Työntekijällä on oikeus vuosilomaa täydentäviin lisävapaapäiviin siltä osin, kuin työntekijän täydeltä lomanmääräytymisvuodelta ansaitsema vuosiloma alittaa 24 päivää sairaudesta tai lääkinnällisestä kuntoutuksesta johtuvan poissaolon vuoksi.

Tällä ohjeella kerromme lisävapaapäivien kertymisestä, seuraamisesta ja maksamisesta. Vuosilomalain lisävapaapäivät lomatiedoissa ohjeelta löydät perustietoa lisävapaiden tarkastelusta henkilön lomatietojen kautta.

 Lisävapaapäivien päättely ajojonossa D

Lisävapaapäivien päättelyajo laskee henkilön työsuhteen lomavuoden lisävapaapäivät ja päivittää lasketut tiedot työsuhteen lomatietoihin Lisävapaapäivät -välilehdelle. Lisäksi ajo päivittää lisävapaapäiviin oikeuttavat poissaolojaksot, jotka saadaan näkyviin Lisävapaapäivät – toiminnolla. 

Ajo ajetaan ajojonossa D. Palkkakauden raportit Lomaoikeuspäättely -ajon jälkeen, jotta henkilön lomavuoden ansaitut lomat ovat ennen lisävapaapäivien päättelyä tiedossa.  

Ajosta päivittyvät lokitiedot, jossa näkyvät työsuhde-id ja työsuhteelle laskettu lisävapaapäivien lukumäärä. Työsuhteet, joilla ei ole lisävapaapäiviin oikeuttavia poissaoloja, eivät päivity lokitietoihin. Lokitiedoissa saattaa olla henkilön työsuhteen kohdalla 0 lisävapaapäivää, jolloin työsuhde on ollut mukana ajossa, mutta laskennan tuloksena ei ole kertynyt lisävapaapäiviä. Ajon lokitietoja voidaan katsoa Ajojen seuranta -valikosta. 

Lisävapaapäivien päättely -ajoa ei voida palauttaa, vaan se tulee tarvittaessa ajaa uudelleen, jolloin kaikki tiedot lasketaan ja päivitetään uuden tilanteen ja ajovalinnan mukaan. 

Ajon käynnistysvalinnoissa annetaan kausi, jonka loppuun asti lisävapaapäivät lasketaan. Mikäli ajon käynnistyksessä valittu palkkakausi jatkuu lomavuoden vaihteen yli (eli päättyy 31.3. jälkeen), päättely tehdään kuitenkin vain 31.3. saakka. 

Ajoa ei voida ajaa aiemmille lomavuosille ja sen vuoksi ajo tarkistaa annetun kauden mukaisen lomavuoden, että sen alkupäivä on 1.4. tai sen jälkeen. Jos alkupäiväksi tulee aiempi kuin 1.4., ajossa annetaan virheilmoitus ja ajo päättyy. 

Ajo tarkistaa ensin, onko henkilö ansainnut suhteellista osuutta vähintään 24 lomapäivästä ajon käynnistyksessä valitun kauden lopussa (1.4.xx – valitun kauden loppupäivä tai 31.3., mikäli kausi päättyy 31.3. jälkeen). Jos henkilö ei ole ansainnut suhteellista osuutta lomapäivistä, ajo tarkistaa onko henkilöllä ollut poissaolojaksoja, joiden poissaolokoodilla on määritys ”Lisävapaapäivä laskentaan huomioitava”. Lisävapaisiin oikeuttavat poissaolot tarkistetaan työehtosopimuskohtaisesti poissaolon tietojen määrityksistä.  

Jos henkilö on ansainnut suhteellisen osuuden lomapäivistä tai henkilöllä ei ole lisävapaisiin oikeuttavia poissaoloja, nollataan kyseisen lomavuoden lisävapaapäivät ja poistetaan aiemmat lomavuoden lisävapaapäiviin kohdistuneet poissaolojaksot henkilöltä. Tällöin lisävapaapäivien päättelyä ei tehdä kyseiselle henkilön lomavuodelle. 

Jos henkilöllä on ollut lisävapaapäiviin oikeuttavia poissaoloja lomavuoden aikana, ajo laskee kertyneiden lisävapaapäivien määrän seuraavassa esitetyllä laskentasäännöllä ja päivittää lasketun määrän henkilön Lomavuoden tietoihin Lisävapaapäivät -välilehden ”Lisävapaapäivät ajosta” -kenttään sekä lisävapaaseen oikeuttavat poissaolojaksot Lisävapaapäivät toiminnon taakse. 

Lisävapaapäivien laskentasäännöt 

Lisävapaapäivien laskentasäännöissä käytetään seuraavia käsitteitä, joiden laskennasta on kerrottu tarkemmin jatkossa. 

• 12 kuukauden tarkastelujakso on aika, jonka poissaolo oikeuttaa yhdenjaksoisesti lisävapaapäiviin. 
• Suhteellinen osuus on lomavuoden lomaan ja lisävapaaseen oikeuttavien kalenteripäivien suhde täyden lomavuoden kalenteripäiviin.  
• Vähimmäisloma on lisävapaapäivien maksimimäärä korjattuna suhteellisella osuudella. 
• Lisävapaapäivät lasketaan ansaittujen vuosilomapäivien ja vähimmäislomapäivien erotuksena. 

12 Kuukauden tarkastelujakso 

Poissaolo oikeuttaa lisävapaapäiviin yhdenjaksoisesti 12 kuukauden tarkastelujakson ajan, jonka jälkeen poissaolo ei oikeuta enää lisävapaapäiviin. 

• 12 kuukauden tarkastelujakso alkaa ensimmäisen ajoon mukaan otettavan lisävapaapäiviin oikeuttavan poissaolojakson alkupäivästä. 
• 12 kuukauden tarkastelujakso ei ole sidottu lomavuoteen. 
• Kun 12 kuukauden tarkastelujakso tulee täyteen ja poissaolo jatkuu, ei sen jälkeisellä poissaoloajalla ole oikeutta lisävapaapäiviin. 
• Jos henkilö on ollut laskentaan mukaan otettavien poissaolojen välissä työssä siten, että hänelle kertyy täysi lomanmääräytymiskuukausi eli hän ansaitsee ko. kuukaudelta lomaa työssäolopäivien perusteella, alkaa uuden poissaolon alkupäivästä uusi 12 kuukauden tarkastelujakso. Tarkastelujakso jatkuu, jos kuukaudelle ei kerry lomaoikeutta tai lomaoikeus kertyy lomasta tai muusta sellaisesta poissaolosta, joka kerryttää vuosilomaa.  

Suhteellinen osuus 

Lisävapaaoikeutta tarkastellaan lomanmääräytymisvuosittain huomioiden 12 kuukauden tarkastelujakso. Lisävapaaoikeuden lomavuosikohtainen maksimimäärä haetaan Lisävapaapäivät -parametriston Lisävapaapäivät max -kentästä. Jos tietoa ei ole määritelty, oletus on 24 päivää. Lisävapaapäivien maksimimäärää korjataan suhdeluvulla, joka saadaan jakamalla lomaan tai lisävapaaseen oikeuttavat kalenteripäivät täyden lomavuoden kalenteripäivillä. 

• Jos työntekijältä jää saamatta 24 lomapäivää muusta syystä kuin työkyvyttömyys- tai kuntoutuspoissaolon vuoksi, lisävapaapäiviin ei ole oikeutta. Tämä voi johtua siitä, että työsuhde ei ole kestänyt koko lomanmääräytymisvuotta tai siitä, että lomanmääräytymisvuoden aikana on ollut sellaista poissaoloa, joka ei kerrytä lomaa esim. hoitovapaata. 
• Jos lomanmääräytymisvuosi on jäänyt vajaaksi työsuhteen alkamisen tai päättymisen vuoksi ja työntekijän työkyvyttömyys- tai kuntoutuspoissaolot ylittävät työssäolon veroiseksi luettavan ajan, työntekijän oikeutta lisävapaapäiviin ei voida tarkastella suhteessa 24 vuosilomapäivään. Työntekijällä on tällöin oikeus vajaan lomamääräytymisvuoden kestoa vastaavaan suhteelliseen osuuteen 24 lomapäivästä. Suhteellinen osuus 24 päivästä saadaan selville jakamalla vajaan lomamääräytymisvuoden kesto täyden lomanmääräytymisvuoden kestolla.  
• Laskenta tehdään käyttäen ajan yksikkönä kalenteripäiviä. 
• Vajaan lomanmääräytymisvuoden kalenteripäivän määrä jaetaan koko lomanmääräytymisvuoden kalenteripäivillä ja kerrotaan luvulla 24. 
• Laskennassa noudatetaan normaaleja pyöristyssääntöjä. 

Suhteellisen osuuden laskentakaava: 

(Lomavuoden kalenteripäivät – kalenteripäivät, joilta ei kerry vuosilomaa tai lisävapaata) / Lomavuoden kalenteripäivät 

Vähimmäisloma 

Työsuhteelle lasketaan vähimmäisloman määrä, jonka laskentasääntö on: 

24 * (Lomavuoden kalenteripäivät – kalenteripäivät, joilta ei kerry vuosilomaa tai lisävapaata) / Lomavuoden kalenteripäivät) 

Lisävapaapäiviin oikeuttavassa poissaolossa huomioidaan 12 kuukauden tarkastelujakso. 

Kalenteripäivät lasketaan poissaolojaksoista, joilta ei kerry vuosilomaa tai lisävapaapäiviä.  

Vähimmäisloman laskennassa kertoja haetaan työehtosopimuskohtaisesti Lisävapaapäivät -parametristolta kentästä ”Lisävapaapäivät max”. Jos kenttä on tyhjä, käytetään lukua 24 kuten edellä kaavassa on käytetty. 

Lisävapaapäivien lukumäärä 

Lisävapaapäivien laskentasääntö on: 

Vähimmäisloma – Ansaitut vuosilomapäivät = Lisävapaapäivien lukumäärä 

Ansaitut vuosilomapäivät tulevat mukaan laskentaan suoraan henkilön lomatiedoista lomapäivistä, jotka lomaoikeuspäättely on aiemmin laskenut. 

Esimerkkejä lisävapaapäivien laskennasta  

Esimerkki 1 

Maksimi lisävapaapäivät lomavuodelle ovat 24. 

Henkilön työsuhde on kestänyt koko lomavuoden 2020. 

Henkilöllä on lomavuonna 2020 seuraavia poissaoloja: 

• kerryttää lomaa 30 kalenteripäivää 
• ei kerrytä lomaa eikä oikeuta lisävapaapäiviin 60 kalenteripäivää 
• ei kerrytä lomaa ja oikeuttaa lisävapaapäiviin 45 kalenteripäivää 

Henkilön ansaitut lomapäivät lomavuodelle 2020 ovat 18 

Suhteellinen osuus = (366 – 60) / 366 = 0,8361  

Vähimmäisloma = 24 * 0,8361 = 20  

Lisävapaapäivät = 20 – 18 = 2 

Esimerkki 2 

Maksimi lisävapaapäivät lomavuodelle ovat 24. 

Henkilön työsuhde on päättynyt 31.12.2019 

Henkilöllä on lomavuonna 2020 seuraavia poissaoloja: 

• kerryttää lomaa 30 kalenteripäivää 
• ei kerrytä lomaa eikä oikeuta lisävapaapäiviin 60 kalenteripäivää 
• ei kerrytä lomaa ja oikeuttaa lisävapaapäiviin 45 kalenteripäivää 
• ei ole ollut lomavuonna työsuhteessa 91 kalenteripäivää 

Henkilön ansaitut lomapäivät lomavuodelle 2020 on 12 

Suhteellinen osuus = (366 – (60 + 91)) / 366 = 0,5874  

Vähimmäisloma = 24 * 0,5874 = 14  

Lisävapaapäivät = 14 – 12 = 2 

Esimerkki 3 

Maksimi lisävapaapäivät lomavuodelle ovat 24. 

Henkilön työsuhde on kestänyt koko lomavuoden. 

Henkilöllä on lomavuonna 2020 seuraavia poissaoloja: 

• 1.10.2018 alkanut poissaolo jatkuen yhdenjaksoisesti 30.6.2019, joka ei kerrytä lomaa, mutta oikeuttaa lisävapaapäiviin  
• henkilö on ollut vuosilomalla 1.7. – 21.7.2019 
• poissaolo on jatkunut loman jälkeen 22.7. päättyen 31.12.2019 
• henkilölle on kertynyt poissaoloa, joka ei kerrytä lomaa ja ei oikeuta lisävapaaseen 92 kalenteripäivää, koska 12 kuukauden tarkastelujakso tulee täyteen 30.9.2019 ja sen jälkeen poissaolo ei enää oikeuta lisävapaaseen 

Henkilön ansaitut lomapäivät lomavuodelle 2020 on 8 

Suhteellinen osuus = (366 – 92) / 366 = 0,7486 

Vähimmäisloma = 24 * 0,7486 = 18  

Lisävapaapäivät = 18 – 8 = 10 

Jos henkilöllä olisi ollut vuosiloman sijaan työssäolopäiviä, joista olisi kertynyt lomaoikeus heinäkuulle, yhdenjaksoinen poissaolo olisi katkennut ja alkanut uutena jaksona 22.7.2019. Näin ollen henkilön vähimmäisloma olisi ollut 24 ja hän olisi saanut lisävapaapäiviä 24 – 8 = 16. 

Lisävapaapäivien maksu lopputilin yhteydessä 

Lopputili -painikkeeseen on lisätty mukaan lisävapaapäivien päättely, joka tarkastaa henkilön lisävapaapäivien määrän lopputilin yhteydessä. Jäljellä olevat lisävapaapäivät maksetaan lopputilin yhteydessä. Maksettavat palkkatapahtuma rivit muodostuvat lopputilin yhteydessä automaattisesti ja lisävapaapäivät viedään henkilön lomatietoihin käsitellyksi. 

Lisävapaapäivien lomajaksojen tallennus 

Lisävapaapäivien lomajaksot tallennetaan Toiminnot -valikon kohdasta Lomat. 

Lomien tallennusnäytöllä lisävapaapäivien lomajaksolle valitaan Lisävapaapäivä, jolloin tallennettu lomajakso muodostuu Lisävapaapäivä -poissaolokoodille ja kuluttaa lomavuosikohtaisia lisävapaapäiviä. Lisävapaapäivät kulutetaan kuten lomat vanhimmasta lomavuodesta alkaen. Jaksolle viedään lomavuosi tieto, joka kuluttaa ko. lomavuoden lisävapaapäiviä. Jakso voi sisältää usean lomavuoden lisävapaita, jolloin niistä muodostetaan erilliset jaksot. 

Lisävapaapäivien ansaitut ja jäljellä olevat määrät näkyvät myös Info painikkeen näkymässä ja ovat mukana Käyttämättä ja Maksamatta olevissa päivien määrässä.  

Lisävapaapäivän palkkatapahtumat muodostetaan henkilön lisävapaapäiväjakson tietojen mukaan kuten loman palkkatapahtumat. Palkkatapahtumalle viedään lomavuosi tieto kuten loman palkkatapahtumillekin. 

Kuukausipalkkaisilla ohjelma laskee a-hintaan samat kk-palkkaisen palkkaperusteelta löytyvät palkanosat, jotka huomioidaan myös tavallisen lomapäivän maksamisessa. Jakajana käytetään lomalaskennassakin käytettävää 25 jakajaa. Kuukausipalkkaisille käytetään lisävapaa maksaessa palkkalajia 55600 Lisävapaapäivä (kk). 

Infran työntekijöillä lisävapaapäivän palkkalaji on 55601 Lisävapaapäivä (infra), jossa a-hinta muodostuu kaavalla KTA x 8h x 21,5pv/25. 

Talonrakennusalalla ja muilla tuntipalkkaisilla käytetään palkkalajia 55602 Lisävapaapäivä (tp). A-hinta muodostuu KTA:lla, mikäli sellainen palkkaperusteelta löytyy tai sopimustuntipalkalla. Mikäli näitä kumpaakaan ei ole käytössä, a-hinnaksi tulee Työkohtainen tuntipalkka, Henkilökohtainen tuntipalkka tai Ryhmänmukainen tuntipalkka, sen mukaan mikä näistä tässä järjestyksessä palkkaperusteelta löytyy. 

Tarkista aina, että lisävapaapäivä tulee maksuun oikealla hinnalla! Mikäli yrityksessänne on sovittu erikseen jotakin muuta lisävapaapäivän maksamisesta, voidaan laskentatapaa muuttaa, ole tällöin yhteydessä tukipalveluumme. 

Lisävapaapäivät lomapalkkavarauksella 

Kertyneet lisävapaapäivät nousevat mukaan lomapalkkavaraukselle oletuksena samoilla kirjaussäännöillä kuin normaalitkin lomapäivät. Mikäli tätä on tarve muuttaa, löytyy service deskistä tarkempi ohjeistus Lisävapaapäivät lomapalkkavarauksella. 

Lisävapaapäivät kirjanpitotositteella ja PLTIETO-parametrilla 

Lisää tarvittaville lisävapaan palkkalajeille tiliöinnit kirjanpidon tositteelle.  

Mikäli halutaan että lisävapaan palkkalajit siirtyvät kustannuksiksi tuotannonhallintaan, lisää myös PLTIETO-parametrille (Perustiedot/Parametrit/PLTIETO). Tietojen lisäämisen jälkeen tulee tehdä myös palkkalajien siirto.