Ennen palkanlaskentaa – KK-palkat

Uusi työntekijä

Lisää uusi palkansaaja Jydacom Palkat -ohjelmaan erillisen ohjeen mukaisesti.

Toiminnot / Henkilöluettelo 

• Aloita uuden henkilön perustaminen AINA Uusi -painikkeella
• Kirjaa ensin Syntymäaika ja Henkilötunnus
• Jos henkilöllä on aiempi työsuhde, joka on päättynyt, älä muokkaa sitä, vaan perusta uusi työsuhde.

Muutokset työntekijän tietoihin

Toiminnot / Henkilöluettelo

• Muista oikea lokipäivä!
• Päivitä muuttuneet tiedot (esim. osoite, verokortti) Henkilöluetteloon
• Lisää uudet palkkaperusteet esim. Ulosotot, ay:t ja/tai muokkaa muuttuneita palkkaperusteita

Siirrä uudet henkilöt / muuttuneet henkilötiedot Palkoista ja päivitä työmaat ja litterat Palkkoihin

Henkilöt siirretään palkoista muiden Jydacom -ohjelmien käyttöön.

Tiedot siirtyvät joka yö automaattisesti.
Siirtoa ei ole tarvetta tehdä, ellet tiedä jotain puuttuvan. Siirron voi tehdä myös manuaalisesti.

Jiiri / Asetukset / Ulkoiset järjestelmät / Jydacom Palkat / Siirrot

Henkilöt – tuodaan Palkoista, jos lisätty uusia työntekijöitä tai tehty muutoksia henkilötietoihin.

• Siirto pitää tehdä, jotta henkilö näkyy Kulunhallinta – ja Henkilöt -sovelluksessa, ja jotta palkkatapahtumat siirtyvät laskennan päätteeksi työmaille kuluiksi Tuotannonhallinta Plussaan.

Palkkalajit – tuodaan Palkoista, jos Palkat -ohjelmassa on lisätty uusia palkkalajeja käyttöön. Palkkalajit tuodaan PLTIETO -parametrilta (Perustiedot/Parametrit/Tapahtuman tietokentät).

Työmaat ja Litterat – viedään Palkkoihin, päivitetään kaikki aktiiviset työmaat ja niiden litterat sekä mahdollisesti käytössä olevat luokittelut Palkkoihin. (Perustiedot/Parametrit/Työmaa)

Siirto tapahtuu Hyväksy -painikkeesta

Tarkista Loki.

Palkkoihin tuodaan työmaan hankkeen tai rakentamisen aloitus- ja lopetuspäivät. Ohjelma käyttää näistä sitä aloituspäivää, joka on aikaisempi ja lopetuspäivää, joka on viimeisin.

Palkkatapahtumia syötettäessä voi kuitenkin olla se tilanne, että lopetuspäivä on palkkajakson keskellä, jolloin ko. työmaalle ei voida kirjata tapahtumia. Jotta työmaalle saa kirjattua tapahtumia, muuta työmaan aloitus- tai lopetuspäivää.

Hankkeen lopetuspäivällä ei ole merkitystä siirrettäessä tapahtumia Tuotannonhallintaan vain Toteuma lukittu valinnalla, joka estää tapahtumien tuonnin.

Palkanlaskennan työjärjestys – Kuukausipalkat

Vaihda Uusi Aktiivinen kausi

Ennen aktiivisen kauden vaihtamista, tulee edellisen kauden palkkatapahtumat ja laskennalliset sosiaalikulut olla siirrettynä Tuotannonhallinta Plussaan.

Palkat / Perustiedot / Kausitiedot

• Mikäli edellinen kausi on vielä aktiivinen, poista ensin sen osalta täppä kohdasta Aktiivinen kausi (vain yksi kausi kerrallaan voi olla aktiivinen)
• Tuplaklikkaa kausirivi auki > lisää täppä kohtaan Aktiivinen kausi > Tallenna.

Aja ajojono B. Toistuvaistapahtumat

Ajot / Ajojonon käynnistys / B. Toistuvaistapahtumat > Käynnistä

Toistuvaistapahtumat ajo luo henkilön palkkaperusteiksi tallennetut vakioerät Palkkatapahtumille, esim. kuukausipalkat ja luontoisedut sekä kauden työpäivät (yrityskohtainen asetus).

Käsittele työntekijöiden loma- poissaolo ja muut palkkatapahtumat.

Käsittele poissaolotapahtumat

Tallenna koko päivän poissaolotapahtumat henkilön poissaolotauluun. (Osapäivän poissaolot tallennetaan suoraan palkkatapahtumille.)

Toiminnot / Poissaolot

• ohjelma ehdottaa TES:n ym. henkilötietojen perusteella, onko poissaolo palkallista vai palkatonta, lomaa kerryttävää vai ei > muokkaa tarvittaessa kenttiä
• tarkista poissaolotapahtumat palkkatapahtumilta
• Työmaa- ja litteratiedot päivittyvät poissaolon palkkalajeille C. Palkka-ajo -ajojonon Tapahtumien vakiotietokenttien päivitys -ajolla, mikäli työmaa ja littera ovat määriteltyinä PLTIETO parametristolla (Perustiedot/Parametrit/PLTIETO). Mikäli näitä ei ole määritelty, lisää työmaa ja littera käsin tapahtumille (sekä poissaolo- että mahdolliselle kääntöriville)

Käsittele lomatapahtumat

Tallenna henkilölle maksettavien lomapäivien ajankohta lomatauluun. Tallenna myös lauantait.

Toiminnot / Lomat

• tarkista lomatapahtumat palkkatapahtumilta
• Työmaa- ja litteratiedot päivittyvät loman palkkalajille C. Palkka-ajo -ajojonon Tapahtumien vakiotietokenttien päivitys -ajolla, mikäli työmaa ja littera ovat määriteltyinä PLTIETO parametristolla (Perustiedot/Parametrit/PLTIETO). Mikäli näitä ei ole määritelty, lisää työmaa ja littera käsin tapahtumalle (sekä loma- että mahdolliselle kääntöriville).

Käsittele palkkatapahtumat

Toiminnot / Palkkatapahtumat

Lisää tarvittavat muut palkkalajit/palkkatapahtumat käsin Uusi -painikkeella sekä lisää niille työmaa ja littera, esim. verottomat korvaukset.

• jaa Kuukausipalkka tarvittaessa työmaittain
• lisää tehtyjen työpäivien lukumäärä 99000 Kauden työpäivät -palkkalajille (tarvittaessa työmaittain)

Palkkatapahtumia voi tarkastella Laske netto -painikkeen avulla sekä laittamalla ruksin Yhteenveto -sarakkeeseen.

Laske Lopputili päättyneelle työsuhteelle

Toiminto tehdään erikseen jokaisesta työntekijästä, jonka työsuhde päättyy. Ajo luo lopputilitapahtumat työntekijän palkkatapahtumille.

Toiminnot / Palkkatapahtumat

Paina Lopputili…painiketta kyseisen henkilön Palkkatapahtumilla, kun em. kohdat on tehty eli kaikki palkkatapahtumat on tallennettu ja käsitelty

• Päättymispäivä, anna työsuhteen viimeinen-, päättymispäivä
• Päättymissyy, valitse syy pudotusvalikosta
• Merkitse lomarahat käsitellyksi -kohtaan täppä
• Työajanlyhennysten maksu (lopputili) x, anna Ts päättymispvm -kohtaan työsuhteen päättymispäivä
• Loma-ansiopäivitys kk palkat lopputili, valitse pudotusvalikosta Lomavuosi -kohtaan kuluvan lomavuoden päättymisvuosi
• Laske… painike, käynnistää lopputililaskennan

Lisävapaapäivien päättely laskee ja päivittää henkilön lisävapaapäivät henkilön lomatietoihin.

Työajanlyhennys tuntien päivitys kk (lopputili) laskee ja päivittää henkilön saldotietoihin työajanlyhennystunnit.

Työajanlyhennysten maksu (lopputili) laskee ja luo työajanlyhennystuntitapahtumat palkkatapahtumille.

Loma-ansion päivitys kk palkat lopputili x päivittää kuukausipalkkaisen loma-ansion henkilön saldotietoihin (mikäli henkilölle maksetaan vuosilomapalkka prosenttiperusteisesti).

Tarkista lopputilitapahtumat

Toiminnot / Palkkatapahtumat

Tallenna tarvittaessa palkkatapahtumille lomapalkan päälle maksettava Lomaraha.

Mikäli lopputilitapahtumia on tarve korjata, palauta ajettu Lopputili -ajo: Ajot / Ajon käynnistys / Ajon palautus, valitse pudotusvalikosta Lopputili -ajo > Käynnistä.
Tee tämän jälkeen tarvittavat korjaukset ja tee Lopputili -ajo uudelleen henkilön palkkatapahtumilla.

Voit myös tehdä tarvittavat korjaukset suoraan palkkatapahtumille ilman Lopputili -ajon palautusta.

Tallenna ja/tai tarkista muut palkkatapahtumat

Mahdolliset jo maksettuihin palkkoihin tehtävät korjaukset tulee tehdä erillisen ohjeen mukaisesti.

Tallenna tarvittaessa sotuvähennys -tapahtuma PL 98010

Kun Kela/vakuutusyhtiö on maksanut sairaus- tai tapaturma-ajalta korvauksen, viedään tämä tieto henkilölle, jonka sairausajan- tai tapaturma-ajan palkasta on kyse. Tieto ei nouse henkilön palkkalaskelmalle mutta sotun osuus näkyy vähennyksenä Työnantajan erillisilmoituksella.

Toiminnot / Palkkatapahtumat

Lisää 98010 Sotuvähennys -palkkalaji

• Tapahtuma– ja Päättymispäivä, anna sairasloman alku- ja päättymispäivät, joilta korvaus on tullut
• Summa (brutto), anna Kelan/vakuutusyhtiön maksama korvaussumma
• %-kentässä oleva sotuprosentin arvo tulee hinnastosta annetun tapahtumapäivän mukaan 
• Tapahtuman teksti, tarvittaessa voi kirjata korvauksen maksajan sekä maksupäivän esim: #Kela 1.3.2024

Aja ajojono B3. Verokorttien nouto verottajalta

Ajot / Ajojonon käynnistys / B3. Verokorttien nouto verottajalta 

Ajoa ei ole pakko ajaa, jos et halua hakea verokortteja/veronumeroita rajapinnan kautta, suosittelemme kuitenkin sen käyttöä.

Vero API – Ennakonpidätystiedot maksajille hakee henkilöille uusimman voimassa olevan verokortin verottajalta. 

• Uusi verokortti tuodaan, jos henkilöltä löytyvällä ja verottajalta löytyvällä verokortilla eroaa verokortin alkupäivä, pidätysprosentti tai tuloraja. 
• Lisäksi työsuhteen pitää olla aktiivinen palkkakauden aikana ja henkilöllä pitää olla palkkatapahtumia.

Vero API – Veronumerohaku ja -rekisteröinti tuo aktiivisille henkilöille veronumeron voimassa olevalle verokortille. 

Aja ajojono C. Palkka-ajo

Ajot / Ajojonon käynnistys / C. Palkka-ajo

Työajanlyhennys tuntien päivitys kk x laskee ja päivittää henkilön saldotietoihin työajanlyhennys tunnit > asiakaskohtainen, ajetaan, mikäli seurataan työajanlyhennystunteja.

Teoreettisen työaikatapahtuman luonti kaudelle ajetaan tilastoja varten.

Palkka-ajo laskee vähennykset ja luo niitä vastaavat palkkatapahtumat (verot, työeläkemaksu, työttömyysvakuutusmaksu, ulosotto ja ay-jäsenmaksu), lukitsee kaikki kaudella olevat palkkatapahtumat sekä merkitsee palkkatapahtumien Status-sarakkeelle Ajettu. Maksupäivä tulee kausitiedoista, pankkitiedostoon tulee tämä päivä-1 pv.

Tapahtumien vakiotietokenttien päivitys päivittää palkkatapahtumariveille kustannuslaji-, seuranta-, työmaa- ja litteratiedot niille palkkalajeille, joille ne on määritelty PLTIETO-parametrilla (hakee tiedot Perustiedot / Parametrit / PLTIETO, Tapahtuman tietokentät -parametrilta).

Palkkatapahtumien tarkistuslista, uusi on tarkistusraportti henkilöittäin brutto- ja nettopalkoista.

Ajojonossa voi lisäksi olla ajo: Laskennalliset tilastopalkkalajille KK yleinen x, joka laskee ja luo palkkatapahtumille laskennallisten tilastopalkkalajin työmaittain > asiakaskohtainen, ajetaan mikäli laskennalliset sosiaalikulut viedään tuotannonhallintaan ja/tai kirjanpitoon useammalla kuin yhdellä prosentilla.

Tarkista tulosteista virhelistat ja muut tulosteet

Ajot / Tulosteet

Uusimmat tulosteet näkyvät listassa ensimmäisinä, Lisätty-sarakkeessa näkyy ajoaika.

Palauta ajojono, jos havaitset jonkin virheen palkkatapahtumissa ajojonon ajamisen jälkeen

Ajot / Ajon käynnistys / Ajon palautus > valitse pudotusvalikosta palautettava Ajojono (/ajo) > Käynnistä.

Tee tarvittavat korjaukset avatulle palkkakaudelle

Korjausten jälkeen aja ajojono #Palkka-ajo -ajojono uudelleen ja Tarkista tulosteet.

Tarkista palkkatapahtumat Haku -toiminnolla

Haulla tarkastetaan, että kaikilla palkkatapahtumariveillä on työmaa, littera, kustannuslaji ja seurantatiedot Tuotannonhallinta Plussaa varten.

Toiminnot / Haku > Lataa

Valitse valikosta Palkkatapahtumat kaudelta, seurantatiedot -haku > Lataa

Kun haku on latautunut, paina oikeasta alareunasta Käytä-painiketta.

Valitse Kausi Haun käynnistysparametrit -ikkunassa > OK

Haun tulokset listautuvat hakunäyttöön, josta niitä voi suodattaa halutun otsikon mukaan.

Klikkaamalla otsikkoa Työmaa menevät palkkatapahtumat työmaajärjestykseen, jolloin selauksen ensimmäisinä näkyvät ne tapahtumat, joilta puuttuu työmaa. Tarkista muutkin seurantatiedot samoin.

Mikäli tapahtumia löytyy (ei koske 65-alkuisia eikä tilastopalkkalajeja), joista työmaa ja/tai litteratieto puuttuvat, tulee ne päivittää ennen kuin palkkatapahtumat siirretään. Tämä ei vaadi ajojen palauttamista!

Aja ajojono D. Palkkakauden raportit

Ajot / Ajojonon käynnistys / D. Palkkakauden raportit

Lomaoikeuspäättely päivittää kuluvan lomavuoden lomaoikeuspäivät henkilö saldotietoihin kuluvan lomavuoden alusta laskettavan kauden loppuun asti.

Lisävapaapäivien päättely päivittää kuluvan lomavuoden lisävapaapäivät henkilön lomatietoihin kuluvan lomavuoden alusta laskettavan kauden loppuun asti.

Loma-ansion päivitys kuukausipalkkalaiset x päivittää kuukausipalkkaisen loma-ansion henkilön saldotietoihin (mikäli henkilölle maksetaan vuosilomapalkka prosenttiperusteisesti). > valitse pudotusvalikosta kuluva lomavuosi ( on vuosi, mihin lomavuosi päättyy)

Palkkalaskelma Rakennus kk 1 luo tulosteisiin palkkalaskelmat sekä mahdolliset tiedostot lähettäväksi palkansaajille.

Palkkalista luo tulosteisiin palkkalistan eli koontierittelyn maksettavista palkoista.

Maksuluettelo luo maksuluettelon sekä maksutiedoston lähetettäväksi pankkiin.

Ulosottotilitys palkka-ajosta luo tulosteisiin ulosottotilityksen sekä ulosottotilitystiedoston lähetettäväksi pankkiin.

EJD_Laskennalliset sos.kulut työmaille KK luo tulosteisiin laskennallisista eristä tositteen ja tiedoston valistusta ajonumerosta siirrettäväksi Tuotannonhallinta Plussaan. Voit ajaa jokaisesta kaudelle tehdystä ajosta erikseen tositteen valitsemalla ajon pudotusvalikosta ja ajamalla tositteen yksitellen. Tyhjä valinta ajaa tositteen koko kaudesta (kaikista ajonumeroista).

Katre – Muodosta palkkatietoilmoitus luo tiedoston valitusta palkka-ajosta Tulorekisteriin lähetystä varten. Mikäli kaudelle on ajettu vain yksi palkka-ajo, tuo ajonumeron 1 automaattisesti. Muutoin valitse ajonumero pudotusvalikosta.

Tarkista ajojen seurannasta Katre – Muodosta Palkkatietoilmoitus

Ajot/Ajojen seuranta

Tarkista aina ajojen seurannasta, ettei Katre – Palkkatietoilmoituksella ole virheitä klikkaamalla rivitiedot näkyviin + merkistä. Status näkyy Valmis-tilassa, vaikka virheitä olisi. Rivitiedoissa näkyvät mahdolliset virheet.

Jos virheitä on, ne on korjattava Palkat ohjelmaan ja sen jälkeen ajettava Katre – Muodosta Palkkatietoilmoitus uudelleen.

Ajot / Ajon käynnistys / Ajon palautus > valitse pudotusvalikosta palautettava ajojono.

• Palauta ensin D. Palkkakauden raportit -ajojono ja tämän jälkeen C. Palkka-ajo -ajojono.
• Tee tarvittavat korjaukset avatulle palkkakaudelle.
• Korjausten jälkeen aja C. Palkka-ajo ja D. Palkkakauden raportit -ajojonot uudelleen sekä tarkista Katre – palkkatietoilmoitus.

Alla kuvassa on virheetön tiedosto.

Tarkista tulosteista virhelistat ja muut tulosteet

Ajot / Tulosteet

Ristiin tarkistukset eri tulosteiden välillä

Tarkista, että Maksuluettelon, Palkkalistan ja Palkkatapahtumien tarkistuslistan Maksetaan-summa on yhtä suuri jokaisella tulosteella.

Vertaa Palkkalaskelman Maksetaan-summaa Maksuluettelon Maksetaan-summaan pistokokein yhden tai useamman henkilön osalta.

Ulosottotilityksen Tilitetään -summa = Kirjanpitotositteen Ulosottovelat -tilin summa.

Palkkatapahtumien korjaukset

Mikäli palkkatapahtumia pitää korjata, palauta ajojonot D. Palkkakauden raportit ja C. Palkka-ajo, jotta tapahtumat ovat muokattavissa.

Ajot / Ajon käynnistys / Ajon palautus > valitse pudotusvalikosta palautettava ajojono > Käynnistä.

Palauta ensin D. Palkkakauden raportit -ajojono ja tämän jälkeen C. Palkka-ajo -ajojono.

Tee tarvittavat korjaukset avatulle palkkakaudelle.

Korjausten jälkeen tee C. Palkka-ajo ja D. Palkkakauden raportit -ajojonot uudelleen ja tarkista Katre – palkkatietoilmoitus, tulosteet ja virhelistat.

Aja ajojono D2. Tulorekisteri – Palkkatietoilmoitus

Ilmoitus suositellaan tehtäväksi ennen kuin palkat lähetetään maksuun, jotta mahdolliset virheet voidaan korjata.

Ajot / Ajojonon käynnistys / D2. Tulorekisteri – Palkkatietoilmoitus

Valitse Kausi ja Ajonumero, jolta ilmoitus tehdään > Käynnistä.

Ajojono on valmis vasta, kun käsittelypalaute on tullut

yökalut / Katreilmoitusten hallinta…

Tarkistan, että aineiston lähetys onnistui > valitse ilmoitettu Kausi ja Ajonumero > onnistuneen lähtetyksen Status on SE-CO Lähetys valmis.

Mikäli aineiston lähetys ei ole onnistunut, tarkista virhe ajojen seurannasta.

Ajot / Ajojen seuranta

Status näkyy Valmis-tilassa, vaikka virheitä olisi.

Klikkaa rivitiedot näkyviin + merkistä. Rivitiedoissa näkyvät mahdolliset virheet. Tee tarvittavat korjaukset, aja tarvittaessa tiedoston muodostusajo uudelleen ja lähetä tiedosto uudelleen.

Jos ilmoitus lähtee onnistuneesti, ajojonoja ei saa enää palauttaa!

alla kuvassa virheetön tiedosto

Tallenna pankkiaineistot

Mikäli käytössä on Procountor ja maksuaineistot siirretään API rajapintaa pitkin Palkoista Procountoriin, siirry ohjeessa seuraavaan kohtaan.

Ajot / Tulosteet

Avaa tuplaklikkaamalla alla mainitut tulosteet, sulje pdf j> Tiedosto-taulu: Tallenna tiedosto…-painike > tallenna tiedosto haluamaasi kansioon

• PankkiTiedosto, maksutiedosto palkoista
• Ulosottotilitys, maksutiedosto ulosotoista

Vie ed. maksuaineistot (pankki, ulosotto) pankkiin

Maksu Procountorista.

Tulosta ja/tai lähetä palkkalaskelmat palkansaajille

Ajot / Tulosteet

Pdf -tuloste > avaa tuplaklikkaamalla Palkkalaskelmatiedosto > tulosta laskelmat

Verkkopalkka: Jiiri / Asetukset / Ulkoiset järjestelmät / Jydacom Palkat välilehti

• Kaikki palkoista ajetut, siirtämättömät Verkkopalkka -tiedostot näkyvät kohdassa Verkkopalkka. > Valitse oikea tiedosto, jonka haluat lähettää > Hyväksy.
• Tarkista Loki -tiedot.
• Poista ylimääräiset verkkopalkka -tiedostot, joita ei ole tarkoitus lähettää, roskakori -kuvakkeesta. 

Siirrä Palkkatapahtumat Tuotannonhallinta Plussaan

Jiiri / Asetukset / Ulkoiset järjestelmät / Jydacom Palkat / Siirrot 

Palkoissa on oltava aktiivisena se kausi, minkä palkkatapahtumat siirretään Tuotannonhallinta Plussaan (Perustiedot/Kausitiedot).

Palkkatapahtumat – tuodaan Palkoista > valitse pudotusvalikosta maksuryhmä, jonka palkkatapahtumat siirretään TH Plussaan > Hyväksy.

Tarkista Loki -tiedot.

Mikäli siirrossa on virheitä, on ne korjattava Palkat -ohjelmassa ja siirto on tehtävä uudelleen.

Siirrä Laskennalliset sosiaalikulut Tuotannonhallinta Plussaan

Jiiri / Asetukset / Ulkoiset järjestelmät / Jydacom Palkat / Siirrot 

Kaikki palkoista ajetut, siirtämättömät Laskennalliset sosiaalikulujen tositteet näkyvät kohdassa Sosiaalikulut. > Valitse siirrettävä tosite valitsemalla rivi > Hyväksy. Tarkasta Lokit -sivulta, että siirto onnistui.

Roskakori-kuvakkeesta saat poistettua ylimääräiset tositteet, jotka ovat muodostuneet palkoista eikä niitä ole tarkoitus siirtää.

Mikäli on siirretty virheellinen tosite, tulee se Hylätä (Ostolaskut / Sosiaalikulut) ja siirtää oikea tosite uudelleen.

Onnistuneen siirron jälkeen Laskennallisten sosiaalikulujen tosite tulee näkyviin Jiirin Ostolaskut -sovellukseen Sosiaalikulut -välilehdelle (Ostolaskut / Sosiaalikulut) ja on näkyvissä tällöin Tuotannonhallinta Plus -sovelluksessa. Täältä voit tarvittaessa vielä hylätä tositteen valitsemalla Hylkää.

Kuunvaihteen toiminnot

Kuun vaihteen toiminnoista on oma ohje, Palkanlaskennan työjärjestys – Kuunvaihteen toiminnot.