Johdanto
Tämän ohjeen tarkoituksena on selventää henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa Jydacom järjestelmässä. Ohje auttaa ymmärtämään, mitä henkilötietoja Jydacom järjestelmään kerätään ja mihin niitä käytetään.
Jydacom järjestelmää käyttävä yritys on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen rekisterinpitäjä. Rekisterinpitäjä määrää henkilörekisterin käytöstä ja huolehtii siihen liittyvistä velvollisuuksista.
Jydacom on järjestelmätoimittajana tietosuoja-asetuksen mukainen henkilötietojen käsittelijä. Jydacom tarvittaessa avustaa ja neuvoo rekisterinpitäjää tietosuojan noudattamisesta ja huolehtii järjestelmän ylläpitoon liittyvistä tehtävistä.
Mitä henkilötietoja Jydacom järjestelmässä käsitellään?
Jydacom järjestelmässä käsitellään sellaisia henkilötietoja, joita tarvitaan niiden toimintojen suorittamiseen, joihin järjestelmä on tarkoitettu.
Alla lueteltu esimerkkejä henkilötiedoista, joita Jydacom järjestelmässä käsitellään:
- Yksilöivät henkilötiedot: henkilötunnus, henkilön koko nimi, nimen mukainen sähköpostiosoite
- Muut henkilötiedot: kotiosoite, pankkitilinumero, puhelinnumero, sähköpostiosoite, ikä, sukupuoli, syntymäaika ja ammattinimike
- Lakisääteisiin vaatimuksiin ja verotukseen liittyvät tiedot: kulunvalvontatiedot, työntekijäilmoitustiedot, palkanlaskentaan liittyvät tiedot sekä ennakonpidätykseen liittyvät tiedot ja veronumero
- Arkaluonteiset henkilötiedot: Ammattiliiton jäsenyys
Tietosuoja-asetuksen arkaluonteisista henkilötiedoista järjestelmä edellyttää tietoa ammattiliiton jäsenyydestä, mikäli ammattiliiton jäsenmaksut pidätetään suoraan palkasta ja tilitetään työnantajan toimesta ammattiliitolle.
Miten Jydacom järjestelmässä käsitellään henkilötietoja ja millä oikeusperusteilla?
Henkilötietoja käsitellään järjestelmässä työsuhteen ylläpitoa, työaikakirjanpitoa, palkanlaskentaa, työntekijäilmoituksia ja kulunvalvontaa varten sekä työmaiden ja sopimuksien vastuiden- ja roolien ylläpitämiseksi. Henkilörekisteriä ylläpidetään Jydacom Palkat ja JIIRI Henkilöt sovelluksissa ja muu Jydacom järjestelmä hyödyntää henkilötietoja siinä määrin kuin järjestelmän toiminnan kannalta on tarpeellista.
Jydacom järjestelmä edellyttää tallennettavaksi vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat järjestelmän toiminnan sekä viranomaisraportoinnin kannalta aiheellisia.
Henkilötiedot kerätään järjestelmään rekisterinpitäjän toimesta sekä kolmansilta osapuolilta. Kolmansia osapuolia ovat esimerkiksi viranomaisten ylläpitämät rekisterit, kuten verohallinnon rekisterit, joista noudetaan tietoa järjestelmään esimerkiksi rajapintoja hyödyntäen.
Kenelle Jydacom järjestelmästä luovutetaan henkilötietoja?
Rekisterinpitäjä määrää tietojen luovuttamisesta kolmansille osapuolille. Jydacom järjestelmästä luovutetaan henkilötietoja esimerkiksi verohallinnolle rekisterinpitäjän täyttäessään rakentamiseen liittyvää tiedonantovelvollisuuttaan (työntekijäilmoitukset) tai lähettäessään tulorekisteriin palkansaajien palkkatietoilmoituksia.
Järjestelmästä ei luovuteta Jydacomin toimesta henkilötietoja kolmansille osapuolille ilman erillistä suostumusta rekisterinpitäjältä. Erillistä suostumusta voidaan joutua pyytämään, jos tarvitsemme ohjelmistokumppanilta teknistä tukea ja tuen antaminen edellyttää pääsyä ohjelmaan, jossa henkilötietoja ylläpidetään tai käsitellään.
Miten Jydacom järjestelmässä suojataan henkilötietoja?
Jydacomilla on käytössään teknisiä ja hallinnollisia turvallisuusmenettelyjä, joilla suojaamme henkilötietoja väärinkäytön, luvattoman käytön, muuntelun tai tuhoamisen varalta. Käytämme tietoturvasertifioitua konesalia, varmuuskopioimme ympäristömme säännöllisesti, verkkoliikenne on salattua ja pääsynhallinnalla sekä kaksivaiheisella tunnistautumisella varmistetaan, että ympäristöihin pääsevät käsiksi vain valtuutetut henkilöt.
Henkilötietoihin pääsyä ohjelmassa rajoitetaan käyttöoikeuksilla, joita hallinnoi Jydacom järjestelmässä rekisterinpitäjän pääkäyttäjä.
Oikeudet henkilötietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus tutustua rekisterinpitäjän hallussa oleviin henkilötietoihin, oikeus pyytää korjausta virheellisiin tai puutteellisiin tietoihin, siirtää tiedot järjestelmästä toiseen ja oikeus pyytää tietojen poistamista tai rajoittaa henkilötietojen käsittelyä huomioiden lainsäädännön vaatimukset.
Henkilötietojen käsittelijänä Jydacom tarvittaessa auttaa rekisterinpitäjää täyttämään edellä mainitut velvoitteet.
Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään Jydacom järjestelmässä?
Henkilötietoja pitää säilyttää Jydacom järjestelmässä niin kauan kuin niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty tai niin kauan kuin lainsäädännön vaatimukset säilyttämistä edellyttävät. Rekisterinpitäjän tulee pyytää henkilötietojen poistoa tai anonymisointia Jydacomilta, kun tietojen säilyttämiselle ei ole enää lainsäädännön vaatimuksia tai muuta tarvetta.
Esimerkkejä säilytysajoista
- Kulunvalvonta ja työntekijäilmoitukset: Tiedonantovelvollisen on säilytettävä työntekijätietoja kuusi vuotta työmaan valmistumisvuoden päättymisestä.
- Jydacom Palkat: Henkilötiedot tulee säilyttää vähintään 10 vuotta työsuhteen päättymisestä, koska tulorekisteri-ilmoituksille on säädetty 10 vuoden korjausvelvollisuus. Laki säätää myös velvoitteen antaa ilmoitetut tiedot uudelleen, jos tulorekisteriyksikölle ilmoitetut tiedot ovat tuhoutuneet.
- Työaikakirjanpito: Työnantajan on säilytettävä työaikakirjanpito työsuhteen kestäessä kuluvan vuoden lisäksi kaksi seuraavaa vuotta. Työsuhteen päätyttyä säilyttämisvelvollisuus on kaksi vuotta työsuhteen päättymispäivästä.
Miten voit ottaa yhteyttä Jydacomiin?
Jydacomiin saat yhteyden asiakaspalvelun kautta.
Puhelimitse (arkisin klo 9-15): 09 424 14 124
Sähköpostitse: tuki.jydacom@eg.fi