Tämä on yleisohje henkilön siirtämisestä toiseen maksuryhmään. Tilanteet voivat vaihdella esimerkiksi sen suhteen, siirtyykö tuntipalkoista kk-palkkaan vai päinvastoin ja mitä lomia/saldoja on sovittu työntekijän kanssa maksettavaksi ulos vanhasta ryhmästä, ja mitä lomia/saldoja mahdollisesti siirretään uuteen ryhmään.

Vanhassa maksuryhmässä

Henkilöllä voi olla vain yksi aktiivinen työsuhde. Päivitetään työsuhteen päättymispäivä maksuryhmään, jossa työsuhde päättyy. Suosituksena on maksaa tästä maksuryhmästä ulos kaikki päättyneiltä lomavuosilta maksamatta olevat lomat sekä muut saldot, kuten mahdolliset pekkassaldot ja työaikapankkisaldot.

Kesken olevalta lomavuodelta lomia ei yleensä makseta ulos, koska vuosilomalain mukaan ko. lomavuoden lomapalkka maksetaan sen laskentaperusteen mukaan, joka on voimassa lomavuoden päättyessä 31.3. Eli jos henkilö muuttuu tuntipalkkaisesta kk-palkkaiseksi kesken lomavuoden, maksettaisi koko lomavuodelta palkka kuukausipalkkaisen mukaan. Tämä on kuitenkin mahdollista sopia työnantajan ja työntekijän välillä toisinkin.

Uudessa maksuryhmässä

Henkilö perustetaan Uusi -painikkeesta ja samalla henkilönumerolla, jolla on ollut aiemminkin! Verokortille lisätään ansiotiedot vanhasta ryhmästä, jos henkilö käyttää edelleen samaa verokorttia (verokortin rivit kohtaan lisätään uusi rivi, valitaan kaudeksi ko. maksuryhmässä viimeisimmäksi käsitelty kausi, ennakonpidätys ja veropäivät kohtiin nollat):

Mikäli henkilöllä on kesken olevalla lomavuodella vanhassa maksuryhmässä sellaisia poissaoloja, jotka eivät ole kerryttäneet lomaa joltakin kuukaudelta, klikkaa ko. kuukausi uudessa ryhmässä aktiiviseksi ja muuta ohjelman tuomat lomapäivät nollaksi:

Henkilölle on maksettu ulos vanhasta ryhmästä kesken olevan lomavuoden lomia

Mikäli henkilölle on jo maksettu vanhasta maksuryhmästä ulos poikkeuksellisesti myös kesken olevan lomavuoden lomia, täytyy tällöin viedä käsitellyksi lomapäivät ko. kuukausien osalta uudessa ryhmässä. Tästä esimerkki alla.

Esimerkki: Henkilö on vaihtanut maksuryhmää 1.8.2021 alkaen ja hänelle on maksettu aiemmasta maksuryhmästä ulos kaikki lomat 31.7.2021 saakka. Koska työsuhteen laskennallisena alkupäivänä on tässä esimerkissä 1.1.2021 (eli työsuhteen alkupäivä alkuperäisessä maksuryhmässä), on uudessa maksuryhmässä ajettu ensimmäinen lomaoikeuspäättely kerryttänyt hänelle 2022 lomavuodelta lomapäiviä 1.4.2021 alkaen. Koska nuo lomat oli jo hänelle maksettu 31.7. saakka, viedään ne manuaalisesti käsitellyt-kohtaan (sama tarvittaessa myös lomarahojen puolelta):

Uuteen maksuryhmään halutaan siirtää lomia päättyneeltä lomavuodelta

Mikäli poikkeuksellisesti on jätetty maksamatta vanhasta ryhmästä jo päättyneen lomavuoden lomapalkkoja ja lomat halutaan siirtää uuteen ryhmään, täytyy niiden käsittely uudessa ryhmässä hoitaa manuaalisesti (koska tuntipalkkaryhmässä ohjelma laskee lomapalkkaa eri perusteella (lomaperusteansio, lomaKPA, lomaKTA) kuin kk-palkoissa (kk-palkan mukaan). Suositeltavin tapa on maksaa vanhan lomavuoden lomat uudessa ryhmässä suoraan palkkatapahtumilla käyttäen palkkalajeja 55020 Vuosilomapalkka (e) ja 55220 Lomaraha (e), mikäli lomapäiviä ei tarvitse seurata. Tällöin vanhaa lomavuotta ei tarvitse uuteen ryhmään perustaa Lomatiedot-välilehdelle ollenkaan.

Mikäli kuitenkin pidettyjä lomapäiviä halutaan myös vanhojen lomien osalta seurata, voidaan jossain tapauksissa henkilön saldoon viedä manuaalisesti esimerkiksi ns. laskennallinen LomaKPA/LomaKTA tai ns. muutoshetken palkka (kk-palkoissa), jolla päättyneen lomavuoden jäljellä olevat lomapäivät saadaan lomatauluun syötettäessä tulemaan normaalista kaavasta poikkeavalla hinnalla maksuun.

Muita huomioitavia asioita

Pekkasten kerrytys uudessa maksuryhmässä alkaa aina ko. maksuryhmässä olevan työsuhteen alkupäivästä (EI siis laskennallisesta päivästä). Suurin osa pekkasraporteista katsoo esim. tehtyjä työtunteja/työpäiviä palkkatapahtumilta eikä pekkaskertymän ja saldon seuranta tällöin toimi, koska näitä tapahtumia ei uudessa ryhmässä koko vuodelta löydy. Tästä syystä kannattaa aiemmassa ryhmässä kertyneet pekkaset siis maksaa ulos vanhasta ryhmästä, muutoin seuranta jää pekkasten osalta manuaalisesti tehtäväksi loppuvuodelle, jos vaihto toiseen ryhmään tapahtuu kesken kalenterivuoden.

Mahdollisen työaikapankkisaldon toisesta maksuryhmästä voi siirtää uuteen ryhmään mikäli työaikapankki on sielläkin käytössä, tällöin viedään tapauksesta riippuen manuaalisesti henkilölle ko. saldo/saldot, esim. TAPASALDO.Tässäkin kannattaa huomioida, että saldoa maksettaessa hinta on eri tuntipalkka- ja kuukausipalkkaryhmässä eli tämäkin on suositeltavaa maksaa ulos vanhasta ryhmästä.

Jos maksetaan siirtymävaiheessa palkkaa molemmista maksuryhmistä, muista huomioida kaikki vanhasta ryhmästä maksetut ansiot uuden ryhmän verokorttitiedoissa (mikäli henkilö käyttää samaa verokorttia).

Henkilö siirtyy vanhana työntekijänä jostakin toisesta yrityksestä (tuntipalkat)

Päivitetään henkilölle laskennallinen työsuhteen alkupäivä Laskennallinen päivä 1-kenttään. Huomioidaan tässä ohjeessa aiemmin mainitut muut kohdat ja näiden lisäksi kesken olevan lomavuoden osalta tuntipalkkaisella seuraavat asiat:

Mikäli tuntipalkkaisen henkilön työsuhde alkaa kesken lomavuoden (eikä ko. lomia ole maksettu ulos vanhasta yrityksestä), on aiemmassa yrityksessä ko. lomavuodelta ansaitut loma-ansiot ja mahdolliset loman työpäivät (LomaKPA laskenta) tai Tehdyt työtunnit (LomaKTA) vietävä tilastopalkkalajeilla henkilön palkkatapahtumille. Tilastopalkkalajilla 99500 voidaan viedä Tunnit ja Loma-ansio, LomaKPA laskentaa varten viedään tilastopalkkalajilla 99500 Loma-ansio ja tämän lisäksi palkkalajilla 99000 Kauden työpäivät (kirjattavissa työpäivissä täytyy tällöin olla valmiiksi huomioituna vuorokautisen ylityön tuntien kahdeksasosa). Mikäli taas kesken olevan lomavuoden lomia on maksettu ulos aiemmasta yrityksestä, täytyy lomapäiviä viedä henkilölle käsitellyksi, kts. aiempi esimerkki.

Mikäli henkilöllä on päättyneen lomavuoden lomia maksamatta ja ohjelmassa halutaan kuitenkin seurata pidettyjä lomajaksoja, voidaan ko. lomavuodelle viedä lomapalkan laskennassa tarvittava saldo (LomaKPA, LomaKTA, Lomaperusteansio RakAla). Tällöin myös Lomatiedot välilehdelle on vietävä tieto siitä, montako päivää henkilöltä tuolta lomavuodelta on lomaa kertynyt ja montako siitä on jo maksettu aiemmin ja viedään tarvittava määrä päiviä käsitellyksi. RakAlan lomaperusteansion osalta saldoon on laitettava tällöin sellainen laskennallinen saldo, jotta jäljellä olevista maksamattomista päivistä menee maksuun oikea summa. Mikäli lomapäiviä ei vanhan lomavuoden osalta haluta ohjelmassa käsitellä, maksetaan vanhat lomat palkkalajeilla 55020 Vuosilomapalkka (e) ja 55220 Lomaraha (e), eikä vanhaa lomavuotta tarvitse tällöin Lomatiedot välilehdelle perustaa.

Mahdollisten pekkasten kertyminen alkaa tässäkin tapauksessa aina työsuhteen alusta eli pekkaset on siksi aina suositeltavaa maksaa ulos vanhasta yrityksestä. Jos henkilölle on viety aiemmalta työsuhteelta jäänyt pekkassaldo kuluvalle vuodelle, ei uudessa ryhmässä pekkaskerrytys tule kuitenkaan toimimaan (koska ei löydy pekkasia kerryttäviä tapahtumia koko vuodelta), joten saldokin päivittyy väärin. Tämä jää siis loppuvuoden osalta manuaalisesti päivitettäväksi.