Ulkopuolinen henkilö on henkilö, joka ei ole yrityksen oma palkansaaja, hänellä ei ole työsuhdetta käyttäjäyritykseen.

Ulkopuolinen henkilö lisätään Henkilöt tai Yritykset sovelluksen kautta, koska palkoissa ylläpidetään vain työsuhteessa olevia henkilöitä. Yritykseksi henkilölle valitaan se yritys, jonka työntekijänä tai edustajana hän on.

Ulkopuolinen henkilö voi toimia Työaikakirjauksessa henkilö- tai työmaahyväksyjänä ja hän pääsee tallentamaan työaikatapahtumia itselleen, kun hänelle on valittuna Ulkopuolinen -Maksuryhmä. Työaikatapahtumien syöttämiseen on käytettävissä palkkalajit maksuryhmän tyypin mukaisesti.

Ulkopuolisten henkilöiden työajanseuranta tehdään muutoin samoin kuin omat palkansaajat, mutta tapahtumia ei siirretä palkkoihin, joten tapahtumat eivät koskaan siirry työmaille kustannukseksi toteutuneiden palkkakustannusten kautta, vaan ostolaskujen kautta. Tapahtumat näkyvät normaalien työsuhteessa olevien henkilöiden tavoin sisäisessä myynnissä ja edelleenlaskutuksessa.

Maksuryhmän käyttöönotto

Maksuryhmiä ylläpidetään Asetukset / Työaikakirjaus / Maksuryhmät -välilehdellä. Maksuryhmissä on Ulkopuolinen Kuukausipalkat ja Ulkopuolinen Tuntipalkat -maksuryhmät, jotka otetaan käyttöön, kun on tarve seurata ulkopuolisten henkilöiden työaikaa Työaikakirjauksessa. Maksuryhmä otetaan käyttään valitsemalla tarvittavaan maksuryhmään täppä kohtaan Aktiivinen.

Työaikaryhmä

Työaikakirjauksessa näkyvät vain ne ulkopuoliset henkilöt, joille on annettu työaikaryhmä. Henkilön työaikaa pystytään seuraamaan Työaikakirjauksessa, kun hänelle on määritetty työaikaryhmä. Ulkopuolisen henkilön voi lisätä olemassa olevaan työaikaryhmään tai heitä varten voi tehdä kokonaan uuden työaikaryhmän asetuksissa.

Ulkopuolisen henkilön lisääminen

Henkilön voi lisätä käyttäjä, jolla on oikeus lisätä henkilöitä sekä oikeus liittää ulkopuolinen henkilö kirjautumistunnukseen.

Lisää henkilö Henkilöt tai Yritykset -sovelluksessa. Yritykseksi valitaan henkilön oikea yritys.

Henkilölle tulee lisätä:

• Kirjautumistunnus
• Maksuryhmä
• Työaikaryhmä

Ulkopuolisen henkilön passivoiminen Henkilöt-sovelluksessa poistaa henkilöltä maksuryhmän, eikä henkilö voi enää lisätä tapahtumia Työaikakirjauksessa. Ulkopuolisen henkilön tapahtumat tulisi olla tallennettu, ennen kuin henkilön tila yrityksessä muutetaan passiiviseksi.

Työmaaorganisaatio

Mikäli käyttäjäyrityksellä on käytössään Työaikakirjauksessa Työmaaorganisaatio, tulee myös ulkopuoliset henkilöt lisätä työmaille, joille heidän halutaan kirjaavan työaikaa tai minkä työmaan hyväksyjänä henkilö toimii.