BC:ssa on mahdollista ottaa käyttöön Jiiri-tositteiden automaattinen kirjaus. Toiminnolla Jiiri-tositteet kirjataan ajastetusti BC:iin ilman käyttäjän manuaalista toimintaa.

Automaattikirjaus ei toistaiseksi ole käytettävissä osatuloutus- ja oman käytön alv -tositteiden kirjaamiseen.

Automaattikirjauksen voi yrityksessä kytkeä päälle ja tarvittaessa pois päältä pääkäyttäjän oikeuksilla.

Käyttöönotto

Ennen toiminnon käyttöönottoa on hyvä käsitellä kaikki Kirjaamatta-kansiossa olevat tapahtumat.

Toiminto otetaan käyttöön Jydacom asetuksissa aktivoimalla Kirjaa automaattisesti -vipu.

Ohjelma kysyy vielä varmistuksen toiminnon käyttöönotosta. Vastaa Kyllä.

Kirjaamatta-kansioon ilmestyy vihreä viiva indikoimaan, että automaattikirjaukset ovat käynnissä.

Automaattikirjaukset

Kun automaattikirjaukset on kytketty päälle, Kirjaamatta-kansiossa ovat vain virheelliset tapahtumat ja osatuloutus- sekä oman käytön ALV-tositteet. Eli ne tositteet, jotka vaativat käyttäjän toimia, jotta ne voidaan kirjata BC:n tositteeksi. Automaattisesti kirjattavat tapahtumat kirjautuvat taustalla. Oletuksena tositteet kirjataan kymmenen minuutin välein maanantaista perjantaihin klo 06:00-22:00 välillä.

Ongelmatilanteiden käsittely

Toiminnon kytkeminen väliaikaisesti pois päältä

Automaattikirjaukset voi väliaikaisesti kytkeä pois päältä, jos on tarve kirjata kaikki Jiiri tositteet välittömästi tai viivästyttää Jiiri tositteiden kirjausta BC:iin.

Toiminto voidaan kytkeä pois päältä pääkäyttäjä-oikeuksilla Jydacom asetuksissa siirtämällä Kirjaa automaattisesti -vipu ei-aktiivinen asentoon.

Tällöin kaikki Jiiristä hyväksytyt, mutta kirjaamattomat tositteet löytyvät Kirjaamatta -kansiosta ja ne voidaan sieltä kirjata manuaalisesti.

Virheelliset tositteet Kirjaamatta-kansiossa

Jos tositetta ei voida kirjata, niin se siirtyy automaattikirjauksen yrityksen jälkeen Kirjaamatta-kansioon. Tosite odottaa täällä manuaalista käsittelyä.

Virheilmoituksen perusteella käyttäjä tekee, joko

• Korjauksia tai muutoksia BC:n asetuksiin ja kirjaa tositteen sen jälkeen uudelleen Kirjaamatta-kansiosta
  • Asetusten korjausten jälkeen tosite kirjautuu myös automaattikirjauksissa
• Palauttaa tositteen Jiiriin Päivitä valittujen tapahtumien tila Jiiriin -toiminnolla ja tekee tarvittavat korjaukset tositteelle Jiirissä.

Yksittäinen myyntilasku ei saa lähteä automaattisesti asiakkaalle

Jiirissä yksittäiselle myyntilaskulle voi asettaa Suora lähetys -toiminnon asentoon Ei. Tällöin laskua ei lähetetä automaattisesti laskukanavan mukaisesti, vaan lasku kirjataan BC:iin odottamaan laskun lähettämistä.

Jos Laskun suora lähetys -toiminto on asennossa Kyllä, niin lasku lähetetään asiakkaalle asiakkaan verkkolaskutietojen perusteella. Oletuksena kaikilla asiakkailla ja laskuilla valinta on kyllä.

BC:ssa lasku löytyy esim. Myyntisaamiset / Lähettämättömät myyntilaskut / Lähettämättömät myyntihyvityslaskut –kohdasta.

Kaikki asiakkaan myyntilaskut ei saa lähteä automaattisesti asiakkaalle

Jos asiakkaan laskujen ei haluta lähtevän automaattisesti verkkolaskuna, kun lasku hyväksytään Jiirissä ja kirjataan automaattisesti BC:ssa, voi Jiirissä asiakkaan tiedoissa valita Laskun suora lähetys = Ei, jolloin laskua luotaessa sille tulee Ei oletuksena.

BC:ssa lasku löytyy esim. Myyntisaamiset / Lähettämättömät myyntilaskut / Lähettämättömät myyntihyvityslaskut –kohdasta.

Toinen vaihtoehto on valita oletuslaskukanavaksi Ei lähetetä.

Automaattikirjaaminen ei toimi

Automaattikirjaukset toimivat ajastetulla työjonolla ja sen lokitietoja voi tarkistella BC:sta.

Klikkaa suurennuslasia ja kirjoita hakuun ”Työjonon lokitapahtumat”.

Saat listan kaikista suoritetuista tausta-ajoista. Voit tarvittaessa suodattaa näkymää.

Jiirin automaattikirjauksista syntyy aina kaksi työjonoa. Toinen käynnistää prosessin ja toinen ajo suorittaa kirjaukset.

Tila-sarakkeessa lukee Virhe, jos työjonossa on ollut ongelmia ja selitys virheelle löytyy taulukon lopusta.

Tarvittaessa Jydatuki auttaa virheellisen työjonon korjaamisessa.