Valuutat

Valuuttakäsittelyn käyttöönottaminen on yrityskohtainen valinta. Jiirissä ja BC:ssa on omat asetukset tätä varten. Tietyt asetukset tulevat tietokannan perustamisen yhteydessä Business Centraliin, paitsi jo järjestelmää käyttävillä yrityksillä, joilla pitää asetukset tarkistaa.

Valuuttakäsittelyn käyttöönotto Business Centralissa

Yrityksillä, jotka ovat ottaneet Talous365:n käyttöön ennen 27.5.2021, täytyy tehdä alla olevat asetukset. Uusille yrityksille asetukset on huomioitu käyttöönotossa.

Asetukset eivät ole riippuvaisia Jiirin Valuuttakurssit -ominaisuuden käyttöönotosta.

Valuutat-taulu

Valuutta-asetukset tehdään Valuutat-taulun kautta.

Valuutat -tauluun pääset oikean reunan yläkulmassa olevaa suurennuslasia klikkaamalla ja kirjoittamalla siihen ”valuu” ja valitsemalla luettelolinkeistä Valuutat.

Valuuttakurssien hakupalvelun asetukset

Klikkaa Valuutat -taulun valikosta Vaihtokurssipalvelu/Vaihtokurssipalvelut.

Näiden asetusten jälkeen valuuttakurssit päivitetään automaattisesti kerran päivässä jäljempänä määritettävänä ajankohtana. Tiedot haetaan Euroopan keskuspankin palvelusta. Palvelu on sama kuin Jiirissä Suomen Pankin kautta haettava tieto.

Perustieto -kantaan on perustettu myös EUR valuutaksi, koska taulussa pitää olla yksi valuutta, jotta valmiit asetukset on voitu tehdä.

Klikkaa luettelossa Koodi kentässä olevaa tekstiä.

Huolto -välilehdelle Huollon URL-osoite -kentässä tulee olla tämä osoite: https://www.ecb.europa.eu/stats/eurofxref/eurofxref-daily.xml

Kentän vastaavuus -välilehdellä pitää olla seuraavat tiedot:

(Alla olevat voi kopioida tästä tai hakea kentän hakutoiminnolla)

Valuutan koodin pääsolmu:                    /gesmes:Envelope/Cube/Cube/Cube
Valuutan koodi:                                      /gesmes:Envelope/Cube/Cube/Cube/@currency
Aloituspvm:                                            /gesmes:Envelope/Cube/Cube/@time
Vaihtokurssisumma:                               /gesmes:Envelope/Cube/Cube/Cube/@rate
Suhteellinen vaihtokurssisumma:          Lähde kenttä on tyhjä ja Oletusarvokenttään: 1

Klikkaa Kentän vastaavuus tekstin perässä olevaa Tiedonsiirtomääritys.

Tarkasta että alla olevat kohdat ovat kuvan mukaiset (oletuksena pitäisi olla, mutta voi muokata tarvittaessa).

Työjono hakee kurssit kaikille valuutoille, jotka on sillä hetkellä tuotu Jiiristä tai päivitetty käsin luetteloon, kun työjono suoritetaan, joka tehdään seuraavaksi. Työjono huolehtii valuuttojen päivittämisestä siinä määriteltyinä ajankohtina.

Valuuttakurssien haun aloittaminen

Seuraavilla toimilla aktivoidaan työjono, joka suorittaa valuuttakurssien haun haluttuina aikoina. Tämä tehdään siinä vaiheessa, kun ominaisuus otetaan käyttöön.

Palaa Valuutanvaihtokurssipalvelu -sivulle.

Klikkaa Käytössä-kytkin päälle, jolloin saat kuvassa olevan ilmoituksen. Voi olla, että on tarpeen ensin klikata yläreunasta kynän kuvaketta, jotta sivu tulee muokkaustilaan.

Kysymykseen Haluatko avata Työjonon…vastaa Kyllä.

Oletuksena työjono hakee valuuttakurssit joka päivä klo 6. Jos asetusta on tarpeen muuttaa, niin klikkaa Kotisivu ja Määritä pitoon.

Pääset muokkaamaan Toistuminen ja Aloitusaika tietoja haluamiksesi. Toistuminen päivittäin alla on ehkä hyvä huomioida lauantain ja sunnuntain osalta onko tarpeen päivitystä asettaa niille päälle.

Klikkaa tämän jälkeen Kotisivu ja Käynnistä uudelleen. Tämän jälkeen voit sulkea kaikki ikkunat.

Tarvittaessa kurssien hakutoiminnon voi käydä käynnistämässä Valuutat sivulla klikkaamalla Vaihtokurssipalvelu ja Päivitä valuutan vaihtokurssit (samalla tulee testattua, että kurssien haku toimii).

Valuuttakäsittely Jiirissä

Valuuttakäsittelyn käyttöönottaminen on yrityskohtainen valinta. Jiirissä ja BC:ssa on omat asetukset tätä varten. Tietyt asetukset tulevat tietokannan perustamisen yhteydessä Business Centraliin, paitsi jo järjestelmää käyttävillä yrityksillä, joilla pitää asetukset tarkistaa.

Jiiri käyttöoikeudet

Jiirissä valuuttakurssien käyttöön tarvitaan käyttöoikeus. Avaa Käyttöoikeudet-sovellus, valitse henkilö tuplaklikkaamalla hänen tunnustaan.

Etsi Käyttöoikeudet-luettelosta Perustiedot, avaa se nimen edessä olevasta kolmiosta. Ominaisuuksista etsi Talous – Valuuttakurssit ja valitse sille Käyttöoikeus kohtaan arvoksi Kyllä. Klikkaa lopuksi Tallenna painiketta.

Jiiri Perustiedot

Perustiedot-sivun Talous-valikkoon avautuu käyttöoikeuksien perusteella Valuuttakurssit valinta. Klikkaamalla siitä avautuu luettelo valuutoista. Luetteloon haetaan luettelo valuutoista Suomen Pankin palvelusta. Järjestelmän kotivaluutta on euro, jota ei ole erikseen valittavissa.

Laita Aktiivinen-sarakkeeseen täppä sen valuuttakoodin kohdalle, jonka haluat ottaa käyttöön. Kurssi ja Tarkastelupäivä-kenttiin tulevat käyttöönottohetken tiedot, kun klikkaat levykkeen kuvaa (tallennus). Vain aktiiviseksi merkittyjä valuuttoja voidaan käyttää yrityksillä ja tapahtumilla.
Valuutan tiedot päivittyvät luettelossa, kun valuuttaa käsitellään laskuilla ja muilla Jiirin tapahtumilla.

Jiiri Yritykset

Oletusvaluuttana kaikilla asiakkailla ja toimittajilla on järjestelmän kotivaluutta EUR. Valitulle toimittajalle/asiakkaalle voidaan tätä Oletusvaluutta-valintaa muuttaa. Käytettävissä ovat valuutat, jotka ovat akiivisia Perustiedot / Valuuttakurssit-taulussa.

Kuvassa ruotsalaiselle yritykselle asetettu Toimittajatiedot-välilehdelle Oletusvaluutta-kenttään arvo SEK. Kun toimittajan laskuja käsitellään, tulee laskulle oletusvaluutaksi ESK. Laskulla oletusvaluuttaa voidaan vielä vaihtaa.

Jiiri Ostolaskut

Jos toimittajalle ei ole annettu oletusvaluuttaa, käytetään valuuttana euroa EUR. Muussa tapauksessa Valuutta-kenttään tulee laskulle valitulle toimittajalle annettu oletusvaluutta. Valuutta-kentän tietoa voi vielä laskukohtaisesti muuttaa.

Laskun Bruttosumma ja Rivien summat tiedot ovat ensisijaisesti valitussa valuutassa. Rivien valuuttasummien alla on myös euromääräiset Netto ja Brutto-summat.

Laskun riveillä olevat luvut esitetään aina laskulle valitussa valuutassa:

Kun laskun tilaksi vaihdetaan Hyväksytty, siirtyvät valuuttatiedot laskun mukana BC:iin.

Valuuttakäsittely Business Centralissa

Valuutta-asetukset tehdään pääosin Jydacomin puolesta, kun asiakkaan kanssa on sovittu ominaisuuden käyttöönotosta.

Valuutat-taulu

Valuutat-tauluun pääset oikean reunan yläkulmassa olevaa suurennuslasia klikkaamalla ja kirjoittamalla siihen ”valuu” ja valitsemalla luettelolinkeistä Valuutat.

Kun laskua kirjataan BC:iin eikä valuuttaa löydy Valuutat-taulusta, perustaa ohjelma sen.

Valuutan voi lisätä myös käsin klikkaamalla valikosta +Uusi. Anna Koodi ja Kuvaus-tiedot Valuutan kortilla.

Valuuttakurssien hakupalvelun käynnistys käsin

Valuutat noudetaan automaattisesti valittujen aikojen perusteella. Jos haku on jostain syystä tarpeen käynnistää käsin, voi sen tehdä tämän ohjeen mukaan.

Valuutat-sivulla klikkaa Vaihtokurssipalvelu ja Päivitä valuutan vaihtokurssit.

Jiirissä aktivoiduille käytettäville valuutoille pitää määritellä seuraaviin kenttiin kirjanpidon tilit suoritusten valuuttaerojen kirjanpitoon kirjaamista varten, EUR valuutalle tätä ei tarvitse tehdä. Tämä pitää tehdä kaikille uusille valuutoille, jotka otetaan käyttöön Jiirissä ja joille kirjataan tapahtumia.

Näkymille päivitettävät sarakkeet

Alla on lueteltu näkymät, joita käyttäjän voi olla tarpeen muokata, kun halutaan esittää valuuttamääräisiä summia ja/tai järjestelmän paikallisvaluutassa olevia summia, josta PVA on lyhenne. Näkymissä ja raporteilla esiintyy sarakkeen nimessä (PVA). Järjestelmän paikallisvaluutta on euro.

Kirjatut asiakirjat / Kirjatut ostolaskut

  • Summat ovat laskun valuutassa, paitsi ALV sis. summa (PVA) on järjestelmän paikallisvaluutassa.
  • Muita summakenttiä ei ole valittavissa.

Kirjatut asiakirjat / Pääkirjanpidon tapahtumat

  • Pääkirjanpidon tapahtumat-luetteloissa summat ovat aina järjestelmän paikallisvaluutassa, valuuttasummakenttiä ei ole valittavissa.

Roolikeskuksessa (etusivu) Avoimet ostovelat, Tänään erääntyneet ostovelat ja toimittajakohtaisissa vastaavissa luetteloissa esitetään summa sekä järjestelmän paikallisvaluutassa, että laskun valuutassa.

Lähetettävät pankkimaksut-luettelossa muut summat ovat laskun valuutassa paitsi Summa (PVA), joka on järjestelmän paikallisvaluutassa.

Maksuraportilla Maksetaan-summa on järjestelmän paikallisvaluutassa, muut summakentät laskun valuutassa.

Maksupäiväkirjalla Summa (PVA) on järjestelmän paikallisvaluutassa. Muut valittavat summakentät ovat laskun valuutassa.

Kirjatut asiakirjat / KP-rekisterit

  • Pääkirjanpidon tapahtumat-luetteloissa summat ovat aina järjestelmän paikallisvaluutassa, valuuttasummakenttiä ei ole valittavissa.

Kirjatut asiakirjat / Kirjatut myyntilaskut sekä Roolikeskuksessa (etusivu) Lähettämättömät myyntilaskut/myyntihyvityslaskut

  • Summat ovat laskun valuutassa, paitsi ALV sis. summa (PVA) on järjestelmän paikallisvaluutassa.
  • Muita summakenttiä ei ole valittavissa.

Roolikeskuksessa Avoimet myyntisaamiset, Tänään erääntyneet myyntisaamiset ja asiakaskohtaisissa vastaavissa luetteloissa esitetään summa sekä järjestelmän paikallisvaluutassa että laskun valuutassa.

Kassapäiväkirjalla Summa (PVA) on järjestelmän paikallisvaluutassa. Muut valittavat summakentät ovat laskun valuutassa.

Jäljempänä on kerrottu tarkemmin raporttien kentistä.

Valuuttamääräiset suorituskirjaukset

Seuraavassa käsitellään muutamin esimerkein suoritusten tekemistä osto- ja myyntilaskuille. Kurssierot siirtyvät suoritusten mukana Jiiriin, jolloin lasku ei jää avoimeksi, vaikka sillä olisi kurssieroa.

Valuuttatapahtumat ostolaskuille

Ostolaskulle kohdistuva normaali suorituksen ja osasuorituksen käsittely.

Esimerkki 1 – suorituksiin kohdistuvista kurssieroista

Kirjattu seuraavat laskut arvopäivälle 15.1.2021:

  • 9452, jonka valuutta on GBP ja euro summa 5.618,10
  • 9452, jonka valuutta on SEK ja euro summa 196,37

Laskulle O9451 on tehty suoritus 31.3.2021 ja päivän kurssin mukaan tapahtumalle tulee kurssivoittoa, jonka kirjaukset ovat alla:

Kurssivoitto kirjataan siis kolmen tilin kesken; pankki-, ostovelka- ja kurssivoitto (mahdollinen alennus huomioiden).

Lasku ja suoritus tapahtumat tarkasteltuna toimittajatapahtumissa:

Laskulle O9452 on tehty suoritus 31.3.2021 ja päivän kurssin mukaan tapahtumalle tulee kurssitappiota, jonka kirjaukset ovat alla:

Miksi näin? Lasku ja sen suoritus tapahtumat tarkasteltuna toimittajatapahtumissa:

  • Alkuperäinen summa (PVA) kentässä laskun euromäärinen summa on ollut 5.618,10
  • Suorituspäivän kurssin mukaan laskusta on pitänyt suorittaa suurempi summa 5.867,92, joka näkyy samassa kentässä
  • Näin ollen syntyy liikasuoritusta 249,82, joka jäisi toimittajan suoritustapahtumalle ja siten erottaisi myös kirjanpidon ostovelkatilin kanssa, ellei sitä korjattaisi sen suuruisella ostovelkatilille kohdistuvalla viennillä

Esimerkki 2 – osasuoritus

Valuuttamääräisestä laskusta tehdään osasuoritus:

  • Ehdota toimittajamaksuja eräajolla noudetaan laskut (tai tänään erääntyvät luettelosta)

  • Osasuorituksena maksettava summa muutetaan valuuttamääräisessä kentässä Maksetaan, jolloin myös euromääräisen kentän Summa (PVA) tieto päivittyy

Tiedot Maksuraportilla:

Lähetetty osamaksu tuodaan Maksupäiväkirjalle ja kirjataan:

Kirjaus KP-rekisteristä:

Laskun ja suoritustapahtuman tiedot Toimittajatapahtumissa:

Valuuttatapahtumat myyntilaskuille

Myyntisaatavien suoritusten käsittely Kassapäiväkirjalla viitesuoritusaineiston avulla ja käsin tehtynä poikkeavat hieman toisistaan.

Viiteaineiston käsittely

Viitesuoritusaineiston tuonnissa Kassapäiväkirjalle, käsitellään siinä mahdollisesti mukana olevat valuuttamääräiset tapahtumat samalla tavalla kuin kotimaan valuutassa olevat.

Järjestelmä osaa kirjata siitä mahdolliset valuuttaerot:

ja kohdistukset asiakastapahtumalle:

Suorituksen käsittely manuaalisesti

Tehdään valuuttamääräinen suoritus käsin Kassapäiväkirjalle

  • Kun Kohdistetaan asiakirjaan nro kenttään lähdetään hakemaan asiakkaan tapahtumaa kolmesta pisteestä, saadaan alla oleva ilmoitus
  • Ilmoitukseen pitää vastata Kyllä, jotta päästään valitsemaan kohdistettava asiakastapahtuma
  • Muutoin toimitaan samoin kuin normaalin käsin tehtävän suorituksen osalta

Käytettiinpä suoritusten kirjaamiseen viitesuoritusaineistoa tai tekemällä ne käsin Kassapäiväkirjalle, kirjataan suoritusten kirjanpitotapahtumat järjestelmän paikallisvaluutassa eli euroina. Asiakastapahtumille ne viedään myös laskun valuutassa.

Summat raporteilla

Seuraavilla raporteilla summat esitetään aina järjestelmän paikallisvaluutassa eli euroina.

  • Laske ja kirjaa ALV-laskelma
  • ALV-ilmoitus
  • Jydacom Raportit

Myyntisaatavien tilanne

Alla oleva koskee myös Ostovelkojen tilanne-raporttia.

Kun raportin tulostusvalinnoissa asetetaan Tulosta summa PVA asentoon Kyllä, niin kaikki raportin summat esitetään järjestelmän paikallisvaluutassa.

Kun valinta on Ei, esitetään rivikohtaiset summat valuutassa, mutta Yhteensä (PVA) rivillä ne muunnetaan järjestelmän paikallisvaluutaksi.