Tämä ohje toimii lisäohjeena palkkojen työjärjestysohjeelle, kun yrityksessä on käytössä Procountor. Palkat ohjelmassa näytetään tällöin Procountor painikkeet, joilla voidaan maksaa palkat, ay- ja ulosottotilitykset sekä siirtää kirjanpitoaineisto rajapintaa pitkin Procountoriin.

Ohje toimii yleisohjeena. Ajojonoissa voi olla yrityskohtaisia eroja. Mikäli ohjeessa kerrottu ajo on mukana jossain toisessa kuin ohjeessa mainitussa ajojonossa, löytyy Procountor -painike käytössä olevasta ajojonosta. Ohjeistus toimii vastaavasti, huomioi vain, että raportti/vienti on eri ajojonossa, kuin yleisohjeella on kerrottu.

Procountoriin kirjaudutaan joka kerta ajojonoa ajettaessa käyttäjän omilla Procountor -tunnuksilla, sekä maksuaineistoa että kirjanpidon tositetta siirrettäessä. Myös Procountor Avain -sovellus on käyttäjäkohtainen. Järjestelmä tunnistaa käyttäjän käyttäjätunnukselle määritellyn matkapuhelinnumeron perusteella.

Ajojonon ajaminen tarkistusta varten

Ennen varsinaista tiedostojen siirtämistä, ajetaan D. Palkkakauden raportit -ajojono ilman Procountor -painikkeiden painamista, tiedostojen tarkistusta varten. Tarkistusta varten ajettaessa ei paineta vielä yhdestäkään Procountor -painikeesta.

Ajojonosta tulleet raportit tarkistetaan ja tarvittaessa palataan työjärjestysohjeessa palkka-ajon palauttamiseen, jos palkoissa huomataan jotain korjattavaa.

Ensimmäisellä kerralla käyttöönotettaessa toimintoa Procountoriin siirtäminen tehdään kahdessa osassa. Ensin tehdään palkkojen ja ulosottotilityksen maksaminen ja kun ne ovat kunnossa ajetaan ajojono uudelleen, jolloin ajossa valittuna ovat vain kirjanpitotositteet.

Palkkojen ja ulosoton maksaminen

Kun maksuluettelo ja ulosottotilitys on tarkistettu ja todettu valmiiksi maksamista varten, voidaan palkat ja ulosotto siirtää maksuun.

D. Palkkakauden raportit -ajojono

Ajetaan ajojonosta vain Maksuluettelo ja Ulosottotilitys (jätetään täpät näihin ajoihin)

Paina Maksuluettelon perässä olevaa Procountor -painiketta > anna kirjautumisikkunaan henkilökotainen Procountor tunnuksesi ja salasanasi.

• Ensimmäisellä kerralla valitse selaimeksi Microsoft Edge.

Paina Log in ja varmista, että ohjelma tarjoaa oikean yrityksen.

• Onnistuneen tunnistautumisen jälkeen, selaimeen tulee teksti Voit palata sovellukseen ja sulkea tämän ikkunan > selainsivun voi sulkea > ohjelma on lisännyt Procountor -painikkeen eteen valintaruksi.

Paina Ulosottotilityksen perässä olevaa Procountor -painiketta > anna kirjautumisikkunaan henkilökotainen Procountor tunnuksesi ja salasanasi.

Paina Log in ja varmista, että ohjelma tarjoaa oikean yrityksen.

• Onnistuneen tunnistautumisen jälkeen, selaimeen tulee teksti Voit palata sovellukseen ja sulkea tämän ikkunan > selainsivun voi sulkea > ohjelma on lisännyt Procountor -painikkeen eteen valintaruksi.

Paina Käynnistä -painiketta.

Kännykän Procountor Avain -sovellukseen ilmestyy hyväksyntäilmoitus, jossa on tiedot maksuun lähetettävistä aineistoista > Tarkista > Vahvista kaikki

• Maksuerästä tarkistetaan yhteissumma, ja että täsmää palkkojen puolelta saadun tulosteen/tulosteiden loppusummaan.

Tarkista Ajot/ Ajojen seuranta, että siirto/siirrot onnistuivat.

Tarkista AINA Procountorista, että maksuaineisto todella siirtyi! 

• Procountor: Maksut / Suora tilisiirto -näkymä
• Maksuaineistot lähtevät automaattisesti maksuun maksupäivän mukaan, eikä niitä tarvitse enää hyväksyä erikseen.

Huomioita:

Tunnistautuminen tulee tehdä erikseen sekä maksuluettelon että ulosottotilityksen kohdalla. 

Ajojonossa olevien tunnistautumisten ja ajojonon käynnistäminen tulee tehdä kahden minuutin aikana, koska tunnistautuminen on kerrallaan voimassa vain kaksi minuuttia. Sekä maksuluettelon, että ulosottotilityksen kohdalla tunnistautuminen tulee tehdä saman kahden minuutin kohdalla, muutoin ensimmäinen tunnistautuminen ehtii vanhentua.

Mikäli varmuudella tiedetään, ettei ulosottoja ole kyseisessä palkka-ajossa, ei ulosottotilitystä ajeta, eikä tällöin myöskään tunnistautumista sille tarvitse tehdä.

Aineistolle muodostuu Procountoriin maksupäiväksi palkkojen maksua edeltävä päivä, jona maksuaineisto lähtee Procountorista maksuun. Jos siirrät aineistoa useampaa päivää aiemmin, ei aineisto siirry Procountorista eteenpäin ennen kuin palkkojen maksupäivää edeltävänä päivänä. Mikäli teet maksuaineiston siirron palkkojen maksupäivää edeltävänä päivänä lähtee aineisto myös Procountorista heti eteenpäin.

Kirjanpitoaineiston siirto Procountoriin

Kirjanpitovienneissä on yrityskohtaisesti eroja, mitä vientejä on käytössä. Yleisimmin käytössä olevat ovat: kirjanpitotosite, laskennalliset sosiaalikulut kirjanpitoon ja lomapalkkavaraus.

Kirjanpitoaineistot ovat useimmiten mukana D. Palkkakauden raportit -ajojonossa, mutta voivat yrityskohtaisesti olla myös mukana jossain toisessa ajojonossa. Voit toimia tämän ohjeistuksen mukaisesti, vaikka viennit olisivatkin mukana jossain toisessa ajojonossa.

Kun kirjanpitoaineisto on tarkistettu ja todettu valmiiksi, voidaan aineisto siirtää kirjanpitoon.

D. Palkkakauden raportit -ajojono

Paina EJD_Kirjanpitotosite_ perässä olevaa Procountor-painiketta > anna kirjautumisikkunaan omat Procountor käyttäjätunnuksesi ja salasanasi. (voit halutessasi tallentaa nämä selaimeen).

• Tositeselitteeseen voi lisätä esim. palkkakauden tai maksupäivän.

Paina Log in ja varmista, että ohjelma tarjoaa oikean yrityksen.

• Onnistuneen tunnistautumisen jälkeen, selaimeen tulee teksti Voit palata sovellukseen ja sulkea tämän ikkunan > selainsivun voi sulkea > ohjelma on lisännyt Procountor -painikkeen eteen valintaruksi.

Paina muidenkin kirjanpitotositteiden perässä olevia Procountor -painiketta, jolloin ohjelma lisää Procountor -painikkeiden valintaruksin.

• Mikäli käyttäjätunnus ja salasana eivät ole selaimen muistista, ohjelma pyytää kirjautumista jokaisesta tositteesta erikseen > anna kirjautumisikkunaan omat Procountor käyttäjätunnuksesi ja salasanasi. > ohjelma lisää valitaruksit Procountor -painikkeiden eteen.

Paina Käynnistä -painiketta, jolloin ajo siirtää tositteen/tositteet Procountoriin.

Tarkista Ajot / Ajojen seuranta, että siirrot onnistuivat.

• ajojen seurannasta löytyy tarvittaessa tositenumero ja tositteen päivämäärä.

Tarkista Procountorista, että kirjanpitotositteet siirtyivät.

Procountor: Kirjanpito / Muistiotositteiden haku > Tila: Kesken > Hae laskut.

Hakuehtona tositteiden etsimisessä voi käyttää myös päivämäärää ja tositenumeroa (invoicenumber).

Tarkista Kesken -tilainen tosite > Hyväksy kirjanpitoon.

Kirjanpitovientien siirrosta Procountoriin

Kirjanpitoaineistot siirtyvät joka kerta automaattisesti Procountoriin, kun valintaruksi on aktiivisena ajossa. Tosite ei tarkasta löytyykö vastaava jo ennestään tai uudelleen ajettu tosite ei mene edellisen päälle, vaan siitä muodostuu aina uusi muistiotosite. Kirjanpitoaineistot kannattaa tästä johtuen ajaa Procountor -painikkeen valinta aktiivisena aina vasta sitten, kun palkkojen tietää olevan valmiina ja muutoinkin tarkastettu.

Mikäli ajo päätyi virheeseen, usein syynä on uusi työmaa, jonka osto- tai myyntilaskuja ei ole vielä siirretty Procountoriin tai sosiaalikulujen työmaa, joka puuttuu, Procountorista. Virheilmoituksesta näet mikä työmaa on kyseessä. Käy perustamassa käsin uusi työmaa Procountoriin > Hallinta / Kirjanpidon tiedot / Dimensiot. > Valitse kaksoisklikkaamalla Dimensio = Tyomaa > Paina Muokkaa nimikkeitä > Lisää nimike > Tee kirjanpitoaineiston siirto uudelleen.

• Huom. työmaan numero ja nimi täytyy olla täsmälleen sama kuin TH Plussassa.

Mikäli käytössä on myös Laskennalliset sosiaalikulut työmaille -tosite, aktivoituu Procountor tunnistautuminen myös tälle tositteelle. Huomioithan, että tämän tositteen kohdalla ei tunnistautumista koskaan tarvitse tehdä, koska tositetta ei koskaan viedä kirjanpitoon.

Ay tilityksen maksaminen

Ay tilityksen maksaminen onnistuu Procountorista samalla tavalla kuin palkkojen maksuluettelon ja ulosottotilityksen. Se, mistä ajojonosta ay-tilitys löytyy, vaihtelee yrityksittäin. Tämä on sen osalta yleisohjeistus eli Procountor -painike ilmestyy ay- tilitykseen siihen ajojonoon, mistä se teillä löytyy.

Kun Ay-tilitys on tarkistettu ja todettu valmiiksi maksamista varten, voidaan tilitys siirtää maksuun.

E. Kuukauden raportit -ajojono

Ajetaan ajojonosta vain Ay-tilitys (jätetään täpät näihin ajoihin).

Paina Ay-tilityksen perässä olevaa Procountor -painiketta > anna kirjautumisikkunaan henkilökotainen Procountor tunnuksesi ja salasanasi.

Paina Log in ja varmista, että ohjelma tarjoaa oikean yrityksen

• Onnistuneen tunnistautumisen jälkeen, selaimeen tulee teksti Voit palata sovellukseen ja sulkea tämän ikkunan > selainsivun voi sulkea > ohjelma on lisännyt Procountor -painikkeen eteen valintaruksi.

Paina Käynnistä -painiketta.

Procountor -tunnistautuminen ja ajojonon käynnistäminen tulee tehdä kahden minuutin aikana, koska tunnistautuminen on kerrallaan voimassa vain kaksi minuuttia.

Kännykän Procountor Avain -sovellukseen ilmestyy hyväksyntäilmoitus, jossa on tiedot maksuun lähetettävistä aineistoista > Tarkista > Vahvista kaikki

• Maksuerästä tarkistetaan yhteissumma, ja että täsmää palkkojen puolelta saadun tulosteen/tulosteiden loppusummaan.

Tarkista Ajot/ Ajojen seuranta, että siirto/siirrot onnistuivat.

Tarkista AINA Procountorista, että maksuaineisto todella siirtyi! 

Virhetilanteet ja mahdolliset palkkojen korjaustilanteet

Maksuaineiston peruuttaminen Procountorista tehdään aina palkkojen puolelta. Procountorissa aineistolle ei voi tehdä mitään, vaan sen ollessa siellä voimassa, lähtee se automaattisesti maksuun Procountorin aikataulujen mukaisesti, noin puolen tunnin välein.

Mikäli maksuaineistossa huomataan jotain korjattavaa, sen peruminen tehdään ajamalla sama maksuaineisto uudelleen palkoista. Aineiston peruminen onnistuu vain, jos se ei ole ehtinyt lähteä Procountorista maksuun.

Samasta palkka-ajosta muodostettu maksuaineisto voi olla Procountorissa vain kertaalleen. Jos palkoissa ajetaan toiseen kertaan sama maksuaineisto, lähettää se aina perumisilmoituksen Procountoriin. Vastaavasti jos samainen maksuaineisto ajetaan kolmannen kerran, menee se Procountoriin uudelleen maksuun.

Mikäli maksuaineisto ajetaan uudelleen sen jälkeen, kun aineisto on lähtenyt Procountorista jo maksuun, jää maksuaineiston ajo palkoissa virheeseen eikä sitä pystytä enää perumaan. Aineiston siirrossa Procountoriin tulee olla tarkkana ja se tulee olla tarkastettu, jotta maksuun siirretään ainoastaan sellaista aineistoa, joka halutaan laittaa maksuun.

Ajon käynnistäminen tunnistautumalla Procountoriin on verrattavissa siihen, että siirrät palkkojen maksuaineistoa jotain muuta kanavaa käyttäen pankkiin maksuun.