Henkilökohtaiset asetukset

Jokainen käyttäjä voi määritellä henkilökohtaisia asetuksia Työaikakirjaus -sovellukselle. Asetukset löytyvät henkilökuvakkeen alta valikosta Henkilökohtaiset asetukset/Työaikakirjaus.

Henkilökohtaisissa asetuksissa käyttäjä voi valita, mikä sivu avataan, kun sovellus käynnistetään. Vaihtoehdot ovat Tapahtumien selaus, Jaksonäkymä tai Tapahtuman syöttö. Kun sovellus avataan mobiililaitteella, on käynnistyssivu aina Tapahtuman syöttö.

Käyttäjä voi myös valita kumpi syöttösivuista avataan oletuksena tapahtumien selauksessa.

Liukumasaldo laskennan peruste valinnalla määritetään mihin päivään liukumasaldo halutaan laskea: Kuluva päivä, Edellinen päivä tai Viimeisin tapahtuma.

Käytetään aina oletusvalintoja -valinnalla, voidaan määritellä, uudelle tapahtumalle tulevat oletustyömaa, -littera ja -palkkalaji. Kopioi edellinen kirjaus -valinnalla tapahtuman syötössä tulee oletustietoina edellisen kirjauksen työmaa, littera ja palkkalaji. Ilman valintoja, tapahtuman syötössä tulee ko. tiedot tyhjinä.

Kustannustyömaa käytössä (2. työmaa/tuottotyömaa) -valinnalla kerrotaan, onko toinen työmaa käytössä sisäisen myynnin veloitusta varten. Myös kustannustyömaalle voidaan määritellä oletusasetukset.

Työaikatapahtumia syötettäessä on käytössä pikahaku. Käyttäjä voi määritellä kuinka monta viimeksi käytettyä palkkalajia, työmaata ja litteraa pikahaussa näytetään.

Tapahtumien selaus

Tapahtumien selauksessa näytetään yhteenveto kirjauksista. Käyttäjä voi valita näytettäväksi joko henkilön tai työmaan tapahtumat.

Henkilöiden tapahtumat -valinnalla näytetään käyttäjän omat tapahtumat ja kaikkien niiden henkilöiden tapahtumat, joiden kirjaukset käyttäjä voi hyväksyä.

Työmaan tapahtumat -valinnalla näytetään kaikkien valitulle työmaalle kirjanneiden henkilöiden tapahtumat. Työmaaksi voit valita työmaan, johon sinulla on työmaan käyttöoikeus.

Tapahtumat näytetään valitulta jaksolta. Jaksoksi voi valita päivän, viikon, kaksi viikkoa, kuukauden tai vapaan jakson, jolloin annetaan aloitus- ja lopetuspäivämäärät. Valitse ensin haluamasi jakson pituus valintalistalta ja syötä tai valitse sitten mikä tahansa päivä, niin ohjelma valitsee sen jakson, jolle päivämäärä osuu. Jos jaksoksi on valittu kaksi viikkoa, ohjelma valitsee aina sen kahden viikon jakson, missä syötetty päivä on ensimmäisellä viikolla. Voit selata jaksoja nuolipainikkeilla eteen ja taakse päin.

Taulukon sarakkeiksi saa valittua haluamansa ryhmät Sarakevalitsin -painikkeesta
Taulukon alapuolelle lasketaan kunkin sarakkeen määrät yhteensä.

Tila -sarakkeessa näytetään henkilön valitun jakson tapahtumien hyväksynnän tila.

Hylätty – tapahtumat on hylätty
Hyväksymättä – mitään jakson tapahtumista ei ole hyväksytty
Odottaa hyväksymistä – tapahtumat on tallennettu Lähetä hyväksyttäväksi -valinnalla
Hyväksytty – kaikki jakson tapahtumat on hyväksytty
Siirretty palkanlaskentaan – tapahtumat on siirretty Palkkoihin ja tapahtumat on lukittu
Tuotu palkanlaskennasta – tapahtumat on tuotu Palkkojen poissaolo- tai lomataulusta

Tapahtumien kirjaaminen

Tapahtumia voi kirjata joko jaksonäkymässä tai henkilön tapahtuman syötössä. Henkilökohtaisissa asetuksissa voi määritellä sovelluksen aloitussivun sekä tapahtuman selauksesta avattavan sivun. Tarvittaessa voit valita syöttösivun Syötä työaikakirjaus -painikkeen nuolesta aukeavasta valikosta.

Tapahtuman syöttö -näkymä

Näkymässä on vasemmalla palstalla tapahtuman syöttö ja oikealla puolella taulukko, jossa näytetään valitun jakson tapahtumat.

Oletuksena käyttäjä kirjaa tapahtumia itselleen tai tapahtumien selauksessa kaksoisnapauttamalla avatulle henkilölle. Henkilöksi voi myös valita henkilön, jonka hyväksyjäksi käyttäjä on määritelty.

Palkkalajiksi tuodaan henkilökohtaisten asetusten mukaisesti oletuspalkkalaji, kopioidaan edellisen kirjauksen palkkalaji tai kenttä on tyhjänä. Palkkalajin voi hakea kentässä palkkalajin numerolla tai nimellä. Nuolesta painamalla avautuu valikko, jossa pikahaussa näkyy henkilökohtaisissa asetuksissa määritellyn verran aiemmin käytettyjä palkkalajeja ja laajentamalla hakua saa näkyviin kaikki valittavissa olevat palkkalajit.

Päivämääränä on oletuksena kuluva päivä. Voit selata päiviä nuolipainikkeilla, jolloin pyhäpäivät ohitetaan. Voit myös valita kalenterista haluamasi päivän, jolloin myös pyhäpäivät ovat valittavissa. Jos haluat syöttää päivämäärän syötä se muodossa 31.3.2022. Huomaa, että viikonpäivän lyhenne pitää tyhjentää ennen päivämäärän syöttöä.

Mikäli käyttäjä on määritellyt henkilökohtaisissa asetuksissa oletustyömaan ja -litteran, ne tuodaan oletuksena uudelle kirjaukselle. Jos asetuksissa on valittuna Kopioidaan edellinen kirjaus, tuodaan edellisen kirjauksen työmaa ja littera. Muutoin työmaa ja littera ovat tyhjänä. Työmaata ja litteraa voi vaihtaa kirjoittamalla kenttään työmaan numeron tai nimen osan, mikä avaa valintalistan. Nuolesta painamalla avautuu valikko, jossa pikahaussa näkyy henkilökohtaisissa asetuksissa määritellyn verran edellisen kerran käytettyjä työmaita ja litteroita. Laajentamalla hakua saa näkyviin kaikki valittavissa olevat työmaat ja litterat.

Mikäli henkilökohtaisissa asetuksissa on valittu, että kustannustyömaa (2. työmaa/tuottotyömaa) on käytössä, näytetään työajan kirjauksessa myös kustannustyömaa ja -littera kentät, joihin tuodaan oletustiedot, jos ne on annettu henkilökohtaisissa asetuksissa.

Kuvaus -kenttään voi halutessa kirjoittaa tehdyn työn kuvauksen. Kuvaus-kenttä siirtyy Palkkoihin tuntikortin Selite -kenttään.

Tapahtuma tallennetaan Tallenna -painikkeella. Klikkaamalla painiketta Tallenna -tekstin kohdalta, ohjelma tallentaa tiedot ja jää tapahtuman syöttö -näkymään. Tallenna-painikkeen nuolen alta löytyy valinnat:

Tallenna – tallentaa tiedot ja jää samalle sivulle
Tallenna ja lähetä hyväksyttäväksi – tallentaa tiedot, asettaa ne tilaan Odottaa hyväksyntää ja palaa edelliselle sivulle

Käytössä kellonajoilla kirjaaminen

Kun palkkalajiksi on valittu laji, jonka yksikkö on h, tulee valittaviksi myös kellonajat. Voit syöttää kenttään kellonajan muodossa 13:25 tai valita valintalistalta kellonajan puolen tunnin välein. Voit myös muokata jo valittua aikaa. Kun syötät kellonajat, ohjelma laskee keston, eikä sitä pääse muuttamaan muuten kuin kellonaikoja muuttamalla.

Kellonaikoja käytettäessä, ohjelma ehdottaa uuden tapahtuman alkuajaksi tallennetun tapahtuman loppuaikaa.

Jos työaikaryhmällä on käytössä valinnainen kelloaikojen tallennus, voit valita tallennatko kelloajat vai tuntimäärän Määrä-kenttään.

Kelloajoilla tallennettaessa Vähennä ruokatauko -valinnalla määritetään mistä päivän kirjauksesta halutaan vähentää ruokatauko. Vähennettävän ruokatauon pituus on määritelty työaikaryhmän asetuksissa. Ohjelma tuo oletuksena ruokatauon lyhentämisen kirjaukselle, joka on pidempi kuin määritelty arkipäivän minimipituus. Valinnan voi kuitenkin vaihtaa, jos tästä ei haluta ruokatuntia vähentää. Ruokatauon voi vähentää vain yhdeltä kirjaukselta päivässä.

Jaksonäkymä

Jaksonäkymässä tunteja kirjataan perinteistä tuntikorttia vastaavassa näkymässä joko viikon tai kahden viikon jaksoissa.

Valitse ensin jakson pituus – viikko, kaksi viikkoa tai kuukausi. Valittaessa päivä syöttämällä tai kalenterista, ohjelma valitsee sen jakson, jolle päivämäärä osuu. Jos jaksoksi on valittu kaksi viikkoa, ohjelma tuo näkyviin sen kahden viikon jakson, missä syötetty päivä on ensimmäisellä viikolla. Jaksoja voi selata nuolipainikkeilla eteen ja taakse päin.

Uusi rivi lisätään Lisää rivi -painikkeella. Mikäli oletustyömaa, -littera ja -palkkalaji on määritelty, ne tuodaan oletuksena uudelle kirjaukselle. Jos asetuksissa on valittuna Kopioidaan edellinen kirjaus, tuodaan edellisen kirjauksen työmaa, littera ja palkkalaji. Muutoin ko. tiedot tulevat tyhjinä. Työmaan, litteran ja palkkalajin voi vaihtaa kirjoittamalla ko. kenttään numeron tai nimen osan, mikä avaa valintalistan. Nuolesta painamalla avautuu valikko, jossa pikahaussa näkyy henkilökohtaisissa asetuksissa määritellyn verran työmaita ja litteroita. Laajentamalla hakua saa näkyviin kaikki valittavissa olevat työmaat ja litterat.

Mikäli henkilökohtaisissa asetuksissa on valittu, että kustannustyömaa (2. työmaa/tuottotyömaa) on käytössä, näytetään työajan kirjauksessa myös kustannustyömaa ja -littera.

Taulukon yhdellä rivillä syötetään jakson kaikki kirjaukset, joilla on sama työmaa, littera, palkkalaji ja kuvaus. Kullekin päivälle syötetään tarvittu määrä ja rivin lopusta nähdään, paljon kyseiselle riville on syötetty yhteensä.

Tallenna – tallentaa tiedot ja jää samalle sivulle
Tallenna ja lähetä hyväksyttäväksi – tallentaa tiedot, asettaa ne tilaan Odottaa hyväksyntää ja palaa edelliselle sivulle

Rivin poistaminen tapahtuu nollaamalla kaikki määrät. Rivit, joilla ei ole ollenkaan määriä, poistuvat, kun painetaan Tallenna -painiketta.

Jakson kopiointi

Kopiointi tehdään sen jakson näkymässä, jolle tiedot halutaan kopioida. Painamalla Kopioi jakso -painiketta saadaan auki ruutu, jossa määritellään miltä jaksolta tietoja kopioidaan.

Valitse Kopioi edellisen jakson tapahtumat kohtaan Kyllä -vaihtoehdon, kopioidaan valittuna olevaa jaksoa edeltävän jakson tapahtumat.

Ei -vaihtoehto valinnalla kopioitava jakso voidaan valita vapaasti viereisen päivämäärä kentän avulla. Jakson valinta tehdään antamalla mikä tahansa päivä, joka kuuluu halutulle jaksolle. Käytettäessä kahden viikon jaksoa, syötetään päivä, joka on halutun jakson ensimmäisellä viikolla.

Viikko/Kaksi viikkoa -jaksojen kopioinnissa voi kopioida myös määrät Kopioi myös määrät -valinnan Kyllä -valinnalla ja Ei -valinnalla määrät jätetään tyhjiksi.

Tapahtumat kopioidaan jaksolta -kohdassa, näytetään miltä viikolta tietoja ollaan kopioimassa.

Vihreällä painikkeella tapahtumat kopioidaan ja punaisella kopiointi perutaan.

Viikko/Kaksi viikkoa -jaksojen kopiointi:

Kuukausi-jakson kopiointi:

Poissaolojen syöttö poissaolosyitä käyttäen

Mikäli poissaolojen kirjaamiseen käytetään poissaolosyitä, kirjataan poissaolot erillisen Poissaolot -painikkeen kautta joko viikkonäkymässä tai tapahtuman syötössä.

Mikäli poissaolosyitä ei käytetä, poissaolot kirjataan kuten muutkin työaikatapahtumat. Tällöin Poissaolot -painike ei ole aktiivisena.

Poissaolot -painike avaa Merkitse poissaolot ikkunan, jossa valitaan poissaolon alku- ja loppupäivä sekä poissaolon syy. Kestona on henkilön työaikaryhmän oletuspituus, jonka voi tarvittaessa muuttaa. Vihreällä painikkeella poissaolo tallennetaan ja punaisella syöttö perutaan.

Tallennuksen jälkeen poissaolo näkyy työaikakirjaustapahtumina kuten muutkin kirjatut tapahtumat. Poissaolon palkkalajia ei voi muuttaa. Poissaolosyiden asetuksista riippuen poissaolon työmaa ja littera voi myös olla vakiot, eikä niitä voi muuttaa.

Muita artikkeleita

Tuntien syöttäjän ohje