Lisävapaiden käsittely lomapalkkavarauksella 

Lisävapaat nousevat lomapalkkavaraukselle oletuksena samalla tavalla kuin muutkin lomapalkat eli niin, että niistä jaksotetaan kaikki samat sivukulut kuin lomapalkoistakin. Mikäli halutaan, että lisävapaista jaksotetaan ainoastaan sotu, tulee lomapalkkavaraus ja lomapalkkavaraustositteita muokata tämän ohjeen mukaan.  

Lomapalkkavaraustositteesta tehdään ensin (ja myös lomavarauspurkutositteesta, jos sellainen on käytössä) kopio, jotta vanha tosite jää talteen varmuuskopioksi, mikäli tositteen muokkauksessa menee jotakin pieleen. 

Kopio tehdään valitun tositteen päällä hiiren oikealla Kopioi pohjaksi (Ajot/Kirjanpitoviennit).

Avautuu uusi Viennit -pohja samanlaisilla tiedoilla kuin alkuperäisessä tositteessa.  Nimeksi laitetaan sama kuin alkuperäisessä ja perään kopio, halutessaan nimeen voi lisätä kopion teon päivämäärän. Lopuksi painetaan Tallenna -painiketta. 

Tarkista Kirjanpitovienneistä, että siellä näkyy alkuperäinen tosite sekä äsken tallentamasi kopio. Mikäli molemmat tositteet löytyvät, voit aloittaa alkuperäisen tositteen muokkaamisen. Muutokset tehdään alkuperäiseen tositteeseen ja kopion annetaan olla ennallaan. 

Tositteiden muokkaus 

Tämän ohjeen kuvankaappauksissa on yksi esimerkki tositteesta, jossa kaikki sivukulut käsitellään omina laskennallisina vientiriveinään. Tositteita voi olla erilaisia sen mukaan, millaisia sivukuluja tositteella käsitellään. Ohjetta täytyy tältä osin soveltaa. Myös tositteilla käytettävät hinnat ovat asiakaskohtaisia. Muutokset tehdään kaikissa maksuryhmissä sekä Lomapalkkavaraus– että Lomapalkkavarauspurku -tositteisiin, joissa lomapalkkavaraukset ovat käytössä. 

Tositteen Laskennallisissa vienneissä määritellään, minkä laskentasarakkeen mukaisista palkkalajeista jaksotusta lasketaan minkäkin hinnastoon päivitetyn hinnan mukaisesti (@ -alkuiset hinnat Prosentti -sarakkeessa). Lisäksi lomapalkkajaksotuksella on aina arvolla 100 % varsinainen Lomapalkkavarauksen summa (ilman sivukuluja).  

Kuvassa esimerkki miltä viennit voivat näyttää esimerkiksi tuntipalkkapuolella: 

Jotta lisävapaan 55600 Lisävapaapäivä (kk), 55601 Lisävapaapäivä (infra), 55602 Lisävapaapäivä (tp) -palkkalajit saadaan jaksotukselta pois tyelin, tvm:n, tapaturma -ja ryhmähenkivakuutuksen alaisesta ansiosta, täytyy niiden riveille muuttaa Laskentasarakkeeksi nykyisen Lomapalkkavaraus -sarakkeen tilalle Lomapalkkavaraus ilman lisävapaapäiviä. Tällä laskentasarakkeella on ainoastaan varsinaisen lomapalkan palkkalajit. 

Tositteen muokkaamiseen vaikuttaa lisäksi se, halutaanko lisävapaat ja niiden sotu jaksottaa eri kirjanpidon tileillä, kuin millä normaali lomapalkka ja sen sotu jaksotetaan.  

Lisävapaat jaksotetaan samoilla kirjanpidon tileillä kuin lomapalkka 

100 % riville (joka yleensä näkyy laskennallisissa vienneissä ylimpänä rivinä ks. edellinen kuva) ja sotun riville jätetään laskentasarakkeeksi aiemminkin ollut Lomapalkkavaraus, koska tämä laskentasarake sisältää sekä lomapalkkojen että lisävapaiden palkkalajit, jolloin ne tulevat varauksen summaan sekä sotun osuuteen mukaan kuten kuuluukin. 

Muut rivit, joissa on laskentasarakkeena Lomapalkkavaraus, avataan yksitellen ja valitaan pudotusvalikosta laskentasarakkeeksi Lomapalkkavaraus ilman lisävapaapäiviä > OK.  

Esimerkkinä Tyel -rivi jossa hinnaston hintana on @LATYEL (hintojen nimet voivat vaihdella asiakaskohtaisesti). 

Lisävapaat jaksotetaan eri kirjanpidon tileillä kuin lomapalkka 

Mikäli lisävapaat jaksotetaan omille kirjanpidon tileilleen, silloin myös yllä mainituille 100% lomapalkkavaraus ja sotu riveille on laskentasarakkeeksi muutettava Lomapalkkavaraus ilman lisävapaapäiviä. Näiden lisäksi tehdään omat vientirivit lisävapaiden osuudesta.  

Uudet vientisäännöt lisävapaapäiville tehdään klikkaamalla laskennallisissa vienneissä vastaavaa lomapalkkavaraus riviä hiiren oikealla ja valitaan Kopioi pohjaksi.  

Avautuvassa ikkunassa valitaan Laskentasarakkeeksi Lisävapaapäivä lomapalkkavaraus > valitaan kirjanpidon debet ja kredit -tilit pudotusvalikoista > Selitys -kenttään päivitetään esimerkiksi Lomapalkkavaraus lisävapaapäivä > OK

Sotu rivi kopioidaan samalla tavalla (tässäkin hinnan nimi voi vaihdella asiakkaittain, nimi voi olla esimerkiksi LASOTU). Selityskenttään vaihdetaan Lomapalkka lisävapaapäivä, sava. 

Kun kaikki tarvittavat muutokset ja uudet vientirivit on tehty, tallennetaan tosite Tallenna -painikkeesta. 

Erikoistilanteita 

Kuukausipalkoissa tosite voi olla erilainen, koska siellä jaksotetaan myös lomarahoja. Lomarahojen vientirivien laskentasarake on Lomarahat (henkilöllä). Näihin riveihin ei tehdä muutoksia, koska lisävapaapäivistä ei kerry lomarahaa.  

Mikäli lomapalkkavarauksella on jaksotettu sivukuluja yhdellä prosentilla (esimerkiksi @LAYHT niminen hinta), joka sisältää sotuprosentin lisäksi muitakin sivukuluja, esim. työttömyysvakuutusmaksun ja tapaturmavakuutuksen osuuden, täytyy lisävapaan sotu viennistä aina tehdä oma rivinsä, vaikka sitä ei jaksotettaisikaan omille kirjanpidon tileilleen. 

Riveille, joissa hintana on LAYHT muutetaan laskentasarakkeeksi Lomapalkkavaraus ilman lisävapaapäiviä, kaikki sivukulut lasketaan tällöin normaaleista lomapalkan palkkalajeista.  

Lisäksi tehdään uusi rivi pelkästä sotun osuudesta laskentasarakkeella Lisävapaapäivä lomapalkkavaraus, koska lisävapaanpäivien palkkalajeista jaksotetaan vain sotu. Kopioidaan rivi, jolla on hintana LAYHT > hiiren oikealla Kopioi pohjaksi. Riville valitaan laskentasarakkeeksi Lisävapaapäivä lomapalkkavaraus ja prosentiksi tositteilla käytössä oleva sotu (yleensä @SOTU tai @LASOTU). Riville valitaan ruksi Sotumaksun piirissä. Selitys -kenttään kirjoitetaan esimerkiksi Lisävapaat, sava.  

Mikäli tositteissa on jotakin epäselvää, voit olla yhteydessä Jydatukeen. Tarvittaessa tositteiden muokkaus voidaan tehdä myös Jydacomin toimesta laskutettavana työnä.