Poissaoloilmoitukset – Ajot

Ohje kuvaa poissaolojen ilmoittamiseen liittyvät ajot – miten poissaoloilmoitukset muodostetaan, lähetetään, mitätöidään ja tarkistetaan – sekä kertoo, missä tilanteissa kutakin ajoa käytetään ja miten ajon statuksia tulkitaan.

Uuden poissaolojen ilmoittamisen myötä ohjelmistoon on lisätty uusia ajoja.

• Tulorekisteri – Muodosta poissaoloilmoitus
• Tulorekisteri – Lähetä ilmoitukset
• Tulorekisteri – Mitätöinti
• Tulorekisteri – Tarkista poissaoloilmoitukset
• Tulorekisteri – Palautteen käsittely

Lisäksi ohjelmaan on luotu uusi ajojono D3 Tulorekisteri – Poissaoloilmoitukset. Uusi ajojono sisältää ajot ”Tulorekisteri – Muodosta poissaoloilmoitus” sekä ”Tulorekisteri – Lähetä ilmoitukset”. Ajojonoa voidaan käyttää palkkakauden palkanlaskennan jälkeen poissaoloilmoitusten muodostamiseen ja lähettämiseen.

Ajot lyhyesti

• Tulorekisteri – Muodosta poissaoloilmoitus: Ajo ajetaan kaudelle kaudelle, johon kohdistuvat poissaolot halutaan ilmoittaa.
• Tulorekisteri – Lähetä ilmoitukset: Ajolla lähetetään muodostetut poissaoloilmoitukset Tulorekisteriin. Ajo voidaan ajaa joko yksittäiselle kaudelle, johon kohdistuvat poissaolot halutaan ilmoittaa tai usean kauden ilmoitukset yhdellä kertaa (Käsittele ilmoitukset yli kausien -valinta).
• Tulorekisteri – Mitätöinti: Ajoa käytetään, jos aiemmin lähetettyjä ilmoituksia halutaan mitätöidä tulorekisteristä. Mitätöitävät ilmoitukset tulee ensin valita “Poissaoloilmoitusten hallinta” -työkalussa.
• Tulorekisteri – Tarkista poissaoloilmoitukset: Ajo, jolla voidaan tarkistaa takautuvasti poissaolojaksojen muuttuneet tiedot usealta kaudelta ilman, että täytyy tietää mille kaudelle muutos kohdistuu.
• Tulorekisteri – Palautteen käsittely: Normaalitilanteessa Jydacom Palkkojen käyttäjän ei tarvitse käyttää palautteen käsittelyyn liittyvää ajoa.

Tulorekisteri – Muodosta poissaoloilmoitus

Muodosta poissaoloilmoitus voidaan ajaa Ajojonosta D3 (tai Ajot → Ajon käynnistys → Tulorekisteri – Muodosta poissaoloilmoitus). Ajoa käynnistäessä valitaan haluttu palkkakausi, jolta poissaoloilmoitukset halutaan luoda.

Tulorekisteri – Muodosta poissaoloilmoitus” -ajo ajetaan jokaiselle palkkakaudelle. Ilmoitus muodostetaan myös työsuhteille joilla ei ole poissaoloja, koska tulorekisteriin tulee ilmoittaa myös tieto siitä, jos kaudella ei ole poissaoloja. Poissaoloista ilmoitetaan se osuus, joka ajoittuu ajon käynnistyksessä valitun palkkakauden alku- ja loppupäivän väliin.

Poissaolojen ilmoituskausi on kauden alkupäivä – kauden loppupäivä, ellei työsuhde ole alkanut tai päättynyt kauden aikana. Tällöin ilmoituskauden alkupäivä ja/tai loppupäivä asetetaan työsuhteen voimassaolon mukaan.

Huom! Halutun ilmoitettavan poissaolon päivämäärien tulee osua käynnistyksessä valitulle kaudelle, jotta se ilmoitetaan. Jos esimerkiksi poissaolo ajalla 10.10. – 16.10.2025 on syötetty ohjelmaan vasta marraskuussa jälkikäteen ja käsitelty marraskuun kauden palkkatapahtumilla, muodostuu tämä poissaolojakso kuitenkin lokakuun kaudelle ajetulle poissaoloilmoitukselle. Lokakuun poissaoloilmoitukselle haetaan tällöin tiedot esimerkiksi poissaolopalkan määrästä marraskuun kauden palkkatapahtumilta. Jos Muodosta poissaoloilmoitus -ajettaisiin tässä tilanteessa kausivalinnalla 1.11. – 30.11.2025, ei poissaolo tulisi ilmoitukselle mukaan. Takautuvien poissaolojen tarkistamiseen menneiltä kausilta on myös oma ajo, “Tulorekisteri – Tarkista poissaoloilmoitukset”, josta kerrotaan myöhemmin tässä ohjeessa.

Ajojen seurantaan kirjoitetaan yhteenvetotietoja muodostetuista ilmoituksista:

Työsuhteita jätetty käsittelemättä -osiossa näytetään ilmoitusten määrä, joita ajo ei ottanut käsittelyyn niiden nykyisen statuksen takia, esimerkiksi kun ilmoitus on asetettu Käsittely estetty -tilaan, tai jos työsuhteen luonne on “Ei palvelussuhteessa”.

Tallennettu ilmoituksia -osiossa näytetään erikseen uusien, korvaavien ja virheellisten ilmoitusten määrä. Ilmoitusten tarkemmat virhetiedot näytetään Poissaoloilmoitusten hallinta -työkalussa ilmoitusten yhteydessä. Ajojen seurantaan kirjoitetaan vain käsittelyyn liittyvät tiedot ja ajon yleiset virheilmoitukset.

Ei tallennettu ilmoituksia -osiossa näytetään ilmoitukset, joita ei lainkaan muodostettu joko sen takia että aiemmin ajettuun ilmoituksen nähden ole tullut muutoksia tai ilmoituksen muodostamisessa on ilmennyt virhe, jonka vuoksi ilmoitusta ei ole lainkaan pystytty muodostamaan.

Ajoa voidaan ajaa uudestaan rajattomasti samalle kausivalinnalle. Jos työsuhteelle jo löytyy samalta kaudelta muodostettu ilmoitus, ja uusi ilmoitus eroaa millä tahansa tavalla edelliseen verrattuna (esimerkiksi poissaolon palkan määrä on muutunut palkkatapahtumilla tai työsuhteen osa-aikaprosentti on muuttunut), muodostetaan tästä uusi ilmoitus. Mikäli aiempaan nähden mikään tieto ei ole muuttunut, ei kyseiselle työsuhteelle muodosteta uutta ilmoitusta.

Huomioitavaa on, että ajo ei käsittele työsuhdetta, jos sen edellinen ilmoitusversio on statuksella

• Lähetys käynnissä (SE-IP)
• Lähetys odottaa palautetta (SE-PE)
• Mitätöinti käynnissä (CA-IP)
• Mitätöinti odottaa palautetta (CA-PE)
• Mitätöitävä (CA-TB)
• Käsittely estetty (MA-CH)
• Ilmoitusta ei voi käsitellä enää Mepcossa (MI-MA)

Ilmoitusten statuksista ja mahdollisista toimenpiteistä kerrotaan tarkemmin erillisellä ohjeella täällä.

Tulorekisteri – Lähetä ilmoitukset

Lähetä ilmoitukset -ajolla lähetetään aiemmin muodostetut poissaoloilmoitukset Tulorekisteriin. Ennen Lähetä ilmoitukset -ajon ajamista tulee siis ajaa ajo Tulorekisteri – Muodosta poissaoloilmoitus.

Lähetä ilmoitukset voidaan ajaa Ajojonosta D3 (tai Ajot → Ajon käynnistys → Tulorekisteri – Lähetä ilmoitukset). Ajoa käynnistäessä valitaan haluttu palkkakausi, jolta poissaoloilmoitukset halutaan lähettää.

Jos halutaan lähettää ilmoituksia usealta kaudelta, valitaan ”Käsittele ilmoitukset yli kausien”. Valintaa käytetään, jos Muodosta poissaoloilmoitus -ajolla tai Tarkista poissaoloilmoitukset -ajolla on muodostettu poissaoloilmoituksia usealta kaudelta. Tällöin ajo jättää huomioimatta Kausivalinta-kenttään valitun kauden. Kausivalinta-kenttää ei tästä huolimatta tule tyhjentää. Tyhjällä kausivalinnalla ajaminen aiheuttaa virheilmoituksen.

Ajo lähdettää ilmoitukset Tulorekisteriin käyttäen varmennetta sekä noutaa Tulorekisteristä aineistolle palautteet ja päivittää ilmoituksille statukset sekä lisää ilmoituksille niihin mahdollisesti liittyvät virheet. Ilmoitusten statuksista ja virheistä kerrotaan tarkemmin erillisellä ohjeella täällä.

Tulorekisteri – Mitätöinti

Tulorekisteriin ilmoitettuja tietoja korjataan pääsääntöisesti korvaavalla ilmoituksella. Korvaava ilmoitus muodostetaan “Tulorekisteri – Muodosta poissaoloilmoitus” tai “Tulorekisteri – Tarkista poissaoloilmoitukset” -ajojen yhteydessä, jos ilmoituksen tiedot ovat aiempaan nähden muuttuneet.

Ilmoituksen tietojen korjaaminen tulee kuitenkin tehdä seuraavissa tilanteissa mitätöimällä aiempi ilmoitus ja sen jälkeen antamalla uusi ilmoitus:

• Maksupäivän korjaus
• Palkanmaksukauden korjaus
• Suorituksen maksajan ja tulonsaajan asiakastunnisteiden korjaus
• Tulonsaajan syntymäajan korjaus
• Eläkejärjestelynumeron korjaus
• Työtapaturmayhtiön yhtiötunnuksen ja vakuutusnumeron korjaus
• Vakuuttamisen poikkeustilanteen tyyppi -tietojen korjaukset:
  • Ei vakuuttamisvelvollisuutta – tietojen muutokset taannehtivasti ja
  • Ei kuulu Suomen sosiaaliturvan soveltamispiiriin – tietojen muutokset taannehtivasti

Ilmoitus voidaan valita mitätöitäväksi, jos sen status on jokin seuraavista:

• Muodostus virhe (CR-FA)
• Muodostus valmis (CR-CO)
• Lähetys virhe (SE-FA)
• Lähetys valmis (SE-CO)
• Ilmoitusta ei voi käsitellä enää Mepcossa (MI-MA)

Poissaolojen Mitätöinti -ajon löydät Ajot → Ajon käynnistys “Tulorekisteri – Mitätöinti”. Ajoa käynnistäessä valitaan rajapinta ”Viivästetty WS”. Ajolla voidaan käsitellä usean kauden mitätöinnit kerralla.

Ennen ajon ajamista valikossa Työkalut → Poissaoloilmoitusten hallinta valitaan ne ilmoitukset, jotka halutaan mitätöidä ja sen jälkeen painetaan Merkitse mitätöitäväksi -painiketta. Sama toiminto voidaan tehdä myös yksittäisellä poissaoloilmotuksella. Ilmoituksia voi mitätöidä usealta kaudelta.

Mitätöinti -ajolla voidaan mitätöidä siis vain halutut ilmoitukset Tulorekisteristä. Toisin kuin aiemmin toteutetuilla Palkkatietoilmoituksiin liittyvillä Katre-ajoilla, Tulorekisteri – Mitätönti -ajolla valitaan halutut mitätöitävät ilmoitukset erikseen, eikä koko aineistoa ole tarve mitätöidä. Mitätöinnin jälkeen ilmoitukset tulee toimittaa tulorekisteriin uudestaan korjatuilla tiedoilla.

Kun ilmoitusten valintojen jälkeen painetaan Merkitse mitätöitäväksi -painiketta, esitetään käyttäjälle varmistuskysymys ilmoitusten muuttamisesta.

Peruuta-painikkeella voidaan palata poissaoloilmoitusten selailuun ilman mitätöintimerkintää. Merkitse mitätöitäväksi -varmistuspainikkeen painamisen jälkeen palataan poissaoloilmoitusten selailuun ja asetetaan aiemmin valituille ilmoituksille status Mitätöitävä (CA-TB). Huomioi, että ilmoituksia ei vielä tässä vaiheessa ole mitätöity, vaan merkitty mitätöitäväksi.

Varsinainen mitätöinti suoritetaan ajolla Tulorekisteri – Mitätöinti. Jos mitätöinti on ajon jälkeen onnistunut, ilmoitusten statukseksi muuttuu “Ilmoitus muodostamatta”. Ilmoituksille ei jää näkyviin statusta CA-CO (Mitätöinti valmis), koska onnistuneen mitätöinnin yhteydessä ilmoitukset poistetaan tietokannasta.

Tulorekisteri – Tarkista poissaoloilmoitukset

Tarkista poissaoloilmoitukset -ajo löytyy Ajot → Ajon käynnistys “Tulorekisteri – Tarkista poissaoloilmoitukset”. Ennen ajon käynnistystä annetaan aloituspäivä, jos lähtien poissaoloilmoitusten tarkistukset tehdään. Lisäksi tarkistukseen voidaan poimia vain halutut työsuhteet/henkilöt.

Tarkista poissaoloilmoitukset -ajossa tehdään samat toiminnot kuin Muodosta poissaoloilmoitus -ajossa, mutta ajo kohdistetaan aikaisemmille kausille ja tehdään usealle kaudelle kerralla. Muodosta poissaoloilmoitus -ajolla muodostetaan siis lähtökohtaisesti kuluvan kauden poissaoloilmoitukset ja Tarkista poissaoloilmoitukset -ajo muodostaa tarvittaessa korvaavat ilmoitukset aiemmilta kausilta, jos työsuhde/maksaja/poissaolotietoihin on tullut näihin kausiin kohdistuvia muutoksia. Ajo muodostaa työsuhteille joko uuden tai korvaavan poissaoloilmoituksen.