Tilikauden vaihteen toiminnot lyhyesti

1. Luo uusi tilikausi: Roolikeskus/Asetukset/Kirjanpitojaksot, Kotisivu/Luo vuosi
2.  Sallitun kirjauspäivän vaihtaminen, kun kirjauksia tehdään vanhalle ja uudelle tilikaudelle: Roolikeskus/Pääkirjanpidon asetukset.
3.  Sulje vuosi: Roolikeskus/Asetukset/Kirjanpitojaksot, Kotisivu/Sulje vuosi
4.  Uusien numerosarjojen perustaminen tositelajeille (erille), kun aloitetaan kirjaamaan tapahtumia uudelle tilikaudelle: Roolikeskus/Asetukset/Nrosarjat
5. Sulje tuloslaskelma -eräajo: Roolikeskus/Jaksottaiset toimenpiteet/Sulje tuloslaskelma
6. Tilikauden lopullinen sulkeminen antamalla loppunro nrosarjoille: Roolikeskus/Asetukset/Nrosarjat, valitse rivi/Rivit

Uuden tilikauden luominen

Jos uutta tilikautta ei ole luotuna, luo uusi tilikausi: Tilikausi koostuu yleensä kahdestatoista kuukauden pituisesta jaksosta, mutta voit jakaa sen myös toisin.

Avaa Roolikeskus/Asetukset/Kirjanpitojaksot. Valitse Kotisivu/Luo vuosi. 

BC ehdottaa ehdottaa seuraavan tilikauden ensimmäistä päivää Aloituspvm-kentässä. Anna tilikauden Jaksojen lukumäärä
(kuukausina). Määrittele Jakson pituus (1K=1 kuukausi). Hyväksy OK -painikkeella.

Sallitun kirjauspäivän vaihtaminen

Sallittu kirjauspäivä kertoo käyttäjälle, mille päivämäärävälille kirjauksia voidaan tehdä. Päivämäärä tulee vaihtaa sen mukaan, minkä kuukauden tapahtumia ollaan tallentamassa.

Avaa Roolikeskus/Pääkirjanpidon asetukset. Klikkaa kynän kuvaa yläreunasta, jotta kentät tulevat muokkaukseen. Syötä Ensimm. ja Viimeinen sallittu kirjauspvm. 

Jos yrität kirjata tapahtumia päivällä, joka ei ole määritellyllä sallitulla jaksolla, tulee virheilmoitus. 

Huom.   Sulje Tuloslaskelma -ajosta syntyneitä tapahtumia (=tilinpäätöstapahtumia) Yleiseltä päiväkirjalta ei voi kirjata, jos Ensimm. ja Viimeinen sallittu kirjauspvm. on asetettuna Pääkirjanpidon asetuksissa. Tyhjennä kentät kirjaamisen ajaksi. Muista palauttaa päivämäärät kirjaamisen jälkeen!

Tilikauden jaksojen sulkeminen

Viimeisen suljetun tilikauden tarkistaminen

Kun suljet tilikauden, järjestelmä sulkee aina vanhimman avoimen tilikauden. Sulje vuosi voidaan tehdä vain kerran tilikautta kohden. Ohjelma näyttää, mitä kautta olet sulkemassa ja haluaa varmistuksen minkä tilikauden haluat sulkea.

Avaa Roolikeskus/Asetukset/Kirjanpitojaksot. Tarkista Suljettu-sarakkeesta minkä jakson kohdalla on viimeisin valintamerkki. Valintamerkin tulisi olla päätettävää tilikautta edeltävän tilikauden viimeisen jakson kohdalla. Muussa tapauksessa älä tee Sulje vuosi-toimintoa.

Tilikauden jaksojen sulkeminen

Katso artikkelin lopusta Numerosarjat-kohta tarkempaan suoritusten numerosarjojen käsittelyyn.

Jos päätettävää tilikautta ei ole suljettu (=Sulje vuosi –toiminto), ei voida suorittaa Sulje tuloslaskelma–ajoa (ns. tilinpäätösajoa). Sulje vuosi–toiminto mahdollistaa Sulje tuloslaskelma–ajon, jonka avulla siirretään päätettävän tilikauden tuloslaskelmatilien saldot tasetilille.

Avaa Roolikeskus/Asetukset/Kirjanpitojaksot. Valitse Kotisivu/Sulje vuosi.

Kun tilikausi on suljettu, tilikauden kausia ei voi muuttaa (tilikautta ei voi lyhentää eikä pidentää), tilikautta EI voi avata uudelleen. Myöskään
seuraavan tilikauden aloituspäivämäärää ei voi enää muuttaa. Vastaamalla Kyllä suljet tilikauden jaksot.

Älä tee Sulje vuosi-toimintoa toista kertaa, koska ohjelma tekee sen vain yhden kerran tilikautta kohden! Jos Sulje vuosi -toiminto tehdään uudelleen, toiminto sulkee vanhimman avoinna olevan tilikauden, joka yleensä on juuri aloitettu tilikausi.

Tositelajien numerosarjan määrittäminen tilikausille

Uuden tilikauden numerosarjat tulee aloittaa uudesta Aloitusnumerosta, vaikka aiemmin olisi käytetty samaa numerosarjaa. Jokaiselle tilikaudelle määritellään aloitusnumero käytettäville tositelajeille. Sulje tuloslaskelma-tositelajille ei tarvitse välttämättä määrittää uutta numerosarjaa. Numeron alkuun laitetaan alkumerkki, joka viittaa tositelajiin esim. MS on Myyntisuoritusten pvk.

Järjestelmä kirjaa automaattisesti oikeaan tositelajin sarjaan tositteen Kirjauspvm. mukaan.

Huom. Seuraavien Tositelajien (Päiväkirjan mallin erä) nrosarjalle ON määritettävä tilikausittain uusi numerosarja:

• OS – Ostosuoritusten maksupvk
• MS – Myyntisuoritusten pvk
• PALKAT – Palkat
• sekä muille Yleisellä päiväkirjalla käyttämillesi erille, kuten esim.
  • Muistio, Pankkien tiliotteet
• Lisäksi jos käytössä seuraavat
  •  M2 matkalasku
  • Sosiaalikulujen kirjaus TH Plussaan BC:sta

Olemassa olevan numerosarjan rivin tietoja EI SAA tässä vaiheessa muuttaa.

Seuraaville numerosarjoille ei tarvitse antaa uutta riviä:

• Jiiristä tulevien tapahtumien tositelajit – niille tulee asiakirjan numeroksi Jiirissä annettu dokumenttinumero
•  PANKKIERA – Lähetettävien suoritusten SEPA tiedostoon tallentuva juokseva numerosarja
•  ASIAKKAAT ja TOIMITTAJAT – Käytetään Jiirissä annettua asiakkaan/toimittajan numeroa
•  MUISTULAHE ja MUISTUTUS – Muistutuksille ei ole tarpeen käyttää tilikausikohtaisia numerosarjoja
•  VIIVKULULAHE ja VIIVKULULA – Viivästyskululaskuille ei ole tarpeen käyttää tilikausikohtaisia numerosarjoja

1. Avaa numerosarjojen rivit -taulu Roolikeskus/Asetukset/Nrosarjat, valitse tositelajin rivi hiirellä, valitse Rivit. Voit vaihtoehtoisesti klikata käsiteltävän numerosarjan rivillä Aloitusnro–sarakkeessa olevaa numerosarjaa. Tästä avautuu kyseisen numerosarjan Rivit -taulu.

2. Anna uudelle riville sarakkeeseen Aloituspvm päivämäärä, mistä lähtien haluat tämän rivin tietojen olevan voimassa.  

3. Anna aina uusi Aloitusnro, joka poikkeaa edellisistä, esim. MS250001 (MS=viittaa tapahtuman lajiin, 25=vuosi, 0001=aloitusnumero).  

4. Toista vaiheet 1 – 3 muille tarvittaville tositelajeille. 

5. Poistu nuolesta. (Muistathan, että BC:ssa muutokset tallentuvat automaattisesti, ellei sitä nimenomaisessa kohdassa kysytä).

Tapahtumien kirjaaminen kahdelle tilikaudelle

Tilikauden vaihteessa on tilanteita, jossa tapahtumia pitää kirjata päättyneelle ja uudelle tilikaudelle. Tätä varten voidaan väliaikaisesti määrittää ohjelma käyttämään kullekin tilikaudelle kuuluvaa käsittelypäivämäärää, jonka perusteella poimitaan sille kuuluva numerosarja ao. tapahtuman numerosarjojen rivit -taulusta.

Klikkaa ohjelman oikeassa yläkulmassa olevaa rattaan kuvaketta ja alavalikosta Omat asetukset. 

Syötä Käsittelypäivämäärä-kenttään käsiteltävän tilikauden haluttu päivämäärä ja tallenna OK-painikkeella.

Ohjelma muistaa käsittelypäivämäärän vain niin kauan kuin kyseinen yritys on avoinna. Jos avaat toisen yrityksen tai jos avaat saman yrityksen uudestaan, kun olet poistunut ohjelmasta, käsittelypäivämääräksi palautuu nykyinen päivä.

Tilinpäätöstapahtuman luominen (Sulje tuloslaskelma)

Huom. Poista kirjauksen ajaksi Ensimm. sallittu ja Viimeinen sallittu kirjauspvm.

Tilikauden sulkeminen, Sulje tuloslaskelma

Tilikauden sulkeminen muodostaa Yleiselle päiväkirjan erälle viennit tuloslaskelman tilien saldoista, jotka tulee erikseen käydä kirjaamassa päiväkirjan erällä.
Jos on pelkästään tasetilien välisiä vientejä, Sulje tuloslaskelma -toimintoa ei tarvitse tehdä.

1. Valitse Roolikeskus/Jaksottaiset toimenpiteet
2. Valitse Sulje tuloslaskelma ja täytä Vaihtoehdot-välilehden tiedot 
3. Tilikauden päättymispäiväksi järjestelmä ehdottaa viimeisen suljetun tilikauden päättymispäivää. 
4. Valitse Yleisen päiväkirjan malli ’YLEINEN’ 
5. Valitse Yleisen päiväkirjan erä-kenttään nuolinäppäimen takaa avautuvasta luettelosta erä (tositelaji), jolle tapahtumat kirjataan. Käytä erää, jonka Kuvaus-kentässä lukee Sulje tuloslaskelma tai ellei sellaista ole luotuna niin vaihtoehtoisesti erää, jonka Nimi-kentässä lukee Oletusarvo.
6.  Järjestelmä ehdottaa Asiakirjan numeroksi seuraavaa erän numeroa.
7.  Tilikauden tuloksen siirtämiseksi oikealle tilille, pitää määrittää Jakamattoman voiton tili (Ed. tilikauden voitto/tappio). Napsauta nuolinäppäintä kentässä ja valitse tili avautuvalta tilikartalta.
8.  Kirjaa jakamattoman voiton tilille-kohdassa on kaksi valintaa:
   • Saldo-valintaa käyttämällä päiväkirjan erälle muodostuu tuloslaskelmatilien vastavienti summana valitulle Jakamattoman voiton tilille
   • Tiedot-valinnalla jokaiselle tuloslaskelman tilin riville tulee vastatilinä valittu Jakamattoman voiton tili
9. Ohjelma ehdottaa Kirjauksen kuvaukseksi ’Sulje tuloslaskelma’, mutta voit muuttaa selitteen haluamaksesi.
10.  Dimensiot: Tuloslaskelma voidaan sulkea dimensioittain eli esim. työmaittain. Huomioi, että dimensioittain sulkemisessa ei saada enää raportteja kumulatiivisesti, kun ajanjakso kattaa useamman tilikauden.
11.  Hyväksy toiminto OK-painikkeella.

Onnistuneesta päiväkirjan rivien luonnista saadaan oheinen ilmoitus.

Tapahtumat pitää vielä kirjata Yleisellä päiväkirjalla, lue seuraava kohta!

Tilinpäätöstapahtumien kirjaaminen

TEE TÄMÄ AINA SULJE TULOSLASKELMA -AJON JÄLKEEN

Sulje tuloslaskelma-ajon jälkeen avaa Yleisen päiväkirjan erä, jolle tilinpäätöstapahtumat luotiin, tarkasta ja kirjaa tapahtumat. Toiminto siirtää päätettävän tilikauden tuloslaskelmatilien saldot tasetilille (Ed. tilikauden voitto/tappio) ja päättää tuloslaskelmatilit.

Roolikeskus/Yleisen päiväkirjan erät 

Klikkaa luettelossa erän nimeä (esim. SULTUL), josta avautuu päiväkirja ja sen rivit.

Tarkista tapahtumat. Huomaa, että kutakin tuloslaskelman tiliä kohden tulee olla vain yksi vienti. Jos valitsit mukaan myös dimensiot, niin ryhmittely päiväkirjalle tapahtuu tileittäin ja dimensioittain. Tili tulee siis niin monta kertaa kuin sille on kohdistettu dimensioita.

Viimeiselle riville tulee valittu Jakamattoman voiton tili ja sille kaikkien vientien yhteissumma, kun valitsit Kirjaa jakamattoman voiton tilille kenttään vaihtoehdon Saldo.

Kirjauspvm:n edessä olevaa S-kirjainta EI SAA poistaa, koska muutoin raportit eivät tulostu oikein.

Klikkaa Kirjaa tai Kirjaa/Kirjaa ja tulosta.Päiväkirjan Kokonaissaldo -kentän luku pitää olla nolla, jotta rivit voi kirjata. 

Huom. Olethan muistanut poistaa päivämäärät Pääkirjanpidon asetuksista Ensimmäinen sallittu ja viimeinen sallittu pvm? Kirjaamista ei voida suorittaa, jos päivämääriä ei ole poistettu, ohjelma antaa siitä ilmoituksen.

MUISTATHAN palauttaa päivämäärät kirjaamisen jälkeen!

”Haluatko kirjata päiväkirjan rivit?”, vastaa Kyllä. Onnistuneesta päiväkirjan rivien luonnista saadaan oheinen ilmoitus.

Tilikauden lukitseminen

Kun tilinpäätös on lopullisesti valmis, muuta tositelajien loppunumeroiksi viimeksi käytetty numero. Tämän jälkeen numerosarjalle ei voi kirjata tapahtumia päättyneelle tilikaudelle.

 Avaa numerosarjojen rivit -taulu Roolikeskus/Asetukset/Nrosarjat, valitse tositelajin rivi hiirellä, valitse Rivit. Voit vaihtoehtoisesti klikata käsiteltävän numerosarjan rivillä Aloitusnro-sarakkeessa sen rivillä olevaa numerosarjaa.

Valitse päätettävän tilikauden Nrosarja-rivillä Viimeinen käytetty numero-kentän tieto ja kopioi se samalla rivillä Loppunro-kenttään.

Varmista, että Avoin-sarakkeessa ei ole valintamerkkiä. Huom! Valintamerkki poistuu, kun Loppunro ja Viimeinen käytetty numero -kentissä on sama tieto. 

Toista tämä kaikille päivitettäville numerosarjoille.

Jos jatkossa yrität kirjata tapahtumia numerosarjalle, joka ei ole avoin, tulee virheilmoitus päiväkirjan erää avattaessa.

Tilikauden listaukset

JD Päiväkirja ja JD Pääkirja ovat tulostettavissa ohjelmasta milloin tahansa, myös päättyneiltä tilikausilta. Erilaisia tarkasteluja varten voi olla hyödyllistä tallentaa ne pdf-muotoon. Jydacom raportit -luettelosta voi tallentaa eri raportteja tulostuksen esikatselusta suoraan omalle työasemalle tai yrityksen omalle verkkoasemalle, johon käyttäjällä on oikeus.

Tulostetaan esim. pääkirja: Roolikeskus/Jydacom raportit/JD Pääkirja. HUOM. Vaihtoehdot-välilehdellä siirrä valinnan Ei kp-tilejä, joilla on vain saldo liukukytkin vasempaan reunaan, jotta raporttiin tulostuvat myös tilit, joilla ei ole ollut tilikaudella tapahtumia, mutta on saldoa. 

Siirrä tarpeen mukaan valinnan, Tulosta globaalit dimensiot 1 ja 2, liukukytkin oikeaan reunaan, jolloin raporttiin tulostuvat omiin sarakkeisiin tapahtumilla käytetyt työmaat ja 1. valittu luokittelu.

Anna Pvm-suodatus-kenttään ajanjakso, jolta pääkirja tulostetaan.

Lähetä kohteeseen-painikkeesta saa auki ruudun, josta voi valita raportin tulostuksen suoraan PDF, Word tai Excel -tiedostoon. Siitä voi myös aikatauluttaa tulostuksen erityisesti niissä tapauksissa, joissa raportille tulostuu paljon tapahtumia.

Esikatselu -painikkeesta raportti avataan ensin esikatseluun, josta sen voi ohjata tulostimelle tai tallentaa PDF muotoon. On hyvä tiedostaa, että esikatseluun avaaminen voi kestää useita minuutteja, jos kysymyksessä on esim. koko tilikauden pääkirja. Sen vuoksi kannattaa raportin tulostus ajoittaa sellaiseen ajankohtaan, jolloin ohjelmassa ei tarvitse tehdä muuta.

Esikatselu -ikkunan alalaidassa on palkki, josta voi valita tiedostoon latauksen (nuoli alaspäin) tai tulostimelle tulostuksen.

Ajastettu raportti

Erityisesti pitkien raporttien tulostuksessa, kuten esim. tilikauden tulosteet, kannattaa käyttää raporttivalinnassa olevaa ajastusvaihtoehtoa. Klikkaa raportin valintalomakkeella painiketta Lähetä kohteeseen.

Tulostustyypiksi valitse Aikataulu

Tulostusvalinnoissa voit antaa seuraavat lisätiedot:

• Kuvaus: raportin kuvausta voidaan vielä tarkentaa
• Raportin tuotostyyppi: voi vielä vaihtaa eli edellistä valintaa
• Seuraavan suorituspäivän kaava: kun on kysymys toistuvasta raportista
• Aloituspvm ja -aika: anna suoraan kenttään tai kolmen pisteen painikkeesta
• Vanhentumispäivämäärä ja -aika: anna suoraan kenttään tai kolmen pisteen painikkeesta. Tämän jälkeen raporttia ei enää suoriteta aikataulun mukaan.

Kolmen pisteen takaa avautuva ajan muokkausruutu:

Kun olet klikannut tulostusvalintalomakkeella OK-painiketta, saat ilmoituksen:

Kun annetun aloitusajan mukainen raportti on valmis, tulee se näkyviin Roolikeskukseen Saapuneet raportit -osioon, josta sitä klikkaamalla sen saa avattua.

Numerosarjat

Tapahtumalaji- ja tilikausikohtaisia numerosarjoja suositellaan käytettäväksi, koska ne helpottavat tapahtumien käsittelyä, lajittelua, suodatusta, hakua ja raportointia. Tämä koskee erityisesti Maksupäiväkirjalla ja Kassapäiväkirjalla käytettäviä numerosarjoja.

Suoritusten nrosarjat uudelle tilikaudelle

Roolikeskus/Asetukset/Nrosarjat

Etsi Nrosarjat-taulusta MS Myyntisuoritukset numerosarjan rivit ja klikkaa Aloitusnro-kentässä olevaa tietoa. Tästä avautuu Nrosarjojen rivit-taulu:

• Klikkaa +Uusi valikosta tai mene tyhjälle riville
• Anna Aloituspäivämäärä, uuden tilikauden ensimmäinen päivä
• Anna Aloitusnro, esimerkissä on käytetty muotoa, jossa
  • MS kertoo kysymyksessä olevan myyntisuoritusten numerosarja
  • sen perässä 25 kertoo tilikauden päättymisvuoden ja
  • 0001 kyseisen tilikauden ensimmäisen tositenumeron

Tee vastaava toimenpide OS Ostosuoritusten numerosarjalle.

Tilikauden vaihde

Tilikauden vaihteessa on hyvä ottaa huomioon muutama asia, jotka koskevat erityisesti sitä, missä vaiheessa muutokset olisi tehtävä. On tärkeää käsitellä uuden tilikauden puolella ensin kaikki päättyneelle tilikaudelle kohdistuvat suoritukset Maksupäiväkirjalla ja Kassapäiväkirjalla ennen kuin numerosarja vaihdetaan uudelle tilikaudelle.

Maksupäiväkirja

Esim. Lähetettävät pankkimaksut-toiminnolla on tilikauden viimeisenä päivänä tehty SEPA maksuaineisto. Nämä suoritukset pitää tuoda Maksupäiväkirjan erälle uuden tilikauden puolella vielä käyttäen päättyneen tilikauden numerosarjaa.

• Kirjauspvm päättyneellä tilikaudella (ei tarvitse olla sama kuin Viimeinen maksupvm, kunhan on samalla tilikaudella)
• Aloitusasiakirjan nro päättyneen tilikauden numerosarja

Uuden tilikauden ensimmäisille suorituksille vaihda Kirjauspvm -kenttään sama päivämäärä kuin on Viimeinen maksupvm -kentässä. Tällöin Aloitusasiakirjan nro -kenttään päivittyy uuden tilikauden ensimmäinen tositenumero.

Kassapäiväkirjat

Viitesuoritusten tuonnissa käytetään ohjelman Käsittelypäivämäärän mukaista numerosarjaa.

Tällöin on tärkeää huomioida, että viitesuorituksia, joilla on päiväys uudelle tilikaudelle ei tuoda Kassapäiväkirjalle ennen kuin ohjelman Käsittelypäivämäärä on vaihtunut (tai vaihdettu käsin) uudelle tilikaudelle.