen työsuhteen aikana yli 10 arkipäivää. Tällöin korvaushakemustieto tulee lisätä manuaalisesti poissaolojaksoille.
Tilanteessa, jossa yhdenjaksoinen poissaolo on useassa osassa ja esimerkiksi viikonloppuun osuu oma poissaolojakso, josta ei muodostu palkkatapahtumia, tulee viikonlopun jakso yhdistää sellaiseen jaksoon, josta muodostuu myös palkkatapahtumat. Ilman yhdistämistä, poissaoloilmoitus muodostuu virheellisesti.
Vanhempainvapaat (raskaus– ja vanhempainvapaa sekä erityisraskausvapaa)
- Vanhempainvapaan poissaolokoodeille on valittu syykoodiksi joko 3 Vanhempainvapaa tai 4 Erityisraskausvapaa.
Korvaushakemustiedot
- Koodi 1, Kela, päivärahahakemus muodostetaan, kun poissaolon syykoodi on 3, Vanhempainvapaa tai 4, Erityisraskausvapaa.
- Korvaushakemus on yksittäisen poissaolojakson osalta mahdollista poistaa, lisätä tai sille on mahdollista lisätä tarkentavia tietoja Poissaoloilmoitusten hallinta -työkalussa avaamalla ilmoitus ja siinä näkyvä poissaolojakso.
Muuta huomioitavaa
Perhevapaakorvausta ei toistaiseksi ole mahdollista hakea suoraan Jydacom Palkkojen kautta.
Vuosiloma
Poissaoloilmoitus muodostetaan maksetuista vuosilomista sitten, kun lomajakso on pidetty sekä maksettu. Lomajakso ja lomapalkan palkkatapahtumat voivat olla myös eri kausilla, kuten tilanteessa, jossa lomapalkka maksetaan ennen loman alkua.
Mikäli lomapalkkaa ei ole muodostettu lomajaksosta, lomaa ei ilmoiteta tulorekisteriin.
Vuosiloma-ajan palkka voidaan maksaa
- Samalla kaudella, jolla loma pidetään → Loma pidetään ja maksetaan samalla kaudella ja ilmoitetaan ko. kauden poissaoloilmoituksella.
- Ennen lomanpitokautta → Lomapalkan maksutapa on Maksu ennen lomaa. Olethan yhteydessä asiakastukeen, jos teillä maksetaan lomat ennen lomanpitokautta, jotta voimme lisätä lomapalkan palkkalajit parametristolle ”Lomapalkan palkkalajit, työpäivien suhteessa”. Muuten ominaisuus ei toimi oikein.
- Vasta loman pitämiskauden jälkeen, jos loma ilmoitetaan myöhässä tai lomapalkkaa ei jostain muusta syystä ole lähtenyt maksuun oikeana aikana → Jos lomapalkka maksetaan loman pitämiskautta myöhemmin, ilmoitetaan lomajakso ja lomapalkka korvaavana ilmoituksena loman pitämiskaudelle.
Yhteenveto
- Lomapalkka maksetaan ennen lomaa → ilmoitetaan lomajakson pitämiskaudelle.
- Lomapalkka maksetaan samalla kaudella → ilmoitetaan normaalisti sille kaudelle, jolla loma pidetään ja maksetaan.
- Lomapalkka maksetaan loman jälkeen → ilmoitetaan korvaavana ilmoituksena lomajakson alkuperäiselle kaudelle.
Tämä ohjeistus koskee myös säästövapaita ja lisävapaapäiviä.
Poissaoloilmoituksen tiedot
- Alkupäivä (StartDate): Loman alkupäivä tai ensimmäinen päivä, jolta kaudella maksetaan lomapalkkaa
- Loppupäivä (EndDate): Loman päättymispäivä tai päivä, johon saakka palkka maksettu ilmoitettavalla kaudella
- Poissaolopäivien lukumäärä (AbsenceDays): Haetaan lomajakson työpäivien lukumäärä joka kohdistuu kaudelle. Työpäivien määrä katsotaan valikosta Asetukset → Kalenteri. Työehtosopimuskohtaisesti muutetut kalenterit huomioidaan. Työvuorokalenteria ei huomioida.
- Poissaolo jatkuu, mihin asti (AbsenceUntil): Jos lomajakso jatkuu ilmoitettavan kauden yli, niin loman päättymispäivä, muuten kauden loppupäivä. Jos lomajakso saadaan ilmoitettua kokonaan, niin AbsenceUntil-elementti on tyhjä.
- Poissaolon syykoodi (CauseCode): Poissaolokoodin tietoihin valittu Katre poissaolon syy, joka on KATREPOISSA-parametristolla koodilla 21 Vuosiloma
- Palkan määrä palkalliselta ajalta (Amount): Samoin kuin muissakin palkallisissa poissaoloissa, mutta rahapalkan osuus päätellään seuraavasti:
- Haetaan palkkatapahtumalta Arvo-kentän summa
- Tapahtumalta tulee löytyä Poissaolo_ID (on muodostunut lomajaksosta)
- Tapahtuma on Ajettu-tilassa
- Tapahtuman kohdistuskausi tulee olla sama kuin ilmoitettava kausi
- Tapahtuman kohdistusvuosi tulee olla sama kuin ilmoitettavan kauden vuosi
- Tapahtuman alkuperä on LOMA
Osa-aikainen sairauspoissaolo
Osa-aikaisen sairauspoissaolon poissaolon syykoodi on 2, Osa-aikainen sairauspoissaolo, kun kokoaikatyössä oleva tulonsaaja työskentelee sairauden aiheuttaman työkyvyttömyyden vuoksi 40–60 % normaalista työajastaan. Työajan vähentäminen voi olla päivittäistä tai viikoittaista. Poissaoloajaksi ilmoitetaan se ajanjakso, jolle osa-aikatyön tekemisestä on sovittu.
- Jos työntekijälle maksetaan vain osa-ajan palkkaa vastaavaa palkkaa, työntekijä hakee Kelasta osasairauspäivärahan itse omalla hakemuksellaan.
- Jos työantaja maksaa osa-aikaiselta sairauspoissaoloajalta kokoaikatyön mukaista täyttää palkkaa, voidaan poissaoloilmoittamisen yhteydessä hakea Kelan päivärahaa työnantajalle. Tällöin osa-aikaisen sairauspoissaolon poissaolokoodi tulee lisätä Poissaoloilmoitusten hallinta -työkalun Poissaoloilmoitusten asetukset -osion kenttään “Osa-aikaisen sairausloman poissaolokoodi”. Olkaa tässä tapauksessa yhteydessä asiakastukeen.
Muut palkalliset poissaolot
5 Kuntoutus
Jos työntekijä osallistuu kuntoutukseen eikä siksi pysty hoitamaan työtään, hän voi saada kuntoutusrahaa Kelasta. Kela voi maksaa kuntoutusrahan työnantajalle, jos tämä maksaa kuntoutuksen ajalta palkkaa. Koodi 1, Kela, päivärahahakemus muodostetaan poissaolojaksolle, jonka syy on Kuntoutus.
6 Lapsen sairaus tai pakottava perhesyy
Esimerkiksi, jos alle 10-vuotias lapsi sairastuu, työntekijä voi työsopimuslain perusteella jäädä neljäksi työpäiväksi tilapäiselle hoitovapaalle.
7 Osittainen hoitovapaa
Työntekijä on töissä enintään 30 tuntia viikossa lapsen hoidon vuoksi.
8 Koulutus
Jos tulonsaajan kokopäiväisen poissaolon syynä on työnantajan määräyksestä tapahtuva koulutus, työmarkkinajärjestöjen yhteistyösopimusten edellyttämä koulutus, ammattiyhdistyskoulutus tai oppisopimuskoulutukseen kuuluva tietopuolinen opetus ja tulonsaajalle maksetaan poissaolon ajalta palkkaa.
13 Virkavapaa
Jos tulonsaaja on palkallisella virkavapaalla, eikä virkavapaan syy ole tiedossa.
14 Kertausharjoitus
Jos tulonsaaja osallistuu kertausharjoituksiin ja tältä ajalta maksetaan poissaoloajan palkkaa, esimerkiksi reserviläispalkan ja normaalipalkan erotuksen verran.
18 Arkipyhä
Arkipyhän ilmoittaminen poissaoloilmoituksella on työttömyyskassojen kannalta tärkeää.
Ilmoitetaan, jos poissaolojen ilmoitusjaksoon sisältyy arkipyhä, jonka ajalta maksetaan erikseen poissaoloajan palkkaa (koskee yleensä tuntipalkkaisia työntekijöitä). Arkipyhinä ilmoitetaan esimerkiksi pitkäperjantai ja toinen pääsiäispäivä, jos nämä ovat palkallisia vapaapäiviä.
Työpäivien ilmoittaminen arkipyhän yhteydessä:
Koska arkipyhän yhteydessä työpäivien ilmoittaminen ei ole tarpeellista, jätetään Työpäivät-tieto automaattisesti pois ilmoitukselta, jos poissaolon syy on 18, Arkipyhä.
Huomioi, että arkipyhän palkkalajin tulee löytyä poissaoloilmoitusten asetuksissa kohtaan “Palkallisten poissaolojen laskentasarake” valitulta laskentasarakkeelta.
19 Pekkasvapaa
Jos poissaolojen ilmoitusjaksoon sisältyy palkallinen pekkasvapaa. Pekkasvapaa on palkallinen poissaolo, jos tulonsaajalle maksetaan pekkaskorvausta.
20 Työtapaturma
Jos ilmoitushetkellä on tiedossa, että tulonsaajan poissaolo johtuu työtapaturmasta tai ammattitaudista ja tältä ajalta maksetaan poissaoloajan palkkaa. Samaa ajanjaksoa ei ilmoiteta sairauspoissaolona.
22 Osittainen poissaolo kuntoutuksen vuoksi
Kela voi maksaa työnantajalle osakuntoutusrahaa, kun työntekijä on osan työpäivästä kuntoutuksessa ja osan päivästä työssä, mutta työnantaja maksaa poissaolon ajalta täyden palkan. Muuten osakuntoutusraha maksetaan työntekijälle ansionmenetyksen osalta.
99 Muu syy
Syy valitaan, jos palkallisen poissaolon syytä ei ole valintalistalla. Poissaolo voi olla esimerkiksi ylitöistä kertynyt vapaa, palkallinen opintovapaa, lomarahavapaa tai niin sanottu saldovapaa.