Poissaolojen ilmoittaminen tulorekisteriin on vapaaehtoista, mutta kun ilmoittaminen otetaan käyttöön, sitä tulee jatkossa tehdä johdonmukaisesti ja jatkuvasti. Ennen ominaisuuden käyttöönottoa on tärkeää tutustua poissaoloilmoittamisen syventäviin ohjeisiin.

Syventävät ohjeet

Poissaoloilmoitukset – Selailu, toiminnot ja painikkeet

Poissaoloilmoitukset – Ajot

Poissaoloilmoitukset – Ilmoitettavat poissaolot

Poissaoloilmoitukset – Ilmoituksien statukset ja virhetilanteet

Poissaoloilmoitukset – Vuosilomakustannuskorvaus

Poissaoloilmoitukset – Palkallisten poissaolojen erityispiirteet

Ominaisuuden käyttöönotto

Tutustukaa ensin huolella ja ajan kanssa poissaoloilmoittamisen kaikkiin syventäviin ohjeisiin sekä Tulorekisterin ohjeeseen poissaolotietojen ilmoittamisesta. Tarkista myös, että Poissaoloilmoitusten hallinta (Työkalut → Poissaoloilmoitusten hallinta) aukeaa maksuryhmissä normaalisti.

Jos haluatte ottaa poissaolojen ilmoittamisen käyttöön, olkaa yhteydessä Jydacomin asiakastukeen, niin julkaisemme teille tarvittavan uuden ajojonon D3. Tulorekisteri – Poissaoloilmoitukset.

Poissaolojen ilmoittaminen tulorekisteriin – työvaiheet

Tämä pikaohje kertoo tiivistetysti, miten poissaolot ilmoitetaan tulorekisteriin: miten poissaolot valmistellaan, ilmoitukset muodostetaan ja lähetetään, miten ilmoitukset tarkistetaan sekä miten virheet, takautuvat muutokset ja mitätöinnit käsitellään.

Poissaolojen ilmoittaminen käyttää samaa Tulorekisterin varmennetta kuin palkkatietoilmoitusten ilmoittaminen.

Tarkista poissaolotiedot ennen ajoja

1. Varmista, että työntekijän poissaolot (palkalliset/palkattomat/osapalkalliset) on kirjattu oikein työsuhteen poissaolotauluun.
2. Tarkista, että palkallisten poissaolojen palkkalajit on lisätty laskentasarakkeelle Tulorekisteri – Palkalliset poissaolot. Tämä on tärkeää erityisesti silloin kun ominaisuutta otetaan ensimmäistä kertaa käyttöön tai käyttöön on otettu uusi poissaolon palkkalaji.
3. Tee normaalisti palkanlaskenta ja varmista, että poissaoloihin liittyvät palkkatapahtumat ovat Ajettu-tilassa.

Muodosta poissaoloilmoitukset (D3. Tulorekisteri – Poissaoloilmoitukset)

1. Avaa Ajojonon käynnistys → D3. Tulorekisteri – Poissaoloilmoitukset.
2. Valitse ajojonon käynnistykseen vain ajojonon ensimmäinen ajo Tulorekisteri – Muodosta poissaoloilmoitus.
3. Valitse palkkakausi, jolta poissaolot halutaan ilmoittaa.
   • Kaudelle muodostuvat ilmoitukset kaikille työsuhteille (myös niille, joilla ei ole poissaoloja).
4. Käynnistä ajo.
5. Tarkista mahdolliset virheet Työkalut → Poissaoloilmoitusten hallinnasta.
   • Virheet näkyvät statuksella CR-FA (Muodostus virhe).
6. Korjaa virheet ja aja muodostus tarvittaessa uudelleen.

Jos poissaolon tapahtumapäivät eivät osu valitulle kaudelle, siitä ei muodosteta ilmoitusta kyseiselle kaudelle.

Lähetä ilmoitukset tulorekisteriin (D3. Tulorekisteri – Poissaoloilmoitukset)

1. Avaa Ajojonon käynnistys → D3. Tulorekisteri – Poissaoloilmoitukset.
2. Valitse ajojonon käynnistykseen vain ajojonon ensimmäinen ajo Tulorekisteri – Lähetä ilmoitukset.
3. Valitse sama palkkakausi tai käytä Käsittele ilmoitukset yli kausien -valintaa, jos ilmoituksia on usealta kaudelta.
4. Käynnistä ajo.
5. Odota palaute:
   • Hyväksytyt ilmoitukset → SE-CO (Lähetys valmis)
   • Virheelliset → SE-FA (Lähetys virhe)

Tarkista ilmoitukset ja korjaa mahdolliset virheet

Avaa Työkalut → Poissaoloilmoitusten hallinta.
Tarkista poissaoloilmoitusten tilat, kuten:

• CR-CO – Muodostettu ja valmis lähetettäväksi
• SE-CO – Lähetetty onnistuneesti
• CR-FA / SE-FA – Virheellinen

Toimi seuraavasti

1. Avaa ilmoitus ja katso virheilmoitus.
2. Korjaa virheen taustalla oleva virheellinen tieto (työsuhde, poissaolo, palkkatapahtuma).
3. Aja uudelleen Tulorekisteri – Muodosta poissaoloilmoitus ja sen jälkeen Tulorekisteri – Lähetä ilmoitukset.

Tee mitätöinti tarvittaessa

Tarvitset mitätöinnin, jos esim. maksupäivä tai tunnistetiedot ovat olleet väärin. Löydät lisätietoa ohjeelta Poissaoloilmoitukset – Ajot ja ohjeen kohdasta Tulorekisteri – Mitätöinti.

Näin teet mitätöinnin:

1. Avaa Poissaoloilmoitusten hallinta.
2. Valitse ilmoitus → Merkitse mitätöitäväksi. (Status: CA-TB.)
3. Avaa Ajon käynnistys ja suorita ajo Tulorekisteri – Mitätöinti.
4. Muodosta uusi ilmoitus ja lähetä normaalisti.

Tee takautuvat tarkistukset tarvittaessa

Jos poissaoloihin tulee takautuvia muutoksia:

1. Aja Tulorekisteri – Tarkista poissaoloilmoitukset.
2. Ajo muodostaa automaattisesti korvaavat ilmoitukset aiemmille kausille.
3. Lähetä muodostuneet ilmoitukset normaalisti.