Poissaoloilmoitukset – Ilmoitettavat poissaolot

Ohjeelta löydät yksityiskohtaiset tiedot palkallisten poissaolojen ilmoittamiseen ja korvaushakemusten tekemiseen, palkattomien poissaolojen ilmoittamiseen ja erityistilanteisiin.

Palkalliset poissaolot

Palkalliset poissaolot ilmoitetaan Tulorekisterin ohjeistuksen mukaisesti ja Tulorekisterin ohje on syytä lukea huolella ennen poissaoloilmoittamisen aloittamista. Palkallisista poissaoloista ilmoitetaan alla olevat tiedot seuraavien lisäehtojen mukaisesti.

Palkallinen poissaolo tulee mukaan poissaoloilmoitukselle siltä osin kuin se sisältyy ilmoitettavaan kauteen.

Alkupäivä (StartDate)

Haetaan työsuhteen poissaolotiedoista seuraavin ehdoin:

• Palkallisen poissaolon alkupäivä tai ensimmäinen päivä, jolta kaudella maksetaan poissaoloajanpalkkaa
  • Jos poissaolo alkaa karenssilla, Karenssiaika kestää -kentästä seuraava päivä
  • Jos työsuhde on kestänyt alle kuukauden ja poissaolokoodille on tehty valinta kenttään Kelan karenssilaskenta, katsotaan poissaolo osapalkalliseksi Karenssiaika kestää -päivään asti. Jos poissaolokoodilla ei ole Kelan karenssilaskenta -valintaa, käsitellään karenssipäivä palkattomana poissaolona.
• Jos poissaoloon sisältyy osapalkallinen aika, muodostuu tästä erillinen poissaolojakso ilmoitukselle.
  • Alkupäiväksi muodostuu Palkallista-kentästä seuraava päivä tai ensimmäinen päivä, jolta kaudella maksetaan osapalkkaa

Loppupäivä (EndDate)

Haetaan työsuhteen poissaolotiedoista seuraavin ehdoin:

• Palkallisen poissaolon päättymispäivä tai päivä, johon saakka palkka maksettu ilmoitettavalla kaudella
• Jos poissaoloon sisältyy osapalkallinen aika, muodostuu tästä erillinen poissaolojakso ilmoitukselle.
  • Osapalkallista-kentän päivämäärä tai päivä, johon saakka osapalkkaa on maksettu ilmoitettavalla kaudella.

Poissaolopäivien lukumäärä (AbsenceDays)

Haetaan poissaolojakson palkallisen tai osapalkallisen osuuden työpäivien lukumäärä, joka kohdistuu kaudelle. Työpäivien määrä lasketaan Jydacom Palkat ohjelman Kalenterin perusteella. Työehtosopimuskohtaisesti muutetut kalenterit huomioidaan.

Poissaolo jatkuu, mihin asti (AbsenceUntil)

Haetaan työsuhteen poissaolotiedoista:

• Palkallisuus päättyy – tai Osapalkallisuus päättyy -kentän päivämäärä
• Palkallisen tai osapalkallisen yhdenjaksoisen tai useamman yhdenjaksoisten palkallisten tai osapalkallisten poissaolojen (sama Katre poissaolon syy -tieto) viimeisen palkallisen tai osapalkallisen osuuden päättymispäivä silloin, kun palkkaa ei ole vielä kokonaan maksettu (palkallisuus tai osapalkallisuus jatkuu myöhemmälle ilmoitusjaksolle asti)
• Jos poissaolojakson palkallinen tai osapalkallinen osuus saadaan ilmoitettua kokonaan ja ”Poissaolo jatkuu, mihin asti (AbsenceUntil)” -tietoon tulisi sama päivämäärä kuin palkallisen tai osapalkallisen poissaolon päättymispäivä on, tyhjennetään ”Poissaolo jatkuu, mihin asti (AbsenceUntil)” -tiedon sisältö.

Poissaolon syykoodi (CauseCode)

Poissaolon syykoodi on poissaolokoodille tallennettu “Katre poissaolon syy” -tieto.

Palkan määrä palkalliselta ajalta (Amount)

Haetaan poissaolon palkkatapahtumilta Arvo-kentän summa seuraavin ehdoin:

• Poissaolon palkkatapahtuma on muodostunut poissaolojakson kautta
  • Muita kuin poissaolojaksosta muodostuneita palkkatapahtumia ei huomioida ilmoituksella
  • Jos poissaolosta on muodostunut korjaustapahtumia, huomioidaan nämä arvon laskennassa
• Tapahtuma on Ajettu-tilassa
  • Mikäli poissaolojaksolle ei kohdistu ajettuja palkkatapahtumia, ei poissaolojaksoa muodosteta ilmoitukselle lainkaan
  • Mikäli ajettuja palkkatapahtumia löytyy, mutta niiden arvo on nolla tai negatiivinen, esiintyy Muodosta-ajossa virheilmoitus “Tarkista poissaolojakson palkka, summan pitää olla suurempi kuin 0,00”
• Tapahtuman tapahtumapäivien tulee sijoittua ilmoitettavan, kaudelle kohdistuvan poissaolojakson sisälle
• Tapahtuman palkkalaji löytyy ”Tulorekisteri – Palkalliset poissaolot” laskentasarakkeelta. Palkallisten poissaolojen palkkalajit on lisätty Jydacomin toimesta laskentasarakkeelle.
• Palkan määränä ilmoitettavaan summaan lasketaan rahapalkan lisäksi myös voimassa olevat luontoisedut. Lisätietoa luontoisetujen arvon laskennasta täällä.

Esimerkki:

Henkilöllä sairauspoissaolo ajalla 10.2. – 15.2.2025. Poissaoloajan palkkaa maksetaan 642,86 €. Summa huomioidaan suoraan poissaolon palkkatapahtumalta.

Henkilöllä lisäksi voimassa luontoisetu, matkapuhelinetu. Matkapuhelinedun arvo ositetaan poissaolon ajalle. Jakajana käytetään kauden veropäivien määrää ja kerrotaan tästä saatu arvo poissaolon kalenteripäivien määrällä. Yhteensä 20 € / 30,33 * 6 = 3,96 €.

Poissaolon arvoksi ilmoitukselle muodostuu 642,86 € + 3,96 € = 646,82 €.

Korvaushakemukset

Korvaushakemustiedot (ReimbApp)

Poissaolojaksoille muodostetaan Kelan korvaushakemustiedot automaattisesti tiettyjen ehtojen täyttyessä. Näin poissaolojaksoista haetaan työnantajalle korvausta. Katso tiedot ilmoitusten manuaalisesti muokkaamisesta ohjeelta Poissaoloilmoitukset – Selailu, toiminnot ja painikkeet.

Perhevapaakorvauksen hakeminen synnyttävän vanhemman raskaus- ja vanhempainvapaan yhteydessä ei toistaiseksi onnistu Jydacom Palkoista.

Maksutiedon tyyppi (PaymentType)

Maksutiedon tyyppi- tieto muodostetaan palkallisen poissaolon ilmoitukselle seuraavilla ehdoilla.

Kela, päivärahahakemus (ReimbPaymentType), arvo 1

Tulorekisteriä varten tulee seuraavien tietojen olla täydennetty silloin kun ilmoitukselle on muodostunut Kelan päivärahahakemus, muussa tapauksessa ilmoituksen lähettämisessä esiintyy virheilmoitus.

• Palvelusuhteen alkupäivä (StartDate) on annettu
• Palkallinen poissaolo (PaidAbsence) sisältyy palvelussuhteen aikaan
  • Palkallisen poissaolon alkupäivä on sama tai myöhäisempi kuin palvelussuhteen alkupäivä
  • Palkallisen poissaolon loppupäivä on sama tai aikaisempi kuin palvelussuhteen mahdollinen loppupäivä
• Palkallisesta osuudesta muodostuvan palkkalajin tulolaji ei saa olla 204 (Etuusajalta maksettu täydennyspalkka)
• Maksajan tunnisteet (PayerIds)
  • Elementissä tulee olla maksajan Y-tunnus
• Tulonsaajan tunnisteet (IncomeEarnerIds)
  • Elementissä tulee olla suomalainen henkilötunnus
  • Keinohenkilötunnuksia (henkilötunnuksen loppuosa alkaa numerolla 9) ei sallita
• Aineiston yhteyshenkilö (ContactPerson)
  • Sähköposti (Email) -elementissä on sähköpostiosoite
  • Vastuualue (ResponsibilityCode) -elementissä on arvona 1, Sisällölliset asiat
• Palkkauksen muoto (PaymentType)
  • Elementin arvona on
    • 1, Kuukausipalkka ja/tai
    • 2, Tuntipalkka
• Ammattiluokka tai -nimike (Profession)
  • Ammattiluokan tai nimikkeistön tyyppi (Type)
    • Elementissä arvona on jokin alla olevista
      • 1 Tilastokeskuksen ammattiluokitus (TK10)
      • 2 Kevan nimikkeistö
      • 3 Suomen Pankin nimikkeistö
      • 4 Trafin nimikkeistö
      • Jos elementin arvo on 2, Kevan nimikkeistö tulee Ammattinimike (vapaamuotoinen) (Title) -elementissä olla tieto
• Ammattiluokan tai nimikkeen tunniste (Code)
  • Elementissä tulee olla tunniste
• Poissaolon syy (CauseCode)
  • Elementin arvon tulee olla jokin alla olevista
    • 1, Sairaus
    • 2, Osa-aikainen sairauspoissaolo
    • 3, Vanhempainvapaa
    • 4, Erityisraskausvapaa
    • 5, Kuntoutus

Maksun tarkenne (PaymentSpecifier)

Poissaoloilmoitusten hallinta -ikkunan Asetukset-välilehdelle on tallennettu Maksun tarkenne, joka muodostuu seuraavista tiedoista:

• Ryhmä-ID
• Työsuhde-ID
• Henkilönumero

Jos tarkenteen pituus ylittää 29 merkkiä, tarkenne katkaistaan.

Tulorekisteri – Palkalliset poissaolot -laskentasarake

Valikkoon Raportit – Laskentasarakkeet on lisätty uusi laskentasarake. Laskentasarakkeelta tulee löytyä ne kaikki palkallisten ja osapalkallisten poissaolojen palkkalajit, joiden perusteella ilmoitetaan poissaoloista maksetut eurot tulorekisteriin. Laskentasarakkeelta tulee löytyä myös ne ketjupalkkalajit, joiden Arvo-kentän summan tulee nousta poissaoloilmoituksen poissaolojakson Palkan määrä (Amount) -elementtiin.

Laskentasarakkeelta löytyy yleisesti käytössä olevat palkallisiin poissaoloihin liittyvät palkkalajit. Asiakkaan tulee kuitenkin tarkistaa uuden laskentasarakkeen Tulorekisteri – Palkalliset poissaolot, jotta se sisältää kaikki, myös asiakaskohtaiset palkallisten poissaolojen palkkalajit. Mikäli huomaatte, että laskentasarakkeelta puuttuu palkkalajeja, oletttehan yhteydessä tukeen.

Palkattomat poissaolot

Palkattomat poissaolot ilmoitetaan Tulorekisterin ohjeistuksen mukaisesti. Palkaton poissaolo tulee mukaan poissaoloilmoitukselle siltä osin kuin se sisältyy ilmoitettavaan kauteen. Palkattomasta poissaolosta ilmoitetaan alla olevat tiedot seuraavien lisäehtojen mukaisesti.

Alkupäivä (StartDate)

Haetaan työsuhteen poissaolotiedoista seuraavin ehdoin:

• Jos koko poissaolojakso on palkaton, poissaolojakson alkupäivä, kuitenkin aikaisintaan kauden alkupäivä
• Jos poissaolojakso muuttuu palkallisesta palkattomaksi, palkattoman osuuden alkupäivä, eli Palkallisuus päättyy – tai Osapalkallisuus päättyy -kentän päivämäärästä seuraava päivä, kuitenkin aikaisintaan kauden alkupäivä

Loppupäivä (EndDate)

Haetaan työsuhteen poissaolotiedoista seuraavin ehdoin:

• Jos poissaolo päättyy ilmoitettavan kauden aikana, poissaolojakson päättymispäivä
• Jos poissaolo jatkuu yli kauden, kauden päättymispäivä

Poissaolopäivien lukumäärä (AbsenceDays)

Haetaan poissaolojakson palkattoman osuuden työpäivien lukumäärä, joka kohdistuu kaudelle. Työpäivien määrä lasketaan Jydacom Palkat ohjelman Kalenterin perusteella. Työehtosopimuskohtaisesti muutetut kalenterit huomioidaan.

Poissaolon syykoodi (CauseCode)

Poissaolon syykoodi on poissaolokoodille tallennettu “Katre poissaolon syy” -tieto.

• Jos poissaolokoodille on valittu koodi 20, Työtapaturma, ilmoitetaan palkaton osuus tulorekisteriin automaattisesti koodilla 1, Sairaus.
• Jos poissaolon syykoodi on 6, Lapsen sairaus tai pakottava perhesyy tulee poissaolojen palkkatietoilmoitukselle nousta kaikki sen syyn poissaolot (myös osapäivän poissaolo). Muilta osin osapäivän poissaoloja ei tule ilmoittaa. Tämän vuoksi “Katre poissaolon syy” -tieto tulee osapäivän poissaolokoodeille valita vain, jos kyseessä on Lapsen sairaus.

Erityistilanteet

Poissaolo useammassa jaksossa

Jos samasta syystä (sama Katre poissaolon syy -valinta poissaolokoodilla) johtuvan poissaolon jaksot on kirjattu useammassa jaksossa, yhdistetään ne ilmoitukselle automaattisesti poissaolon Sama sairaus -valinnan perusteella, jos ne ovat peräkkäisiä poissaoloja, eli niiden välissä ei ole yhtään päivää. Esimerkiksi poissaolojaksot 3.10. – 8.10. ja 9.10. – 16.10. näytetään tällöin ilmoituksella yhtenä jaksona 3.10. – 16.10.

Jos välissä on esimerkiksi palkallinen jakso, ei tätä edeltävää ja tämän jälkeistä palkatonta jaksoa yhdistetä poissaolojen palkkatietoilmoitukselle. Myöskään peräkkäistä palkallista ja osapalkallista jaksoa ei yhdistellä, vaan ilmoitetaan erillisinä.

Lomapalkan maksutapa: Maksu ennen lomaa

Jos yrityksessänne käytetään lomapalkan maksamiseen maksutapaa ”maksu ennen lomaa”, on lomajaksosta muodostuva palkkalaji lisättävä LOMAPALKKALAJITP-parametristolle. Teemme tämän muutoksen teille asiakastuen kautta, joten olkaa yhteydessä tukeen, jos tämä lomapalkan maksutapa koskee teidän yritystänne kuukausi- ja/tai tuntipalkoissa.

Luontoisedut

Palkallista poissaoloa ilmoittaessa palkan määränä ilmoitettavaan summaan lasketaan rahapalkan lisäksi myös voimassa olevat luontoisedut.

Luontoisedun arvo (Amount)-tietoon tehdään palkkatapahtumista päättelemällä seuraavin ehdoin:

• Tapahtuman alkuperä on TOI (toistuvaistapahtumat)
  • Poikkeuksena manuaalisesti syötetyt korjaustapahtumat, jotka huomioidaan, jos tapahtumalle on syötetty “Luontoisedun korjauskausi”
• Palkkalajin (Perustiedot → Palkkalajit) Laji-kentässä tulee olla arvona “Luontoisetu”
• Palkkatapahtuman Tapahtumapäivä ja Päättymispäivä
  • Jos tapahtuman tapahtumapäivä on sama kuin kauden alkupäivä ja päättymispäivä on sama kuin kauden loppupäivä, käytetään jakajana kauden veropäivien määrää. Muuten jakajana käytetään tapahtumapäivän ja päättymispäivän välissä olevien kalenteripäivien määrää.
  • Saatu summa kerrotaan ilmoitettavan poissaolojakson kalenteripäivien määrällä (siltä osin kuin luontoisetu on voimassa poissaolon aikana)

Jos luontousetujen käsittelyyn halutaan poikkeus, ohjelmassa on myös mahdollisuus rajata mitkä luontoisedut huomioidaan palkallisen poissaolon palkan määrän laskennassa. Olethan tässä tapauksessa yhteydessä asiakastukeen.

Karenssiaika

Jos poissaolojakson alussa on karenssiaikaa (valikossa Perustiedot → Poissaolot → Aikarajat määritelty “Karenssiaika pv”), on tämä aika automaattisesti palkatonta poissaoloilmoituksella.