Ostolaskut asetukset

Asetukset-sovelluksen Ostolaskut-osiossa voit määritellä eri kustannustapahtumien käsittelyyn liittyviä oletustietoja ja asetuksia. Kullekin välilehdelle tarvitsee erillisen käyttöoikeuden. Osassa asetuksia on eroja sen suhteen, onko kyseessä Talous PRO vai Talous 365 talousjärjestelmä.

Perusasetukset

Ostolaskujen perusasetuksiin tallennetaan ostolaskujen käsittelyssä tarvittavia tietoja.  

Kenttä Kuvaus Lisätieto
Ostovelkatili (oletus)  Kirjanpidon ostovelkatili, jota käytetään ostolaskuilla Procountor -siirrossa. Talous PRO: Käytössä. Ostovelkatiliksi valitaan 2880. 

Talous 365: Ei käytössä. 
Pyöristysraja (oletus)  Euromääräinen raja automaattisille pyöristyksille. Pyöristysraja vaikuttaa siihen, kuinka suuria pyöristyksiä JIIRI saa automaattisesti tehdä, kun laskuja käsitellään ja summissa (rivit vs. laskun kokonaissumma) tulee erotusta.  huom. Jos summat eivät täsmää laskua tallentaessa, eikä ohjelma saa muodostaa pyöristysriviä, tällöin käyttäjän tulee täsmäyttää erotus itse, joko johonkin laskuriin/riveihin tai tulee muodostaa käsin pyöristysrivi.
ALV-status (oletus)  Valitaan ALV-status, jota käytetään oletuksena uusilla laskuriveillä. Käyttäjä voi vaihtaa arvon tarpeen mukaan laskulla rivikohtaisesti.   Talous PRO: Käytössä.

Talous 365: Ei käytössä. ALV-kirjausasetukset määritellään valitun kirjanpitotilin ja Business Centralin kirjausryhmäasetusten perusteella. 
Arvopvm  Ostolaskun arvopäivämäärä; Valitaan, mitä laskulle annettavista päivämääristä oletusarvoisesti ehdotetaan arvopäiväksi (kirjanpidon päiväys). Arvopäivä -valinnan voi tarvittaessa muuttaa ostolaskulla siirtämällä valitsin halutun päivämäärän eteen. .   
Pyöristys / työmaa  Työmaa, jota käytetään automaattisilla pyöristysriveillä.   
Pyöristys / littera  Littera, jota käytetään automaattisilla pyöristysriveillä.   
Pyöristys / kp-tili  Kirjanpidon tili, jota käytetään automaattisesti muodostuvalla pyöristysrivillä.   Talous PRO: Pyöristysten kirjanpitotiliksi valitaan 8890.  

Talous 365: Valinta on yrityskohtainen. Useimmiten tili on 8570. 
Pyöristys / tapahtumalaji  Tapahtumalaji, jota käytetään automaattisilla pyöristysriveillä.   
Käteisoston vastatili (oletus)  Kirjanpidon tili, jota käytetään käteisoston vastatilinä.   
Kustannusoikaisun kp-tili  Kirjanpidon tili, jota käytetään kustannusoikaisulla.   
Rakentamispalvelujen ostotili  Kirjanpidon tili, jota käytetään ostolaskuriveillä, jotka ovat rakentamispalvelua. Ei pakollinen asetus. Oletusarvoisesti ehdotetaan uudelle ostolaskuriville, joka on merkitty rakentamispalveluksi. Käyttäjä voi vaihtaa tilin ostolaskurivillä.   Talous 365: Huom. rakentamispalvelun arvonlisäverokäsittely määritellään ostolaskulle valittavan kirjanpitotilin ja Business Centralin kirjausryhmäasetusten perusteella. 
Ostolaskurivin oletustili  Voidaan valita kirjanpidon tili, jota oletusarvoisesti ehdotetaan uudelle ostolaskuriville. Ei pakollinen asetus. Käyttäjä voi vaihtaa tilin ostolaskurivillä.   
Käytä oletustapahtumalajia myös uudelle syötetylle riville  Käytetään / Ei käytetä   
Kustannusoikaisut siirretään kirjanpitoon (oletus)  Siirretään / Ei siirretä. Valitaan oletusarvo sille, kirjataanko tehdyt kustannusoikaisut kirjanpitoon muistiotositteeksi, vai riittääkö oikaisu TH+ -ohjelmaan. Käyttäjä voi tapahtumakohtaisesti ottaa kantaa asiaan kustannusoikaisulla.   
Syöttötapa (oletus)  Netto / Brutto. Valitaan, käytetäänkö käsin syötettävillä ostolaskuilla oletuksena brutto- vai netto syöttötapaa. Ehdotetun syöttötavan voi vaihtaa ostolaskulla tarvittaessa.   
Kp-vientien yhdistely  Kyllä / Ei. Oletusvalinta on ”Ei”. Jos valittu ”Kyllä”, niputetaan ostolaskurivit dimensioittain ja tileittäin, jottei pääkirjalle tule niin paljon rivejä. Jos toiminto on käytössä (Kyllä), niputetaan rivit tileittäin ja dimensioittain. (kun riveillä on sama: tili, alv-status, alv-%, työmaa)  Talous 365: Ei käytössä.
Kirjanpidontili pakollinen  Kyllä / Ei. Oletusvalinta on ”Ei”. Jos valinta on ”Kyllä”, laskurivillä tulee antaa kirjanpidontili ennen laskun hyväksymistä.  Talous Pro: Vaikka valintana voi olla JIIRI:ssä Ei (ei pakko tiliöidä), kuitenkin lähettäessä aineistoa Procountoriin, tiedoissa täytyy kuitenkin olla jokin tili. Ohjelma käyttää tällöin ohjelman oletuksia (sovellus, tai Perusasetukset ALV-prosentit prosentin mukainen oletustili)

Talous 365: Ei käytössä.
Duplikaatin hyväksyminen  Sallittu / Kielletty. Oletusvalinta on Sallittu. Jos valinta on Sallittu, laskun voi hyväksyä Ostolaskut -sovelluksesta reskontraan (kirjanpitoon), vaikka sillä olisi duplikaattimerkintä. Jos valintana on Kielletty, tulee duplikaattitiedot ensin purkaa, ennenkö laskua voi hyväksyä reskontraan.   
Automaattikohdistaminen Kyllä / Ei. Onko ostosopimuksiin automaattikohdistaminen käytössä. Katso lisätiedot: Kohdistaminen
Arvo- ja eräpäivä tarkistus Jos asetus on käytössä, ostolaskun tallennus ja hyväksyntä (yksittäin, massana) ei ole sallittua kun laskun eräpäivä on pienempi kuin sille valittu arvopäivämäärä.
Arvopäivän vaihtoa ei myöskään voi tehdä massana laskuille, joiden eräpäivästä tulisi pienempi kuin tositteen arvopäivä.
Ostolaskut – Perusasetukset

Pyöristystyömaa, -littera ja -tapahtumalaji ovat oletuksia automaattisesti muodostuville pyöristyseroille ostolaskuilla. Molempiin oletustyömaa -kenttiin tulee täyttää sellaiset työmaat, joita ei käytetä muuhun tarkoitukseen. 

Ostolaskujen perusasetukset Talous PRO-yrityksillä

Sähköpostiasetukset

Ostolaskut -sovellukseen on toteutettu automaattisten sähköpostimuistutuksien lähetys, sekä manuaalisten muistutusten lähetys, jolloin ohjelman asetuksiin voi määrittää yleisiä ostolaskujen ja laskuntarkakstuksen automaattiseen sähköpostilähetykseen liittyviä tietoja, sekä tarkastella keille automaattisia muistutuksia tällä hetkellä lähtee.

Ostolaskuille voi tallentaa omia oletustekstejä, vakioviestipohjia, mitä voi käyttää manuaalisesti lähetettävissä viesteissä.

Katso lisätiedot toiminnosta: Sähköpostilähetys

Automaattiset sähköpostit 

Jos käyttäjällä ei ole laskuntarkastuksessa odottavia laskuja (laskuntarkastuksen tila muuta kuin OK), ei sähköpostia lähetetä.  

Viesti lähtee henkilöille, joilla käyttäjäkohtaisten asetusten valintapainikkeen arvo on Kyllä ja joilla on laskuntarkastuksessa odottavia laskuja. Käytännössä tiedot ovat samat, kun laskuntarkastus -sovelluksessakin ilmoitettavat lukumäärät. Jos henkilölle on määritelty sijainen, lähtee myös sijaiselle viesti. 

Sähköpostiviestin sisältö: 

  • Aihe: <Käyttäjäyrityksen nimi>: Jydacomissa n kpl laskuja odottaa toimenpidettäsi 

    • n = em. Haussa löytyvien laskujen lukumäärän mukaan 

  • Sisällön tekstissä: 

    • Jydacomissa on n kpl laskuja, jotka odottavat toimenpidettäsi  

      • Ensimmäinen n = tarkastettavien & hyväksyttävien laskujen kokonaismäärä 

    • Laskuista n kpl on erääntynyt ja n kpl erääntyy 7 päivän sisällä.  

      • Toinen n = niiden tarkastettavien & hyväksyttävien laskujen lukumäärä, joiden eräpäivä on menneisyydessä 
      • Kolmas n = niiden tarkastettavien & hyväksyttävien laskujen lukumäärä, joiden eräpäivä on max. 7 päivää tulevaisuudessa 
      • jos käyttäjällä ei ole erääntyneitä tai 7 päivän sisällä erääntyviä laskuja, ei lausetta tulosteta sähköpostiviestiin 

    • n kpl <tositelaji> 

      • Tositelajeittain listattuna käsittelyä odottavien tositteiden lukumäärä (Ostolaskut, Käteisostot, Kustannusoikaisut, Sisäiset myynnit) 

    • Ostoreskontra <yritys> 

      • Yrityksenä käyttäjäyrityksen nimi 

esim.

huom. sähköpostiohjelman tai organisaation asettamien rajoituksien vuoksi, voi olla että linkki ei ole viestissä linkkinä, vaikka se on linkkinä alunperin lähetetty.

Rajaukset

Rajaukset -näkymän asetukset liittyvät Kustannustoteumarivien selaus -toimintoon.

Työmaarajaus -asetuksin voi rajata mitä työmaita ei rivien listauksissa esitetä koskaan, on käyttäjällä siihen työmaaoikeudet tai ei.

  • Lisää -toiminnosta voi lisätä uuden työmaan rajauksiin
  • Roskakori -ikonista voi poistaa työmaarivin
  • Näkymän muutokset tallennetaan Tallenna -painikkeesta

Katso lisätiedot toiminnosta: Kustannustoteumarivien selaus