Palkanlaskentaan sovelletaan kirjanpitolain mukaisia 6 ja 10 vuoden säilytysaikoja. Huomioithan, että palkkaohjelma, kuten Jydacom Palkat, ei ole arkistointiohjelmisto eikä sovellu lainmääräämien tositteiden arkistointiin.
Yleistä säilytysajoista
Asiakkaan tulee huolehtia, että palkanlaskennan aineisto on arkistoitu kirjanpitolain määräysten mukaisesti ja muualle kuin palkkaohjelmaan.
Kirjanpitolain mukaan palkkatietoja, kuten palkkalaskelmia ja palkkalistoja, tulee säilyttää vähintään kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta lukien, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Käytännössä tämä tarkoittaa, että mikäli tilikausi päättyy esimerkiksi vuonna 2025, palkkatiedot tulee säilyttää vähintään vuoden 2031 loppuun saakka. Työnantajan tulee myös huomioida, että tarvittaessa tulorekisteriin ilmoitettuja tietoja pitää pystyä ylläpitämään ja korjaamaan 10 vuoden ajan.
Myöskään yritystoiminnan loppuminen ei vapauta työnantajaa palkkatietojen säilyttämisvelvoitteista.
Terveydentilaa koskevat asiakirjat, kuten lääkärintodistukset, tulee säilyttää erillään muusta aineistosta ja näille suositeltava säilytysaika on kaksi vuotta.
Lisäksi tietosuoja-asetus velvoittaa poistamaan aineistot, kun niiden säilytykselle ei ole enää tarvetta.
Ohjeaikoja ja esimerkkejä säilytettävistä dokumenteista
Säilytysaika 6 vuotta tilikauden päättymisestä
- Työsopimus
- Ay-jäsenmaksun perintäsopimus, luontoisetulaskelmat
- Työaikakirjanpito sis. lisä- ja ylityöt, poissaolot ja lomat
- Palkanmuutosilmoitukset, työehtosopimusten yleiskorotukset
- Palkkalaskelmat
- Maksuluettelot
- Palkkalista tai -yhteenveto palkkakausittain tai kuukausittain
- Ilmoitukset tulorekisteriin, erillisilmoitus
- Ilmoitukset ay-jäsenliitoille
- Palkkatilastot
- Lomapalkkavelka ja lomavarauserittely henkilöittäin ja muut tulonsaajakohtaiset jaksotustositteet
Säilytysaika 10 vuotta tilikauden päättymisestä
- Palkkayhteenveto
- Palkanlaskennan kirjanpitotosite kirjanpitoon
- Palkkakortit kalenterivuosittain
Yllä oleva luettelo on suuntaa antava eikä kata kaikkia mahdollisia velvoitteita. Asiakas vastaa itse lain edellyttämien dokumenttien laatimisesta, niiden oikeellisuudesta sekä asianmukaisesta säilyttämisestä.