Pääkäyttäjän ohje Kulunhallintaan

Pääkäyttäjän ohjeessa käydään läpi pääkäyttäjän hallinnoimat osuudet Kulunhallinnasta. Näitä ovat esim. käyttöoikeudet, asetukset ja leimauslaitteiden kytkeminen. 

Kulunhallinnan käyttöoikeudet

Kulunhallinnan käyttöoikeudet määritetään Jiirin Käyttöoikeudet ohjelmassa. Ohjeessa on käyty läpi vain Kulunhallintaan liittyvät käyttöoikeudet. Asiakaspalvelun portaalista löytyy tarkemmat ohjeet Käyttöoikeudet ohjelman käyttöön. Käyttöoikeudet löytyvät ratas pikakuvakkeen alta

Kulunhallinta ohjelma kohdasta löytyy seuraavat käyttöoikeudet.

Käyttöoikeuksien kuvaukset:

• Kulunhallinta => käyttäjä pääsee Kulunhallinta ohjelmaan. Käyttäjä pystyy katsomaan työmaan (niillä työmailla, joihin käyttäjälle on annettu työmaakäyttöoikeus TH Plussassa) alihankintaketjua ja lisäämään sinne yrityksiä (ei perustamaan uusia yrityksiä). Käyttäjä voi lisätä alihankintaketjun yrityksillä olemassa olevia henkilöitä (ei perustamaan uusia henkilöitä yritykselle).
• Leimaukset => käyttäjä pääsee lisäämään/muokkaamaan/poistamaan kaikkien työmaiden leimauksia.
• Leimauslaitteiden hallinta => käyttäjä pääsee lisäämään Kulunhallintaan uusia leimauslaitteita ja liittämään/poistamaan niitä työmailta. Lisäksi käyttäjä pystyy aktivoimaan ja passivoimaan leimauslaitteita.
• Perehdytys => käyttäjä pääsee perehdyttämään työmaan työntekijöitä.
• Työmaiden leimaukset => käyttäjä pääsee lisäämään/muokkaamaan/poistamaan työmaan leimauksia (työmaan Kulunhallinnan alla olevalla leimaukset välilehdelle).

Lisäksi yleisistä oikeuksissa löytyy seuraavat oikeudet:

• Yleiset oikeudet => käyttäjä saa oikeudet yleisiin oikeuksiin (tämä pitää olla Kyllä, että käyttäjälle voidaan antaa alemman tason oikeuksia).
• Henkilön tiedot => käyttäjä pääsee lisäämään uusia henkilöitä ja muokkaamaan henkilöiden tietoja (ei tunnistetta ja syntymäaikaa, näillä omat alla olevat käyttöoikeudet).
• Kulkuluvan tunnisteen muokkaus => käyttäjä pääsee antamaan henkilölle uuden tunnisteen tai muokkaamaan olemassa olevaa tunnistetta.
• Syntymäaika => käyttäjä näkee henkilöiden syntymäajat. Pääsee antamaan henkilölle uuden syntymäajan tai muokkaamaan olemassa olevaa syntymäaikaa.

Lisäksi yritykset oikeuksissa löytyy seuraavat käyttöoikeudet:

• Yritykset => käyttäjä saa oikeudet Yritykset ohjelmaan (tämä pitää olla Kyllä, että käyttäjälle voidaan antaa oikeus yrityksen perustamiseen).
• Yrityksen perustaminen => pääsee lisäämään uusia yrityksiä Yritykset ohjelmaan, jos yritystä ei ole Yritykset ohjelmassa

Kulunhallinnan asetukset

Kulunhallinta ohjelmassa on muutamia Jiirin Asetukset ohjelmassa määriteltäviä asioita. Asetuksien muokkausta varten pitää antaa Käyttöoikeuksista oikeus Asetukset => Kulunhallinta.

Jiirin asetukset ohjelmassa on välilehti Kulunhallinta, josta löytyy Kulunhallinnan asetukset. Kulunhallinnan alta löytyy kolme eri asetus kohtaa: Perusasetukset, Perehdytystiedot ja Laskutustiedot.

Perusasetukset

Kulunhallinnan perusasetuksissa määritetään seuraavia asioita.

automaattiseen uloskirjaukseen liittyvät asetukset. Jos halutaan käyttää automaattista uloskirjausta, niin valitaan Kyllä ja annetaan uloskirjauksen aika (työajan kesto, minkä jälkeen henkilö kirjataan ulos työmaalta. Esim. asetuksissa asetetaan aikarajaksi 8h. Jos henkilö on leimannut aamulla töihin sisään klo 6:55, niin ulos leimaus tehdään klo 14:55. Uloskirjautuminen tapahtumaa seuraavana yönä ajettavassa ajossa).

• Automaattinen uloskirjaus => jos halutaan käyttää työmailla (koskee kaikki työmaita) automaattista uloskirjausta, niin valitaan Kyllä ja annetaan uloskirjauksen aika (työajan kesto, minkä jälkeen henkilö kirjataan ulos työmaalta). Asetuksissa annetaan aikarajaksi esim. 8h, niin henkilön leimateessa töihin aamulla sisään klo 6:55 ja jos hän ei leimaa ulos iltapäivällä poistuessa työmaalta, niin seuraavana yönä klo 2:00 ajetaan ajo, joka tarkastaa leimaukset ja tekee henkilölle ulos leimauksen klo 14:55
• Yritys perustetaan toimittajaksi => Kulunhallinnassa leimauksien perusteella lisättävä yritys lisätään myös toimittajaksi Yritys ohjelmassa. Jos yritystä ei perusteta toimittajaksi, niin silloin Yritykset ohjelmassa yritys on vaan aktiivinen ja eikä toimittaja tai asiakas.

Perehdytystiedot

Kulunhallinnan perehdytystietojen asetuksissa määritetään seuraavia asioita:

• Perehdytystoiminto käytössä => huomauttaako ohjelman perehdytystietojen puuttumisesta (onko henkilön perehdytetty ja onko perehdytys voimassa)
• Lisää rivi => painikkeesta voidaan lisätä uusi perehdytystieto lomakkeelle. Taulukkoon tulee uusi rivi, jolle annetaan järjestysnumero (perehdytystiedot tulevat tähän järjestykseen lomakkeelle) ja perehdytyksen teksti.
• Perehdytys tiedon poistaminen => rivin lopussa olevasta roskakori kuvakkeesta saa rivin poistettu perehdytys tiedoista.

Lisäykset ja päivitykset tallennetaan Tallenna painikkeesta.

Laskutustiedot

Kulunhallinnan laskutustiedossa näytetään kuukausittain eri työmaiden laskutiedot (jos laskutus perustuu leimaustietoihin). Ylhäältä valitaan minkä kuukauden tietoja halutaan tarkastella. Taulukkoon tulee työmaat ja niiden henkilöiden määrä. Kun työmaa valitaan vasemmalta puolelta taulukkoa, niin oikealla puolelle tulee näkyviin valitun työmaan yritykset, henkilöt ja henkilöiden tekemät leimaukset kyseisenä kuukautena.

Leimauslaitteiden hallinta

Leimauslaitteiden hallintaan tarvitaan oikeudet Kulunhallintaan ja Leimauslaitteiden hallintaan. Leimauslaitteiden hallinnassa pidetään yllä yrityksen leimauslaitteita ja mille työmailla mikäkin laite on kytketty. Leimauslaitteiden hallintaan päästään painamalla Leimauslaitteet kohdasta. Jos käyttäjällä ei näy Leimauslaitteet kohtaa, niin häneltä puuttuu oikeus Leimauslaitteiden hallintaan.

Leimauslaitteet -välilehti

Leimauslaitteet ikkunan taulukossa näkyy yrityksen leimauslaitteet. Yläreunan valinnan mukaan taulukossa näkyy kaikki, aktiiviset tai passiiviset laitteet.

Leimauslaitteen lisääminen

Uuden laitteen lisäys aloitetaan painamalla Lisää painiketta. Uudelle riville annetaan leimauslaitteen IMEI, laitteen tunniste ja liittymän puhelinnumero. Tiedot talletetaan painamalla disketti pikakuvaketta rivin oikeasta reunasta.

Leimauslaitteen kytkeminen työmaalle

Leimauslaitteen lisääminen työmaalle aloitetaan valitsemalla leimauslaitteen rivi, joka kytketään työmaalle. Rivin valinnan jälkeen valitaan Toiminnot => Vaihda laitteen työmaa toiminto. Valitaan ikkunasta työmaa, jolle leimauslaite kytketään ja painetaan ok. Tämän jälkeen valitun työmaan tiedot tulee laitteen riville ja kytkentä on tehty.

Leimauslaitteen aktivointi ja passivointi

Leimauslaitteet voivat olla Kulunhallinnassa aktiivisia tai passiivisia. Leimauslaitteita ei saa poistettua Kulunhallinnasta, vaan esimerkiksi laitteen rikkoutuessa laite passivoidaan. Passiivisia laitteita ei voi olla kytkettynä työmaalle, eikä niitä saa suoraan kytkettyä työmaalle (pitää muuttaa ennen kytkentää aktiiviseksi). Jos halutaan laite passivoida, niin ensimmäisenä valitaan passivoitavan laitteen rivi taulukosta. Jos laite on vielä kytketty työmaalle, niin laite pitää poistaa työmaalta Toiminnot => Poista laite työmaalta toiminnolla. Tämän jälkeen työmaan tiedot poistuvat laitteelta. Passivoidaan laite valitsemalla Toiminnot => Passivoi laite toiminto. Nyt laite häviää Aktiivisten laitteiden joukosta. Vaihdetaan laitteiden valinta Passiiviset kohtaan, niin nyt laite on passivoitujen laitteiden listalla.

Jos passiivinen laite halutaan ottaa käyttöön, niin järjestys toistenpäin. Valitaan passiivisista laite, joka aktivoidaan. Valitaan toiminnoista Aktivoi laite. Kun laite on aktivoitu, niin laite voidaan kytkeä työmaalle Toiminnot => Vaihda laitteen työmaata toiminnolla.