Hankinta käyttöohje
Hankinta -sovellus käynnistetään Jiiri Portaalin Hankinta -painikkeesta, jolloin käyttäjälle aukeaa hankintasopimusten selausnäkymä.
Hankinnan prosessi
Hankinta-sovellus on suunniteltu toteuttamaan alla kuvattu prosessi.
- Laskentavaiheessa pyydetään valituista hankinnoista Ennakkotarjouspyynnöt
- lisää Hankintasuunnitelma ja liitä se Tarjouslaskennan hankkeeseen
- lisää Hankintasuunnitelmalle ne Hankintatehtävät, joista haluat Ennakkotarjouspyynnöt
- laadi Ennakkotarjouspyynnöt
- syötä saadut ennakkotarjoukset
- tee tarjousvertailu
- valitse toimittaja
- Kun tarjottu urakka saadaan, lisää Hankintasuunnitelmalle Tuotannonhallinta Plussassa oleva työmaa – voit myös lisätä Hankintasuunnitelman suoraan työmaalle ilman Laskenta-vaihetta
- lisää tarvittavat Hankintatehtävät Hankintasuunnitelmaan
- voit tehdä Tarjouspyynnöt Laskenta-vaiheessa tehdyistä Ennakkotarjouspyynnöistä
- voit tarvittaessa tehdä Tilaukset suoraan Laskenta-vaiheen Ennakkotarjouspyynnöistä
- laadi Tarjouspyynnöt
- syötä saadut tarjoukset
- tee tarjousvertailu
- valitse toimittaja
- tee Tilaus valitulle toimittajalle
Aloitusnäkymä
Hankinta käynnistyy sovelluksen etusivulle, jossa valittuna on hankintasuunnitelmien selaus.
Sivulla olevista linkeistä pääset hankinnan selauksiin:
Tilauskielto
Yritykset-sovelluksessa voidaan määritellä, että toimittajalla on tilauskielto, mikä vaikuttaa toimittajan käyttöön Hankinta-sovelluksessa. Toimittajan valinnassa näytetään Toimittajanumero-kentässä punainen hälytyskolmio, jos toimittajalla on tilauskielto.
Tilauskielto tarjouspyynnöillä
Kun olet tekemässä uutta tarjouspyyntöä, voit valita sille toimittajan, jolla on tilauskielto. Tarjouspyynnön Toimittajat-osiossa näytetään punainen hälytyskolmio Toimittajan nimi -kentässä, jos toimittajalla on tilauskielto. Jos toimittajalla on tilauskielto, et voi valita sen rivejä Tarjousten vertailu -toiminnossa eli toimittajaa ei voi valita tarjouskilpailun voittajaksi.
Tilauskielto tilauksilla
Uudelle tilaukselle ei voi valita toimittajaa, jolla on tilauskielto. Jos toimittajalle, jolla on tilauskielto, on aikaisemmin tehty tilaus, mutta sitä ei ole vielä tilattu eli tilaus on tilassa Uusi, tilausta ei voi vaihtaa tilaan Tilattu. Jos toimittajalla on tilauskielto, näytetään selauksissa ja tilauksella punainen hälytyskolmio, mikä kertoo toimittajan tilauskiellosta.
Tavoitearviotietojen käyttö hankinnalla
Työmaa-vaiheen hankintatehtävälle, tarjouspyynnölle ja tilaukselle voi valita rivit tavoitearviolta. Rivien valinta linkittää tavoitearviorivit hankintaan ja näyttää tavoitearviolla, mihin hankintaan rivit kuuluvat. Tavoitearvioriveiltä tulee myös hankinnan tavoite.
Klikkaa Hankinnan tavoite -kentän päällä olevaa -ikonia, mikä avaa Tavoitearviorivien valinta -ikkunan. Jos olet syöttänyt hankinnalle jo koodin, suodatetaan tavoitearviorivit oletuksena hankinnan koodin perusteella Hankintaryhmä-sarakkeessa. Jos tavoitearviolla ei ole hankinnan koodin mukaista hankintaryhmää, ohjelma tyhjentää rajauksen automaattisesti. Voit suodattaa tavoitearviorivejä haluamallasi tavalla ja valita niistä ne, jotka liittyvät hankintaan. Klikkaa ok ja ohjelma näyttää ikkunan, jossa voit valita, miten tavoitearvioriveistä muodostetaan hankinnan rivejä. Ohjelman palattua hankinnalle, tallenna se.
Valittujen tavoitearviorivien tavoitteet lasketaan yhteen Hankinnan tavoite -kentän viereiseen kenttään, josta voi siirtää ne Hankinnan tavoitteeksi klikkaamalla -ikonia tai voit kirjoittaa hankinnalle parhaaksi katsomasi tavoitteen. Tavoitearviorivien mukainen tavoite näytetään aina Hankinnalla omassa kentässään.
Kun olet tallentanut valitut tavoitearviorivit hankinnalle, ja klikkaat uudelleen -ikonia, näytetään oletuksena hankinnalle valitut tavoitearviorivit. Näytettävät rivit -valinnalla voit valita näytettäväksi myös Valitsemattomat eli ne tavoitearviorivit, joita ei ole vielä valittu tai Kaikki-valinnalla kaikki tavoitearviorivit.
Voit poistaa valintoja ja lisätä valintoja, mutta hankinnan rivejä ei päivitetä eli jos hankinnalla on jo rivejä, niitä ei muuteta. Tarvittaessa voit poistaa hankinnalta rivit ja luoda ne uudestaan.
Tavoitearvion rivit -valinnalla voit valita näytetäänkö ikkunassa vain asetuksissa hankittavaksi määriteltyjen tapahtumalajien mukaiset rivit vai kaikki tavoitearvion rivit. Huomaa, että sekä Näytettävät rivit, että Tavoitearvion rivit -valinnoissa kun on valittuna Kaikki, rivejä ei voi valita.
Vakioliitteet
Vakioliitteet-toiminnolla voi määritellä tiedostokoreja ja liittää niiden tiedostot esimerkiksi tilaukselle.
Hankinnan asetuksissa on Vakioliitteet-välilehti, jossa määritellään tiedostokorit.
Liitetiedosto-komponentissa on Toiminnot-painikkeessa Tuo vakioliitteet -valinta.
Valitse Tuo vakioliitteet ja ohjelma lisää tiedostokorin tiedostot tehtyjen määrittelyiden mukaisesti.
Ohjelma tutkii, onko määritelty tiedostokori hankinnan vaiheelle Ennakkotarjouspyyntö (ETP), Tarjouspyyntö (TP) tai Tilaus (T) ja sille valitulle tyypille Hankintasopimus (HS), Urakkasopimus (US) tai Palvelusopimus (PS) sekä hankinnan työmaalle. Jos työmaalle on määritelty työmaakohtainen tiedostokori, tuodaan vain sen mukaiset tiedostot. Jos työmaalle ei ole määritelty työmaakohtaista tiedostokoria, tuodaan kaikki tiedostot, jotka löytyvät tiedostokoreista, joille on valittu käsiteltävän hankinnan vaihe ja tyyppi.
Hankinnalle voi myös lisätä normaalisti käsin liitetiedostoja.
Liitetiedosto-komponentin Toiminnot-painikkeen valikossa on valita Selaa tiedostokoreja. Valinta avaa Tiedostokorien selauksen. Voit valita tiedostokorin ja tarkastella sen tiedostoja klikkaamalla Tiedostot-painiketta. Voit myös lisätä korin tiedostot liitteiksi klikkaamalla Lisää vakioliitteet -painikkeella.
