Pikaohje

Pankista muodostettu viitetiedosto pitää olla tallennettuna joko omalle tietokoneelle tai sellaiseen verkkolevyyn, johon käyttäjällä on oikeus.

Roolikeskus: Saatavat toimenpiteet/Muokkaa Kassapäiväkirjaa
Valitse Kotisivu/Lue viitetiedosto
Pankkitili -kenttään valitse pankkitilin tunnus, johon tulleita viitteitä noudetaan
Klikkaa OK ja avautuu alue, jolle voit raahata viitetiedoston tai selaa napsauttamalla -termin valitsemalla hakea viitetiedoston hakemiston ja tiedoston
Tiedoston tapahtumat tuodaan Kassapäiväkirjalle riveiksi
Valitse Kotisivu/Siirtoraportti
Siirtoraportin tulisi vastata pankin aineistoa
Raportilla ei tulisi minkään suorituksen kohdalla olla tekstiä ”Tapahtumaa ei voitu kohdistaa automaattisesti” ja Erotus -sarakkeessa on 0. Katso pidemmästä ohjeesta, miten toimitaan muussa tapauksessa.
Palaa päiväkirjalle ja valitse Kirjaa tai Kirjaa/Kirjaa ja tulosta

Pidempi ohje

Pankista muodostettu viitesuoritusten aineisto tuodaan Business Centralissa Kassapäiväkirjalle niiden kohdistamiseksi asiakkaiden laskuille ja kirjanpitoon.

Valitse Roolikeskuksessa Saatavat toimenpiteet/Muokkaa kassapäiväkirjaa.

Tästä aukeaa tyhjä Kassapäiväkirja. Valitse Kotisivu/Lue viitetiedosto.

Avautuvaan ikkunaan valitse Pankkitili kenttään pankkitilin tunnus, jonka viitesuorituksia käsitellään.

Seuraavaksi pyydetään avaamaan viitetiedosto. Klikkaa OK, jolloin avautuu alue, johon voit raahata tiedoston tai valitse sen resurssienhallinnan kautta valitsemalla selaa napsauttamalla -termi.

Ohjelma lukee tiedoston sisään, jonka jälkeen tuo tiedostossa olevat suoritukset riveinä Kassapäiväkirjalle.

Onnistuneesti kohdistettujen suoritusten rivit näytetään päiväkirjalla.

Kohdistamattomat suoritukset

Jos jotain suoritusta ei pystytä kohdistamaan tulee siitä ilmoitus ja avautuu resurssienhallinta, jonka kautta voit tallentaa tiedoston. Kuittaa ilmoitus OK-painikkeesta.

Valitse Kotisivu/Siirtoraportti, jonka avulla tarkastellaan siirtotiedoston sisältöä.

Kaikki tapahtumat, joiden kohdalla lukee Tapahtumaa ei voitu kohdistaa automaattisesti ja/tai sen Erotus -sarakkeessa on muu luku kuin nolla, tulee käsitellä ennen kirjaamista.

Esim. viimeisenä olevan suorituksen 10 euron erotus todetaan olevan korkotuottoa, jolloin sen voisi käsitellä päiväkirjan rivillä alla olevalla tavalla:

Tapahtumat, joiden kohdalla lukee Tapahtumaa ei voitu kohdistaa automaattisesti, täytyy käsitellä Kohdista viiterivit -taulun kautta.

Klikkaa Kotisivu/Kohdista viiterivit:

Tauluun avautuu kaikki kohdistamattomat tapahtumat, mutta myös kaikki päiväkirjan rivillä kohdistetut tapahtumat (tässä esimerkissä on vain tämä yksi kohdistamaton tapahtuma):

Klikkaa valikosta Muokkaa luetteloa, jonka jälkeen klikkaa Asiakasnro -kenttää ja kirjoita siihen asiakkaan nimi tai numero:

Seuraavaksi siirry Tapahtumanro -kenttään ja klikkaa sen oikeaan reunaan ilmestynyttä kolmen pisteen painiketta, josta avautuu kaikki asiakkaan avoimet tapahtumat -taulu:

Valitse taulusta laskun rivi, johon haluat kohdistaa suorituksen ja klikkaa OK:

Tapahtumanro -kenttään on nyt tullut sen laskun BC:n tapahtumanumero, johon suoritus kohdistetaan:

Tee tämä kaikille kohdistamattomille tapahtumille, jotka voidaan kohdistaa johonkin asiakkaan laskuun.

Poista taulusta sellaiset tapahtumat, jotka eivät ole aiheellisia; eivät kuulu yritykselle tai käsitellään muutoin.

Klikkaa OK, jolloin palataan Kassapäiväkirjalle. Voit ottaa uudestaan Siirtoraportin ja kun se näyttää hyväksyttävältä, voit kirjata päiväkirjan.

Lopuksi voit vielä avata Kohdista viiterivit -taulun ja varmistaa, että se on tyhjä. Mikäli ei, niin poista siitä kaikki tapahtumat. Muussa tapauksessa ne tuodaan sinulle, kun seuraavan kerran olet käsittelemässä viitesuorituksia.

Suoritusten käsittely käsin

Myyntilaskujen suoritukset voidaan tarvittaessa käsitellä myös käsin Kassapäiväkirjalla. Esimerkiksi seuraavissa tilanteissa:

Suoritusten määrä on vähäinen
Suoritus tulee ilman viitettä
Hyvityslaskun kohdistus myyntilaskuun, kun molempien laskujen kirjauspäivä on eri kuukaudella
Laskulle tehdyn ylisuuren suorituksen käsittely

Esimerkki:

Kassapäiväkirjalle syötetään tiedot seuraavasti:

Kirjauspvm = laskun suorituspäivä
Asiakirjatyyppi = Maksu
Asiakirjan nro = tulee päiväkirjalle määritellyltä Numerosarjalta seuraava käytettävissä oleva
Tilityyppi = Asiakas
Tilinro = kenttään valitaan asiakas antamalla numero tai nimi, näytetään asiakkaan numero
Kuvaus = Tekstiksi tulee asiakkaan nimi, kentän tietoa voi vapaasti muokata. Kirjauksen jälkeen kuvaus kenttään lisätään asiakkaan nimen perään pilkku + teksti ”Laskun Mxxx maksu”

Seuraavaksi haetaan Kohdistetaan asiakirjaan nro kenttään asiakastapahtuma, jolle suoritus tehdään. Klikkaa kyseisessä kentässä, jolloin kentän oikeaan reunaan ilmestyy kolme pistettä. Klikkaa siitä, jolloin avautuu asiakkaan tapahtumat ikkuna:

Luettelossa on kaikki eri asiakirjatyyppiset tapahtumat.

Klikkaa riviä, jolle haluat suorituksen tehdä ja OK. Voit valita kerralla vain yhden tapahtuman.

Tämän jälkeen ohjelma palauttaa näkymän Kassapäiväkirjalle.

Riville on lisätty laskun summa Summa Summaa on mahdollista muuttaa, kun laskulle on esim. tehty osasuoritus
Kohdistetaan asiakirjaan nro kenttään täydentyy samalla laskun numero
Kohdistetaan asiakirjatyyppiin kenttään täydentyy edellä luettelosta valitun asiakastapahtuman tyyppi, yleensä tämä on Lasku tai Hyvityslasku

Vastatilin tyyppi on Pankkitili. Hae Vastatilin nro kenttään sen pankkitilin numero, jolle suoritus on tullut.

Huomioitavia asioita

Asiakirjatyyppi Kassapäiväkirjalla

Käsiteltiinpä suoritukset viiteaineiston avulla tai käsin, niin seuraavat asiat on hyvä huomioida Asiakirjatyyppi-kentän osalta.

Tyyppi on Maksu, kun suoritus kohdistetaan Lasku-tyyppiseen tapahtumaan
Tyyppi on Hyvitys, kun suoritus kohdistetaan Hyvityslasku-tyyppiseen tapahtumaan, ei siis Hyvityslasku, vaikka se kentän luettelosta onkin valittavissa. Ajatuksena tuossa on, että hyvityslaskuun tulee maksupalautus eli hyvitys.

Vastatilin tyyppi Kassapäiväkirjalla

Tyyppi on normaalisti Pankkitili, mutta se voi olla myös KP-tili esim. seuraavassa tilanteessa:

Kohdistettaessa hyvityslaskua myyntilaskuun, jonka kirjauspäivä on eri kuukaudella kuin hyvityslaskun, valitaan tyypiksi KP-tili ja Vastatilin nro kenttään esim. selvittelytilin numero
Alla esimerkki rivit tällaisesta tilanteesta

Mikäli vastatilinä käytetään tiliä, jolle on annettu alv:n vaatimat kirjausryhmät, huomioidaan ne kirjauksen yhteydessä ja tehdään niiden mukaiset alv kirjaukset

Laskun alennukset suorituksen yhteydessä

Mikäli laskun maksualennuspäivä on vielä käytettävissä, niin Kassapäiväkirjan kirjaus huolehtii automaattisesti alennusten kirjaamisesta laskulle kirjatun alkuperäisen tiedon mukaan.