HR käyttöohje

Aloitusnäkymä

HR -sovellus käynnistetään JIIRI Portaalin Jydacom HR -kuvakkeesta, jolloin käyttäjälle aukeaa sovelluksen etusivu.  

Näkymän tiedot

Etusivulta aukeaa kaikki tarvittavat työkalut omien ja alaisten tietojen ylläpitoon ja seurantaan käyttäjälle, annettujen oikeuksien mukaisesti. Roolia (omat tiedot / esihenkilö) ja yritystä voi vaihtaa oikealla ylhäällä olevasta pudotusvalikosta käyttöoikeuksien mukaan.

Etusivulla on kalenteri, josta näkee sekä omat että alaisten poissaolot ja vuosilomat.

6kk, 3kk, 1kk, voi valita, kuinka pitkä ajanjakso aikajanassa näkyy > oletuksena 3kk

Painike	Kuvaus
Edellinen kuukausi	pääsee kalenterissa taaksepäin
Kalenteri	avautuu kalenteri, josta voi hakea halutun päivän
Kuluva päivä	pääsee takaisin kuluvaan päivään
Seuraava kuukausi	pääsee kalenterissa eteenpäin
Vie Exceliin	näkymän tiedot saa siirretty Exceliin

Näkymän toiminnot

Saapuneet/hyväksymättömät lomakkeet -painikkeen kautta käyttäjä voi tarkastella, kuinka monta lomaketta hänen käsittelyään odottaa. Hyväksymättömänä lomakkeena voi olla joko alaiselta tullut lomake tai esimiehen/palkanlaskijan palauttama lomake, joka on palautettu täydennettäväksi hyväksymättömänä, esimerkiksi jonkin puutteen vuoksi. 

Lomapäiväsaldo -painikkeen kautta näytetään, kuinka monta vuosilomapäivää henkilöllä on maksamattomana. Huomioitavaa, että saldossa on mukana myös kertyvän lomavuoden kertyneet lomapäivät, joita ei vielä saa pitää vapaana. 

Lisää / Muokkaa tietoja -painikkeen valikosta löytyvät lomakkeet, joiden avulla lisätään ja muokataan omia tietoja tai alaisten tietoja, ilmoitetaan poissaolosta ja anotaan vuosilomaa. Lomakkeet vaihtelevat yrityksen ja käyttöoikeuksien mukaan. Lomake kulkee valitun hyväksyntäketjun kautta, jonka jälkeen tiedot päivittyvät järjestelmään. 

Työpöytä -painikkeella siirrytään takaisin aloitus näkymään.

Henkilötiedot -painikkeella pääset tarkastelemaan järjestelmään syötettyjä omia ja alaistesi henkilö-, työsuhde ja palkkatietoja.

Lomakkeet -painikkeen alta löydät aiemmin käsittelemäsi lomakkeet.

Saapuneet lomakkeet -valikosta löytyy käyttäjälle saapuneet lomakkeet, jotka odottavat hyväksyntää tai täydennystä.

Tallennetut lomakkeet -valikosta löytyy käyttäjän keskeneräiset lomakkeet, jotka on tallennettu, mutta jotka ovat vielä lähettämättä eteenpäin.

Lähetetyt lomakkeet -valikosta löytyy käyttäjän tekemät ja eteenpäin lähettämät lomakkeet.

Tietojen lisäys

Käyttäjällä on käyttöoikeuksiensa mukaisesti oikeus käsitellä ja muokata omia tietojaan sekä mahdollisten alaisten tietoja.

Omien tietojen muokkaaminen

Työsuhteeseen liittyvien tietojen muokkaus ja lisääminen tehdään lomakkeilla. Lomakkeet löytyvät Lisää / Muokkaa tietoja -painikkeen kautta. Valintalistalla näkyy käyttäjän oikeuksilla käytettävissä olevat lomakkeet.

Lomakkeiden tietosisältö vaihtelee, punaisella tähdellä (*) merkityt kentät ovat pakollisia, eikä lomaketta voi lähettää eteenpäin ennen kuin pakolliset kentät on täytetty. Lomakkeen voi tallentaa itselleen keskeneräisenä, vaikka kaikkia pakollisia kenttiä ei olisi täytetty.

Käydyt Kurssit -lomakkeella voi ilmoittaa käytyjä kursseja.

Omat tiedot -lomakkeella voi ilmoittaa henkilökohtaisia muuttuneita tietoja. Voimaantulopäivä -kohtaan valitaan päivä, jolloin muutos tulee voimaan. Muutospäivä on oletuksena aina kuluva päivä. Lomaketta käytetään vain omien tietojen muokkaamiseen. Mikäli tarkoitus on muokata esimerkiksi oman alaisen tietoja tehdään se siihen erikseen sovitulla lomakkeella.

Poissaoloilmoitus -lomakkeella voi ilmoittaa kaikki muut poissaolot, paitsi vuosiloma, jota varten on oma lomakkeensa. Poissaoloilmoituksella ilmoitetaan esimerkiksi sairausloma, työajanlyhennysvapaa jne.

Pätevyydet -lomakkeella voi täydentää itselleen erilaisia saatuja pätevyyksiä.

Lomahakemus

Loman anominen tehdään yrityksessä sovitun hyväksyntäketjun mukaisesti. Loman ilmoitus tehdään Lomahakemus lomakkeella.

Näkymän alaosassa näkyy lomavuosittain henkilön lomapäivien määrä ja kuinka paljon lomia on vielä maksamatta. Loma jakson voi valita joko laittamalla päivämääräkenttiin halutun ajanjakson tai klikkaamalla hiirellä kalenterista haluttu alkupäivä ja loppupäivä. Lomake ei anna syöttää lomaa enempää lomaa kuin henkilöllä on lomia maksamatta.