Kulunhallinta

Kulunhallinta on osa Jydacom Jiiri järjestelmää. Jiiriin kirjaudutaan osoitteesta portal.jydacom.fi. Kulunhallinnan käyttö vaatii käyttäjältä seuraavia asioita:

• Käyttäjätunnuksen Jydacom järjestelmään (vähintään M-taso)
• käyttöoikeudet Kulunhallinta ohjelmaan
• työmaakäyttöoikeudet työmaille, joilla Kulunhallintaan käytetään

Jiirissä Kuluhallinta ohjelma käynnistyy Kulunhallinta kuvakkeesta.

Kulunhallintaa voidaan käyttää seuraaviin asioihin työmaalla:

• työmaalla olevien yrityksien ja työntekijöiden tietojen keräämiseen
• työmaan alihankintaketjun rakenteen ylläpitoon
• verottajan työntekijäilmoitukseen tietojen ylläpitoon
• työmaan kulkulupaluettelon tietojen ylläpitoon.

Tässä aloitusoppaassa käsitellään peruskäyttötapaukset, joita käyttäjä tarvitsee Kulunhallinnan käytössä työmaalla. Ohjelmasta on erikseen pääkäyttäjän ohje, jossa kerrotaan pääkäyttäjän asiat (käyttöoikeudet, leimauslaitteiden kytkennät, jne.).

Kulunhallinnan vaatimukset TH Plussan työmaan perustiedoissa

Kulunhallinnan käyttö vaatii työmaan perustamista Tuotannonhallinta Plussaan. Työmaan perustiedoissa pitää olla seuraavat tiedot syötetty verottajan työntekijäilmoitusta varten

• käyttäjäyrityksen verottajan yhteyshenkilö
• työmaan käyntiosoite kaikki tiedot (osoite, postinumero ja postipaikka) TAI
• työmaan sijainti, käyntiosoitteesta postinumero ja postitoimipaikka

Lisäksi työmaan perustietoihin suositellaan antamaan seuraavat tiedot

• tilaaja ja tilaajan yhteyshenkilö. Näistä tiedoista tulee Kulunhallinnan alihankintaketjun tilaajan tiedot ja tilaajan alle voidaan lisätä tilaajan suorat alihankkijat (sivu-urakoitsijat)
• työmaan aloitus- ja lopetuspäivämäärät. Kulunhallinta lisää näiden päivämäärien perusteella kulkuluvan oletuspäivämääriä uusille työntekijöille

Kulunhallinnan käyttö työmaalla

Kulunhallinta ohjelma käynnistyy klikkaamalla Kulunhallinta kuvaketta.  

• Kulunhallinta ohjelman avautuessa taulukossa näkyvissä työmaat, joihin käyttäjällä on annettu työmaakäyttöoikeus Tuotannonhallinta Plussassa
• vasemmalla ylhäällä valittavana Leimaukset ja Työntekijät -välilehdet, joista kerrotaan myöhemmin ohjeessa (nämä käyttöoikeuksien takana ja eikä tämän takia näy kaikilla käyttäjillä)
• työmaita voidaan rajata työmaan tilojen mukaan valitsemalla missä tilassa olevat olevat työmaat näkyvät taulukossa esim. käynnissä olevat
• työmaista voidaan rajata näkyviin työmaat, joissa on tiedoissa puutteita esim. kulkulupapäivissä tai perehdytyksessä
• työmaan Kulunhallinta avataan tuplaklikkaamalla työmaan riviä taulukosta. Kulunhallinta avautuu työmaan Alihankintaketju -välilehdelle

Työmaan alihankintaketju

Alihankintaketjuun lisätään kaikki työmaalla olevat yritykset ja niiden työntekijät (tilaaja, päätoteuttaja, alihankkijat, alihankkijan alihankkijat, sivu-urakoitsijat, jne.). Näiden lisättyjen yrityksien, henkilöiden ja leimauksien perusteella saadaan verottajan työntekijäilmoituksen tiedot kerättyä ilmoittimelle ja lähetettyä verottajalle.

Alihankintaketjuun automaattisesti tulevat yritykset

Alihankintaketjuun lisätään yrityksiä automaattisesti seuraavissa tilanteissa:

• käyttäjäyritys tulee automaattisesti kulunhallinnan alihankintaketjuun
• jos Tuotannonhallinta Plussa työmaan perustiedoissa on annettu tilaajan tiedot, niin ne tulevat ylimmäiseksi alihankintaketjuun
• toimittajan kanssa tehdään sopimus Ostosopimuksissa ja sopimus vaihdetaan tilattu tilaan, niin toimittaja lisätään käyttäjäyrityksen alle alihankintaketjuun

Nämä automaattisesti lisätyt yritykset ovat sellaisia, ettei niitä voi poistaa Kulunhallinnan alihankintaketjusta.

Lisäksi yrityksiä ja työntekijöitä lisätään automaattisesti Kulunhallinnan alihankintaketjuun leimauksien perusteella. Työntekijän leimauksen jälkeen ohjelma tarkastaa löytyykö työntekijän yritystä ja työntekijää työmaan alihankintaketjusta, jos niitä ei ole alihankintaketjussa, niin ne lisätään automaattisesti sinne. Tämä automaattinen lisäys onnistuu, jos jompikumpi alla olevista ehdoista täyttyy:

• työntekijä tunnistetaan tunnisteen koodin perusteella esim. työntekijä on ollut aikaisemmin käyttäjäyrityksen toisella työmaalla ja tiedot on silloin talletettu järjestelmään (työntekijällä käytössä sama tunniste edelleen)
• uusi työntekijä leimaa aktiivisella Valttikortilla leimauslaitteella, jolloin tiedot haetaan Vastuu Groupin Valttikorttirekisteristä ja ohjelma lisää yrityksen sekä työntekijän työmaalle.

Uuden yrityksen lisääminen alihankintaketjuun

Uuden yrityksen (Yritykset ohjelmassa oleva yritys) lisääminen alihankintaketjuun tehdään seuraavasti

• valitaan alihankintaketjusta yritys, jonka alle lisättävä yritys lisätään alihankkijaksi. Painetaan Lisää yritys painiketta

• ohjelma avaa Valitse yritykset ikkunan. Ikkunan vasemmassa yläkulmassa kaksi valintaa, joilla voidaan vaikuttaa taulukossa näkyvissä oleviin yrityksiin. Näytettävät yritykset valinnassa Toimittajat / Kaikki. Toimittaja valinnalla näkyy ainoastaan toimittajat ja Kaikki valinnalla kaikki yritykset (myös muut yritykset kuin toimittajat). Yrityksen tila valinnassa aktiiviset ja kaikki. Valinnalla aktiiviset näkyy ainoastaan aktiiviset yritykset ja valinnalla kaikki näkyy kaikki Yritykset ohjelman yritykset tilasta riippumatta.

• ensimmäisenä yrityksen haku kannattaa tehdä aktiivisista toimittajista (vasemman yläreunan valinnat toimittaja ja aktiivinen). Jos yritystä ei löydy, niin voidaan hakua ehtoa laajentaa esim. kaikki ja aktiivinen, jne. Lisättävää yritystä kannattaa hakea taulukosta esim. y-tunnuksella tai nimellä. Jos haulla (y-tunnuksella) löytyy yrityksiä useampia, niin kannattaa varmistaa ennen valitsemista, että kyseessä on oikea yritys valittavista (esim. valitaan aktiivinen ei passiivista, jos sama yritys löytyy aktiivisena ja passiivisena). Valitaan yritys taulukon vasemmasta reunasta ja painetaan Ok painiketta

• yrityksen valinta ikkuna sulkeutuu ja valittu yritys lisätään alihankintaketjussa valitun yrityksen alihankkijaksi

Jos yritystä ei löydy Valitse yritys ikkunan taulukosta, niin silloin yritys pitää perustaa ennen lisäämistä. Uuden yrityksen lisääminen aloitetaan samalla tavalla eli valitaan yritys, jonka alle ollaan lisäämässä alihankkijaa ja painetaan Lisää yritys painiketta, jolloin aukeaa Valitse yritys ikkuna.

• painetaan Valitse yritykset ikkunan Lisää painiketta (jos Lisää painiketta ei ole ikkunassa, niin silloin käyttäjältä puuttuu käyttöoikeus uuden yrityksen perustamiseen)

• avautuvaan ikkunaan annetaan uuden lisättävän yrityksen nimi mahdollisimman täydellisesti

• painetaan tabulaattoria tai klikataan hiirellä kentän ulkopuolella, niin ohjelma hakee annetun nimen perusteella yritystä YTJ:n rekisteristä. YTJ tiedot ikkunaan tulee hakuehdon täyttävä yritykset ja sieltä voidaan valita perustettava yritys tuplaklikkaamalla riviä. Jos haettavaa yritystä ei tullut listalle, niin sulje ikkuna ja tarkasta annettu nimi ja hae uudestaan yrityksen tietoja

• tarkastetaan yrityksen tiedot ja lisätään puuttuvat tiedot. Tämän jälkeen talletetaan yritys painamalla Tallenna painiketta

• yrityksen lisäys ikkuna sulkeutuu ja yritys on lisätty Yritykset ohjelmaan. Yrityksen ohjelmaan lisätty yritys lisätään alihankintaketjuun valitun yrityksen alihankkijaksi

• jos talletuksen yhteydessä tulee ikkuna, jossa kerrotaan samalla y-tunnuksella löytyvän yritys, niin silloin yritys on jo perustettu Yritykset ohjelmaan. Tässä tilanteessa kannattaa painaa Ei painiketta (ei perusteta uutta yritystä samalla y-tunnuksella). Suljetaan ikkuna ja suljetaan uuden yrityksen perustamisen ikkuna ja yritetään hakea yritystä uudestaan Valitse yritys ikkunasta ja lisätään sieltä olemassa oleva yritys

Yrityksen poistaminen alihankintaketjusta

Alihankintaketjusta ei saa poistettua tilaaja (pitää poistaa työmaan perustiedoista), käyttäjäyritystä ja ostosopimuksen kautta tulleita yrityksiä. Yrityksen poistaminen työmaalta poistaa myös kyseisen yrityksen työntekijät työmaalta. HUOM! jos yrityksen työntekijöillä on leimauksia, niin ne pitää poistaa ennen yrityksen poistamista.

• valitaan yritys alihankintaketjusta ja valitaan Toiminnot => Poista yritykset

• ohjelma ilmoittaa yrityksen poistamisen ja suljetaan ikkuna Ok painikkeesta. Ohjelma palaa alihankintaketjuun ja sieltä on valittuna ollut yritys poistettu

Yrityksen siirtäminen alihankintaketjussa

Yrityksen siirtäminen siirtää yrityksen ja sen työntekijät alihankintaketjussa valitun yrityksen alihankkijoiksi.

• valitaan alihankintaketjussa siirrettävä yritys ja valitaan Toiminnot => Siirrä yritys

• valitaan avautuvasta Valitse yritys ikkunassa yritys, jonka alle alihankintaketjussa valittu yritys siirretään ja painetaan Ok

• ohjelma palaa Alihankintaketjuun ja valittu yritys sekä sen työntekijät on siirretty valitun yrityksen alihankkijaksi

Alihankintaketjun yrityksien työntekijöiden lisääminen

Alihankintaketjuun lisätään kaikki työmaalla työskentelevät työntekijät. Näiden tietojen perusteella saadaan työmaan kulkulupaluettelo ja verottajan työntekijäilmoituksen tiedot.

Käyttäjäyrityksen henkilöiden lisääminen

Käyttäjäyrityksen työntekijöiksi voidaan lisätä vain Henkilöt ohjelmassa olevia henkilöitä. Jos sieltä ei löydy lisättävää henkilöä, niin pitää varmistaa onko henkilöä perustettu JD-Palkkoihin. Jos henkilöä ei löydy JD-Palkoista, niin se pitää perustaa sinne.

• tuplaklikataan käyttäjäyrityksen riviä alihankintaketjussa

• avautuvassa Henkilöt ikkunasta on tällä hetkellä työmaalle lisätyt työntekijät. Uuden työntekijän saa lisätty painamalla Lisää henkilö painiketta

• avautuvassa Valitse henkilöt ikkunassa on käyttäjäyrityksen valittavana olevat työntekijät. Valitaan vasemmasta reunasta lisättävät työntekijät ja valinnan jälkeen painetaan Ok painetta

• ohjelma palaa Henkilöt ikkunaan. Tässä kohdassa annetaan lisätyille henkilöille kulkulupapäivät. Kun kulkulupapäivät annettu, niin suljetaan oikean yläkulman rastista

• ohjelma palaa alihankintaketjuun. Täällä painetaan vielä Tallenna painiketta, niin lisätyt työntekijät talletetaan käyttäjäyrityksen työmaan työntekijöiksi

Alihankkijan henkilöiden lisääminen

Alihankkijoiden henkilöitä lisätään kahdella eri tavalla, riippuen onko henkilö aikaisemmin työskennellyt jollakin käyttäjäyrityksen työmaalla vai ei.

Alihankkijan henkilö työskennellyt aikaisemmin käyttäjäyrityksen työmaalla

Jos työntekijä on työskennellyt jollakin käyttäjäyrityksen aikaisemmalla työmaalla, niin silloin hänet on lisätty yrityksen työntekijäksi ohjelmassa. Tässä tapauksessa tiedot löytyvät jo yrityksen alta ja lisääminen tapahtuu samalla tavalla kuin käyttäjäyrityksen työntekijät kappaleessa. Ainoastaan muutoksena, että tuplaklikataan sitä yritystä, jolle ollaan lisäämässä työntekijää

Alihankkijan henkilö ei ole aikaisemmin työskennellyt käyttäjäyrityksen työmaalla

Jos työntekijällä on Valttikortti käytössä, niin helpointen henkilön saa lisättyä työmaalle leimaamalla työntekijän Valttikortti leimauslaitteeseen, niin ohjelma hoitaa lisäyksen automaattisesti. Tämän jälkeen voidaan ohjelmasta tarkastaa, että tiedot ovat oikein.

Jos työntekijä halutaan lisätä manuaalisesti, niin se tapahtuu seuraavasti

• tuplaklikataan alihankintaketjusta yrityksen nimeä, jolle ollaan lisäämässä uutta työntekijää. Jos yritystä ei ole, niin se pitää ensimmäisenä lisätä alihankintaketjuun

• avautuvassa Henkilöt ikkunasta on tällä hetkellä yritykselle työmaalle lisätyt työntekijät. Uuden työntekijän saa lisätty painamalla Lisää henkilö painiketta

• avautuvassa Valitse henkilöt ikkunassa on valitun yrityksen aikaisemmin eri työmailla perustetut työntekijät. Tarkasta löytyykö tästä taulukosta lisättävää työntekijää, jos ei löydy, niin paina Lisää painiketta, jolloin lisätään uusi työntekijä yritykselle

• jos työntekijällä on Valttikortti, silloin helpointa hakea tiedot Valttikorttirekisteristä. Painetaan Veronumero.fi painiketta. Tietoja voidaan hakea veronumerolla tai viivakoodilla. Annetaan henkilön veronumero/viivakoodi valinnan mukaan kenttään ja painaa Hae painiketta.

• Tämän jälkeen haku hakee henkilön tiedot henkilö ikkunaan (vaatii aktiivisen Valttikortin). Tarkastetaan tiedot ja lisätään tarvittavat tiedot. Lopuksi talletetaan tiedot painamalla Tallenna painiketta

• jos kyseessä työntekijä, jolla ei ole Valttikorttia, niin annetaan tiedot ikkunaan (etu- ja sukunimi, veronumero, syntymäaika ja työsuhteen laatu. Jos työntekijälle annetaan leimauslätkä, niin syötetään sen tunnus tunniste kenttään). Kun tiedot on annettu, painetaan Tallenna painiketta
• ohjelma palaa yrityksen henkilöt ikkunaan. Tässä ikkunassa annetaan vielä kulkuluvan päivämäärät. Kun tiedot on annettu, niin henkilöstö ikkunan suljetaan oikean yläkulman rastista

• ohjelma palaa alihankintaketjuun. Painetaan Tallenne painiketta, niin lisätyt työntekijät tallentuvat työmaan työntekijöiksi

Henkilön perehdytys

Jos työmaalla ylläpidetään työntekijöiden perehdytystietoja, niin silloin työmaan työntekijät pitää perehdyttää ohjelmassa työmaalle. Perehdytyksessä työntekijälle lisätään perehdyttäjä ja perehdytyspäivämäärä.

• valitaan Toiminnot => Työmaaperehdytys. Aukeaa ikkuna, johon on haettu kaikki työmaan perehdyttämättömät työntekijät

• valitaan perehdyttäjä ja perehdytys päivämäärä. Valitaan listalta henkilöt, jotka perehdytetään ja painetaan Merkitse perehdytyksi. Ohjelma palaa alihankintaketju ikkunaan ja valituille henkilöille tulee annetut perehdytystiedot

Henkilön tietojen muokkaaminen

Omien työntekijöiden tietoja ei voida muokata Kulunhallinnan kautta. Omien työntekijöiden tiedot päivitetään palkkoihin tai Jiirin Henkilöt ohjelmaan. Alihankkijoiden työntekijöiden tietoja voidaan muuttaa Kulunhallinnasta käsin.

• tuplaklikataan alihankintaketjusta yrityksen nimeä, jonka henkilön tietoja ollaan muokkaamassa, niin avautuu yrityksen työmaalle lisätyt henkilöt

• avautuvassa Henkilöt ikkunasta valitaan henkilö, jonka tietoja muokataan. Valitaan Toiminnot => Muokkaa henkilöä

• avautuvassa ikkunassa on valitun henkilön tiedot. Muokataan tarvittavat tiedot. Kun tiedot ovat muokattu painetaan Tallenna painiketta. Jos tietoja ei muokata, niin ikkuna voidaan sulkea rastista.

• ohjelma palaa henkilöt ikkunaan, joka voidaan sulkea oikean yläkulman rastista ja ohjelma palaa alihankintaketjuun

Henkilön poistaminen alihankintaketjun yritykseltä

Työmaalta voidaan poistaa lisättyjä henkilöitä, mutta henkilöillä ei saa olla leimauksia työmaalle. Jos henkilöllä on leimauksia, niin ne pitää poistaa ensimmäisenä Leimaukset välilehdeltä ja sitten voidaan poistaminen tehdä.

• tuplaklikataan alihankintaketjusta yritystä, jonka henkilö halutaan poistaa työmaalta, niin avautuu yrityksen työmaalle lisätyt henkilöt

• valitaan vasemmasta reunasta työntekijä, jotka halutaan poistaa. Valitaan Toiminnot => Poista henkilöt toiminto

• ohjelma poistaa valitun henkilön. Suljetaan ikkuna oikean yläkulman rastista

• ohjelma palaa alihankintaketju välilehdelle ja vahvistetaan poistaminen painamalla Tallenna painiketta alihankintaketju välilehdellä

Ilmoita työntekijät (erikseen aktivoitava ominaisuus)

Ilmoita työntekijät toiminnolla voidaan ilmoitta manuaalisesti henkilöitä ilmoituksille. Tätä käytetään työmailla joilla ei ole leimauslaitetta tai jos tarvitsee leimauslaitteellisen työmaalla saada lisättyä ilmoitukselle henkilö, joka ei ole kyseisenä kuukautena leimannut työmaalla.

• valitaan Toiminnot => ilmoita työntekijät, jonka jälkeen aukeaa ikkuna jossa ilmoittimen kausille tapahtuu

• Ilmoita työntekijät ikkunassa valitaan ilmoituskausi ja sitten vasemmasta reunasta merkataan henkilöt, jotka lisätään kausille. Jos työmaalla käytössä leimauslaite, niin oikean reunan Leimauksia sarakkeessa on merkintä, jos henkilöllä jo leimauksia kyseisenä kuukautena. Kun henkilöt valittu, niin painetaan Tallenna, jolloin tiedot tallennetaan ja ohjelma palaa alihankintaketju välilehdelle

Luotettava kumppani puuttuvien raporttien haku ja raporttien päivitys

Kulunhallinnan alihankintaketjussa näytetään automaattisesti yrityksien Luotettava kumppani -raportit yrityksillä, joille se on haettu Jiirissä aikaisemmin esim. toimittajille ostolaskujen tai sopimuksien kautta. Jos joiltakin yrityksiltä puuttuu Luotettava kumppani raportit, niin ne voidaan hakea ohjelmaan Hae puuttuvat Luotettava kumppani -raportit toiminnon kautta. Alihankintaketjussa olevat luotettava kumppani raportit voidaan päivittää toiminnon Päivitä luotettava kumppani -raportit kautta

• valitaan Toiminnot => Hae puuttuvat Luotettava kumppani -raportit tai Toiminnot => Päivitä luotettava kumppani -raportit riippuen kummanko toiminnon haluaa suorittaa

Alihankintaketjun yrityksien viesti Exceliin

Kulunhallinnan alihankintaketjun yrityksien tiedot voidaan viedä Exceliin. Vienti vie oletuksena kaikki alihankintaketjun yritykset ja yritykset osuudessa valittuna olevien sarakkeiden tiedot Exceliin. Taulukko suodattamalla voi rajata yrityksiä ja silloin Exceliin tulee taulukossa näkyvät yritykset

• valitaan Toiminnot => Vie Exceliin (yritykset)

• ohjelma tekee Excel tiedosto. Kun Excel tiedosto avataan, niin siellä alihankintaketjun yritykset ja valittuina olevien sarakkeiden tiedot

Leimaukset välilehti

Leimaukset välilehdellä hallinnoidaan työmaan leimauslaitteista tehtyjä leimauksia ja voidaan lisätä manuaalisesti leimauksia. Leimaukset välilehdellä on työmaan kaikki leimaukset (ilmoita työntekijät toiminnon kautta tehdyt leimaukset eivät näy tässä taulukossa). Leimauksia voidaan käsitellä kahdella eri tavalla

• Leimaukset valinnalla leimaustiedosta tulee yksi leimausrivi taulukkoon

• Työajat valinnalla sisään ja ulos leimauksista muodostetaan parit, jotka näytetään Aikaväli sarakkeessa. Jos valittuna Työajat, niin määrä sarakkeessa nähdään työajan kesto ja taulukon oikeaan alakulmaan lasketaan työaikojen summa

Lisää leimaus

Lisää toiminnon kautta lisätään työntekijälle sisään ja ulos leimaus työmaalle

• painetaan Lisää painiketta ja avautuu leimauksen syöttö ikkuna. Lisää leimaus ikkunaan valitaan valintalistalta työntekijä. Sisään- ja ulosleimaus kenttiin voidaan syöttää suoraan päivämäärä ja kellonaika. Jos leimaustiedot halutaan antaa kalenterista, niin painetaan kentän oikean reunan kalenteri kohdasta. Aukeaa ikkuna, josta valitaan päivä ja kellonaika leimauksella. Kun tiedot annettu painetaan Ok painiketta ja ohjelma palaa Lisää leimaus ikkunaan

• talletetaan leimaukset painamalla Tallenna painiketta. Ohjelma palaa Leimaukset välilehdelle ja taulukossa on lisätyn leimauksen tiedot

Leimauksien toiminnot

Leimaukset välilehdellä on Toiminnot painikkeessa toimintoja, joilla voidaan poista ja siirtää leimauksia sekä vaihtaa leimauksen työmaata ja työntekijää.

Poista leimaukset

Poista leimaukset toiminnolla poistetaan yksi tai useampi leimaus.

• valitaan poistettava leimaus/leimaukset taulukosta ja valitaan Toiminnot => Poista leimaus ja ohjelma poistaa valitut leimaukset (poistetut leimaukset löytyvät Poistetut leimaukset ikkunasta, jos niitä tarvitsee myöhemmin tarkastella)

Vaihda työmaata

Vaihda työmaalla toiminnolla siirretään leimaus/leimaukset toiselle työmaalle.

• valitaan työmaalta toiselle vaihdettavat leimaukset ja valitaan Toiminnot => Vaihda työmaata

• valitaan Valitse työmaa ikkunasta työmaa (listalla ne työmaat, joihin käyttäjällä työmaakäyttöoikeudet), jolle leimaus/leimaukset siirretään ja painetaan OK. Tämän jälkeen ohjelma palaa leimaukset välilehdelle ja valitut leimat on siirretty toisella työmaalle

Vaihda henkilöä

Vaihda henkilöä toiminnolla vaihdetaan leimaus/leimaukset toiselle työntekijälle (henkilölle)

• valitaan vaihdettavan työntekijän leimaus/leimaukset taulukosta ja valitaan Toiminnot => Vaihda henkilö

• valitaan Valitse henkilö ikkunasta työntekijä, jolle leimaus/leimaukset siirretään ja painetaan OK

• ohjelma palaa Leimaukset välilehdelle ja leimaukset siirtyneet uudelle valitulle henkilölle

Siirrä leimausta

Siirrä leimausta toiminolla siirretään leimauksen kellonaikaa aikaisemmaksi tai myöhemmäksi.

• valitaan työntekijän siirrettävä leimaus taulukosta ja valitaan Toiminnot => Siirrä leimaus

• siirrä leimausta ikkunassa voidaan syöttää kenttään uusi leimausaika tai painaa kalenteri kuvaketta ja annetaan kalenteri ikkunassa uusi aika. Kun uusi aika annettu, niin painetaan OK

• kun muutokset tehty painetaan Siirrä leimaus ikkunassa Tallenna ja ohjelma palaa Leimaukset välilehdelle ja valitun leimauksen aika on siirretty

Vaihda suuntaa

Vaihda suuntaa toiminnolla vaihdetaan leimauksen suunta esim. sisään leimaus ulos leimaukseksi.

• valitaan suuntaa muutettava leimaus ja valitaan Toiminnot => Vaihda suunta

• ohjelma suorittaa leimauksen suunnan muutoksen

Lisää leimaus

Lisää leimaukselle lisätään valitulle leimaukselle leimaustieto toiseen suuntaan (jos valittuna ulos leimaus, niin tehdään sisään leimaus ja toistenpäin).

• valitaan leimaus, johon lisätään toiseen suuntaan leimaus ja valitaan Toiminnot => Lisää leimaus

• lisää leimausta ikkunassa voidaan syöttää kenttään leimausaika tai painaa kalenteri kuvaketta. Kun leimausaika annettu, niin painetaan Tallenna

• ohjelma palaa leimaukset välilehdelle ja uusi lisätty leimaus tulee taulukkoon

Näytä poistettavat leimaukset

Kulunhallinnasta poistettavia leimaukset ei poisteta ohjelmasta, vaan niiden tilaa muutetaan ja ne löytyvät poistettavat leimaukset ikkunasta.

• valitaan Toiminnot => Näytä poistettavat leimaukset toiminto. Avautuu uusi leimaukset ikkuna, jossa työmaalta poistetut leimaukset

Hae Valttikortin tiedot

Hae Valttikortin tiedot voidaan hakea valitun rivin Valttikortin tiedot. Esim. tilanteessa, jossa ei ole leimaukselle tullut henkilön tietoja ja kommentti sarakkeessa lukee ”Sama tunnus usealla yrityksellä”, niin tällä toiminolla voidaan selvittää, kenestä henkilöstä on kysymys.

• valitse leimaukset taulukosta leimaus, jonka tiedot haetaan (rivin tunnistella haetaan tietoja). Valitaan Toiminnot => Hae Valttikortin tiedot

• avautuvaan ikkunaan tulee Valttikorttirekisteristä palautetut tiedot. Jos Valttikortti suljettu, niin ohjelma ilmoittaa, että Valttikortti on suljettu

• jos tunnistella ei löydy tietoja Valttikorttirekisteristä, niin ohjelma ilmoittaa siitä myös ilmoituksella.

Vie Exceliin

Vie Exceliin toiminnolla muodostetaan Excel tiedosto taulukossa olevista tiedoista.

• taulukosta voidaan suodattaa esim. yrityksen, työntekijän, ajan, jne. mukaan leimaustietoja. Kun suodatukset tehty valitaan toiminnoista Vie Exceliin toiminto

• klikataan Excel tiedostoa, niin tiedosto aukeaa Exceliin ja siellä on taulukkoon suodatetut rivit

Leimauksien kuittaus eri tilanteissa

Leimaukset välilehden oikeaan yläkulmaan tulee erilaisia huomautuksia leimauksiin liittyen esim. uusien yrityksien ja henkilöiden automaattisesta lisäämisestä, leimauksista, joita ei voitu tunnistaa, jne.

Automaattisten leimauksien kuittaus

Leimaukset välilehden oikean yläkulmaan tulee huomautus käyttäjällä, jos työmaan alihankintaketjuun on lisätty automaattisesti yrityksiä ja työntekijöitä, leimauksien tiedoissa lisätietoa esim. Valttikortti suljettu, jne. Käyttäjän voi tarkastaa nämä ja kuitata (jos ei kuittaa, niin ilmoitus näkyy koko ajan ohjelmassa).

• klikataan kohtaa ”Järjestelmässä on leimauksia, joihin on automaattisesti lisätty tietoja”.

• avautuu uusi taulukko, jossa on nyt nämä leimaukset, jotka on lisätty automaattisesti. Jos taulukossa olevat rivit ovat oikein, niin vasemmasta yläkulmasta voidaan valita kaikki taulukon rivit tai valita rivi kerralla kuitattavat rivit. Valinnan jälkeen painetaan Kuittaa painiketta. Kuittauksen jälkeen leimaukset on hyväksytty ja poistuvat tästä taulukosta. Ohjelma palaa leimaukset välilehdelle

Virheellisten leimauksien kuittaus

Leimaukset välilehden oikean yläkulmaan tulee huomautus käyttäjällä, jos työmaan alihankintaketjuun on leimattu tunnisteella, johon ei ole kytketty työntekijää tai tietoja ei löydy Valttikorttirekisteristä. Käyttäjän pitää tarkastaa nämä ja ottaa kantaa näihin. Jos tiedetään kenelle nämä leimaukset kuuluvat, niin leimauksille voidaan lisätä työntekijä. Jos ei tiedetä kenen leimauksia, niin ne voidaan poistaa.

• klikataan kohtaa ”Järjestelmässä on leimauksia, joilta puuttuu henkilö”

• avautuu uusi taulukko, jossa on nyt nämä leimaukset, joista puuttuu työntekijän tiedot. Tietoja voi yrittää hakea/selvittää Toiminnot => Hae Valttikortin tiedot toiminnolla. Jos saadaan selville kenen leimauksia nämä ovat, niin valitaan leimaukset ja valitaan Toiminnot => Vaihda henkilö toiminto ja vaihdetaan leimaukset oikealle henkilölle. Jos tietoja ei saada selville kenen leimauksista on kyse, niin valitaan leimaukset ja valitaan Toiminnot => Poista leimaukset toiminnolla. Kun toiminnot tehty, niin Peruuta painikkeen kautta pääsee palaamaan Leimaukset välilehdelle

Työntekijät -välilehti

Työntekijät -välilehdeltä voidaan tarkemmin katsoa erilaisia tietoja työntekijöistä, tulostaa työntekijäluettelo eri muodoissa ja siirtää työntekijätietoja Exceliin.

Työntekijäluettelo

Työmaan työntekijäluettelo voidaan tulosta kahdesta eri paikasta Työntekijät- tai Alihankintaketju -välilehdeltä. Toiminnallisuus on muuten sama, mutta Työntekijät -välilehdelle käsitellään kaikkien yrityksien työntekijöitä, kun alihankintaketju -välilehdellä voidaan valita tulostettavat työntekijät yrityksittäin. Itse työntekijäluettelon toiminnot ovat ihan sama kumpaako kautta luettelo otetaan.

• valitaan Toiminnot => Tuloste työntekijäluettelo

• Avautuu työntekijäluettelo asetukset ikkuna. Tästä valitaan mitä tietoja ja missä muodossa tulee työntekijäluetteloon.

• Tuloste => valitaan tulosteen tyyppi, virallinen, sisäinen tai ilmoitetut. Virallisessa työntekijäluettelossa 5 pakollista tietoa, nimi, veronumero, syntymäaika ja kulkuluvan päivämäärät, voidaan lisäksi valita 3 tietoa vapaasti. Sisäisessä työntekijäluettelossa pakollinen tieto henkilö ja 7 tietoa voi valita vapaasti. Ilmoitus tulosteessa pakollisena tieto henkilö ja 7 tietoa voi valita vapaasti. Huomio, jos valitsee ilmoitin tulosteen, niin tälle listaukselle tulee aina vaan valitun kauden verottajan ilmoituksella ilmoitetut työntekijä

• Rivienjärjestys => Yritys ja henkilö, yritykset valinnan listataan yrityksen tiedot ja niiden alle yrityksen työntekijät. Henkilö valinnalla työmaan henkilöt tulevat nimen mukaan aakkosjärjestyksessä. Jos valinta Ryhmitellään yrityksittäin päällä, niin valinta on silloin Yrityksittäin. Jos sen haluaa vaihtaa henkilöittäin, niin pitää aluksi poistaa valinta Ryhmitellään yrityksittäin ja sen jälkeen voidaan listalta valita henkilöittäin

• ilmoitetut työntekijäluettelossa valitaan ilmoituskausi valintalistasta kuukausi, jonka ilmoitetut työntekijät tulevat tulosteelle.  Listataan vain paikalla olevat => tulosteeseen tulee henkilöt, jotka leimaustietojen mukaan paikalla työmaalla

• Ryhmitellään yrityksittäin => ryhmittelee yrityksien mukaan työntekijät luetteloon (tässä tapauksessa rivi järjestys valinta lukossa ja valita yrityksittäin)

• Listataan vain paikalla olijat tulostaa leimaustietojen mukaan työmaalla paikalla olevat työntekijät. Jos tuloste kohdassa valittuna Ilmoitetut, niin silloin valintaa ei voi valita

• Korostetaan paikalla olijat valinnalla valitaan korosteväri kohdassa väri , jolla korostetaan leimaustietojen mukaan paikalla olijat.

• Näytetään alihankintaketjun rakenne tulostaa kaikki alihankintaketjun yritykset ja merkitsee niiden paikan yrityksen nimen eteen. Tähän listaukseen tulee myös yritykset, joilla ei ole omia työntekijöitä työmaalla

• Sarakkeet => voidaan valita sarakkeet, mitkä tulostetaan pakollisten sarakkeiden lisäksi tulosteeseen. Harmaalla pohjalla sarakkeet, jotka tulevat pakolliseksi tulostetyypin mukaan. Valkoisella oleviin sarakkeisiin voidaan valita tiedot mitä halutaan pakollisten tietojen lisäksi tulosteeseen esim. perehdytystiedot

• Kun asetukset tehty, niin painetaan Tuloste työntekijäluettelo painiketta, niin ohjelma muodostaa pdf tulosteen listauksesta. Kun pdf avataan, niin siinä työntekijäluettelo annetuilla asetuksilla

Excel -vienti

Työntekijät välilehdellä Vie Exceliin toiminnolla viedään taulukossa olevien sarakkeiden ja rivien tiedot.

• taulukon sarakkeita muokkaamalla valitaan tiedot mitä työntekijöistä siirretään Exceliin. Taulukon suodatusrivillä rajataan tulostettavat työntekijät esim. yrityksen mukaan ja painetaan Vie Exceliin

• avautuu Excel tiedosto, jossa nyt työntekijät -välilehdellä taulukossa olleet henkilöt