BC:ssa ja Jiirissä on useita eri asetuksia hallita sähköisten laskujen lähetystä. Sähköiset laskut voidaan lähettää asiakkaalle verkkolaskuna, sähköpostilaskuna tai yhteistyökumppanin tulostamana ja postittamana. Jos laskua ei lähetetä asiakkaalle sähköisenä, voi sen tulostaa BC:stä ja toimittaa asiakkaalle käyttäjän toimesta.

 Tähän ohjeeseen on koottu tiedot eri asetuksista ja valinnoista, jotka ovat:

• Sähköisen laskun asetukset
• Jydacom asetukset 
• Asiakkaan sähköisen laskun lähetyksen asetukset Jiirissä
• Laskukohtainen laskun suoralähetys asetus Jiirissä

Sähköisen laskun asetukset

Kumppaninamme sähköisessä laskutuksessa toimii Apix, joka välittää myyntilaskut asiakkaille valitulla laskukanavalla. Sähköisen laskutuksen asetukset tallennetaan järjestelmiin käyttöönoton yhteydessä. Jiiristä ne löytyvät kohdasta Asetukset/Ulkoiset järjestelmät – Verkkolasku ja Operaattori ja BC:ssa Yrityksen tiedot/Kotisivu – Sähköisen laskutuksen asetukset. BC:n puolella voidaan hallita, missä muodossa aineisto asiakkaille lähetetään eli lähetetäänkö Finvoice 2.01 vai Finvoice 3.0 muotoista myyntilaskuaineistoa. Finvoice 3.0 käyttöönotossa tulee asetuksen lisäksi huomioida myös ALV-lausekkeiden koodiston päivitys.

Jydacom asetukset

Jydacom asetukset-sivulla on Lähetä Finvoice automaattisesti-asetus, joka asetetaan yleensä aktiiviseksi. Tällöin myyntilaskut lähtevät automaattisesti asiakkaan laskukanavan mukaisesti, kun lasku kirjataan BC:iin. Tämän asetuksen voi tarvittaessa ottaa väliaikaisesti pois päältä, jos mitkään myyntilaskut eivät saa lähteä eteenpäin, mutta laskut halutaan kirjata BC:iin.

Jydacom asetukset -sivulla on myös Kirjaa automaattisesti-asetus, jolloin suurin osa Jiiri-tositteista kirjataan automaattisesti BC:iin. Jos tämä asetus on päällä, niin myyntilaskut lähetetään automaattisesti asiakkaalle laskukanavan mukaisesti, kun lasku on hyväksytty Jiirissä. 

Jydacom asetusten hallintaan tarvitaan BC:n JD Pääkäyttäjä-käyttöoikeudet.

Asiakkaan sähköisen laskun lähetyksen asetukset Jiirissä

Jiirissä asiakaskohtaisesti määritellään asiakkaan verkkolaskuasetukset, joiden perusteella lasku voi lähteä asiakkaalle verkkolaskuna tai kumppanin tulostus-/sähköpostipalvelun kautta. Täällä voidaan tiedot jättää myös tyhjäksi, jolloin tämän asiakkaan laskut eivät koskaan lähde BC:sta asiakkaalle, vaan ne pitää tulostaaBC:ssa ja toimittaa erikseen asiakkaalle. Verkkolaskuina laskuja lähetettäessä asiakkaan verkkolaskuoperaattori-kenttään annetaan verkkolaskuissa asiakkaan verkkolaskuoperaattorin tieto ja Asiakkaan verkkolaskutunnus-kenttään puolestaan asiakkaan verkkolaskutunnus. 

Jos laskut halutaan lähettää sähköpostilaskuina operaattorin palvelun kautta, valitaan Oletuslaskukanavaksi Sähköposti. Tarkista, että asiakkaalle on tallennettu sähköpostiosoite yhteystietoihin.

Operaattorin tulostuspalveluun myyntilaskun saa puolestaan lähtemään, kun Oletuslaskukanavaksi valitaan Posti.

Jos Oletuslaskukanavassa on valittuna Ei lähetetä, ei laskua toimiteta automaattisesti mihinkään, vaan se jää BC:n Lähettämättömät myyntilaskut/myyntihyvityslaskut -kohtaan odottamaan käyttäjän toimia. Jos asetuksia ei ole tallennettu Jiiriin, ei laskua voi myöhemmin BC:sta lähettää sähköisenä laskuna, vaan se tulee aina tulostaa.

Asiakkaan tiedoissa on myös valinta Laskun suora lähetys. Oletuksena tämä on BC:n asiakkaille aina Kyllä, mutta jos tämän asiakkaan laskuja ei hetkellisesti haluta lähettää asiakkaalle, voi vivun asennon muuttaa kohtaan Ei, jolloin toiminto otetaan pois käytöstä asiakkaan uusilla myyntilaskuilla. HUOM! Muutos ei päivity jo olemassa oleville laskuille eli niille jää voimaan asetus, joka niillä on ollut laskun tallennushetkellä. Jos asiakkaan verkkolaskutiedot on kunnossa, voidaan nämä laskut lähettää BC:sta sähköisesti avaamalla kirjattu myyntilasku muokkaukseen ja valitsemalla Kotisivu/Lähetä Finvoice.

Laskukohtainen laskun suora lähetys asetus Jiirissä

Laskulla voidaan lisäksi määrittää kohdassa Laskun suora lähetys, lähteekö kyseinen lasku asiakkaalle suoraan yllä olevien ehtojen mukaisesti vai käsitelläänkö lasku erikseen BC:ssa kirjaamisen jälkeen. BC:ssa tällainen lasku voidaan lähettää asiakkaalle, joko sähköisesti tai tulostaa ja erikseen asiakkaalle toimittaen.