Valikon alta löytyvät Yleiset päiväkirjat, joita käytetään muistioitten ja esim. pankkitapahtumien kirjaamiseen ja Konsernin yleiset päiväkirjat, jos käytössä on konsernikirjanpito. Päiväkirjan erät määritellään yhdessä asiakkaan kanssa käyttöönoton yhteydessä. Päiväkirjan eriä voi tarvittaessa lisätä myöhemminkin. Määriteltyjä päiväkirjan eriä ei saa poistaa, koska osa niistä on yhteydessä Jiiristä tuotaviin tapahtumiin.

Erille määritellään nimi, nrosarja ja kopioidaanko ALV-asetukset käytettäviltä KP-tileiltä päiväkirjan erälle. ALV-kopioinnin estäminen on hyödyllinen erällä, jolla kirjataan verottomia tapahtumia eri KP-tilien kesken. Tällöin vaikka käytettävälle KP-tilille olisi määritelty ALV-asetukset, eivät ne kopioidu automaattisesti erälle.

Yleisen päiväkirjan erät on myös suoraan roolikeskuksessa linkkinä, josta päästään suoraan eriin tarvitsematta hakea niitä valikon kautta.

Tavallisesti jokaiselle pankkitilille on oma eränsä, jolla käsitellään kyseisen tilin tiliotteilta kirjattavia tapahtumia.

Päiväkirjan erältä löytyy hyödyllisiä toimintoja:

Kotisivu/Numeroi asiakirjat uudelleen: jos poistat välistä rivejä, voit numeroida asiakirjat uudelleen saadaksesi katkeamattoman numerojärjestyksen, minkä Business Central vaatii, jotta tapahtumat voidaan kirjata.
Kirjaa/Testiraportti…: Testiraportti näyttää, jos kirjaamisen estää jokin virhe.
Kirjaa/Esikatsele kirjausta: Näet ennen kirjaamista, miltä kirjattu päiväkirjan erä tulee näyttämään.

Päiväkirjan erän tapahtumien vienti ja tuonti Excelistä

Toiminnossa viedään mallipohja BC:sta Exceliin ja tuodaan täydennetty Excel Yleisen päiväkirjan erälle kirjattavaksi.

Tiedostoon tulee seuraavat sarakkeet, joita voi viennissä käyttää: Kirjauspvm, Tilityyppi, Tilinro, Kuvaus, Määrä, Summa, Työmaa koodi, Vastatilin tyyppi, Vastatilin nro, Littera, TL, Ylein. liiketoim. kirjausryhmä, Yleinen tuotteen kirjausryhmä, Liiketoiminnan ALV-kirjausryhmä, Tuotteen ALV-kirjausryhmä, Ulkoisen asiakirjan nro, Yleinen kirjaustyyppi, Globaali dimensio 2, Tase-erittely tunniste ja Tase-erittely riviselite.

Yleisen päiväkirjan erän rivien vienti Exceliin

Siirry Yleisen päiväkirjan erät ja valitse erä, jolle vienti tahdotaan suorittaa. Täydennä muutama rivi esimerkiksi, jotta tietoja on helpompi Excelissä ylläpitää.

Klikkaa Kotisivu – Tallenna päiväkirjan rivit excel tiedostoksi. Ohjelma lataa mallirivit Exceliin ja tallentaa sen selaimen asetusten mukaisesti.

Yleisen päiväkirjan erän rivien tuonti Excelistä

Tee malliexceliin tarvittavat muutokset. Voit lisätä aineistoon rivejä ja muokata olemassa olevia rivejä. Huolehdi, että excelissä on täydennetty jokaiselle riville kaikki pakolliset tiedot (kirjauspvm, tilityyppi, tilinro ja summa) ja jokaista vientiä vastaan on tehty myös vastavienti.

Tuo excel BC:iin siirtymällä Yleisen päiväkirjan erät ja valitse erä, jolle vienti tahdotaan suorittaa.

Valitse Kotisivu – Tuo päiväkirjan rivejä Excel tiedostosta. Valitse tuotava tiedosto omista tiedostoista. Ohjelma tuo tiedostosta rivit päiväkirjalle. Tarkista, että rivien määrä vastaa Excelissä olevien rivien määrään.

Valitse Kotisivu – Numeroi asiakirja uudelleen. Ohjelma kysyy toimintoon vahvistuksen. Vastaa kyllä.

Voit tehdä tarvittaessa muutoksia riveihin.

Lopuksi voit tarkistaa kirjauksen Esikatsele kirjausta -toiminnosta tai kirjata tositteen suoraan Kirjaa-painikkeesta.

Halutessasi voit hyödyntää tekemääsi pohjaa vastavienteihin viemällä valmis erä uudelleen Exceliin toimenpiteitäsi varten.

Tyypilliset päiväkirjan erät

KUST_OIK

Kun Jiiristä hyväksytään kustannusoikaisuja, ne tulevat Business Centraliin Kirjaamatta -laatikkoon. Kun ne kirjataan, siirtyvät ne KUST_OIK -päiväkirjan erän kautta automaattisesti kirjanpitoon.

KÄT_MYYNTI

Kun Jiiristä hyväksytään käteismyyntejä, ne tulevat Business Centraliin Kirjaamatta -laatikkoon. Kun ne kirjataan, siirtyvät ne KÄT_MYYNTI -päiväkirjan erän kautta automaattisesti kirjanpitoon.

KÄT_OSTO

Kun Jiiristä hyväksytään käteisostoja, ne tulevat Business Centraliin Kirjaamatta -laatikkoon. Kun ne kirjataan, siirtyvät ne KÄT_OSTO -päiväkirjan erän kautta automaattisesti kirjanpitoon.

OK_ALV

Kun Jiirissä tehdään oman käytön ALV:n laskelma ja siitä muodostetaan kustannustapahtumat, ne tulevat Business Centraliin Kirjaamatta -laatikkoon. Kun ne kirjataan, siirtyvät ne OK_ALV -päiväkirjan erän kautta automaattisesti kirjanpitoon.

PALKAT

Kun Jydacom palkoissa muodostetaan kirjanpitotosite, tulee se Business Centraliin Kirjaamatta -laatikkoon. Jos tiedostoja on useita, ne kirjataan yksitellen. Tapahtumia ei kirjata automaattisesti kirjanpitoon, vaan ne siirretään yleisen päiväkirjan erälle PALKAT, jossa ne ovat vielä muokattavissa ennen kirjaamista. Päiväkirjan erän kirjaamalla siirtyvät palkkatapahtumat kirjanpitoon.

SISMYYNTI

Kun Jiiristä hyväksytään sisäisen myynnin tapahtumia, ne tulevat Business Centraliin Kirjaamatta -laatikkoon. Kun ne kirjataan, siirtyvät ne SISMYYNTI -päiväkirjan erän kautta automaattisesti kirjanpitoon.

SOS_KULU

Kun käyttöön on otettu laskennallinen sosiaalikulu, voidaan PALKAT -päiväkirjan erällä muodostaa sosiaalikulun rivit ennen kuin palkkatapahtumat kirjataan. Sosiaalikulun rivit kirjataan SOS_KULU -päiväkirjan erän kautta automaattisesti kirjanpitoon.

SULTUL

Erää käytetään Sulje tuloslaskelma -eräajolla tilinpäätöstapahtumien kirjaamiseen.

TUOTTO_OIK

Kun Jiiristä hyväksytään tuotto-oikaisuja, ne tulevat Business Centraliin Kirjaamatta -laatikkoon. Kun ne kirjataan, siirtyvät ne TUOTTO_OIK -päiväkirjan erän kautta automaattisesti kirjanpitoon.

Päiväkirjan erän perustaminen

Päiväkirjan eriä voidaan perustaa tarpeen mukaan erilaisilla asetuksilla. Yleisin tarve on perustaa uutta pankkitiliä vastaava päiväkirjan erä, josta on esimerkki alla.

Aloita perustamalla tiliä vastaava Yleisen päiväkirjan erä klikkaamalla Yleisen päiväkirjan erät ja +Uusi –painiketta.

Nimi on päiväkirjan erän tunnus, jota käytetään myös aineistojen tunnuksena tiliotteen tuonnissa
- Pankkitilin päiväkirjan erät nimetään yleensä OP1, OP2 tai NOR1, NOR2 yms.
  - HUOM! sama tunnus on annettava aineistolle myös pankkiohjelmassa
Kuvaus on selkokielinen kuvaus pankkitilille
Vastatilin tyyppi on KP-tili
Nrosarja valitse valikosta +Uusi -painike ja perusta päiväkirjan erälle uusi numerosarja
- Anna Koodi ja Kuvaus (voivat olla samat kuin päiväkirjan erällä)
- Klikkaa Aloitusnumero -kenttää, jolloin aukeaa uusi ikkuna, johon annetaan:
  - Aloituspvm eli mistä päivästä alkaen numerosarjaa käytetään kirjauksiin
  - Aloitusnro eli millaisella ja mistä numerosta eteenpäin päiväkirjan erän tositteet numeroidaan. Usein käytetään tunnusta ja tiliotteen numeroa eli esim. NOR135, kun seuraava tuotava tiliote on 135
  - Klikkaa Sulje
- Valitse vielä täppä kohtaan manuaaliset numerot –kohtaan ja klikkaa OK
Täppää Kopioi ALV-asett. pvk-riveille –valinta aktiiviseksi.

Tapahtumien vienti päiväkirjan erältä Jiiriin tuotto- tai kustannusoikaisuksi

Toisinaan tapahtumia ei voi kirjaamisen yhteydessä kohdistaa millekään työmaalle, vaan ne jäävät odottamaan lisätietoja, jotka voivat tulla myöhemmin. Tällaisia tapahtumia voivat olla esim.

Kelan korvaukset työterveyshuollosta, sairauspäivärahasta
Rahoituskorot, luottoprovisiot, takausprovisiot, ylipäätään kaikki tiliotteelta suoraan veloitettavat/tuloutettavat tapahtumat, joita ei pystytä siinä hetkessä määrittämään, mille työmaalle kuuluu, kun tiliotetta kirjataan
Vahingonkorvaukset, vakuutuskorvaukset

BC:iin on lisätty toiminto, jolla valitulta päiväkirjan erältä voi viedä tapahtumia Jiiriin tuotto- tai kustannusoikaisuksi ennen kirjaamista. Toiminto on tarkoitettu tapahtumille, jotka eivät ole alun perin tulleet BC:iin Jiiristä, mutta jotka halutaan menevän työmaalle tuotoksi tai kustannukseksi.

Toiminto tulee näkyviin, kun Jydacom asetuksiin lisätään tietoja. Asetukset voi lisätä käyttäjä, jolla on JD Pääkäyttäjä-oikeus.

Asetukset

Roolikeskus – Asetukset – Jydacom asetukset – Yleinen päiväkirja Jiirin siirtoasetukset

Yleisen päiväkirjan erä

Anna Yleisen päiväkirjan erä-kenttään erä, jolla toimintoa voidaan käyttää. Valintaluettelosta on suodatettu pois näkyvistä erät, joilla käsitellään Jiiristä kirjattavia tapahtumia. Lisäksi tulee virheilmoitus, jos erä on valittu käyttäjäyrityksen pankkitilille, sellainen erä on tarkoitettu vain kyseisen pankkitilin tiliotteiden käsittelyyn.

Kenttään voi valita erän, joka kopioi ALV-asetukset tai joka ei kopioi ALV-asetuksia. Tapahtumilla on oltava kirjausryhmätiedot, vaikka Jiiriin siirretään nettotapahtumat.

Toimittajanro

Kun erä on annettu, on myös pakollista antaa Toimittajanro. Toimittajanroa käytetään Jiiriin muodostettavalla kustannusoikaisulla. Kenttään kirjoitetaan nro ja se voi olla nro, joka on vain Jiirissä. Toimittajan ei ole pakko olla BC:ssa. BC tarkistaa, että toimittajanro löytyy Jiiristä.

Esimerkki käyttötavasta

Kelalta on saatu korvaus ja se kirjataan BC:iin ilman työmaatietoja.

Kun työmaatiedot ovat selvinneet, tehdään korjauskirjaus.

Ensimmäiselle riville tehdään vastakkaismerkkinen tapahtuma ilman työmaatietoja.
Seuraaville riveille jaetaan summa työmaittain. HUOM! Riveille, jotka lähetetään Jiiriin on annettava tiedot:
- KP-tili (Huomioi, että KP-tilin Jiiri asetuksessa on oltava Myynti, Osto tai Myynti ja Osto, jotta sen voi siirtää Jiiriin)
- Summa
- Yleinen kirjaustyyppi: Myynti tai Osto, tämän perusteella luodaan tuotto- tai kustannusoikaisu.
- 4 kirjausryhmää
- Työmaa
- Littera
- Tapahtumalaji

Valitaan Kotisivu – Lähetä Jiiriin tuotto- ja kustannusoikaisuiksi.

BC tarkistaa vielä halutaanko tapahtumat lähettää:

Jos jotain tietoja puuttuu, tulee virheilmoitus:

Jos lähetettävillä tapahtumilla on ALV muu kuin 0, varmistaa BC vielä:

Onnistuneen muodostuksen jälkeen tulee ilmoitus:

Yleisen päiväkirjan erälle tulee kohtaan Lähetetty Jiiriin ruksi ja tiedot luoduista tapahtumista Kommentti-kenttään. Kentät voi hakea päiväkirjan erälle näkyviin Mukauta-toiminnolla.