Ohjetta sovelletaan työntekijöille, joilla on kuukausipalkkojen maksuryhmässä määritelty osa-aikaisen kuukausipalkka. Toimihenkilöiden työehtosopimuksen mukaan osa-aikaiselle toimihenkilölle lasketaan aina osa-ajan kuukausipalkka. Jos henkilölle maksetaan poikkeuksellisesti tuntipalkkaa eli palkkausmuoto muuttuu, perustetaan henkilö tällöin tuntipalkkojen maksuryhmään.
Vuosilomalain mukaan viikko- tai kuukausipalkkainen henkilö saa loman ajalta normaalin viikko- tai kuukausipalkkansa.
Vuosilomalain määrittelemät tilanteet ja niiden käsittely Jydacom Palkat ohjelmassa:
1. 14 päivän säännön piirissä olevat saavat vuosilomansa ajalta normaalin palkkansa. Lomankäsittelysäännöksi valitaan 14 päivän sääntö kalenteripohjainen. Lomaa kertyy kaikilta kuukausilta, ellei poissaolotauluun ole syötetty lomaa kerryttämätöntä poissaoloa. Loma maksetaan 55000 Vuosilomapalkka (kk) palkkalajilla.
2. 35 tunnin säännön piirissä olevat, KAIKKINA kuukausina sopimuksen mukaan vähintään 35 tuntia kuukaudessa työskentelevät saavat vuosiloman ajalta normaalin palkkansa. Vaikka henkilön työsopimuksessa olisi sovittu henkilön kuuluvan 35 h piiriin, valitaan ohjelmassa kuitenkin lomankäsittelysäännöksi 14 päivää kalenteripohjainen, jotta saadaan JOKAISELTA kuukaudelta kertymään lomapäivät. Loma maksetaan palkkalajilla 55000 Vuosilomapalkka (kk). Koska kuukausipalkoissa lähtökohtaisesti käsitellään vain kuukausipalkkaisia työntekijöitä, ei ohjelma pysty kerryttämään lomapäiviä tehtyjen tuntien perusteella. Oletuksenahan siis henkilölle pitää tämän säännön mukaan kertyäkin jokaiselta kuukaudelta lomaa, koska jos jonakin kuukautena ei tulisi 35 h täyteen, lomapalkka pitäisikin maksaa kohdan 4. mukaan eli prosenttiperusteisesti.
3. Niiden kuukausipalkkaisten työntekijöiden, joiden työaika ja palkka on muuttunut lomanmääräytymisvuoden aikana (kokoaikatyöstä osa-aikatyöhön tai päinvastoin), lomapalkka lasketaan prosenttiperusteisesti kyseisen lomanmääräytymisvuoden ansioiden perusteella. Näissä muutostilanteissa valitaan ko. lomavuodelle henkilön Lomatiedot-välilehdellä Lomapalkan maksutavaksi Prosenttiperusteinen, tällöin ohjelma päivittää ajojonossa D olevalla raportilla ”Loma-ansion päivitys kuukausipalkkaiset” saldon LOMAANSKK ja maksaa loman palkkalajilla 55000 Vuosilomapalkka (kk). Vuosilomapalkan kääntö -rivi tulee loman aloitushetken kk-palkan mukaisesti. Näilläkin henkilöillä pidetään lomankäsittelysääntönä 14 päivän sääntö kalenteripohjainen.
4. Niiden 35 tunnin säännön piirissä olevien, jotka sopimuksen mukaan työskentelevät vain osan kuukausista vähintään 35 tuntia, vuosilomapalkka lasketaan prosenttiperusteisesti. Ainoastaan tässä tapauksessa valittaisi lomankäsittelysäännöksi ohjelmassa 35 h sääntö. Yleensä kyseessä on kuitenkin työntekijä, joka suurimman osan kuukausista työskentelee vähintään 35h/kk ja tällöin on kätevintä tässäkin valita lomankäsittelysäännöksi 14 päivää kalenteripohjainen, jolloin lomat kertyvät oletuksena kaikilta kuukausilta. Tarvittaessa poistetaan manuaalisesti lomapäivät niiltä kuukausilta, joilta lomapäiviä ei kuulu kertyä. Jos halutaan jostain syystä pitää lomankäsittelysääntönä 35 h sääntö, on jokaisen kuukauden osalta lomapäivien ansainta vietävä lomavuodelle manuaalisesti.
Tässäkin tapauksessa kannattaa lomavuodelle lomapalkan maksutavaksi valita Prosenttiperusteinen, kuten kohdassa 3, vaikka tässä ei olekaan kyse vuosilomalain mukaisesta muutostilanteesta. Valinta tehdään siitä syystä, että näin saadaan loma-ansio kertymään automaattisesti ajojonossa D raportilla ” Loma-ansion päivitys kuukausipalkkaiset” ja henkilön saldoon päivittyy LOMAANSKK saldo eikä tarvitse yleensä tehdä mitään manuaalisia korjauksia. Raportin tiedot täytyy aina tarkistaa, jotta loma-ansio kertyy varmasti oikein. Lomapalkka maksetaan tässäkin palkkalajilla 55000 Vuosilomapalkka (kk), jolle a-hinnaksi muodostuu LOMAANSKK saldo x 9 tai 11,5 % jaettuna kertyneillä lomapäivillä. Vuosilomapalkan kääntörivi muodostuu loman pitohetken kk-palkan mukaisesti.
Kaikissa tapauksissa on aina tarkastettava:
- Lomapalkkavarauksen erittelyn oikeellisuus
- Lomaa maksaessa lomapalkan ja ohjelman tekemän vuosilomapalkan kääntörivin oikeellisuus
- Kertyvien lomapäivien oikeellisuus