Ostolaskut

​ Käsittely Jiirissä

​ Uudet ostolaskut 

Laskun tila: Uusi ja Tarkistettava:

• Verkkolaskujen haku: Nouda verkkolaskut

HUOM. mikäli käytössä on Automaattinen verkkolaskujen nouto, laskut ovat aamuisin noin klo 05 noudettu valmiiksi järjestelmään ja laskujen käsittely voi alkaa; päivän aikana voi käsin itse noutaa lisää laskuja Nouda verkkolaskut -painikkeella.

• Tarkista oletustoimittaja-tiedoilla (esim. Verkkolasku) tulleet laskut, vaihda oikea toimittaja tai lisää toimittaja ostolaskulla Toimittaja-kentän oikean laidan vihreästä kynä-painikkeesta (kuva alla) TAI Yritykset-sovelluksessa

• Tarkista, että toimittajan pankkitili vastaa laskulla olevaa pankkitiliä
• ¹Tarkista, että laskun lähettäjän y-tunnus vastaa toimittajan y-tunnusta
• Lisää laskuriveille työmaa(t) ja tarkista kiertolista
• Lisää tiliöinnit ja muut rivitiedot käytäntöjenne mukaisesti
  • kirjanpidon tilit ja alv-status/alv% on pakko antaa ennen kiertoon laittamista, mikäli Asetukissa kp-tili on pakollinen

• Laita laskut kiertoon laskuntarkastajille 

Palautetut ja selvitettävät tositteet 

Laskuntarkastajan on mahdollista palauttaa tosite reskontranhoitajalle (tai muulle tositteen käsittelijälle) Laskuntarkastus -sovelluksesta Palauta -toiminteella. Laskuntarkastaja antaa palauttaessaan selityksen palautukselle ja tämä tieto tallennetaan kiertolistalle ko. laskuntarkastajan kommentiksi. Näin reskontranhoitaja näkee syyn palautukselle. 

Palautetut tai tarkastajalla selvityksessä olevat laskut näkyvät reskontranhoitajalla Ostolaskut -sovelluksessa ja Sisäisen myynnin -sovelluksessa veloituksien selausnäkymässä omien toiminteiden kautta.

• Tarkista ja käsittele Palautettu -ja Selvitettävä -tilaiset laskut 
• Laskun tila: Kierrossa 
• Valitse lisärajauksista
  • Näytä xx palautettua laskua – nähdäkseen selauksessa vain kiertolistalla palautettuina olevat laskut (jonkun käsittelijän tarkastustila on kyseisessä tilassa)
  • Näytä xx selvitettävää laskua – nähdäkseen selauksessa vain kiertolistalla selvityksessä olevat laskut (jonkun käsittelijän tarkastustila on kyseisessä tilassa)
• Tarkista kiertolistan kommenttikentät ja tee tarvittavat muutokset 
  • Reskontranhoitaja voi muokata tositteen Kiertolista ja muistio -osion tiedoissa palautetun laskun kiertolistaa lisäten tai poistaen tarkastajia tarpeen mukaan
  • Lisäksi reskontranhoitaja voi muuttaa laskun palauttaneen tarkastajan tarkastustilan takaisin Käsittelemätön -tilaan, jolloin lasku on jälleen käsittelijän listoilla laskuntarkastuksessa
  • Kun lasku tallennetaan kiertolista muutosten jälkeen, on lasku Laskuntarkastus -sovelluksessa käsiteltävänä myös listalle lisätyillä/muutetuilla tarkastajilla

Kierrätetyt tositteet 

• Tarkista Kierrätetty -tilaiset  

• Tarkista tiliöinnit, alv-status, alv-%  
• Hyväksy, jolloin lasku lukittuu ja siirtyy Procountoriin hyväksyttynä
  • Mikäli Hyväksy-painike on harmaana, aseta hiiri Hyväksy-painikkeen päälle, jolloin näkyy syy, mm.
    • onko kausi lukittu Jiirissä ja/tai Procountorissa: jos on, siirrä tositteen päivämäärä (arvopvm) seuraavan kauden alkuun
    • puuttuuko kirjanpidon tili ja onko alv-tiedot oikein (mikäli kp-tilit ovat pakollisia)
    • tai jokin muu syy, jonka näet kun asetat hiiren Hyväksy-painikkeen päälle

Käsittely Procountorissa

Maksatus  

• Valitse Procountorin etusivun Pikalinkeistä   Maksamista odottavat ostolaskut:

Yksittäin käsiteltävät laskut: 

• Käteisalennuslaskut  
• Hyvityslaskut  
• Osittain maksetut/osasuoritetut 

Huom. Hyvityslaskujen käsittelyssä voit hyödyntää Hyvityslaskujen haku -toimintoa. Hae tarvittaessa tarkempi ohje Procountorin ohjekirjalta ’Hyvityslaskujen kohdistus’  https://support.procountor.fi/hc/fi/articles/10811769169564-Hyvityslaskujen-kohdistus

Huom. Käteisalennukselliset laskut voit lähettää maksettavaksi pankkiin muiden laskujen mukana. Hae tarvittaessa tarkempi ohje Procountorin ohjekirjalta ’Käteisalennuskäsittely’ kohdasta ostolasku  https://support.procountor.fi/hc/fi/articles/360000238718-K%C3%A4teisalennusk%C3%A4sittely

Usean laskun maksaminen:

• Valitse maksettavat laskut laskujen vasemman laidan laskurivien valintaruuduista TAI voit valita kerralla kaikki laskut yläosasta Valitse, Valitse kaikki
• Lisää valinta kohtaan Valittuna asettaa saman maksupäivän kaikille laskuille, mikäli haluat maksaa kaikki valitsemasi laskut samana maksupäivänä. Oletuksena maksupäiväksi tulee kuluva päivä:

• paina Maksa  

Myynnit 

Yleistä

Jiirissä Yritykset > Asiakastiedot on asiakaskohtaisesti määritelty/määritellään, lähetetäänkö asiakkaan laskut Jiiristä suoralähetyksellä (Laskun suora lähetys ’Kyllä’) vai lähetetäänkö laskut Procountorin puolelta (Laskun suora lähetys ’Ei’).  Kaikki myyntilaskut siirtyvät Procountoriin hyväksyttyinä.

Huomioitavaa:

• Mikäli suora lähetys on valittuna asiakkaalle, laskukohtaisesti voidaan vielä valita, lähetetäänkö lasku Jiiristä suoralähetyksenä asiakkaalle. 
• Mikäli suora lähetystä ei ole valittuna asiakkaalle, lasku tulee muistaa käsitellä Procountorista eteenpäin asiakkaalle.

Yritykset-sovelluksessa tulee olla aina määriteltyinä asiakkaille Asiakastiedot-sivulla seuraavat tiedot: 

Jos oletuslaskukanava-valinta on Verkkolasku, tulee olla
– Asiakkaan verkkolaskuoperaattori 
– Asiakkaan verkkolaskutunnus 
– tarvittaessa Pankkitili myyntilaskuille (mikäli halutaan ohjata suoritukset tietylle pankkitilille) 

Jos oletuslaskukanava-valinta on Posti,  
– lasku lähetetään operaattorin tulostuspalveluun ja sieltä kuoressa asiakkaalle 
– tarvittaessa Pankkitili myyntilaskuille (mikäli halutaan ohjata suoritukset tietylle pankkitilille) 
– osoite tulee löytyä Osoitteet-välilehdeltä 

Jos oletuslaskukanava-valinta on Sähköposti: 
– yhteystiedot-sivulla tulee olla sähköpostiosoite ja valinta kohdassa ’kirjanpito’, sekä myös kohdassa ’Etusivulla’ spostiosoite, jos halutaan sen näkyvän asiakkaan etusivulla Yritykset-sovelluksessa. Yhteystiedon tyypiksi voi kirjoittaa esim. Laskutus. 

Jos oletuslaskukanava-valinta on Ei lähetetä: 
– laskua ei lähetetä operaattorille, vaan käyttäjä tulostaa/tallentaa laskun Procountorissa ja lähettää itse asiakkaalle 
       
 

Käsittely Jiirissä 

Maksuerien laskutus 

• Valitse laskutettava(t) maksuerärivi(t) 

• Erän toiminnot: Aseta hyväksyttäväksi  
• Erän toiminnot: Aseta laskutettavaksi  
• Muuta tarvittaessa erän Hyväksyntäpäivämäärä 
• paina Tallenna, jolloin ohjelma muodostaa myyntilaskuaihion 

Edelleenlaskutus  

• Käsittele laskuttamattomat tapahtumat 

• Valitse tarvittavat laskutettavat rivit Ostolaskut, Palkat, Työaikatapahtumat, Konetyöt ja Muut -välilehdiltä  
• Valitse laskutettavat rivit ja lopuksi paina Tallenna, jolloin muodostuu myyntilaskuaihio.  

Lisä- ja muutostöiden laskutus 

Lisä- ja muutostöiden laskutukseen ilmestyy laskutettavaa, kun Tuotannonhallinta Plussassa on sovittu lisä- ja/tai muutostyö merkitty Laskutuskelpoiseksi. Maksutapa voi olla Maksuerätaulukko tai Lasku.

Sarakevalitsimesta voit valita lisää sarakkeita, esim. Vastuuhenkilö, mikäli yrityksessänne laskutus tapahtuu vastuuhenkilöittäin.

Valitse Lisä- ja muutostyön tilaksi Laskutuskelpoinen

• Suodata Maksutapa-kohtaan Lasku.
• Suodata työmaa, jolta laskutetaan 
• Valitse rivien vasemmasta laidasta laskutettavat rivit
• Valitse Toiminnoista Laskuta, jolloin Myynteihin (Myynnit) ilmestyy Käsitelty-tilassa oleva myyntilaskuaihio

Valitse Lisä- ja muutostyön tilaksi Laskutuskelpoinen

• Suodata Maksutapa-kohtaan Maksuerätaulukko
• Valitse laskutettavaksi yksi rivi
• Valitse Toiminnot, Luo maksutaulu, jolloin avautuu Taulukon erät Maksuerät-sovelluksessa ja erät tulee tallentaa Tuo tiedostosta –toiminnolla tai tallennetaan taulukon erät käsin. 
• Laskuta maksuerätaulukon erät Maksuerät-sovelluksesta sovitun mukaisesti. 

Myyntilaskun luominen sovelluksista 

Käsittele seuraavista sovelluksista tulleet myyntilaskuaihiot: 

• Maksueriltä tulleita laskuja voi muokata vain osittain 
• Edelleenlaskutuksesta tulleet laskut 
• Lisä- ja muutostöistä muodostetut laskut 

• Lisää tarvittavat liitteet 
• Hyväksy-painikkeella lasku lähtee asiakkaalle valittua kanavaa pitkin (’suora lähetys’) ja siirtyy Procountoriin. Mikäli ’suora lähetys’ ei ole käytössä, lähetä lasku asiakkaalle Procountorissa. Kaikki laskut siirtyvät Hyväksytty-tilaan Procountorissa. 

Myyntilaskun luominen manuaalisesti 

• Lisää-painikkeella luodaan uusi myyntilaskuaihio 
• Täydennä ensin Myyntilaskun otsikkotiedot 
• Lisää laskurivit 
• Lisää tarvittavat liitteet 
• Tallenna 
• Hyväksy, jolloin lasku lähtee asiakkaalle valittua kanavaa pitkin ja siirtyy Procountoriin. Mikäli ’suora lähetys’ ei ole käytössä, lähetä lasku asiakkaalle Procountorissa. 

Käsittely Procountorissa

Haku, Avoimet myyntilaskut

Mikäli myyntilaskuista osa lähetetään vasta Procountorista, suodata myyntilaskuluettelo Tila-saraketta napsauttamalla Lähettämätön-tilassa olevat laskut ylimmäisiksi, jolloin voit käsitellä laskut nopeammin.

Myyntilaskun lähetys Procountorista 

• Käsittele laskut yksitellen, avaa lasku Nimi-kentästä
• Palauta lasku kesken-tilaan (Muokkaa, Palauta kesken):  

• Tarkista Liitteet –välilehdeltä laskun mukana lähtevät liitteet, lisää liitteitä  tarvittaessa (Huomioi, että Procountorissa lisätty liite tulee erikseen lisätä Jiirissä myyntilaskuaihiolle; liitte ei siirry Jiirin puolelle automaattisesti!) 
• Laskurivejä ei saa muokata Laskutiedot -näkymässä, vain kirjanpidon tiliä voi muokata: valitse Siirry -painikkeesta Kirjanpito 

• Jos laskurivejä muokataan, dimensio eli työmaa häviää Kirjanpitosivulta, jolloin työmaat tulee lisätä sinne uudelleen itse! 

•  Tarkista Laskukanava ja siihen liittyvät tiedot: 

• Paina Hyväksy-painiketta, jolloin aktivoituu Lähetä-painike.
• Lähetä-painikkeella lasku lähetetään asiakkaalle valittua kanavaa pitkin.

• Mikäli kanavaksi oli valittu ’Ei lähetetä’, tulosta/tallenna lasku esikatselusta ja toimita lasku asiakkaallesi haluamallasi tavalla 

Tiliotteiden käsittely 

• Siirry Maksut / Tiliotteet ja viitemaksut 
• Käy läpi tiliotteet ja viitesuoritukset eli kaikki maksutapahtumat pankkitileittäin 
• Tarkista, että tapahtumat ovat kohdistuneet 

• Kohdistettu -sarake kertoo, mille osto-/myyntilaskulle maksutapahtuma on kohdistettu 
• Kohdistettu -sarake on tyhjä ja väriltään vaaleanpunainen, mikäli maksutapahtuma ei ole kohdistunut osto-/myyntilaskulle 
• viitesuorituksen kohdistus voidaan tehdä myyntilaskulle manuaalisesti Viitemaksun uudelleen kohdistus -painikkeen avulla  

• Käsittele tiliotteelta reskontran ulkopuoliset tapahtumat.